案例學(xué)Word2003

制作資金預(yù)算表制作統(tǒng)一邀請(qǐng)函1整理ppt案例3：制作資金預(yù)算表資金預(yù)算是企業(yè)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，企業(yè)要對(duì)每一筆開(kāi)銷和收入都方案周詳，這樣才能做出準(zhǔn)確的評(píng)估，更好地制定企業(yè)規(guī)劃與目標(biāo)。制作一個(gè)包括自動(dòng)計(jì)算功能的資金預(yù)算表并不一定要到Excel中去完成，在Word2003中也是可以實(shí)現(xiàn)的。以下圖所示就是一個(gè)在Word中制作完成的某公司的資金預(yù)算表，通過(guò)該表可以一目了然地了解到這個(gè)企業(yè)在一段時(shí)間內(nèi)資金的收支情況。2整理pptWord2003案例說(shuō)明：制作資金預(yù)算表3整理pptWord2003案例知識(shí)點(diǎn)：制作資金預(yù)算表制作資金預(yù)算表的重點(diǎn)在于表格中各種數(shù)據(jù)的計(jì)算。通過(guò)插入域?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)更新Word中公式的使用方法通過(guò)向表格中插入書(shū)簽實(shí)現(xiàn)表格的自動(dòng)化處理Word中表格單元格默認(rèn)標(biāo)識(shí)的使用4整理pptWord2003制作步驟：3.1為表格標(biāo)題添加域在制作表格之前，先要為表格命名，也就是說(shuō)，為表格添加一個(gè)標(biāo)題。這里將涉及到添加域的方法，具體的操作步驟如下：〔1〕啟動(dòng)Word應(yīng)用程序，翻開(kāi)一個(gè)空白文檔?！?〕執(zhí)行【文件】|【頁(yè)面設(shè)置】命令，翻開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置〞對(duì)話框中的“頁(yè)邊距〞選項(xiàng)卡?！?〕表格是橫向的，在“方向〞選項(xiàng)區(qū)域中選擇“橫向〞，單擊【確定】完成頁(yè)面設(shè)置。〔4〕在文檔的編輯區(qū)域中輸入資金預(yù)算表的標(biāo)題內(nèi)容——光魔工業(yè)2003年12月資金預(yù)算表。〔5〕選中標(biāo)題內(nèi)容，將其設(shè)置為“二號(hào)〞、“加粗〞、“雙下劃線〞，且“居中〞顯示。5整理pptWord2003制作步驟：3.1為表格標(biāo)題添加域〔6〕由于標(biāo)題是“2003年12月〞的資金預(yù)算表，也就是說(shuō)，下個(gè)月時(shí)，標(biāo)題的日期要進(jìn)行修改，月月如此，會(huì)比較麻煩而且易出錯(cuò)。因此，在標(biāo)題中插入一個(gè)“日期域〞，以使其能隨著系統(tǒng)日期的改變而改變。選中標(biāo)題中的日期內(nèi)容，執(zhí)行菜單欄中的【插入】|【日期和時(shí)間】命令，翻開(kāi)“日期和時(shí)間〞對(duì)話框?！?〕在“語(yǔ)言〔國(guó)家/地區(qū)〕〞中選擇“中文〔中國(guó)〕〞，隨即在“可用格式〞列表框中將以中文顯示日期和時(shí)間，在其中選擇“2003年12月〞格式，并選中“自動(dòng)更新〞復(fù)選框。6整理pptWord2003制作步驟：3.1為表格標(biāo)題添加域〔8〕單擊【確定】按鈕，完成日期域的設(shè)置?！?〕設(shè)置完日期域后，也許此時(shí)在文檔中不會(huì)看到有什么變化，這是因?yàn)闆](méi)有設(shè)置域底紋的顯示，如果希望顯示出已設(shè)置的日期域，可執(zhí)行菜單欄中的【工具】|【選項(xiàng)】命令，翻開(kāi)“選項(xiàng)〞對(duì)話框中的“視圖〞選項(xiàng)卡?！?0〕在“顯示〞選項(xiàng)區(qū)域的“域底紋〞下拉列表中，包含了三種域底紋的顯示方式，即不顯示、始終顯示和選取時(shí)顯示。可以根據(jù)需要進(jìn)行選擇，在此選擇“選取時(shí)顯示〞選項(xiàng)。7整理pptWord2003制作步驟：3.1為表格標(biāo)題添加域〔11〕單擊【確定】后，當(dāng)用鼠標(biāo)單擊標(biāo)題中的日期時(shí)，就可以看到日期域以灰色底紋顯示。當(dāng)下個(gè)月再填寫(xiě)資金預(yù)算表時(shí)，該標(biāo)題中的日期就會(huì)自動(dòng)變?yōu)椤?004年1月〞，并依此類推?！?2〕為了使標(biāo)題行與下面的內(nèi)容有一段距離，可以調(diào)整其間距。選中標(biāo)題內(nèi)容，執(zhí)行菜單欄中的【格式】|【段落】命令，翻開(kāi)“段落〞對(duì)話框中的“縮進(jìn)和間距〞選項(xiàng)卡?！?3〕在“間距〞選項(xiàng)區(qū)域中將“段后〞間距設(shè)置為“2行〞；“行距〞設(shè)置為“單倍行距〞?！?4〕單擊【確定】按鈕完成其間距的設(shè)置。至此，表格的標(biāo)題局部就制作完成了。8整理pptWord20033.2制作資金預(yù)算表〔1〕【表格】|【插入】|【表格】命令〔2〕在“表格尺寸〞選項(xiàng)區(qū)域中，將“列數(shù)〞設(shè)置為“9〞，“行數(shù)〞可根據(jù)需要自定〔在此也設(shè)置為“10〞〕?！?〕單擊【自動(dòng)套用格式】按鈕，在“表格樣式〞下拉列表中選擇“典雅型〞樣式。單擊【確定】按鈕，返回“插入表格〞對(duì)話框?！?〕單擊【確定】按鈕，將表格插入到文檔中?！?〕【表格】|【表格屬性】命令，設(shè)置表格的“居中〞對(duì)齊、行高、列寬以及單元格的大小和單元格中內(nèi)容的“居中〞垂直對(duì)齊方式等。9整理pptWord20033.2制作資金預(yù)算表〔6〕調(diào)整表格邊框：將表格的第二行選中，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇【邊框和底紋】命令，翻開(kāi)“邊框和底紋〞對(duì)話框中的“邊框〞選項(xiàng)卡，此時(shí)可以在“預(yù)覽〞區(qū)域中看到目前第二行的表格樣式是左、右為“雙線〞邊框，上、下為“單線〞邊框?！?〕在“線型〞下拉列表框中選擇“雙線〞，然后單擊兩次“預(yù)覽〞區(qū)域中代表“下邊框〞的按鈕，這樣，在“預(yù)覽〞區(qū)域中能夠看到第二行中的下邊框也為“雙線〞邊框。〔8〕單擊【確定】按鈕，完成設(shè)置。

10整理pptWord20033.2制作資金預(yù)算表〔9〕合并單元格：將第1行3、4列的兩個(gè)單元格合并；第1行5、6、7列的三個(gè)單元格合并；第1列的第1、2行兩個(gè)單元格合并；第2列的第1、2行兩個(gè)單元格合并；第8列的第1、2行兩個(gè)單元格合并；第9列的第1、2行兩個(gè)單元格合并；第10行2、3列的兩個(gè)單元格合并；第10行5、6列的兩個(gè)單元格合并?！?0〕合并完單元格之后，適當(dāng)表格的調(diào)整行高和列寬，并在表格中輸入內(nèi)容?！?1〕表格設(shè)置底紋：首先選中“編號(hào)〞列的表格內(nèi)容，右擊鼠標(biāo)，執(zhí)行【邊框和底紋】命令。11整理pptWord20033.2制作資金預(yù)算表〔12〕在“填充〞選項(xiàng)區(qū)域中，單擊【其他顏色】按鈕，在“顏色〞對(duì)話框的“標(biāo)準(zhǔn)〞選項(xiàng)卡中，選擇“RGB〔255，204，204〕〞，單擊【確定】按鈕，完成“編號(hào)〞列的底紋設(shè)置?！?3〕將“日期〞、“支出〞和“備注〞列的底紋設(shè)置成“象牙色〞；將“收入〞列的底紋設(shè)置成“RGB〔204，236，255〕〞；將“余額〞列和第10行中包含“收入總計(jì)〞和“支出總計(jì)〞的單元格設(shè)置成“淺青綠〞。設(shè)置完成底紋效果后表格如下圖。12整理pptWord20033.2制作資金預(yù)算表13整理pptWord20033.3使用公式計(jì)算表格數(shù)據(jù)表中的“收入〞和“支出〞列的金額都作了填寫(xiě)，“余額〞和“收入總計(jì)〞、“支出總計(jì)〞列需要計(jì)算得出。在Word中要實(shí)現(xiàn)計(jì)算功能，就需要借助于“公式〞功能，具體的操作步驟如下：〔1〕將光標(biāo)停留在表格中要插入公式的單元格中，在此選擇“收入總計(jì)〞右側(cè)的單元格?！?〕執(zhí)行菜單欄中的【表格】|【公式】命令，翻開(kāi)“公式〞對(duì)話框?！?〕在“公式〞輸入框中將自動(dòng)輸入計(jì)算公式“＝SUM(ABOVE)〞，在“數(shù)字格式〞下拉列表中選擇所需要的數(shù)字格式。14整理pptWord20033.3使用公式計(jì)算表格數(shù)據(jù)提示：“＝SUM(ABOVE)〞表示向上求和；“＝SUM(BELOW)〞表示向下求和；“＝SUM〔LEFT〕〞表示向左求和；“＝SUM(RIGHT)〞表示向右求和?！?〕單擊【確定】按鈕完成操作。這樣，計(jì)算結(jié)果就出現(xiàn)在單元格中了。提示：當(dāng)表格中的數(shù)據(jù)變化時(shí)，只要在含有公式的單元格中單擊鼠標(biāo)右鍵，執(zhí)行【更新域】命令，即可將計(jì)算結(jié)果進(jìn)行更新。15整理pptWord20033.4通過(guò)書(shū)簽計(jì)算表格數(shù)據(jù)如果是橫向求差，那該怎么辦呢？比方要計(jì)算“2003-12-1〞日的余額，就只有在“公式〞輸入框中輸入計(jì)算公式“＝12000-7500〞；在“數(shù)字格式〞下拉列表中選擇所需要的數(shù)字格式。單擊【確定】按鈕，計(jì)算結(jié)果將自動(dòng)顯示在單元格中。但是，當(dāng)表格中的數(shù)據(jù)變化之后，就要重新再定義公式中的參數(shù)。這樣就非常麻煩了，還不如使用“計(jì)算器〞方便。這時(shí)，就可以采取“書(shū)簽〞的方式進(jìn)行計(jì)算。16整理pptWord20033.4通過(guò)書(shū)簽計(jì)算表格數(shù)據(jù)“書(shū)簽〞是在文檔中的一種標(biāo)記，它代表了一段預(yù)先定義的文字或區(qū)域。假設(shè)將表格中的數(shù)據(jù)標(biāo)記為書(shū)簽，然后將書(shū)簽添加到公式中代替原來(lái)的具體數(shù)值進(jìn)行計(jì)算，那么即使參與計(jì)算的單元格數(shù)據(jù)值發(fā)生了變化，公式也不用重新定義，只要執(zhí)行刷新操作就可以得到新的計(jì)算結(jié)果了?！?〕選中剛剛計(jì)算出來(lái)的數(shù)值“4500〞，執(zhí)行菜單欄中的【插入】|【書(shū)簽】，翻開(kāi)“書(shū)簽〞對(duì)話框?！?〕在“書(shū)簽名〞輸入框中輸入所定義書(shū)簽的名稱，這里輸入“in〞代表余額。17整理pptWord20033.4通過(guò)書(shū)簽計(jì)算表格數(shù)據(jù)〔3〕單擊【添加】按鈕即可將數(shù)據(jù)標(biāo)記為書(shū)簽，即給余額列定義了書(shū)簽標(biāo)記。提示：如果表格中沒(méi)有“書(shū)簽〞標(biāo)記顯示，說(shuō)明沒(méi)有定義它的顯示狀態(tài)?？梢詧?zhí)行菜單欄中的【工具】|【選項(xiàng)】命令，翻開(kāi)“選項(xiàng)〞對(duì)話框中的“視圖〞選項(xiàng)卡。在“顯示〞選項(xiàng)區(qū)域中選中“書(shū)簽〞復(fù)選框，然后單擊【確定】按鈕即可?！?〕將填有“收入總計(jì)〞和“支出總計(jì)〞數(shù)值的兩個(gè)單元格分別插入書(shū)簽名為“income〞和“expend〞的書(shū)簽。18整理pptWord20033.4通過(guò)書(shū)簽計(jì)算表格數(shù)據(jù)〔5〕現(xiàn)在就來(lái)利用書(shū)簽進(jìn)行數(shù)據(jù)的計(jì)算。將光標(biāo)定位在“余額〞列的最后一個(gè)單元格上，執(zhí)行菜單欄中的【表格】|【公式】命令，翻開(kāi)“公式〞對(duì)話框。〔6〕在“公式〞文本框中輸入計(jì)算公式“＝income-expend〞。在“數(shù)字格式〞下拉列表中選擇所需要的數(shù)字格式?！?〕單擊【確定】按鈕，完成設(shè)置。19整理pptWord20033.4通過(guò)書(shū)簽計(jì)算表格數(shù)據(jù)利用書(shū)簽計(jì)算比起直接使用數(shù)字計(jì)算的優(yōu)勢(shì)在于：當(dāng)數(shù)值發(fā)生變化時(shí)，無(wú)需重新輸入公式，只要刷新結(jié)果就可以了，從而實(shí)現(xiàn)了Word中表格的自動(dòng)化計(jì)算。例如，將“支出總計(jì)〞中的數(shù)值改為“16000.00〞，然后選中剛剛的計(jì)算結(jié)果，按下鍵盤(pán)的F9鍵進(jìn)行刷新，隨即顯示結(jié)果將隨之改變。20整理pptWord20033.5利用單元格標(biāo)識(shí)計(jì)算表格數(shù)據(jù)在Word文檔中使用的表格，每個(gè)單元格都有一個(gè)惟一的標(biāo)識(shí)，可以直接在公式中引用這個(gè)標(biāo)識(shí)來(lái)確定單元格。Word中對(duì)于單元格的標(biāo)識(shí)規(guī)那么是：使用字母代表列，數(shù)字代表行。在公式中引用單元格時(shí)，必須符合一定的格式?！?〕引用單個(gè)單元格，那么在每個(gè)單元格之間要使用逗號(hào)將其分開(kāi)；〔2〕引用單元格區(qū)域，那么使用選定區(qū)域的首尾單元格來(lái)定義整個(gè)區(qū)域，在首尾單元格之間要使用冒號(hào)分隔。21整理pptWord20033.5利用單元格標(biāo)識(shí)計(jì)算表格數(shù)據(jù)〔3〕引用整行或整列的單元格，那么使用只有數(shù)字或字母的區(qū)域來(lái)表示。例如，在公式中引用表格的第三行的單元格，表示為3:3；而C:C那么表示表格的第三列。此種引用方法允許在計(jì)算時(shí)自動(dòng)包括表中一行或一列的所有單元格。但是在公式中引用區(qū)域單元格〔指該區(qū)域不是整行或整列〕時(shí)，在添加了單元格之后需要重新定義公式。22整理pptWord20033.5利用單元格標(biāo)識(shí)計(jì)算表格數(shù)據(jù)例如，計(jì)算表中的“余額〞“余額〞第一個(gè)單元格的標(biāo)識(shí)為“h3〞，其結(jié)果是“=d3-g3〞。將光標(biāo)停留在“h3〞中，執(zhí)行【表格】|【公式】命令，在“公式〞輸入框中，輸入公式，在“數(shù)字格式〞下拉列表中選擇所需要的數(shù)字格式。單擊【確定】按鈕，h3單元格即有計(jì)算結(jié)果了。計(jì)算h4單元格中的公式“=h3+d4-g4〞；后面的單元格計(jì)算方法依次類推。提示：計(jì)算公式“=h3+d4-g4〞的來(lái)歷：?jiǎn)卧駂4的值除了是其所對(duì)應(yīng)的“收入〞d4減去“支出〞g4外，還應(yīng)包括h3中的余額。23整理pptWord20033.5利用單元格標(biāo)識(shí)計(jì)算表格數(shù)據(jù)利用單元格的默認(rèn)標(biāo)識(shí)進(jìn)行的計(jì)算與使用書(shū)簽計(jì)算的方法是一樣的，在數(shù)值發(fā)生變化時(shí)，都可以通過(guò)按鍵盤(pán)上的F9鍵進(jìn)行刷新顯示的計(jì)算結(jié)果。在Word2003中表格的數(shù)據(jù)計(jì)算中，書(shū)簽和單元格標(biāo)識(shí)是可以混用的，這給計(jì)算提供了更大的方便。24整理pptWord2003常見(jiàn)問(wèn)題解答調(diào)整列寬時(shí)如何不影響相鄰列的寬度在調(diào)整表格某列寬度的時(shí)候，往往會(huì)影響相鄰列的寬度，其實(shí)只要在調(diào)整寬度的時(shí)候按下Shift鍵，然后再用鼠標(biāo)進(jìn)行調(diào)整工作，就可以在調(diào)整列寬時(shí)不影響鄰列的寬度。25整理pptWord2003常見(jiàn)問(wèn)題解答2.如何快速刪除表格刪除整個(gè)表格：選中整個(gè)表格，然后不要按照常規(guī)使用Delete鍵