主要知識點分隔符的正確選擇和使用題注和交叉引用的應(yīng)用應(yīng)用樣式自動生成目錄幾種輔助功能：·字數(shù)統(tǒng)計，拼寫和語法檢查，更改大小寫，文檔屬性等2目錄8.1制作兩個作品8.2添加題注和交叉引用8.3合并作品8.4制作目錄8.5幾種輔助功能（選修內(nèi)容）何為“長文檔”使用Word軟件編輯一篇論文，或者一份作品集，文檔通常比較長，而且其中會包含各種圖、表，還需要在文檔中對圖或表進行引用，另外，為了最終送去印刷或出版，還需要制作封面、目錄等內(nèi)容。我們稱這樣的文檔為“長文檔”。長文檔示例作品說明本作品是學(xué)生Word軟件學(xué)習(xí)后制作的一份作品集，其中不僅包含了她本人制作的兩個作品，還寫出了作品說明和制作要點。要完成這個長文檔，需要先分別制作兩個作品，再將兩個文件合在一起，然后添加計算機環(huán)境、素材說明和制作要點等內(nèi)容，再對文檔進行分頁，制作封面和目錄，最后統(tǒng)一設(shè)置頁眉頁腳等。8.1制作兩個作品作品一的素材來自網(wǎng)絡(luò)，整理好文字后，只需要進行格式設(shè)置，并插入圖片。作品二的素材同樣大部分來自網(wǎng)絡(luò)，其中包含有一個表格，還有較多的圖片與文字環(huán)繞設(shè)計。8.2添加題注和交叉引用在作品二中包含有一個表格和多張圖片，接下來要給表格和圖片添加題注。題注是可以添加到表格、圖表、公式或其他項目上的編號標簽，例如“圖表1”、“表格1”等，其中的編號會隨著新項目的添加自動連續(xù)編號。然后，還要在文檔中使用交叉引用功能對項目的題注進行引用。我們在文檔“作品二.doc”中給表格和圖片添加了題注，并交叉引用。結(jié)果如上圖所示。8.3合并作品準備好兩個作品后，我們需要將它們合并在一起，然后添加幾頁紙，制作封面、作品說明，最后，設(shè)計頁眉和頁腳。一．合并作品并添加作品說明由于作品一和作品二已分別制作完成并存儲起來，接下來就要將它們合并到一個文檔中，再根據(jù)后期排版的要求進行必要的分頁，然后添加計算機環(huán)境介紹、素材說明和制作要點等內(nèi)容。通常情況下，文檔內(nèi)容超出一頁范圍時，系統(tǒng)會自動進行分頁。在我們的長文檔中，計算機環(huán)境、作品素材說明和制作說明、作品展示等內(nèi)容需要各自單獨占用頁面，所以需要人為地進行分頁。在Word中有分頁符和分節(jié)符都可以完成分頁的功能，各種分隔符的區(qū)別如下表所示。分隔符名稱作用分頁符將分頁符后的文字內(nèi)容分到下一個頁面中。下一頁分節(jié)符將下一頁分節(jié)符之后的文字內(nèi)容分到下一個頁面中，并以其位置為界，將文檔分為兩個節(jié)。奇數(shù)頁分節(jié)符將下一頁分節(jié)符之后的文字內(nèi)容分到下一個奇數(shù)頁面中，并以其位置為界，將文檔分為兩個節(jié)。偶數(shù)頁分節(jié)符將下一頁分節(jié)符之后的文字內(nèi)容分到下一個偶數(shù)頁面中，并以其位置為界，將文檔分為兩個節(jié)。在Word軟件中，“節(jié)”是某種修飾的邊界，這些修飾包括頁面設(shè)置、頁眉頁腳設(shè)置等。因為后面我們要根據(jù)頁面中的內(nèi)容制作不同的頁眉和頁腳，所以，在這里需要使用“下一頁分節(jié)符”來進行分頁。二．制作封面為了最終形成一個完整的、可打印裝訂的作品集，我們還需要為文檔制作一個封面，并預(yù)留出目錄頁。三．設(shè)計頁眉和頁腳頁眉出現(xiàn)在紙張上邊距約定的空白區(qū)域中，頁腳則出現(xiàn)在紙張下邊距區(qū)域中。通常情況下，在文檔的任何一頁上設(shè)置頁眉或頁腳，其內(nèi)容都會出現(xiàn)在所有紙張中。如果需要設(shè)置不同的頁眉和頁腳內(nèi)容，就需要使用分節(jié)符，并在設(shè)置操作中指定“應(yīng)用范圍是本節(jié)”。操作分析此時的全文已使用分節(jié)符分成了7節(jié)，即封面、目錄、計算機環(huán)境、作品一說明、作品一展示、作品二說明、作品二展示等7部分。由于我們要制作的頁碼在不同部分使用的頁碼不同，而Word約定后一節(jié)的頁眉和頁腳默認地與前一節(jié)相同，在設(shè)置頁碼時就需要從后向前依次設(shè)置。8.4制作目錄制作目錄，首先要挑選出哪些內(nèi)容要作為目錄項出現(xiàn)在目錄中，Word約定凡具有標題樣式的文字可以成為目錄項，在此，我們要對目錄項使用標題一樣式。接下來，自動添加目錄，此時的目錄帶有超鏈接的功能，即用戶按住Ctrl單擊鼠標，可以將編輯位置切換到對應(yīng)的文檔位置。制作結(jié)果超鏈接設(shè)置為了使閱讀完一個作品時可以返回到目錄頁，我們還要在每一部分內(nèi)容之后，使用一個小男孩的圖片來制作返回目錄的超鏈接按鈕。在word軟件中，超鏈接是帶有顏色和下劃線的文字或圖形，單擊后可以轉(zhuǎn)向指定目標。制作超鏈接，首先要確定鏈接目標，在Word軟件中，具有標題樣式的文字，或者用戶定義的書簽都可以作為鏈接目標。我們用書簽來標注鏈接目標。找到文檔的第2頁，將插入點放置在文字“目錄”的后面，使用菜單命令[插入]-[書簽]，打開如圖所示的書簽定義窗口，添加一個名為“目錄位置”的書簽。單擊小男孩的圖片，使用菜單命令[插入]-[超鏈接]，打開編輯超鏈接的窗口，。在窗口的左側(cè)選擇鏈接到“本文檔中的位置”，然后在窗口中間顯示的文檔位置中單擊書簽“目錄位置”，并單擊按鈕。返回目錄的超鏈接就設(shè)置好了。

8.5幾種輔助功能

8.5.1字數(shù)統(tǒng)計Word軟件可以對文檔中的字符數(shù)進行統(tǒng)計。選擇需要計數(shù)的文本，使用菜單命令[工具]-[字數(shù)統(tǒng)計]，會彈出對話框。漢字按文字個數(shù)計數(shù)，英文按單詞計數(shù)，在圖8-19中可以看出本次計數(shù)的文本中共有15個漢字或單詞，如果按英文單詞的字母來計算共有18個字符，文本中沒有空格。另外，在對話框中還顯示著文本占用的行數(shù)、頁數(shù)和段落數(shù)等信息。8.5.2拼寫和語法檢查Word軟件對文檔中的文本可以進行拼寫和語法檢查。使用菜單命令[工具]-[選項]，打開選項設(shè)置窗口，在拼寫和語法檢查選項卡中，可以打開或者關(guān)閉自動拼寫檢查和語法檢查，打開了拼寫和語法檢查功能。打開了拼寫和語法檢查的功能后，用戶在輸入文本時，系統(tǒng)會自動對所輸入的文本進行拼寫和語法檢查。自動更正還有一些語法問題，如句首的字母沒有大寫，或者句首連續(xù)兩個字母大寫了等，我們可以讓系統(tǒng)自動進行更正，只要使用菜單命令[工具]－[自動更正]，打開自動更正窗口，選擇讓系統(tǒng)自動對這些情況進行修改。8.5.3更改大小寫在英文文本中，按照行文的要求，有時需要將全部字符顯示為大寫字母，這時，可以使用菜單命令[格式]-[字體]，在字體選項卡中使用“小型大寫字母”或者“全部大寫字母”的文字效果。小型大寫字母是將文檔中的小寫字母顯示成大寫字母，但是比原有的大寫字母要小一些。如果要使所有字母都是大寫并且一樣大小，就使用“全部大寫字母”效果。8.5.4文檔屬性使用菜單命令[文件]-[屬性]