檔案管理制度編號：XXXX-XZ-04版本：1.0生效日期：XXXX有限公司編號：XXXX-XZ-04版本：1.0生效日期：管理體系文件檔案管理制度發(fā)放編號：編制：審核：批準(zhǔn)：版本修訂記錄序號修訂日期修訂內(nèi)容修訂人版本備注1目的加強文書檔案工作，實現(xiàn)文書檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，充分發(fā)揮文書檔案在公司經(jīng)營管理中的作用。適用范圍適用于集團總部及所屬全資和控股城市公司，各專業(yè)配套公司參照執(zhí)行。術(shù)語定義文書檔案是指公司在經(jīng)營管理過程中形成的、辦理完畢的、具有查考利用價值并按一定的歸檔制度歸檔保存起來的各種書面文件材料。職責(zé)部門名稱具體職責(zé)總部行政管理部門為集團總部文書檔案的歸口管理部門；負(fù)責(zé)集團總部文書檔案的收集歸檔、整理編號、保管、利用、鑒定和銷毀工作，并指定專人負(fù)責(zé)文書檔案管理工作。城市公司行政管理部門為城市公司文書檔案的歸口管理部門；負(fù)責(zé)城市公司文書檔案的收集歸檔、整理編號、保管、利用、鑒定和銷毀工作，并指定專人負(fù)責(zé)文書檔案管理工作。各部門（集團及城市公司）配合做好文書檔案的收集、整理、移交與鑒定工作。管理制度檔案歸檔范圍范圍凡公司在日常工作活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表等不同形式的文件材料均屬于歸檔范圍。要求任何部門和個人不得私自留存，據(jù)為己有，必須定期向公司檔案室移交歸檔。檔案分類、歸檔、保管具體詳見附件：【檔案分類、歸檔、保管標(biāo)準(zhǔn)】可以根據(jù)企業(yè)實際情況進(jìn)行分類調(diào)整可以根據(jù)企業(yè)實際情況進(jìn)行分類調(diào)整文件的整理與立卷管理要求凡由公司起草的文件材料，包括與公司發(fā)文直接關(guān)系的上下級文件，辦理完畢后，應(yīng)及時將原稿、附件和印件歸檔；各部門保管文件的人員，要做好文件材料的收集、分類、整理和保管工作，本年度形成的文件材料一般要求在第二年的第一季度末整理完畢后編制《檔案移交清冊》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人檢查后，向公司檔案室移交。參加上級單位召開的會議帶回的文件材料，由出席會議的同志按規(guī)定及時交檔案室。專業(yè)會議文件材料可暫由本部門保管，次年移交檔案室；各部門向檔案室移交檔案，應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定和要求，確保檔案的質(zhì)量，檔案室對移交的文件材料與對應(yīng)的文件目錄進(jìn)行審核、驗收，對不合格的需進(jìn)行修改或整理，合格后簽收。整理原則文件的正件與附件、定稿為一件（定稿是電腦打印且無領(lǐng)導(dǎo)改動的，可以去掉定稿，直接用批文稿頭與正本）；請示與批復(fù)可為一件，也可單獨為一件；歸檔文件如有重要批示、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；批辦、催辦、注辦的也應(yīng)視為同一件；非訴訟案件放在結(jié)案年立卷。質(zhì)量要求已破損的文件予以修整，字跡模糊或易褪色的文件應(yīng)予復(fù)制；歸檔文件的書寫材料嚴(yán)禁用不耐久的字跡材料，用紙幅尺采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙。整理程序分類區(qū)分年度：將文件按其形成年度分開。按年度分類是將文件按形成年度或文件內(nèi)容所針對的年度分類，跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年整理，跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年整理，計劃與總結(jié)同一文件的，選擇在總結(jié)年度整理。區(qū)分職能：將文件按行政、經(jīng)營、工程三類分開。固定歸檔文件按件固定，固定時，文件正本在前定稿在后；正文在前附件在后；原件在前復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；批復(fù)在前報告在后；文件固定時，采用有利于最大限度保持文件材料原始狀態(tài)的固定手段，防止文件缺頁、損傷、腐蝕；歸檔文件取左邊與上邊對齊固定，對不是金屬裝訂的有關(guān)書籍，可保持原有狀態(tài)不再另行裝訂；對不利于檔案保護(hù)的裝訂要統(tǒng)一去除，破損需要裱糊的，要統(tǒng)一處理后再固定。排列同一年度、同一職能的歸檔文件材料按文件形成時間排列裝盒檔案應(yīng)裝滿檔案盒，其厚度不超過檔案盒厚度。檔案盒由檔案室標(biāo)注年度、職能、起止件號編號歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號目錄及其它整理對全年登記的發(fā)文、收文、部門形成的文件材料和機讀文件的目錄項目指標(biāo)（件號、責(zé)任者、文號、題名、頁數(shù)、備注）進(jìn)行核對，把計算機的文件管理轉(zhuǎn)為檔案管理；做好保管期限的升級、降級及不必歸檔文件的清理；檔案目錄裝訂。檔案的日常管理管理要求檔案室應(yīng)配備必要的硬件設(shè)施，建立健全檔案管理制度并做好貫徹落實工作。對重點檔案、特種形體形成檔案，必須有效地加以保護(hù)，對破損、霉變、散失、字跡褪變等受損檔案應(yīng)及時采取修復(fù)、復(fù)制等有效措施，確保檔案的安全。檔案室應(yīng)對保存的檔案建立《檔案管理臺賬》，對檔案的收進(jìn)、移出、保管等情況進(jìn)行登記。檔案的保密管理要求檔案管理人員必須樹立高度的保密觀念，自覺地遵守黨和國家各項保密制度和有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)守國家機密；不準(zhǔn)將檔案帶到其它公共場所，嚴(yán)禁傳播自己工作范圍的機密；未經(jīng)許可，任何人不準(zhǔn)摘錄、轉(zhuǎn)抄、復(fù)印、攝錄檔案。檔案的借閱和利用事由文件歸屬審批程序內(nèi)部人員查閱/借閱/復(fù)印檔案集團總部填寫《檔案借閱申請單》，非秘密檔案報檔案管理負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，秘密級、機密級檔案報總裁辦主任、集團副總裁批準(zhǔn)城市公司填寫《檔案借閱申請單》，非秘密檔案報行政管理部門經(jīng)理批準(zhǔn)，秘密級、機密級檔案報行政管理部門經(jīng)理審核、城市公司總經(jīng)理批準(zhǔn)外單位借閱公司檔案，須持有單位介紹信（注明利用檔案目的及范圍）集團總部非秘密檔案報檔案管理負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，秘密級、機密級檔案報總裁辦主任、集團副總裁批準(zhǔn)城市公司非秘密檔案報行政管理部門經(jīng)理批準(zhǔn)，秘密級、機密級檔案報行政管理部門經(jīng)理審核、城市公司總經(jīng)理批準(zhǔn)檔案室的原始稿件一般不宜外借，如確因工作需要出借時，一般應(yīng)在一周內(nèi)歸還，最長不得超過一個月；借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借，并要愛護(hù)好檔案，禁止在案卷上做記號、涂改、仿造，更不能擅自抽、拆、損壞檔案，未經(jīng)同意不能復(fù)制或摘錄檔案。借閱人應(yīng)對檔案的保密、安全和完整負(fù)責(zé)，違者將按有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。檔案的鑒定和銷毀鑒定時間每年5月1日鑒定人員由行政管理部門經(jīng)理和有關(guān)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成檔案鑒定小組工作內(nèi)容重新確定文件密級并對失去保存價值的檔案提出處理意見處理程序經(jīng)鑒定小組確認(rèn)可以銷毀的檔案，由行政管理部門經(jīng)理填寫《檔案銷毀審批單》集團總部報總裁審批城市公司報總經(jīng)理審批管理要求銷毀檔案應(yīng)在指定地點進(jìn)行，由鑒定小組指定兩人監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字。任何部門和個人未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自銷毀檔案。檔案庫房管理管理要求檔案人員要忠于職守，確保檔案完整和安全。檔案庫房是機要重地，非檔案工作人員不得入內(nèi)。因工作需要進(jìn)入者，須有檔案人員陪同方可入內(nèi)。保持庫房設(shè)備整潔，力求做到無塵、無霉、無蟲、無雜物等。根據(jù)庫房溫度、濕度的要求，利用現(xiàn)有條件做好通風(fēng)、降溫、去濕工作。庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和存放易燃、易爆物品及酸堿腐蝕性化學(xué)劑。庫房內(nèi)必須有防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲等設(shè)施和應(yīng)急措施。對庫房內(nèi)的消防設(shè)備經(jīng)常進(jìn)行檢查，使之保