印章使用管理辦法第一章總則一、為加強(qiáng)印章的管理，安全使用印章，使印章確實(shí)發(fā)揮標(biāo)志、權(quán)威、證明、憑信作用，特制定本辦法。二、適用范圍：本規(guī)定適用于XXXX物業(yè)管理有限公司的各部門、各項(xiàng)目以及下屬分公司。三、本規(guī)定所指的印章是指含北京XXXX物業(yè)管理有限公司、各物管中心的公章、財(cái)務(wù)章、以及一些專用章、法人名稱印章、法人名稱字樣等所有印章（以下簡(jiǎn)稱“印章”）。第二章印章的制作和啟用一、各部門、各項(xiàng)目應(yīng)遵循能簽字不蓋章的原則，盡量減少印章的使用頻次和刻制種類。二、新刻或改制印章須提出書面申請(qǐng)，并繪制印章樣式，簽報(bào)總經(jīng)理辦公室并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一刻制，異地項(xiàng)目由項(xiàng)目的綜合行政部刻制。三、總經(jīng)理辦公室制作印章應(yīng)到公安機(jī)關(guān)辦理登記手續(xù)，并到公安機(jī)關(guān)指定的單位刻制。四、印章制作好后，在頒發(fā)前，總經(jīng)理辦公室應(yīng)有詳細(xì)的交接登記，保管人/責(zé)任人在《印章印模備案表》（見附件）上簽字，并將印模報(bào)總經(jīng)理辦公室備案。五、印章啟用前，使用單位或部門應(yīng)將啟用時(shí)間書面通知辦公室。如使用單位或部門撤銷或改變名稱，印章應(yīng)繳還總經(jīng)理辦公室處理。印章的種類與審批根據(jù)公司目前的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)內(nèi)容，公司對(duì)印章進(jìn)行統(tǒng)一分類、統(tǒng)一刻制，項(xiàng)目自行刻制的印章無效，印章的種類及審批流程如下：一、公章（一）北京XXXX物業(yè)管理有限公司公章1、使用范圍：以公司名義對(duì)外發(fā)文、便函以及對(duì)外聯(lián)系工作的介紹信、對(duì)外的相關(guān)證明；勞動(dòng)合同；財(cái)務(wù)部門辦理財(cái)務(wù)信托、查帳、加支票密碼盒等業(yè)務(wù)。2、保管人：由總經(jīng)理辦公室專人保管。3、審批流程：使用公章的個(gè)人填寫《印章（證照）使用申請(qǐng)表》（見附件），說明蓋章的目的、用途、范圍等，經(jīng)項(xiàng)目總經(jīng)理/部門總經(jīng)理審批同意后，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后到保管人處蓋章。（二）分公司公章1、使用范圍：以分公司名義對(duì)外發(fā)文、便函以及對(duì)外聯(lián)系工作的介紹信；以分公司公司名義對(duì)外的相關(guān)證明等業(yè)務(wù)。2、保管人：公章由分公司專人保管，分公司的總經(jīng)理/常務(wù)副總經(jīng)理為公章的責(zé)任人，應(yīng)簽署由律師起草的《承諾書》（見附件）。3、審批流程：使用公章的個(gè)人填寫《印章（證照）使用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門經(jīng)理審批同意后，報(bào)分公司總經(jīng)理/常務(wù)副總經(jīng)理批準(zhǔn)后到保管人處蓋章。（三）物管中心公章1、使用范圍：以物管中心名義對(duì)外發(fā)文、便函以及對(duì)外聯(lián)系工作的介紹信、委托函、對(duì)外的相關(guān)證明等業(yè)務(wù)。2、保管人：由總經(jīng)理辦公室專人保管。異地物管中心公章由該物管中心的專人保管，由項(xiàng)目總經(jīng)理簽署承諾書。3、審批流程：使用公章的個(gè)人填寫《印章（證照）使用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門經(jīng)理、項(xiàng)目總經(jīng)理審批同意后，報(bào)公司經(jīng)總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后蓋章。異地物管中心公章的審批：使用公章的個(gè)人填寫《印章及證照使用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門經(jīng)理審批同意后，報(bào)項(xiàng)目總經(jīng)理批準(zhǔn)后蓋章。二、專用章（一）合同專用章1、使用范圍：以公司、分公司名義簽訂的協(xié)議、合同等。2、保管人：公司的合同章由公司的法務(wù)助理保管，分公司的合同章由分公司的專人進(jìn)行保管。3、審批流程：按照公司合同管理的相關(guān)規(guī)定履行合同審批手續(xù)，并按照公司授權(quán)體系規(guī)定之審批權(quán)限由總經(jīng)理授權(quán)的相關(guān)人員簽署、用印。（二）財(cái)務(wù)專用章財(cái)務(wù)類的各種印章（財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、人名章等）的使用范圍、保管人以及審批流程按照財(cái)務(wù)制度執(zhí)行。（三）人事專用章1、使用范圍：辦理社保手續(xù)以及以公司人力資源部名義開出的證明2、保管人：人力資源部專人保管3、審批流程：按照人力資源部的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）車位管理專用章1、使用范圍：各物管中心簽訂車位出租協(xié)議；辦理停車證；車輛計(jì)費(fèi)單；車險(xiǎn)證明等相關(guān)業(yè)務(wù)。2、保管人：物管中心財(cái)務(wù)部專人保管。3、審批流程：按照物管中心《車位租賃管理制度》及流程執(zhí)行。（五）房屋出租專用章1、使用范圍：各物管中心簽訂房屋出租協(xié)議等相關(guān)業(yè)務(wù)。2、保管人：物管中心財(cái)務(wù)部專人保管。3、審批流程：按照物管中心《房屋租賃管理制度》及流程執(zhí)行。（六）客服通知專用章1、使用范圍：以物管中心名義向住戶發(fā)放的各類收費(fèi)通知、催繳收費(fèi)單以及下發(fā)的各類違規(guī)通知單、緊急通知等所有通知。2、保管人：物管中心客戶服務(wù)部專人保管。3、審批流程：用章部門填寫《印章（證照）使用申請(qǐng)表》，經(jīng)客戶服務(wù)部負(fù)責(zé)人同意后，報(bào)項(xiàng)目總經(jīng)理批準(zhǔn)后蓋章。（七）裝修管理專用章1、使用范圍：業(yè)主裝修申請(qǐng)時(shí)簽訂的裝修協(xié)議書、消防協(xié)議書；施工許可證；施工出入證；動(dòng)火證等相關(guān)業(yè)務(wù)。2、保管人：物管中心工程部專人保管。3、審批流程：裝修協(xié)議書、消防協(xié)議書經(jīng)項(xiàng)目總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后方可使用，此章只對(duì)裝修文件專用。按照物管中心的《裝修管理規(guī)定》中的相關(guān)要求辦理蓋章手續(xù)。第四章印章的使用一、各類印章經(jīng)審批后方可用印，嚴(yán)禁在空白信件、獎(jiǎng)狀蓋印，確有需要用印的，要嚴(yán)格履行用章手續(xù)，用后及時(shí)存檔。凡對(duì)外文件使用印章，經(jīng)批準(zhǔn)加蓋公章后，需掃描或復(fù)印備份加章文件副本，存檔備案。二、使用帶存根的公函或介紹信，證明信等要蓋兩處印章，一處蓋在公函連接線上，一處蓋在法人名章落款處，凡是在落款處加蓋的印章都要“騎年蓋月”三、原則上不得將印章私自攜帶外出。若確因工作需要攜帶公章外出，應(yīng)審批流程進(jìn)行審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可帶出,并在《印章借出登記表》（見附件）進(jìn)行登記。四、合同專用章的印章保管人須審核：1、該合同所涉相關(guān)各部門已經(jīng)在《合同審批單》相應(yīng)位置審批并簽署意見；2、合同已經(jīng)相應(yīng)的公司領(lǐng)導(dǎo)簽署。以上1.2項(xiàng)必須同事具備方可使用印章，同時(shí)加蓋騎縫章。五、蓋章后的印章使用登記表應(yīng)與蓋章文件的復(fù)印件一并存檔，并按照《印章（證照）使用情況登記表》的要求做好登記工作。第五章印章的保管責(zé)任一、各部門、各項(xiàng)目需指定專人保管印章，并使用保險(xiǎn)柜加鎖保管。應(yīng)由專人做好印章的登記、審批、存檔等日常管理工作。二、印章保管人要堅(jiān)持原則，按規(guī)定辦事，提高警惕、嚴(yán)防私用、盜用公章，以免造成損失。對(duì)不符合規(guī)定手續(xù)的用印，有權(quán)拒絕，并應(yīng)及時(shí)向總經(jīng)理辦公室報(bào)告。三、對(duì)印章保管人疏忽或故意等原因用印，而造成的損失，公司將追究相關(guān)法律責(zé)任，并給予行政和經(jīng)濟(jì)處罰。四、項(xiàng)目的印章應(yīng)指定專人進(jìn)行管理，并將其管理人員報(bào)總辦備案。五、分公司及項(xiàng)目管理的印章如有銷毀、更換、新增印章要及時(shí)上報(bào)總經(jīng)理辦公室。第五章附則一、本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。二、原《印章及證照使用管理規(guī)定》即日起作廢。三、本辦法由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋。附件1：《印章（證照）使用申請(qǐng)表》附件2：《印章（證照）使用情況登記表》附件3：《印章（證照）借出登記表》附件4：《印章印模備案表》附件5：印章保管承諾書、北京XXXX物業(yè)管理有限公司印章（證照）使用申請(qǐng)表編號(hào)：YYJYWY-XZ-02-F2版本：A/1表格生效期：序號(hào)：申請(qǐng)日期印章/證照類別使用部門數(shù)量原因:申請(qǐng)人:項(xiàng)目經(jīng)理/部門經(jīng)理：批準(zhǔn)人:年月日北京XXXX物業(yè)管理有限公司印章（證照）使用申請(qǐng)表編號(hào)：YYJYWY-XZ-02-F2版本：A/1表格生效期：序號(hào)：申請(qǐng)日期印章/證照類別使用部門數(shù)量原因:申請(qǐng)人:項(xiàng)目經(jīng)理/部門經(jīng)理：批準(zhǔn)人:年月日北京XXXX物業(yè)管理有限公司印章借出登記表編號(hào)：YYJYWY-XZ-02-F3版本：A/1表格生效期：序號(hào)：日期使用部門印章類別借出原因數(shù)量歸還日期使用人簽字北京XXXX物業(yè)管理有限公司印章（證照）使用情況登記表編號(hào)：YYJYWY-XZ-02-F3版本：A/1表格生效期：序號(hào)：日期使用部門數(shù)量使用人批準(zhǔn)人印章、證照類別北京XXXX物業(yè)管理有限公司印章印模備案表印章名稱：印章名稱：（蓋章）（蓋章）保管部門：保管人：保管部門：保管人：印章名稱：印章名稱：（蓋章）（蓋章）保管部門：保管人：保管部門：保管人：印章名稱：印章名稱：（蓋章）（蓋章）保管部門：保管人：保管部門：保管人：承諾書本人系北京XXXX物業(yè)管理有限公司分公司公章、合同專用章的被授權(quán)保管者。本人確認(rèn)：分公司公章使用應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守《印章使用管理辦法》，本人已經(jīng)仔細(xì)閱讀了上述條款，并保證將嚴(yán)格遵循此規(guī)定。分公司合同章的使用，還應(yīng)按照公司合同審批流程，得到公司董事長(zhǎng)或總經(jīng)理的授權(quán)。本人承諾：分公司任何人員在使用公章、合同專用章時(shí)，應(yīng)當(dāng)?shù)玫奖本XXX物業(yè)管理有限公司本部或本人的授權(quán)或同意；