電子文檔管理電子文件的歸檔與管理11電子文檔管理原則目錄2電子文件的收集3電子文件的整理4電子文件歸檔程序與要求電子文檔管理原則（1）檔案部門負責制定電子文件歸檔與電子檔案管理制度，提出業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔功能要求，負責電子檔案管理系統(tǒng)的建設與應用培訓；負責指導電子文件形成或辦理部門按歸檔要求管理應歸檔電子文件；負責電子文件歸檔和電子檔案編目、管理和處置等各項工作。（2）電子文件形成或辦理部門負責電子文件的收集、整理、著錄和移交歸檔等工作。（3）信息化部門負責依據(jù)標準建設業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔功能，參與電子檔案管理系統(tǒng)建設，為電子檔案管理提供信息化支持。（4）保密部門負責監(jiān)督涉密電子文件歸檔和電子檔案的保密管理。1電子文件的收集相關人員應齊全、完整地收集電子文件及其組件，電子文件內容信息與其形成時保持一致，包括但不限于以下6個方面的要求：（1）同一業(yè)務活動形成的電子文件應齊全、完整。（2）電子公文的正本、正文與附件、定稿或修改稿、公文處理單等應齊全、完整。（3）在計算機輔助設計和制造過程中形成的產品模型圖、裝配圖、工程圖、物料清單、工藝卡片、設計與工藝變更通知等電子文件及其組件應齊全、完整。2電子文件的收集（4）聲像類電子文件應能客觀、完整地反映業(yè)務活動的主要內容、人物和場景等。（5）郵件、網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件的文字信息、圖像、動畫、音視頻文件等應齊全、完整。網(wǎng)頁版面格式保持不變。需收集、歸檔完整的網(wǎng)站系統(tǒng)時，應同時收集網(wǎng)站設計文件、維護手冊等。（6）以專有格式存儲的電子文件不能轉換為通用格式時，應同時收集專用軟件、技術資料、操作手冊等。以公務電子郵件附件形式傳輸、交換的電子文件，應下載并收集、歸入業(yè)務系統(tǒng)或存儲文件夾中。2電子文件的整理相關人員應在電子文件擬制、辦理或收集過程中完成保管期限鑒定、分類、排序、命名、存儲等整理活動，并同步完成會議記錄、涉密文件等紙質文件的整理。應歸檔電子文件保管期限分為永久、定期30年和定期10年等。應在分類方案下按照業(yè)務活動、形成時間等關鍵字，對電子文件元數(shù)據(jù)、紙質文件目錄數(shù)據(jù)進行同步排序，排序結果應能保持電子文件、紙質文件之間的有機聯(lián)系。3電子文件的整理具體要求如下：（1）應由業(yè)務系統(tǒng)按內置命名規(guī)則自動、有序地為電子文件及其組件命名。（2）在單臺計算機中經(jīng)辦公、繪圖雷應用軟件形成的電子文件，應采用完整、準確的電子文件題名命名。（3）聲像類電子文件可采用數(shù)字攝錄設備自動賦予的計算機文件名?？蓞⒄辗诸惙桨冈谟嬎銠C存儲器中建立文件夾集中存儲電子文件及其組件，完成整理活動。3電子文件歸檔程序與要求電子文件形成或辦理部門、檔案部門可在歸檔過程中基于業(yè)務系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的清點、鑒定、登記、填寫電子文件歸檔登記表（如右表所示）等主要歸檔程序。4單位名稱

歸檔時間

歸檔電子文件門類

歸檔電子文件數(shù)量卷

件

張

分鐘

字節(jié)歸檔方式□在線歸檔□離線歸檔檢驗項目檢驗結果載體外觀檢驗

病毒檢驗

真實性檢驗

可靠性檢驗

完整性檢驗

可用性檢驗

技術方法與相關軟件說明登記表、軟件、說明資料檢驗

電子文件形成或辦理部門（蓋章）

年

月

日檔案部門（蓋章）

年

月

日電子文件歸檔程序與要求應對電子文件的真實性、可靠性、完整性和可用性進行鑒定，鑒定合格率應達到100%，包括：（1）電子文件及其元數(shù)據(jù)的形成、收集和歸檔符合制度要求。（2）電子文件及其元數(shù)據(jù)能一一對應，數(shù)量準確且齊全、完整。（3）電子文件與元數(shù)據(jù)格式符合歸檔格式要求。（4）以專有格式歸檔的，其專用軟件、技術資料等齊全、完整。（