高校圖書館自動化網(wǎng)絡化建設(shè)的研究與實踐

大學是一所年輕的綜合性大學。自1997年學校通過北京師范大學的研究生教育通過認證以來，它已經(jīng)進入了一個發(fā)展迅速的道路。而學校教學設(shè)備條件中圖書資料的指標差距很大。各學院資料室的圖書資料建設(shè)規(guī)模小,全部是傳統(tǒng)的手工操作與管理,完全沒有納入到學校的文獻信息報道體系,13個學院2個公共教學單位共15個資料室藏書總量10萬余冊,總體面積不足800平方米,半數(shù)以上資料室面積不足30平方米,許多圖書堆積在紙箱中,根本就無法利用。近2年各學院已經(jīng)申報待評估和正計劃申報的碩士點近30個,對院系資料室的專業(yè)文獻信息資源建設(shè)要求越來越高。所以無論是學校圖書館還是院系資料室,全校文獻信息資源建設(shè)形勢嚴峻,如何迎接這一挑戰(zhàn),化挑戰(zhàn)為機遇,學校領(lǐng)導高度重視,在《海南大學2004年行政工作計劃》中作出了“加強二級館建設(shè)”的指示,要在2004年全面啟動二級館建設(shè),把各學院資料室以二級分館的模式聯(lián)入學校圖書館自動化系統(tǒng)中,建成藏書特色化、管理現(xiàn)代化、服務網(wǎng)絡化的二級圖書館(以下簡稱“二級館”)網(wǎng),并指定由學校圖書館負責二級圖書館建設(shè)的業(yè)務指導、規(guī)劃和組織實施。1系統(tǒng)運行平臺我們知道,國內(nèi)許多一流大學的圖書館,如北京大學、清華大學圖書館等,利用國外先進的自動化系統(tǒng)實現(xiàn)了眾多分館和總館運行在同一個系統(tǒng)平臺中。海南大學圖書館采用的是ILASII集成自動化系統(tǒng),為了利用現(xiàn)有的ILASII集成系統(tǒng)軟件,實現(xiàn)將散布在近2000畝教學區(qū)的各學院資料室聯(lián)入自動化系統(tǒng)并借助校園網(wǎng)共同開展工作,2004年4月,學校圖書館組建了二級館建設(shè)課題組,開始對二級館課題進行項目研究與可行性分析論證。1.1調(diào)查與研究為級館發(fā)展服務的構(gòu)成二級館課題組對各學院資料室展開了全面的實地調(diào)查,即對各二級館的人員隊伍建設(shè)、館舍與設(shè)備硬件建設(shè)、館藏建設(shè)、業(yè)務規(guī)范建設(shè)與學院概況進行了詳實的調(diào)查與了解。發(fā)現(xiàn)館舍面積嚴重短缺、學院投入不足、從業(yè)人員專職化和素質(zhì)急待提高成為突出問題。1.2級館、總館的網(wǎng)絡及技術(shù)保障經(jīng)過咨詢ILASII系統(tǒng)軟件提供商深圳市圖書館,我們得知目前尚沒有用本軟件把10余個分館聯(lián)入一起運作的先例。能否及如何利用ILASII系統(tǒng)把15個二級館聯(lián)入總館協(xié)同工作,成為二級館建設(shè)的首要挑戰(zhàn)。首先,我們走訪了學校校園網(wǎng)絡中心爭取網(wǎng)絡與技術(shù)支持。校園網(wǎng)絡建設(shè)在最近2年已得到全面改造,圖書館及各學院通過校內(nèi)主干網(wǎng)100M光纖連通到網(wǎng)絡中心主交換機上,校園網(wǎng)內(nèi)沒有網(wǎng)關(guān)及防火墻設(shè)置的阻礙,將保障各二級館與總館網(wǎng)絡連通的快速與穩(wěn)定。然后,二級館建設(shè)課題組聯(lián)合館內(nèi)系統(tǒng)部、技術(shù)部與編目部組成聯(lián)合工作組,對二級館展開了ILAS系統(tǒng)與網(wǎng)絡測試,論證各分館與總館ILAS系統(tǒng)聯(lián)通的可行性、穩(wěn)定性與安全性。經(jīng)過一個月詳細的調(diào)查與測試,盡管只對電腦設(shè)備與網(wǎng)絡連通兩項條件皆具備的6個學院二級館進行了測試,但我們根據(jù)測試情況和結(jié)果進行了認真的分析與比較,得出了結(jié)論:從離圖書館最近的到最遠的二級館,基本都能與總館ILAS系統(tǒng)連通,連通的速度和穩(wěn)定性與各二級館電腦設(shè)備配置的高低密切相關(guān),這就說明利用現(xiàn)有的ILASII系統(tǒng)軟件進行二級館建設(shè)是可行的。2第二，大學圖書館自動化建設(shè)的目標、原則和實現(xiàn)順序2.1書館管理模式的轉(zhuǎn)變海南大學圖書館提出了二級館建設(shè)的具體目標:以建設(shè)書目數(shù)據(jù)庫為突破口、以實現(xiàn)圖書資料資源共享為主線,帶動各院系二級圖書館由傳統(tǒng)手工操作的管理模式到自動化管理模式的轉(zhuǎn)變;由獨立的分散管理向統(tǒng)一的規(guī)范管理轉(zhuǎn)變,把15個院系資料室建成管理現(xiàn)代化、服務網(wǎng)絡化、館藏特色化的小型二級圖書館,建立二級圖書館后,實現(xiàn)聯(lián)機檢索、聯(lián)機采購、聯(lián)機編目、聯(lián)機互借,并在全校范圍內(nèi)實行一卡通、借閱合一的讀者服務模式,從而擴大原院系資料室藏書的使用范圍,使原有圖書資料得到充分利用。2.2舊歸位高校所在學院領(lǐng)導實行學校、學院兩級管理模式,即各二級館在業(yè)務上接受學校圖書館的指導,在行政上仍舊歸屬所在學院領(lǐng)導;學校圖書館負責二級館自動化建設(shè)的規(guī)劃、組織實施和業(yè)務指導以及自動化網(wǎng)絡化管理與維護,各二級館積極配合參與,并由學校及學院提供配套資金解決自動化設(shè)備等問題,校院兩級努力實現(xiàn)資源共建、分散收藏、規(guī)范管理、資源共享。2.3建立數(shù)據(jù)庫,規(guī)范文獻組織系統(tǒng)首先全面開展各學院二級圖書館現(xiàn)有書刊的編目加工。由于原院系二級圖書館發(fā)展水平參差不齊,由學校圖書館對各學院資料室的藏書進行復選后進行統(tǒng)一編目,建立書目數(shù)據(jù)庫和館藏數(shù)據(jù)庫,以保證分類、主題標引以及機讀目錄格式的標準化和規(guī)范化,使各學院資料室的文獻納入全校的文獻報道體系。在書目數(shù)據(jù)庫和館藏數(shù)據(jù)庫建設(shè)完成的基礎(chǔ)上,開通流通與典藏服務。各學院二級館最終實現(xiàn)以面向本院教師和學生借閱服務為主,同時面向全校教師開放服務的大一統(tǒng)資源共享。同時啟動文獻采訪子系統(tǒng),使文獻采購、驗收實現(xiàn)自動化,達到全校聯(lián)機采訪和聯(lián)機檢索,真正實現(xiàn)校內(nèi)資源的整合。3依托系統(tǒng),組織實施二級館從2004年7月起,分管圖書館工作的副校長三次主持召開全校圖書情報工作會議,發(fā)動、部署和推動二級館建設(shè),有力地促進了校、院兩級共同協(xié)作與二級館的全面建設(shè)。同時,為了更好地完成學校部署的二級館建設(shè)任務,學校圖書館進行了內(nèi)部機構(gòu)調(diào)整,把原來合在技術(shù)部的自動化系統(tǒng)管理人員分離出來,增加人手,成立了專門的系統(tǒng)部;同時依托系統(tǒng)部,成立了二級館建設(shè)辦公室,負責二級館建設(shè)的技術(shù)研究、業(yè)務指導以及規(guī)劃和組織實施。此外館內(nèi)還成立了二級館建設(shè)領(lǐng)導小組,負責溝通與協(xié)調(diào)館內(nèi)外各部門配合二級館建設(shè)。3.1級館建設(shè)工作部署會議2004年7月2日第1次全校圖書情報工作會議召開,各學院分管圖書資料工作的院長或副院長,以及教務處、科研處、學生處、校園網(wǎng)絡中心等部門負責人,圖書館領(lǐng)導及二級館建設(shè)負責人出席了會議,這是在全校范圍內(nèi)召開的第一次二級館建設(shè)動員會議,標志著海南大學二級館建設(shè)從工作計劃步入了實質(zhì)性實施階段。7月下旬學校圖書館即組織二級館人員集中進行了ILAS系統(tǒng)操作與采編業(yè)務的培訓。9月1日二級館建設(shè)啟動第一期工程,共有6個學院二級館聯(lián)入到學校圖書館自動化系統(tǒng)備用服務器上,開通了編目子系統(tǒng)試運行。同時學校圖書館制定了《海南大學二級圖書館建設(shè)標準(試行)》及其補充說明,以促進各學院及資料室參照標準完善自身的建設(shè)與配備必要的條件。為了確保自動化系統(tǒng)在更多用戶、更為復雜的網(wǎng)絡環(huán)境下的安全、正常運行,系統(tǒng)部制定了《海南大學ILAS集成圖書館自動化系統(tǒng)管理條例》,以規(guī)范ILAS系統(tǒng)全體用戶包括二級館用戶嚴格遵循。與此同時,對集成自動化系統(tǒng)進行了軟、硬件的全面升級與改造。3.2設(shè)備配套費用2004年12月第2次全校圖書情報工作會議上,學校領(lǐng)導提出了校院共建、共同投入,加大人力、物力與財力夯實基礎(chǔ)、全面鋪墊二級館建設(shè)的新思路。新思路提出了由學校圖書館調(diào)配圖書并配送書架支持各學院二級館,并統(tǒng)一組織人員協(xié)助二級館舊有圖書的分類編目等舉措;由各學院負責電腦、打印機、圖書監(jiān)測儀、條碼掃描儀、充磁消磁儀等設(shè)備配套費用以及統(tǒng)一編目人工費用的投入;所有書架及電腦設(shè)備等由各學院報到學校圖書館統(tǒng)一作出計劃并匯總(主要作技術(shù)參數(shù)的把關(guān)),交學校設(shè)備處統(tǒng)一購買;圖書的調(diào)撥不論新書與舊書由各學院自由挑選、各盡所需(在確保總館至少保留2個復本的前提下,二級館最多可選復本不超過3本)。配送圖書與書架這一富有建設(shè)性的舉措,迅速調(diào)動了各學院支持二級館建設(shè)的熱情,各學院紛紛發(fā)動教師到圖書館挑選圖書并擴充資料室面積。學校圖書館二級館建設(shè)辦公室協(xié)助各學院二級館制定了詳細的建設(shè)方案,包括設(shè)備購置、人員配備、資金調(diào)撥、圖書編目、人員培訓等。3個月內(nèi),各學院總計配套設(shè)備投入12萬余元,擴充二級館面積總計近1000平方米;學校圖書館向二級館配送書架269個,先后4次共調(diào)撥圖書4.2萬余冊,組織二級館流通與典藏業(yè)務及系統(tǒng)操作培訓24人近300小時。3.3校圖書館二級館建設(shè)的困難利用ILASII完成各二級館現(xiàn)有圖書的編目加工,是二級館真正實現(xiàn)從傳統(tǒng)手工操作到現(xiàn)代化管理的必經(jīng)之路。最先完成從資料室到二級館轉(zhuǎn)變的是海南大學政治與公共管理學院(以下簡稱政管學院)。2004年11月政管學院正在申報的MPA碩士點,即將迎接2005年2月份專家組來學校評估,圖書資料建設(shè)是其中重點評估內(nèi)容之一。由于學院資料室的圖書建設(shè)積累不多,學校黨委會研究決定由學校圖書館協(xié)助解決其圖書資料建設(shè)的不足。當時,政管學院領(lǐng)導傳達了校黨委會決定,并提議由圖書館把學院申報MPA所需專業(yè)的全部圖書連書帶架調(diào)撥到學院資料室,評估完后再調(diào)回;同時在評估期間,由圖書館提供人員到學院資料室開展圖書的借閱流通服務。學校圖書館把這一任務交給了二級館建設(shè)辦公室來研究解決。其時,政管學院25平方米的資料室,只有圖書6169冊,期刊1088冊(合訂本過刊),現(xiàn)刊60余種,剛剛新增1個藏閱合一、100余平方米的書庫,需要圖書館增援書架、期刊架與圖書。而學院MPA覆蓋專業(yè)圖書散布在近10個大類中,按照政管學院的提議從學校圖書館連書帶架調(diào)撥,顯然是不符合圖書館管理規(guī)律的。盡管政管學院資料室沒有納入到二級圖書館建設(shè)第一期工程中,此時,二級館建設(shè)辦公室果斷建議學院趁此機會,提前全面啟動二級館建設(shè),并提出了《圖書館協(xié)助政管學院二級館建設(shè)工作方案》,得到了校圖書館與政管學院的贊同和支持。隨后,根據(jù)工作方案,學校圖書館緊急動員、多方協(xié)調(diào),在不到3個月內(nèi),為政管學院資料室采購與安裝了25個書架、7批次調(diào)撥圖書8000余冊;把資料室原有圖書搬到圖書館,組織編目人員加班加點完成了編目加工計4707種5599冊;派出流通部技術(shù)骨干到學院資料室協(xié)助、指導1.4萬余冊圖書的上架排架;同時系統(tǒng)人員也加緊完成ILAS自動化系統(tǒng)軟硬件設(shè)備的安裝、調(diào)試及操作培訓,很快為資料室開通了ILAS系統(tǒng)、開展圖書的自動化流通與管理。政管學院也積極組織人力、物力與財力負責圖書的挑選、搬遷、上架以及電腦設(shè)備的配備等等。2005年2月政管學院在迎接MPA專家組評估時,一個原先只有25平米的小資料室已建成具有現(xiàn)代管理手段的小型二級圖書館,圖書資料建設(shè)以學校圖書館為依托,共擁有相關(guān)的圖書資料約28萬冊,有關(guān)政治學、管理學、行政學、法學、經(jīng)濟學、信息學的專業(yè)雜志122種,其他雜志706種,順利地通過了評估。2005年3月3日,在第3次二級館建設(shè)的全校圖書情報工作會議上,政管學院這個沒有列入第一期建設(shè)工程的資料室率先完成二級館建設(shè),成為各學院觀摩的樣榜。學校圖書館為政管學院二級館建設(shè)提供的一攬子工作方案也成為其后各二級館效仿的建設(shè)模式。但是在隨后的穩(wěn)步推進中,我們并沒有完全照搬政管學院二級館建設(shè)的模式,而是具體情況具體分析,在接下來的人文傳播學院、法學院、外國語學院3個學院的二級館建設(shè)中提出了創(chuàng)新的舉措。人文、法學、外國語學院集中在一個四方形院內(nèi)辦公,所藏圖書總量合計達3萬余冊,如果沿用政管學院二級館建設(shè)時把圖書搬到圖書館集中編目的辦法,僅搬運一項,3個學院將動用大量的人力、物力及財力,費時費力。為了節(jié)約經(jīng)費,提高效率,二級館建設(shè)辦公室制定了一個多方協(xié)作的工作方案,即學校圖書館負責組織人員到各學院資料室進行編目加工及系統(tǒng)維護和管理;3個學院每個學院各出2臺,以及1臺打印機設(shè)備集中在一起,在一個學院完成編目后,馬上轉(zhuǎn)移到另一個學院,待3個學院都完成后再各自調(diào)回;另外,校園網(wǎng)絡中心協(xié)助網(wǎng)絡及設(shè)備安裝。方案一出,立即得到3個學院主管領(lǐng)導、資料室及校園網(wǎng)絡中心的認同,同時順利地實施3個二級館建設(shè)。從此,在一攬子方案中,學校圖書館改變了把圖書搬到總館集中編目的舉措,而是把編目人員派到了各二級館就地集中編目,以平