疫情期間會議管理制度疫情期間會議管理制度

第一章總則

第一條本制度旨在規(guī)范疫情期間公司會議的管理，確保會議的效率、效果及參會人員的安全與健康。

第二條本制度適用于公司各部門、各層級會議的組織與召開。

第三條會議應遵循以下原則：

1.疫情防控原則：會議組織及召開過程中，嚴格執(zhí)行國家和地方疫情防控相關規(guī)定，確保參會人員安全。

2.精簡高效原則：減少不必要會議，嚴格控制會議時間、規(guī)模及參會人員。

3.信息化原則：充分利用信息化手段，提倡線上會議，減少線下聚集。

4.預案原則：會議組織者應提前制定會議預案，包括疫情防控、會議議程、參會人員等。

第四條會議類型分為：

1.必要性會議：涉及公司戰(zhàn)略、業(yè)務決策、疫情防控等重要事項的會議。

2.非必要性會議：如培訓、研討、匯報等非緊急事項的會議。

第五條會議組織者應提前向公司疫情防控領導小組報備，經(jīng)批準后方可召開。

第六條參會人員應遵守會議紀律，佩戴口罩，保持安全距離，配合疫情防控措施。

第七條本制度自發(fā)布之日起實施，如有變更，另行通知。各部門應根據(jù)本制度制定實施細則，并報公司疫情防控領導小組備案。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議組織者根據(jù)工作需要，明確會議目的、議程、參會人員及會議形式（線上或線下）。

2.會議組織者提前向公司疫情防控領導小組提交會議申請，內(nèi)容包括：會議主題、時間、地點、參會人員、預計時長、疫情防控措施等。

3.會議組織者根據(jù)疫情防控要求，選擇合適的會議室，布置會場，確保通風、消毒等防疫措施到位。

4.會議組織者提前通知參會人員，并告知會議議程、疫情防控要求等相關信息。

二、會議簽到

1.參會人員進入會場前，需進行體溫檢測、健康碼查驗等疫情防控措施。

2.會議組織者負責收集參會人員健康碼信息，確保參會人員符合疫情防控要求。

3.參會人員簽到，領取會議資料，進入會場。

三、會議進行

1.會議主持人按照議程主持會議，確保會議內(nèi)容充實、高效。

2.參會人員應積極參與討論，遵守會議紀律，保持會場秩序。

3.會議期間，參會人員應保持安全距離，佩戴口罩，減少不必要的走動。

4.會議組織者負責記錄會議紀要，確保會議內(nèi)容準確無誤。

四、會議結(jié)束

1.會議結(jié)束后，主持人對會議進行總結(jié)，明確下一步工作安排。

2.參會人員離開會場時，將會議資料歸還給會議組織者。

3.會議組織者對會場進行清理，確保疫情防控措施到位。

五、會議資料歸檔

1.會議紀要應在會議結(jié)束后及時整理，由會議組織者進行審核、發(fā)布。

2.會議組織者將會議紀要、參會人員名單、疫情防控相關資料等歸檔，以備查閱。

六、疫情防控特別規(guī)定

1.線下會議應嚴格控制參會人數(shù)，盡量減少人員聚集。

2.會議期間，如參會人員出現(xiàn)發(fā)熱、咳嗽等癥狀，應立即啟動疫情防控應急預案，將該人員隔離并報告公司疫情防控領導小組。

3.會議組織者應定期對會議室進行消毒、通風，確保會場環(huán)境安全。

4.會議組織者應密切關注疫情防控政策，及時調(diào)整會議安排。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應由會議組織者或指定專人負責編制，確保記錄準確、詳實。

2.會議紀要應包括以下內(nèi)容：會議主題、時間、地點、參會人員、議程、討論重點、決策結(jié)果、任務分工及后續(xù)行動計劃等。

3.會議紀要編制完成后，由會議組織者進行審核，確認無誤后及時發(fā)布給所有參會人員及相關責任人。

二、任務分工與責任落實

1.會議紀要中明確的任務分工，應明確責任人、完成時限和驗收標準。

2.責任人應按照會議紀要的要求，制定具體實施方案，并按時推進任務。

3.會議組織者應跟蹤任務進展情況，對責任人的工作進行督促和指導，確保任務順利完成。

三、會議紀要的跟蹤與反饋

1.會議組織者應定期收集責任人的工作進展報告，了解任務完成情況。

2.對未按期完成的任務，會議組織者應與責任人溝通，分析原因，制定解決方案，并督促整改。

3.會議組織者應在下一次會議中，對上一次會議紀要的落實情況進行匯報，確保各項工作有序推進。

四、會議紀要的歸檔與管理

1.會議紀要應按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔，確保資料齊全、便于查閱。

2.會議組織者應定期對會議紀要進行整理、更新，確保信息的準確性和時效性。

3.對于涉及公司重要決策、業(yè)務數(shù)據(jù)和疫情防控等敏感信息的會議紀要，應加強保密管理，嚴格控制查閱范圍。

五、疫情防控相關工作的跟蹤落實

1.疫情防控相關工作的會議紀要，應作為重點任務進行跟蹤落實。

2.會議組織者應密切關注疫情防控政策動態(tài)，根據(jù)實際情況調(diào)整工作計劃，確保疫情防控措施到位。

3.對于疫情防控工作中存在的問題和不足，應及時向公司疫情防控領導小組匯報，并積極尋求解決方案。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，由會議組織者提前向行政部門或指定管理人員提出申請。

2.申請內(nèi)容應包括會議時間、預計時長、參會人數(shù)、所需設備等，以便行政部門合理安排會議室資源。

3.行政部門或管理人員根據(jù)會議室使用情況，統(tǒng)籌安排并通知會議組織者。

二、會議室配置與維護

1.會議室應配置必要設施，如投影儀、音響、白板、網(wǎng)絡等，以滿足不同類型會議的需求。

2.定期檢查會議室設備，確保設備正常運行，避免會議過程中出現(xiàn)故障。

3.會議室應保持整潔、通風，定期進行消毒處理，確保會議環(huán)境安全。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議組織者應按照預訂時間使用會議室，如需提前或延后使用，需提前通知行政部門或管理人員進行調(diào)整。

2.會議期間，參會人員應遵守會議室紀律，保持安靜，不隨意移動設備，不攜帶食物進入。

3.會議結(jié)束后，會議組織者負責組織參會人員共同清理會場，確保會議室恢復原狀。

四、疫情防控期間的特殊規(guī)定

1.疫情防控期間，會議室使用前應進行充分通風和消毒處理。

2.控制會議室人數(shù)，保持安全距離，盡量避免人員密集。

3.會議室入口處設置體溫檢測和健康碼查驗點，確保參會人員符合疫情防控要求。

4.會議室備用口罩、消毒液等防疫用品，供參會人員使用。

五、會議室保密管理

1.會議涉及公司機密事項時，會議組織者應提醒參會人員注意保密。

2.會議室應配置保密設施，如隔音、防竊聽設備等，確保會議內(nèi)容不被泄露。

3.會議結(jié)束后，會議組織者應督促參會人員妥善保管會議資料，防止遺失或泄露。

六、會議室使用反饋

1.會議組織者在使用會議室過程中，如遇到任何問題，應及時向行政部門或管理人員反饋，以便及時解決。

2.行政部門或管理人員定期收集會議室使用情況，根據(jù)反饋意見優(yōu)化會議室管理，提高使用效率。

第五章附則

1.本制度