如何寫會(huì)議紀(jì)要一、會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)涵《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定:“會(huì)議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)?！薄吨袊?guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》中規(guī)定:“會(huì)議紀(jì)要用于記載會(huì)議主要精神和議定事項(xiàng)?！蔽覀兏鶕?jù)上述規(guī)定，可以明確地把會(huì)議紀(jì)要定位為:用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的一種行政公文。也就是說(shuō)，會(huì)議紀(jì)要是對(duì)會(huì)議的目的、要求、基本精神及決定的事項(xiàng)加以文字歸納整理，以便上傳下達(dá)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，進(jìn)而推動(dòng)工作的開(kāi)展。會(huì)議紀(jì)要在行文關(guān)系上，作為下行文可類似于通知，即采取轉(zhuǎn)發(fā)(印發(fā))或直接發(fā)出的形式，發(fā)給下級(jí)貫徹執(zhí)行;作為上行文可類似于會(huì)議情況報(bào)告，報(bào)送上級(jí)，向上反映;作為平行文可類似于公函，發(fā)給平級(jí)有關(guān)機(jī)關(guān)，讓對(duì)方知曉，溝通情況。會(huì)議紀(jì)要以會(huì)議主持機(jī)關(guān)審定制發(fā)、其內(nèi)容要求詳盡具體之特點(diǎn)，區(qū)別于按照法定多數(shù)表決通過(guò)、內(nèi)容多體現(xiàn)原則的會(huì)議決議;以突出會(huì)議的目的、要求、基本精神及決定事項(xiàng)為主要表達(dá)的項(xiàng)目上，區(qū)別于客觀、原始記錄會(huì)議情況的會(huì)議記錄;以兼有反映情況、溝通信息功能的同時(shí)，還具有指揮的權(quán)威性上，區(qū)別于只用于反映會(huì)議動(dòng)態(tài)、溝通情況，所載內(nèi)容只具有參考性的會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。二、會(huì)議紀(jì)要的特點(diǎn)會(huì)議紀(jì)要的三大特點(diǎn)是真實(shí)性、提要性、條理性。（一）真實(shí)性。會(huì)議紀(jì)要是紀(jì)實(shí)的,必須保證其真實(shí)性,這個(gè)要求是紀(jì)要的性質(zhì)和職能所決定的。會(huì)議紀(jì)要一經(jīng)下發(fā),特別是批轉(zhuǎn)下發(fā),它所記述的決議、決定就具有政策性。所以辦公室人員動(dòng)筆寫紀(jì)要之前,必須認(rèn)真核實(shí)材料,沒(méi)有核實(shí)的材料,切忌寫進(jìn)紀(jì)要。為了保證紀(jì)要的真實(shí)性,紀(jì)要起草后,要聽(tīng)取與會(huì)者的意見(jiàn),最后交由會(huì)議主持人或與會(huì)的主管領(lǐng)導(dǎo)審查,確認(rèn)反映了會(huì)議的實(shí)際,才能簽字印發(fā)。（二）提要性。要在會(huì)議紀(jì)要的“要”字上下功夫,對(duì)會(huì)議內(nèi)容不可事無(wú)巨細(xì)、有則記之,應(yīng)該對(duì)整個(gè)會(huì)議的各種材料和觀點(diǎn),經(jīng)過(guò)分析、研究、綜合整理,將主要精神、主要議決事項(xiàng)、主要觀點(diǎn),按一定邏輯順序撰寫出來(lái)。在概括會(huì)議內(nèi)容時(shí),要特別注意突出會(huì)議議題,以議題為中心組織材料進(jìn)行寫作。任何一個(gè)會(huì)議總有一個(gè)中心,即使有幾個(gè)議題,每一個(gè)議題總有一個(gè)要點(diǎn),也就是中心,中心就是會(huì)議的意圖所在。要圍繞會(huì)議中心進(jìn)行選材,重點(diǎn)應(yīng)介紹會(huì)議成果,而不是敘述會(huì)議的過(guò)程。無(wú)助于說(shuō)明會(huì)議中心議題的材料,即使是真實(shí)的、生動(dòng)的,也一定要去掉。（三）條理性。每個(gè)與會(huì)人員的發(fā)言都可能是有條有理的,但是放在一起卻很可能是“一鍋大雜燴”,因此,必須按照一定的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)所有材料加以整理,使之有綱有目,綱目協(xié)調(diào)。三、會(huì)議紀(jì)要的構(gòu)成要件會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu),一般由版頭或標(biāo)題、正文、版記三部分組成。（一）版頭或標(biāo)題。日常工作會(huì)議等工作例會(huì)的紀(jì)要一般都有固定的版頭,包括標(biāo)題、紀(jì)要期數(shù)、紀(jì)要編發(fā)機(jī)關(guān)及成文日期等。標(biāo)題由會(huì)議名稱和文種(紀(jì)要)組成,套紅與否均可。紀(jì)要期數(shù)、紀(jì)要編發(fā)機(jī)關(guān)及成文日期在標(biāo)題下方注明。一般非工作例會(huì),如行業(yè)性或?qū)ｎ}性的多數(shù)會(huì)議,會(huì)議紀(jì)要沒(méi)有固定的版頭,標(biāo)題由會(huì)議名稱加文種(紀(jì)要)組成。（二）正文。正文一般由會(huì)議概況(導(dǎo)言)、會(huì)議精神和決定事項(xiàng)(或結(jié)語(yǔ))三部分組成。會(huì)議概況主要包括會(huì)議時(shí)間(多次性會(huì)議應(yīng)寫明會(huì)議起止時(shí)間)、召開(kāi)地點(diǎn)、主持人、參加人(日常工作例會(huì)的參加人員可以放在紀(jì)要末尾)、領(lǐng)導(dǎo)同志參加情況、會(huì)議議題等。會(huì)議精神部分寫會(huì)議的主要情況,對(duì)會(huì)議的原則精神、討論結(jié)果和今后任務(wù)等進(jìn)行具體敘述和說(shuō)明,要有準(zhǔn)確的概括和很強(qiáng)的政策性、指導(dǎo)性。會(huì)議決定事項(xiàng)或結(jié)語(yǔ)辦公會(huì)、日常工作例會(huì)常常做出決定,需將這些決定事項(xiàng)加以歸納,扼要寫出。工作會(huì)議、專業(yè)性會(huì)議在結(jié)語(yǔ)這部分應(yīng)對(duì)會(huì)議做出估價(jià),指出方向,明確任務(wù),提出希望和號(hào)召。正文部分要對(duì)會(huì)議概況(導(dǎo)言)、會(huì)議精神、重要原則、主要內(nèi)容和議定事項(xiàng)(或結(jié)語(yǔ))等加以綜合和闡述，通常用三種方式表述。其一是綜合敘述式，即把會(huì)議研究討論的主要問(wèn)題、與會(huì)人員的統(tǒng)一認(rèn)識(shí)和看法、議定的事項(xiàng)，加以綜合敘述;其二是分類歸納式，即把會(huì)議的發(fā)言、討論的情況以其內(nèi)在聯(lián)系歸納為不同的方面，來(lái)分別加以敘述;其三是發(fā)言記錄式，即按照會(huì)議的發(fā)言順序，掌握其重點(diǎn)，對(duì)記錄如實(shí)加以摘要整理。（三）版記。紀(jì)要版記(紀(jì)要的末尾)部分包括紀(jì)要的關(guān)鍵詞、上報(bào)或下發(fā)單位、印數(shù)。若紀(jì)要無(wú)版頭,則末尾部分可簡(jiǎn)化為紀(jì)要編發(fā)機(jī)構(gòu)名稱及成文日期即可。本部分無(wú)需加蓋公章。四、會(huì)議紀(jì)要的類型根據(jù)性質(zhì)與內(nèi)容，會(huì)議紀(jì)要可分為三種類型：（一）辦公會(huì)議紀(jì)要。所謂辦公會(huì)議就是機(jī)關(guān)研究日常工作、日常事務(wù)的會(huì)議。此類紀(jì)要主要是用來(lái)宣布各種日常辦公會(huì)議決定的事項(xiàng)，大都是機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層集體開(kāi)會(huì)決定了工作中的一些具體事宜后所使用的一種紀(jì)要。內(nèi)容往往是決定一個(gè)或多個(gè)事項(xiàng)放在一份紀(jì)要中，分別逐一表達(dá)。（二）指示會(huì)議紀(jì)要。即對(duì)某一范圍較大或重要方面的工作會(huì)議所綜合整理（二）會(huì)議紀(jì)要的撰寫要突出“簡(jiǎn)”“簡(jiǎn)”，是指對(duì)會(huì)議討論研究及議定的事項(xiàng)等內(nèi)容進(jìn)行梳理加工、歸納整理.簡(jiǎn)潔、集中地反映會(huì)議的主要精神。一是內(nèi)容概括要遞進(jìn)。首先，撰寫前進(jìn)行通篇考慮、全盤謀劃，以會(huì)議討論的問(wèn)題為單位，分層次、劃項(xiàng)目，逐一展開(kāi)，布好寫作格局。例如，撰寫《生產(chǎn)調(diào)度質(zhì)量分析會(huì)議紀(jì)要》時(shí)，可將會(huì)議議定的事項(xiàng)分別概述為:一、生產(chǎn)xx方面;二、產(chǎn)品xx方面;三、安全xx方面等等。其次，圍繞各議點(diǎn)、議題，以剪裁整理每個(gè)與會(huì)發(fā)言者的講話要點(diǎn)為內(nèi)容，按照由繁到簡(jiǎn)、由表及里的概括方法，逐步去粗取精、層層深人，實(shí)現(xiàn)會(huì)議內(nèi)容由無(wú)序變有序，由繁雜冗長(zhǎng)變條理清晰，進(jìn)而干練地體現(xiàn)會(huì)議議定的事項(xiàng)。二是語(yǔ)句表述要簡(jiǎn)練。會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議內(nèi)容高度集中的縮影，是指導(dǎo)與會(huì)單位下階段開(kāi)展工作的知照性文件。若語(yǔ)句含糊其辭、拖泥帶水將會(huì)產(chǎn)生歧義，勢(shì)必會(huì)影響傳達(dá)會(huì)議精神的效果。這就要求撰寫者，首先要“求簡(jiǎn)”。在述及會(huì)議要求的事項(xiàng)時(shí)，要綜合概括、去浮辭、免冗長(zhǎng)、不嬌飾、不茍簡(jiǎn)，力求簡(jiǎn)潔明了、通俗易懂、精當(dāng)不繁，切不可你中有我，我中有你，能用一句話表明的決不用多句話來(lái)陳述。其次要“求準(zhǔn)”。會(huì)議紀(jì)要作為公文的一種，必須要寫得清楚明確、句穩(wěn)詞妥、通體通暢，使語(yǔ)句表述達(dá)到直言其事、表意明確、言之有物、言必有中、言無(wú)不盡、（三）會(huì)議紀(jì)要的撰寫要突出“精”“精”，是指圍繞會(huì)議主旨，深入提煉會(huì)議精髓，使其提提綱挈領(lǐng)、重點(diǎn)突出、精辟入理，準(zhǔn)確精當(dāng)?shù)亟榻B會(huì)議成果。會(huì)議成果是對(duì)會(huì)議討論研究和議定事項(xiàng)進(jìn)行歸納整理，概括出來(lái)的要點(diǎn)，是會(huì)議紀(jì)要的寫作主體。一要善于發(fā)現(xiàn)要點(diǎn)。如:會(huì)前，會(huì)議主持人宣布會(huì)議召開(kāi)的目的和任務(wù)。會(huì)中，凸顯的新思想、新觀點(diǎn)、新思路;討論爭(zhēng)議較大的問(wèn)題;與會(huì)者就某些重要問(wèn)題所達(dá)成的共識(shí)，提出的解決辦法，形成的政策性規(guī)定和指導(dǎo)性意見(jiàn)。會(huì)尾，領(lǐng)導(dǎo)所做的總結(jié)性發(fā)言，對(duì)會(huì)中提出問(wèn)題的具體答復(fù)以及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)所做的指示，等等。這些都是會(huì)議內(nèi)容的精要所在，也是介紹會(huì)議成果的關(guān)鍵之處。二要集中反映要點(diǎn)。一方面要有的放矢，善謀全局。撰寫者要從召開(kāi)會(huì)議的實(shí)質(zhì)精神出發(fā)，分析、綜合會(huì)議的各種意見(jiàn)，舍棄那些瑣碎枝節(jié)、與會(huì)議宗旨無(wú)關(guān)以及會(huì)議中未達(dá)成共識(shí)而散見(jiàn)于與會(huì)者間的零散意見(jiàn);另一方面要抓住精要，突出重點(diǎn)。要將會(huì)議紀(jì)要納入整個(gè)會(huì)議過(guò)程和具體環(huán)境中去考慮，重點(diǎn)反映“如何盡快把與會(huì)者的思想統(tǒng)一到會(huì)議精神上來(lái);如何較好地解決現(xiàn)階段工作中遇到的突出矛盾;如何科學(xué)地指導(dǎo)下階段工作的開(kāi)展”等等。三要注意把握要點(diǎn)。也即會(huì)議紀(jì)要撰寫的“度”。撰寫會(huì)議紀(jì)要既不可凌駕于會(huì)議內(nèi)容之上，夸夸其談，喊口號(hào);也不可脫離會(huì)議中心，冥思苦想，搞創(chuàng)作，要切實(shí)達(dá)到任務(wù)清楚、目標(biāo)明確、責(zé)任到位。首先，在反映會(huì)議決議的時(shí)候，要直截了當(dāng)、開(kāi)門見(jiàn)山、直言其事，切勿含糊不清、華而不實(shí)，尤其是對(duì)會(huì)議中未達(dá)成一致的觀點(diǎn)或未最終形成決議的事項(xiàng)，切不可任意發(fā)揮、恣意想象、矯揉造作;其次，在明確工作目標(biāo)的時(shí)候，要切合與會(huì)單位工作實(shí)際，符合事物發(fā)展客觀規(guī)律，切不可虛無(wú)縹緲、言之無(wú)物，搞“超前主義”或“慢步主義”;再次，在明確責(zé)任事項(xiàng)的時(shí)候，不僅要寫明要辦理的事項(xiàng)，而且要寫明辦理的期限和所負(fù)的責(zé)任，以免各單位互相推委、扯皮，或因責(zé)任不明而推卸責(zé)任等。八、會(huì)議紀(jì)要的撰寫要把握好四個(gè)關(guān)系（一）處理好前與后的關(guān)系，做好紀(jì)要撰寫前的準(zhǔn)備工作對(duì)文秘人員來(lái)講，做好會(huì)前與會(huì)后的準(zhǔn)備工作是十分重要的，因?yàn)樗谝欢ǔ潭壬蠒?huì)影響你對(duì)會(huì)議精神的理解和紀(jì)要撰寫的質(zhì)量。具體而言，會(huì)前要深入了解會(huì)議召開(kāi)的目的，盡可能地把會(huì)議材料詳細(xì)地閱讀一遍，以全面把握要研究事項(xiàng)的前因后果，尤其要弄清會(huì)議討論決定的主要問(wèn)題，這樣在聽(tīng)會(huì)過(guò)程中就能做到心中有數(shù)，也才能深入理解會(huì)議精神，又快又準(zhǔn)地作好會(huì)議記錄，而不至于出現(xiàn)不知所云的情況或大的偏差和紙漏。會(huì)后要及時(shí)對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行整理，對(duì)有關(guān)數(shù)據(jù)及專門術(shù)語(yǔ)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，特別是對(duì)會(huì)議主持人所作的提示性和總結(jié)性發(fā)言要對(duì)照會(huì)議材料認(rèn)真梳理，以理清會(huì)議議定事項(xiàng)之間的內(nèi)在邏輯關(guān)系，為正式動(dòng)筆撰寫紀(jì)要做好充分準(zhǔn)備。（二）處理好快與慢的關(guān)系，科學(xué)把握紀(jì)要撰寫的節(jié)奏快速地寫出紀(jì)要，不僅是提高工作效率的要求、高效快捷作風(fēng)的體現(xiàn)，也是紀(jì)要時(shí)效性的必然要求;反之，如果不及時(shí)撰寫你就可能對(duì)其中一些內(nèi)容記憶模糊乃至遺忘。因此，作為紀(jì)要撰寫人員，必須樹(shù)立一種能快則快的意識(shí)，以一種時(shí)不我待的精神快速擬文、快速送審。俗話說(shuō)，心急吃不了熱豆腐。在整體求快的同時(shí)，也要講究寫作的節(jié)奏。這是因?yàn)閷懽骷o(jì)要是一項(xiàng)硬功夫，追求準(zhǔn)確、便于執(zhí)行是關(guān)鍵，切不可一味求快而不得要領(lǐng)、馬虎應(yīng)付。因此，對(duì)紀(jì)要中的每一個(gè)句子、每一個(gè)詞語(yǔ)甚至每一個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)都要認(rèn)真推敲，確保表述不產(chǎn)生偏差和歧義。對(duì)紀(jì)要從擬稿、校對(duì)、送審到印發(fā)的每一個(gè)環(huán)節(jié)都不能疏忽大意，這樣才能確保不出紙漏、所有這些都可以說(shuō)是慢功夫、硬要求，是急不得的。（三）處理好虛與實(shí)的關(guān)系，準(zhǔn)確反映會(huì)議內(nèi)容撰寫紀(jì)要不像寫講話稿那樣可以隨意發(fā)揮，關(guān)鍵是要把會(huì)議議定的事項(xiàng)準(zhǔn)確清楚地表述出來(lái)，補(bǔ)寫紀(jì)要也不同于作會(huì)議記錄強(qiáng)調(diào)原原本本，而是要求在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上準(zhǔn)確體現(xiàn)會(huì)議精神。因此，會(huì)議紀(jì)要的寫作要做到虛實(shí)結(jié)合。一要“實(shí)”。會(huì)議紀(jì)要對(duì)會(huì)議實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的表述要明確、有條理，不含歧義，不拐彎抹角，不模棱兩可，特別是對(duì)與會(huì)各方應(yīng)承擔(dān)的義務(wù)、責(zé)任和享有的權(quán)利，涉及資金的列支渠道、比例、時(shí)限等，要寫得清清楚楚、明明白白，以便于執(zhí)行、檢查和落實(shí)。二要“虛”。表述會(huì)議精神，要體現(xiàn)出一定的理論色彩，特別是撰寫貫徹上級(jí)指示精神、研究執(zhí)行措施的會(huì)議的紀(jì)要不應(yīng)僅列出一二三四幾個(gè)干巴巴的議定事項(xiàng)，而要通過(guò)“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”、“會(huì)議指出”等形式，把會(huì)議精神從理論的高度加以闡述，把理說(shuō)透、把理說(shuō)明，以體現(xiàn)會(huì)議應(yīng)有的說(shuō)理特征。只有這樣，才能達(dá)到統(tǒng)一思想的目的，才有利于下級(jí)理解并執(zhí)行。（四）處理好“記”與“參”的關(guān)系，切實(shí)發(fā)揮文秘人員的參謀作用首先要明確，紀(jì)要的首要功能是“記”，主要任務(wù)是把會(huì)議議定的內(nèi)容記清記準(zhǔn)，不出差錯(cuò)。但如果就此認(rèn)為會(huì)議紀(jì)要就是領(lǐng)導(dǎo)怎么說(shuō)就怎么寫，那就大錯(cuò)特錯(cuò)了。新時(shí)期秘書人員要發(fā)揮必要的參謀助手作用，就不能僅僅停留在簡(jiǎn)單的記錄層次上，而是要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，積極為領(lǐng)導(dǎo)出主意、提建議。對(duì)會(huì)議確定的事項(xiàng)，要在忠實(shí)于會(huì)議精神的前提下進(jìn)行必要的大腦過(guò)濾，做到認(rèn)真思考、主動(dòng)服務(wù)，想領(lǐng)導(dǎo)之所想、謀領(lǐng)導(dǎo)之所謀;尤其是要練好補(bǔ)、校、謀三項(xiàng)功夫，努力使參謀參在點(diǎn)子上，謀在關(guān)鍵處。所謂補(bǔ)，就是要善于把會(huì)議上領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有說(shuō)完整的話、沒(méi)表述完整