第頁(yè)共頁(yè)人事檔案歸檔制度范文一、制度目的建立科學(xué)、規(guī)范的人事檔案歸檔制度，旨在加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理，確保人事檔案的完整性、可靠性和保密性，以便提供有效的人事信息支持和保障企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)。二、適用范圍本制度適用于企業(yè)所有員工的人事檔案管理工作。三、責(zé)任主體1.人事部門負(fù)責(zé)制定人事檔案歸檔的操作流程和工作標(biāo)準(zhǔn)，并組織培訓(xùn)和督促各部門執(zhí)行；2.各部門負(fù)責(zé)按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)將相關(guān)的人事文件歸檔，并定期進(jìn)行檔案檢查和整理；3.全體員工有責(zé)任保護(hù)和正確使用人事檔案信息。四、流程與要求1.檔案管理流程（1）新員工入職時(shí)，人事部門負(fù)責(zé)收集員工相關(guān)的個(gè)人信息并建立檔案；（2）員工轉(zhuǎn)正后，人事部門將其檔案交由所在部門進(jìn)行保管，并進(jìn)行登記和編號(hào)；（3）員工離職或調(diào)動(dòng)時(shí)，所在部門負(fù)責(zé)將其檔案歸還給人事部門，并進(jìn)行注銷和整理；（4）檔案定期進(jìn)行檢查、整理和存儲(chǔ)。2.檔案管理要求（1）人事檔案應(yīng)按照員工姓名、工號(hào)等信息進(jìn)行編號(hào)和歸檔；（2）檔案材料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和存放，確保易于查閱和管理；（3）檔案室應(yīng)設(shè)有專門的保管人員負(fù)責(zé)人事檔案的管理和保密工作；（4）檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備保密性、完整性和可靠性，并定期備份和維護(hù)。五、保密措施1.人事檔案應(yīng)嚴(yán)格保密，不得隨意泄露或提供給外部人員；2.檔案室應(yīng)有專門的門禁措施，確保只有授權(quán)人員能夠進(jìn)入；3.員工在查閱檔案時(shí)應(yīng)填寫申請(qǐng)表并經(jīng)過審批，且不得將檔案材料帶出檔案室；4.檔案室應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查和巡視，確保檔案的安全可靠性；5.在檔案移交、借閱和歸還過程中，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的登記和核對(duì)，確保檔案的完整性。六、檔案保存期限1.在職員工的檔案應(yīng)保存至其離職后的五年，期滿后進(jìn)行銷毀；2.離職員工的檔案應(yīng)保存至其離職后的三年，期滿后進(jìn)行銷毀；3.對(duì)于涉及法律訴訟的檔案，應(yīng)根據(jù)法律規(guī)定的時(shí)限進(jìn)行保存；4.對(duì)于特殊崗位的員工檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行保存。七、制度執(zhí)行與監(jiān)督1.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)本制度進(jìn)行組織實(shí)施，并確保全體員工遵守；2.人事部門應(yīng)定期對(duì)各部門的檔案進(jìn)行檢查和評(píng)估，并提出改進(jìn)意見；3.對(duì)檔案管理不規(guī)范甚至存在違規(guī)行為的人員，將給予相應(yīng)的紀(jì)律處理；4.人事部門應(yīng)定期與有關(guān)單位進(jìn)行溝通和交流，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，不斷完善人事檔案管理制度。八、違反規(guī)定的處理1.對(duì)于故意篡改檔案、私自銷毀檔案或泄露檔案信息的人員，將取消其檔案操作權(quán)限，并給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；2.對(duì)于違反檔案管理制度的人員，將按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行追責(zé)和處理。以上是人事檔案歸檔制度的范文，具體執(zhí)行細(xì)則和規(guī)定可根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行補(bǔ)充和完善。制度的建立和執(zhí)行要求各部門和員工嚴(yán)格按照規(guī)定操作，并加強(qiáng)對(duì)檔案管理的監(jiān)督和評(píng)估，確保人事檔案的安全和可靠性，保護(hù)員工的合法權(quán)益和企業(yè)的利益。人事檔案歸檔制度范文（二）一、目的和范圍1.1目的本制度的目的是規(guī)范和統(tǒng)一管理企業(yè)的人事檔案，確保檔案的安全性、準(zhǔn)確性和完整性，為企業(yè)的人事管理工作提供有效的支持和依據(jù)。1.2范圍本制度適用于企業(yè)所有員工的人事檔案管理工作，包括員工的基本信息、入職材料、勞動(dòng)合同、調(diào)動(dòng)記錄、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。二、主要內(nèi)容2.1檔案歸檔的責(zé)任部門人力資源部負(fù)責(zé)全面負(fù)責(zé)和協(xié)調(diào)企業(yè)的人事檔案管理工作，并設(shè)立專門的檔案管理人員負(fù)責(zé)具體的檔案管理工作。2.2歸檔的原則和要求（1）保密原則：人事檔案具有保密性，未經(jīng)本人同意或法律規(guī)定，不得向他人透露或提供。（2）準(zhǔn)確原則：檔案的內(nèi)容必須準(zhǔn)確無(wú)誤，對(duì)于檔案中的每一項(xiàng)信息，應(yīng)有明確的來(lái)源和驗(yàn)證途徑。（3）完整原則：每個(gè)員工的檔案必須保持完整，不得有遺漏或遺失的情況。（4）可追溯原則：檔案的每一項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)能追溯到相關(guān)的文件材料，便于查閱和核對(duì)。2.3檔案歸檔流程（1）檔案整理：由專門的檔案管理人員負(fù)責(zé)對(duì)員工的各類檔案進(jìn)行整理和歸檔，并進(jìn)行標(biāo)識(shí)和分類。（2）檔案登記：每個(gè)員工的檔案必須進(jìn)行詳細(xì)的登記，包括姓名、工號(hào)、職務(wù)、入職日期等基本信息。（3）檔案存放：檔案應(yīng)妥善存放，確定一個(gè)專用的檔案室或柜子，設(shè)有防火、防潮等措施，確保檔案的安全性。（4）檔案借閱：?jiǎn)T工需要查閱自己的檔案，需填寫借閱申請(qǐng)并經(jīng)過相關(guān)部門審批，嚴(yán)禁私自調(diào)閱他人檔案。借閱期限不得超過3天。（5）檔案銷毀：檔案達(dá)到保留期限之后，由專門的檔案管理人員負(fù)責(zé)進(jìn)行銷毀，銷毀過程必須符合相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，銷毀記錄必須保存。2.4檔案管理人員的職責(zé)（1）負(fù)責(zé)制定和完善人事檔案管理的制度和流程。（2）對(duì)員工檔案進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案的安全性和完整性。（3）對(duì)新員工進(jìn)行檔案登記，及時(shí)更新和完善檔案信息。（4）負(fù)責(zé)員工檔案的存放和借閱，確保檔案的安全和保密。（5）向相關(guān)部門和員工提供檔案咨詢和查詢服務(wù)。（6）定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理問題。（7）組織和參與檔案培訓(xùn)和交流活動(dòng)，提高檔案管理的水平。三、宣傳和培訓(xùn)3.1宣傳本制度應(yīng)通過內(nèi)部通知、人事制度手冊(cè)、企業(yè)網(wǎng)站等渠道進(jìn)行宣傳，讓員工了解和熟悉制度的內(nèi)容和要求。3.2培訓(xùn)人力資源部應(yīng)組織相關(guān)的培訓(xùn)和交流活動(dòng)，提高檔案管理人員的專業(yè)水平和檔案管理的效率和質(zhì)量。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理的基本知識(shí)、操作流程、法律法規(guī)等。四、監(jiān)督和檢查4.1監(jiān)督人力資源部負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理工作中的問題和不足，確保制度的執(zhí)行。4.2檢查人力資源部應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清理，確保檔案的完整性和可查性。對(duì)于存在問題的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改和補(bǔ)充。五、制度的保密性和可行性5.1保密性檔案管理人員必須具有良好的保密意識(shí)，嚴(yán)守保密原則，不得泄露或提供檔案信息給未經(jīng)授權(quán)的人員。5.2可行性本制度的內(nèi)容和要求應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定，且可操作性強(qiáng)，便于實(shí)施和執(zhí)行。制度的制定和修改