接待來訪管理制度1.前言為了保證企業(yè)的形象，提升客戶及來訪者對(duì)企業(yè)的印象，提高企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量和效率，訂立本接待來訪管理制度。2.適用范圍本規(guī)章制度適用于公司全部員工，涵蓋接待來訪者的各類活動(dòng)及流程。3.定義3.1接待來訪：指公司員工接待來自外部的客戶、供應(yīng)商、合作伙伴、投資者、媒體記者等來訪人員的活動(dòng)。3.2接待人員：指被指定和授權(quán)接待來訪者的公司員工。3.3來訪預(yù)約：指來訪者提前與接待人員或行政助理進(jìn)行溝通，確定來訪時(shí)間、目的和所需服務(wù)等事項(xiàng)。4.來訪預(yù)約流程4.1來訪者通過電話、電子郵件或其他溝通方式聯(lián)系接待人員或行政助理，提出來訪懇求。4.2接待人員或行政助理收到來訪懇求后，依據(jù)來訪者供應(yīng)的信息，核實(shí)登記來訪者的身份、目的、估計(jì)來訪時(shí)間等。4.3接待人員或行政助理依據(jù)來訪者的要求和公司的實(shí)際情況，確定來訪的具體時(shí)間，并將來訪預(yù)約登記到來訪預(yù)約日歷中。4.4接待人員或行政助理將來訪預(yù)約的相關(guān)信息通知給來訪者，包含來訪時(shí)間、地方、接待人員聯(lián)系方式等。4.5來訪者在來訪前需確保攜帶有效身份證件，予以登記備案。如有特殊情況需要代表他人來訪的，需供應(yīng)書面委托授權(quán)文件。5.來訪接待準(zhǔn)備5.1接待人員應(yīng)提前了解來訪者的身份、背景、目的等情況。5.2接待人員應(yīng)確保接待區(qū)域的乾凈、舒適，并依照標(biāo)準(zhǔn)擺放接待用品和資料。5.3接待人員應(yīng)確保相關(guān)會(huì)議室或辦公室的預(yù)訂、準(zhǔn)備和布置工作。5.4接待人員應(yīng)核對(duì)來訪者的身份和預(yù)約信息，并記錄在接待來訪日志中。5.5接待人員應(yīng)在來訪前合理布置自身工作時(shí)間，以確保有充分的時(shí)間進(jìn)行接待工作，并提前做好必需的準(zhǔn)備工作。6.來訪接待流程6.1來訪者到達(dá)公司后，需向前臺(tái)或接待人員登記，并出示有效身份證件。6.2接待人員核對(duì)來訪者的身份和預(yù)約信息，確認(rèn)無誤后，引導(dǎo)來訪者進(jìn)入接待區(qū)域。6.3接待人員從來訪者介紹公司的基本情況、業(yè)務(wù)范圍、產(chǎn)品服務(wù)等，并依據(jù)來訪者的需求供應(yīng)相應(yīng)的資料和解答問題。6.4如有需要，接待人員可布置專人陪伴參觀公司的生產(chǎn)車間、試驗(yàn)室、呈現(xiàn)廳等相關(guān)區(qū)域。6.5在接待過程中，接待人員應(yīng)注意維護(hù)公司的形象，保持禮貌、熱誠(chéng)，并盡力供應(yīng)優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。6.6接待人員須自動(dòng)詢問來訪者是否對(duì)公司的服務(wù)和接待有任何不滿或看法，及時(shí)做出反饋和改進(jìn)。6.7接待人員要求來訪者在離開前填寫來訪看法反饋表，以便公司了解來訪者的滿意度和改進(jìn)建議。7.接待來訪管理責(zé)任7.1公司高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)接待來訪工作負(fù)總責(zé)，加強(qiáng)對(duì)接待工作的引導(dǎo)和監(jiān)督。7.2行政部門對(duì)于接待來訪工作進(jìn)行組織和協(xié)調(diào)，并督促各部門遵守接待來訪管理制度的要求。7.3各部門負(fù)責(zé)人要確保接待人員具備良好的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和服務(wù)意識(shí)，并做好接待人員的培訓(xùn)和考核工作。7.4接待人員要依照本制度的要求，認(rèn)真履行接待工作職責(zé)，保證接待工作的順利進(jìn)行。7.5相關(guān)部門要搭配接待工作的開展，供應(yīng)必需的支持和幫助。8.相關(guān)制度的銜接本接待來訪管理制度應(yīng)與公司的保密制度、安全制度、人員管理制度等相關(guān)制度相銜接，確保來訪管理工作的安全和秩序。9.違紀(jì)處理9.1假如接待人員未依照本制度的規(guī)定進(jìn)行接待工作，導(dǎo)致客戶投訴或造成嚴(yán)重后果的，將依據(jù)公司相關(guān)制度進(jìn)行紀(jì)律處分。9.2假如來訪者在公司內(nèi)有違規(guī)行為或欠妥行為，將由接待人員及時(shí)報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)并采取必需的處理措施。10.附則本制