計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)在文秘工作中的作用摘要：隨著現(xiàn)在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展及其在實(shí)際生活中的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的政府及企業(yè)管理模式逐漸向著電子化的管理模式發(fā)展，最終形成了一個(gè)高度智能化、網(wǎng)絡(luò)化的電子政府和電子企業(yè)。而在管理中，文秘工作是有預(yù)見性和超前性的，是一項(xiàng)細(xì)致的工作，任何一個(gè)微小的環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會(huì)造成一定的影響。文秘人員自身素質(zhì)如何，直接影響著企業(yè)各項(xiàng)工作的開展和任務(wù)的完成。高速推進(jìn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用對文秘工作將會(huì)產(chǎn)生哪些影響？文秘工作者應(yīng)該如何應(yīng)對以適應(yīng)這個(gè)市場，促進(jìn)辦公室工作更好的完成？本文就此問題做出探討。關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用；文秘工作；辦公自動(dòng)化；信息化時(shí)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)相關(guān)概念1、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)所謂計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，就是把分布在不同地區(qū)的計(jì)算機(jī)和專門的外部設(shè)備，用通信線路互連接成一個(gè)大規(guī)模的高性能網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使眾多的計(jì)算機(jī)可以更方便地進(jìn)行信息傳遞，硬件、軟件、數(shù)據(jù)信息等資源共享信息等資源。[1]其基本功能是幫助資源共享、信息的傳輸與集中處理、均衡負(fù)荷與分布處理、提供綜合信息服務(wù)等的實(shí)現(xiàn)。是現(xiàn)代通信技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物，是提高信息資源利用效率，加快信息傳遞的有效途徑。一個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)人網(wǎng)絡(luò)，便實(shí)現(xiàn)了共享資源，提高可靠性，同時(shí)分擔(dān)負(fù)荷和實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)管理。2、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用指建立在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上的各種應(yīng)用服務(wù)。在國家及政府的大力倡導(dǎo)下，電子商務(wù)、政務(wù)、企業(yè)Intranet的建立與應(yīng)用等，政企兩股力量搶進(jìn)的推進(jìn)了互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展。中國網(wǎng)民數(shù)量迅速增加，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)給人們提供了過去未曾有過的速度與便利。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)從無到有，迅速滲透到中國大部分地區(qū)，國人已經(jīng)視網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)為日常生活中不可缺少的部分。[2]計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)速率在不斷提高，網(wǎng)絡(luò)覆蓋范圍隨之不斷擴(kuò)大，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上的應(yīng)用也在迅速發(fā)展。地域上分散的具有獨(dú)立自治功能的計(jì)算機(jī)通過通信設(shè)施互連的集合體，完成資源共享、遠(yuǎn)程操作、協(xié)調(diào)配合等功能，以達(dá)到計(jì)算機(jī)的互連互操作和協(xié)同工作。目前發(fā)展較為完善的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)主要包括：傳統(tǒng)的Internet的發(fā)展，如電子郵件、文件傳輸、遠(yuǎn)程登錄等；網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)的發(fā)展，如各種操作系統(tǒng)的互連功能、網(wǎng)絡(luò)管理功能及網(wǎng)絡(luò)安全功能等；Intranet的發(fā)展主要是Internet技術(shù)在企業(yè)內(nèi)部的應(yīng)用，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各部門之間的有效傳輸；移動(dòng)計(jì)算技術(shù)，移動(dòng)通信與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的結(jié)合使便攜PC、筆記本、手持PC及其他移動(dòng)設(shè)備的硬件和操作系統(tǒng)成為新的技術(shù)發(fā)展方向，通過無線或有線方式為移動(dòng)用戶提供信息訪問信息管理服務(wù)；WWW信息服務(wù)技術(shù)的發(fā)展，是實(shí)現(xiàn)資源共享和信息查詢的重要手段；計(jì)算機(jī)協(xié)同工作技術(shù)的發(fā)展，如工作流管理系統(tǒng)、協(xié)同編著和協(xié)同設(shè)計(jì)、多媒體計(jì)算機(jī)會(huì)議等。[3]隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)路應(yīng)用技術(shù)在各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，對于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)的掌握，對于每一個(gè)就業(yè)、從業(yè)、待業(yè)人員都有非同小可的影響及作用。其中，傳統(tǒng)的Internet應(yīng)用技術(shù)、WWW信息服務(wù)技術(shù)、Intranet應(yīng)用技術(shù)以及計(jì)算機(jī)協(xié)同工作技術(shù)，都對我國文秘工作有深厚的影響作用，既為文秘工作提供了便利，同時(shí)又對文秘工作人員提出了更高的職業(yè)要求。筆者將在下文，詳細(xì)分析闡述兩者間的重要關(guān)系。文秘工作文秘工作的定義1998年5月，我國勞動(dòng)部（現(xiàn)勞動(dòng)和社會(huì)保障部）在其新頒布的《秘書職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)》中將“秘書”概念定義為：專門從事辦公室程序工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理財(cái)務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及實(shí)施服務(wù)的人員。[4]在我國，秘書分三類：初級秘書，以接電話、發(fā)傳真、收發(fā)信件等服務(wù)型為主；中等秘書（一般性秘書），能用英文寫一般信函、起草報(bào)告和準(zhǔn)備會(huì)會(huì)議等；高級秘書（經(jīng)理助理），起草重要的合同文本、懂法律、稅務(wù)知識，具備應(yīng)急處理能力，有較強(qiáng)的語文素養(yǎng)和較高的應(yīng)用寫作能力。文秘工作的職責(zé)文秘工作內(nèi)容沒有定勢，可以概括為：輔助領(lǐng)導(dǎo)辦文辦事的綜合性工作，并擔(dān)負(fù)著上情下達(dá)、下情上報(bào)、對外交往以及后勤服務(wù)等。文秘工作處于協(xié)調(diào)各部門和連接領(lǐng)導(dǎo)和基層的樞紐地位，同時(shí)具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、把關(guān)、督辦等六大主要職能。具體作業(yè)包括如記錄工作、公文處理、檔案管理、信息參考、行政事務(wù)等。[5]記錄工作記錄工作包括領(lǐng)導(dǎo)口授記錄、接待來訪記錄、電話記錄、會(huì)議記錄等。文秘工作文員需要詳細(xì)記錄各種日常事務(wù)的細(xì)節(jié)，以便今后存檔、調(diào)用，做到任何細(xì)節(jié)事件都有據(jù)可查，通過對記錄的整理，為上級領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息參考，最終做出正確的決策。原始的記錄手段主要依靠紙筆記錄和文秘工作人員的記憶力，這種單一簡單的手段存在一定的主觀性，難以保證記錄信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。公文處理公文處理包括對各部門呈遞的材料初審，上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，已經(jīng)對領(lǐng)導(dǎo)做出的指示來看，不僅實(shí)現(xiàn)了高效運(yùn)作，同時(shí)因?yàn)闇p少了過程中參與的人員，降低了由于工作交接帶來的誤差和錯(cuò)誤，保證了信息的準(zhǔn)確性。WWW信息服務(wù)技術(shù)WWW信息服務(wù)技術(shù)對于文秘工作的影響主要是在信息查詢、收集方面，文秘人員能夠在短時(shí)間能收集到圖文并茂的大量信息供領(lǐng)導(dǎo)決策做參考。大量的信息是優(yōu)秀的文秘人員必備的，但信息的真實(shí)有效性也頗為重要，這就要就文秘工作人員有一定得分析能力。移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)移動(dòng)通信與計(jì)算機(jī)的結(jié)合通過便攜式PC、筆記本、手持PC機(jī)其他移動(dòng)設(shè)備，為文秘工作人員的工作提供了及時(shí)性。使得文秘人員對上級領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)更加便利優(yōu)質(zhì)，尤其對于信息參考、日程安排等工作。計(jì)算機(jī)協(xié)同工作技術(shù)筆者認(rèn)為，如果說前面的技術(shù)為文秘工作提供的是間接輔助工作，那么計(jì)算機(jī)協(xié)同技術(shù)則為文秘的日常工作提供了更直接的影響作用。計(jì)算機(jī)協(xié)同工作（CSCW）是是地域分散的一個(gè)群體借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，共同協(xié)作完成一項(xiàng)任務(wù)。通過建立協(xié)同工作的環(huán)境，改善人們進(jìn)行信息的方式，消除或減少人們在時(shí)間和空間上的相互分隔的障礙，從而節(jié)省工作人員的時(shí)間和精力，提高群體工作質(zhì)量和效率。如共享文件系統(tǒng)提供的資源共享能力，電子郵件和多媒體會(huì)議系統(tǒng)提供的人與人之間的通信支持功能，工作流和決策支持系統(tǒng)的組織管理功能。[3]常見的計(jì)算機(jī)協(xié)同技術(shù)主要有：工作流管理系統(tǒng)、多媒體計(jì)算機(jī)會(huì)議及協(xié)同編著和協(xié)同設(shè)計(jì)。這其中對文秘工作影響最直接的是工作流管理系統(tǒng)和多媒體計(jì)算機(jī)會(huì)議。工作流管理系統(tǒng)對工作流的管理提供輔助支持，自動(dòng)完成有關(guān)信息交換和傳遞，從而加速了有關(guān)的電子文檔的處理速度，提高工作效率。同時(shí)，由于文秘工作的基礎(chǔ)就是會(huì)議等信息的記錄，多媒體會(huì)議使得會(huì)議信息有案可查，并且實(shí)現(xiàn)了異地會(huì)議的進(jìn)行。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不僅給文秘人員的工作創(chuàng)造了前所未有的環(huán)境條件，而且?guī)砹思夹g(shù)手段的更新和思維方式、價(jià)值觀念、生活方式的全面變化，而這一切改變要建立在良好的個(gè)人信息素養(yǎng)基礎(chǔ)上。所以文秘工作者不僅要注意以上的問題同時(shí)更要與時(shí)俱進(jìn)，方能“大海無邊天做岸，登臨絕頂我為峰?！盵4]計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)對文秘工作的要求文秘人員要搞好本職工作，一定要具有高尚的職業(yè)道德，這是做好文秘工作的基本前提。同時(shí)，還應(yīng)有自己特殊的知識修養(yǎng)、技能修養(yǎng)、品德修養(yǎng)、作風(fēng)修養(yǎng)等方面的要求。[8]以下是筆者認(rèn)為計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)對文秘工作的幾點(diǎn)要求：提高自身綜合素養(yǎng)盡管收文、發(fā)文、存檔和管理等公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)看起來簡單，但對于工作者品性的要求是很高的。在信息化時(shí)代文秘工作崗位上，不再是傳統(tǒng)的通過文字的抄寫、記錄和文稿起草，還需要擁有大量的信息儲(chǔ)備，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。這就要求文秘人員有細(xì)膩的信心思，基本的文化修養(yǎng)。培養(yǎng)綜合分析與應(yīng)用能力文秘工作是一個(gè)綜合的、大量的瑣碎工作，每一份文件都將會(huì)涉及到許多領(lǐng)導(dǎo)和部門。由于WWW網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的發(fā)展，文秘人員面臨的是大量的信息流，因此，在文件處理上，需要文秘工作人員對所有的文件能夠先知先覺，把好第一道關(guān)，做好信息的預(yù)覽及初過濾，在大量的信息中挖掘核心的信息價(jià)值，以提供給領(lǐng)導(dǎo)及其他部門。同時(shí)，還要注意上道工序與下道工序的銜接，系統(tǒng)的管理文件，以便于今后的查找應(yīng)用和歸檔。只有通過文書處理的綜合分析與應(yīng)用，才能在信息化的今天，在大量的信息流中獲得對自己有效地信息。對各種自動(dòng)化辦公設(shè)備、系統(tǒng)的掌握由于文秘工作越來越多的涉及到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)，面對多種檔案信息資源，文秘人員應(yīng)該如何依靠現(xiàn)代化手段收藏處理信息，以便及時(shí)、迅速、準(zhǔn)確地提供檔案信息服務(wù)，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，成為計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)隊(duì)文秘人員提出的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。這就意味著今天的文秘工作人員需要對各種自動(dòng)化辦公設(shè)備、體統(tǒng)的掌握，甚至在今后系統(tǒng)的完善中，需要這些直接使用系統(tǒng)的文秘人員提出寶貴的修改意見。信息技術(shù)使文秘與檔案管理工作在管理理念、服務(wù)方式、服務(wù)手段等方面結(jié)合得越來越緊密，有“同一化”的趨勢，因此。文秘工作與檔案工作必須實(shí)行“文檔一體化”管理模式。要求文件和檔案管理系統(tǒng)由實(shí)體保管型向虛擬智能型轉(zhuǎn)變，工作重心要轉(zhuǎn)向數(shù)字化信息管理，由紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)向電子文檔管理，管理模式要由被動(dòng)服務(wù)型轉(zhuǎn)向主動(dòng)參與型，實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案管理工作的規(guī)范銜接。文秘人員要努力鉆研信息技術(shù)，全面掌握電子文件形成與管理的特點(diǎn)，利用專業(yè)知識進(jìn)行電子檔案的科學(xué)管理，把電子文件和檔案功能需求充分體現(xiàn)到系統(tǒng)的設(shè)計(jì)當(dāng)中，保證電子文件的有效管理。[9]需要掌握常用辦公軟件有：數(shù)據(jù)處理軟件Excel2000、文稿PowerPoint2000、網(wǎng)頁制作軟件FrontPage2000，以及反病毒軟件KILL98forWindoWs95／98單機(jī)版和壓縮工具軟件WinZip8.1等常用軟件。存在的問題安全性、私密性文秘人員的工作涉及大量的信息及上下級溝通，隨網(wǎng)絡(luò)規(guī)模的擴(kuò)大和用戶的增加，網(wǎng)絡(luò)安全的重要性越來越突出。網(wǎng)絡(luò)資源訪問的安全技術(shù)正不斷成熟，盡管已形成了網(wǎng)絡(luò)資源訪問中的權(quán)限檢查和控制機(jī)制，但部分不法份子仍然潛心鉆空子。因此在使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)的時(shí)候，必須嚴(yán)格注意安全問題。另外，對于內(nèi)部Intranet系統(tǒng)的登錄，也需要通過各種協(xié)議，對登錄權(quán)限做好嚴(yán)格的控制，對于內(nèi)部資源的共享做好私密工作。人員缺乏由于信息時(shí)代的計(jì)算機(jī)網(wǎng)路應(yīng)用技術(shù)對文秘工作人員有較高的要求，目前我國具有一定的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)基礎(chǔ)的文秘工作人員還比較缺乏，對辦公自動(dòng)化的發(fā)展還存在一定的阻礙。因此，作為當(dāng)下正在學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)網(wǎng)路應(yīng)用技術(shù)的大學(xué)生，更應(yīng)該慎重的考慮就業(yè)方向。隨著現(xiàn)在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展及其在實(shí)際生活中的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的政府及企業(yè)管理模式逐漸向著電子化的管理模式發(fā)展，最終形成了一個(gè)高度智能化、網(wǎng)絡(luò)化的電子政府和電子企業(yè)。而在管理中，文秘工作是有預(yù)見性和超前性的，是一項(xiàng)細(xì)致的工作，任何一個(gè)微小的環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會(huì)造成一定的影響。文秘人員自身素質(zhì)、綜合技能、分析能力等，直接影響著企業(yè)各項(xiàng)工作的開展和任務(wù)的完成。同時(shí)，高速推進(jìn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用對文秘工作也產(chǎn)生了深厚的影響，不僅提高了效率、準(zhǔn)確性、便利性，又對于當(dāng)下高速信息流轉(zhuǎn)時(shí)代下的文秘工作人員提出了更高的要求。作為一名為文秘工作人員，應(yīng)該考慮時(shí)代背景下的個(gè)人素質(zhì)問題，而作為計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)的掌握者，也應(yīng)該加大研發(fā)力度，不斷完善辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)文秘工作的現(xiàn)代化、自動(dòng)化，提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。參考文獻(xiàn)[1]劉愛萍.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用和發(fā)展.平原大學(xué)學(xué)報(bào)，1998，（4）：49-50[2]徐鐵英.淺談?dòng)?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用與發(fā)展.新視角，2008，（3）：125[3]史美林，向勇，伍尚廣.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的新發(fā)展.信息時(shí)代，1997，（1）：42-45[4]曹金浩.如何做好文秘工作.文化與傳播[5]張紅娥.淺談企業(yè)文秘工作人員素養(yǎng)[B].陜西煤炭，2008，（6）：121-124[6]張春有.現(xiàn)代文秘工作與檔案管理工作的規(guī)范銜接[J].山西檔案,2001,(3):32[7]陳泯.淺議電子政府建設(shè)與文秘工作演進(jìn).信息化建設(shè)，2005，（10）：42-43[8]梁潔宣，施建輝.如何有效地銜接文秘工作于檔案管理.民營科技，2009，（9）：129[9]惠芬，王永君.信息時(shí)代的文秘工作與檔案管理工作.寶雞文理學(xué)院學(xué)報(bào)，2006，（6）[10]饒欣平，陳承文.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用簡介.山東化工，2000，（5