第第頁供應商檔案管理制度（優(yōu)秀8篇）供應商檔案管理制度范文篇1商業(yè)銀行檔案外包是指銀行在檔案管理人員、存儲設備不足或管理成本不經濟條件下，整合利用外部優(yōu)質專業(yè)化檔案管理資源，將銀行檔案委托外包單位管理，從而達到降低檔案保管成本，提高管理效率的一種檔案管理模式。檔案外包商應具有以下特征：第一，是一種實體性管理機構；第二，是一種社會化、集約化和專業(yè)化程度高的檔案管理機構；第三，有較大的規(guī)模，服務對象也較多；第四，對其保管的文件只有保管權，而無所有權；第五，是介于文件形成者與檔案館之間的一個中間性機構，它要對雙方負責，作為一個過渡性的、中間性的檔案管理機構，文件中心首先要尊重文件形成者的利益和要求，同時又要擔負起為檔案館積累檔案的重任；第六，可以承擔文件管理咨詢與培訓的職能。一、銀行檔案外包的背景二戰(zhàn)后，美國大量的文件需要歸檔保存，文件中心應運而生。1950年，美國《聯(lián)邦文件法》以法令形式肯定了文件中心這種新型管理機構。把使用次數不多，但又必須保管一段時期的文件集中存放在造價較低的專門庫房里，受到人們的認可。從某種意義上講，商業(yè)銀行就是“經營風險”的金融機構，以“經營風險”為其盈利的根本手段。商業(yè)銀行是否愿意承擔風險，是否能夠妥善控制和管理風險，將決定商業(yè)銀行的經營成敗。隨著業(yè)務發(fā)展和競爭加劇，商業(yè)銀行面臨的風險也呈現出復雜多變的特征，對這些風險進行識別、分析、計量、監(jiān)測并采取科學的控制手段和方法，是商業(yè)銀行保持穩(wěn)健經營的根本所在。健全的風險管理體系在銀行可持續(xù)發(fā)展過程中具有重要的戰(zhàn)略地位，具備領先的風險管理能力和水平，成為商業(yè)銀行最重要的核心競爭力。利用先進的風險管理技術，最大限度地減少銀行檔案外包可能造成的損失，是商業(yè)銀行檔案外包風險管理目的。二、商業(yè)銀行檔案外包的風險管理重點風險是一個常用而寬泛的詞匯，頻繁出現在經濟、政治、社會等領域。就銀行風險的定義主要有以下三種：一是風險是未來結果的不確定性（或稱變化）；二是風險是損失的可能性；三是風險是未來結果對期望的偏離，即波動性。風險是一個明確的事前概念，反映的是損失前事物的發(fā)展狀態(tài)。從風險的定義上可以看到，風險是對未來結果的不確定性，是可能存在的損失，銀行檔案做為銀行經營活動的歷史記錄，是傳承銀行社會記憶，再現銀行歷史面貌的憑證，為銀行經營、管理提供信息支持，并為銀行業(yè)務相伴產生的法律風險提供原始的憑證依據，其重要性不言而喻。因此，防范銀行檔案外包過程中可能產生的風險，是確保銀行檔案外包安全的首要工作，銀行檔案外包風險管理的重點是：（一）檔案外包風險的評估商業(yè)銀行在制定檔案外包政策時，應當評估以下風險要素：1.外包活動的戰(zhàn)略風險、法律風險、聲譽風險、合規(guī)風險、操作風險、國別風險等風險因素；2.影響外包活動的外部因素，因外包供應商的過錯而造成的服務中斷或撤銷而引發(fā)的風險；3.銀行對外包活動的風險管控能力；4.外包供應商的技術能力、業(yè)務策略和業(yè)務規(guī)模、業(yè)務連續(xù)性及破產風險，風險控制能力及外包服務的集中度；（二）外包供應商的盡職調查1.外包供應商的主體資質、經營管理能力、經營聲譽、行業(yè)地位；2.財務穩(wěn)健性、技術實力和服務質量、對銀行業(yè)的熟悉程度；3.對銀行托管檔案客戶信息的安全性；4.外包供應商對突發(fā)事件的應對能力；5.外包供應商的關聯(lián)關系；（三）外包合同的審查要素1.外包合同中的服務內容、范圍、標準、期限；2.外包服務的業(yè)務連續(xù)性安排；3.外包服務的保密性和安全性的安排；4.外包服務的結算、支付方式；5.外包服務的審計和檢查；6.外包爭端的解決機制；7.外包合同或？f議變更或終止的過渡安排、違約責任；8.外包供應商的應急管理；三、商業(yè)銀行檔案外包的風險評價標準商業(yè)銀行檔案在外包后，定期對檔案外包商進行風險評估，做到早發(fā)現早預防。將銀行檔案外包風險納入銀行日常管理并持續(xù)監(jiān)控、評價，就能及時發(fā)現檔案外包風險，并在發(fā)現風險后及時采取有效處置措施，將損失減少到最低程度。日常工作中可采用平衡計分卡方式設計評分標準，可按月、季、半年、年度要求進行檔案外包業(yè)務檢查，檢查內容包括：（一）外包供應商的評估：1.資質：是否符合專業(yè)資質；2.財務：收費是否合理，程序是否完善；3.日常經營：是否出現異常；4.及時性：是否能及時辦理檔案的收、取、查閱流程，在辦理過程中有無差錯發(fā)生；5.差錯性：資料能否及時、準準、無差錯地領取、歸還，不存在遺失情況；6.溝通性：溝通是否順暢，是否對銀行服務需要的反應能迅速、及時、有效完成；7.保密性：無違反保密原則，業(yè)務合作期間能保護好銀行信息及銀行商業(yè)秘密；8.監(jiān)督檢查：是否能積極配合商業(yè)銀行開展外包監(jiān)督工作，及時報送外包工作情況；9.違規(guī)性：是否存在違規(guī)行為，是否存在隱瞞事實，阻擋、抗拒檢查、偽造、隱匿、篡改、毀滅違規(guī)證據行為。（二）外包人員的評估1.人員：有符合要求的檔案管理人員，能夠高效完成各項工作；2.外包？I務人員能夠妥善保管商業(yè)銀行委托保管的各類客戶資料、檔案資料；3.服從銀行管理，無主觀故意，通過內外勾結、惡意操作等措施規(guī)避銀行風險控制措施；4.無擅自向客戶做出不實承諾行為，向客戶提供虛假資料或誤導性宣傳；5.無假借銀行名義進行客戶約談行為，無冒用銀行商譽的行為；6.無利用職務之便，竊取客戶資料等進行違反職業(yè)操守及銀行管理規(guī)定的其他行為；（三）突發(fā)事件的應急預案及演練1.是否事先制定建立檔案外包風險突發(fā)事件應急預