單位會議服務流程CONTENTS會議準備階段會議召開階段會議總結階段會議后服務階段會議準備階段01明確會議討論的核心問題，確保與會者對會議議題有清晰的認識。會議主題明確會議期望達成的目標，如決策、溝通、解決問題等。會議目的確定會議主題和目的選擇合適的會議時間，確保與會者能準時參加，同時考慮工作和其他安排。選擇適合會議需求的場地，確保設施完備、環(huán)境適宜。確定會議時間和地點會議地點會議時間根據(jù)會議主題和目的，確定需要參與的部門或人員，確保相關利益方參與。參會人員根據(jù)會議議題和參會人員特點，進行合理分組，以便于討論和交流。分組討論確定參會人員和分組會議議程列出會議議題、討論要點和時間分配，確保會議內容全面且重點突出。日程安排制定詳細的日程表，包括每個議程的時間安排、發(fā)言順序等，以便與會者提前準備。制定會議議程和日程安排會議召開階段02簽到參會人員到達會議現(xiàn)場后，應在簽到處進行簽到，領取相關資料和座位卡。接待會議工作人員應熱情接待參會人員，解答疑問，提供必要的幫助。簽到與接待開場致辭與介紹開場致辭會議主持人進行開場致辭，對參會人員表示歡迎，簡要介紹會議的主題和目的。介紹主持人對會議議程、參會人員、主講嘉賓進行簡要介紹，讓參會人員了解會議背景和相關情況。VS主講嘉賓或相關負責人就會議主題進行發(fā)言，分享經驗和見解，提出解決方案。討論參會人員就發(fā)言內容進行提問和討論，提出自己的觀點和建議，進行互動交流。主題發(fā)言主題發(fā)言與討論會議進行一段時間后，安排茶歇時間，供參會人員休息、交流和放松。茶歇在茶歇期間，參會人員可自由交流，建立聯(lián)系，加深了解，促進合作。交流茶歇與交流會議總結階段03會議內容總結對本次會議的主題、討論內容和主要觀點進行概括和提煉，確保所有參會人員對會議內容有清晰的認識。成果梳理對本次會議達成的共識、決策和行動計劃進行整理，明確會議的成果和價值。總結會議內容與成果根據(jù)會議的決策和共識，制定具體的行動計劃，包括責任人、時間節(jié)點和預期目標。將行動計劃中的任務進行合理分配，確保各項任務能夠得到有效執(zhí)行。行動計劃制定任務分配確定下一步行動計劃致謝表達對參會人員的參與和支持表示感謝，肯定他們在本次會議中的貢獻和價值。要點一要點二道別致意在會議結束時，向參會人員道別，并表達對未來的期望和祝愿。感謝與道別會議后服務階段04整理會議資料將會議中使用的文件、資料、講稿等進行整理，確保資料完整無缺。歸檔將整理好的會議資料進行分類歸檔，以便后續(xù)查閱和使用。整理會議資料并歸檔發(fā)送感謝信和反饋問卷在會議結束后，向參會人員發(fā)送感謝信，表達對他們的感謝和尊重。發(fā)送感謝信向參會人員發(fā)送反饋問卷，了解他們對會議的評價和建議，以便改進后續(xù)的會議組織和服務。發(fā)送反饋問卷對會議中確定的事項進行跟進，確保各項任務得到有效執(zhí)行