檔案與資料管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)1.1本制度的目的是規(guī)范和管理企業(yè)的檔案與資料，確保其安全、準(zhǔn)確和便捷地存儲(chǔ)、管理和使用。1.2本制度的依據(jù)包含國(guó)家有關(guān)檔案管理法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部相關(guān)規(guī)定。第二條適用范圍2.1本制度適用于企業(yè)全體職工對(duì)于檔案與資料的管理和使用。2.2以下檔案不在本制度的管控范圍內(nèi)：國(guó)家機(jī)密檔案、受法律法規(guī)限制的檔案、企業(yè)財(cái)務(wù)賬目等。第三條基本原則3.1信息安全原則：檔案與資料的管理應(yīng)確保信息的保密性、完整性和可用性。3.2效率原則：檔案與資料應(yīng)當(dāng)保持乾凈、規(guī)范，以提高信息的查找和使用效率。3.3統(tǒng)一管理原則：各部門(mén)和人員應(yīng)依照統(tǒng)一的規(guī)范和程序管理檔案與資料。第二章檔案與資料分類與歸檔第四條檔案分類4.1檔案依照內(nèi)容分為：人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、項(xiàng)目檔案、合同檔案等。4.2檔案依照形式分為：紙質(zhì)檔案、電子檔案。第五條檔案歸檔程序5.1檔案管理員負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行歸檔，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。5.2檔案歸檔程序包含：申請(qǐng)、審核、歸檔、備案等環(huán)節(jié)。5.3歸檔申請(qǐng)應(yīng)包含檔案名稱、歸檔編號(hào)、歸檔時(shí)間、歸檔部門(mén)、責(zé)任人等信息。審核通過(guò)后檔案管理員將檔案進(jìn)行歸檔。5.4已歸檔的檔案應(yīng)進(jìn)行備案，以便于后續(xù)查詢和使用。第六條檔案存儲(chǔ)和保管6.1紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用檔案柜中，保證檔案的安全和防火性。6.2電子檔案應(yīng)存放在服務(wù)器和備份中心等指定的存儲(chǔ)介質(zhì)中，確保數(shù)據(jù)的安全和備份。6.3檔案存儲(chǔ)位置應(yīng)符合保密和安全要求，避開(kāi)未經(jīng)授權(quán)的人員接觸和泄露。6.4檔案保管期限依據(jù)檔案的緊要性和法律法規(guī)規(guī)定確定，過(guò)期檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔和銷毀。第三章檔案與資料的查詢和使用第七條檔案查詢與借閱7.1檔案查詢應(yīng)向檔案管理員提出申請(qǐng)，供應(yīng)相關(guān)信息以便快速定位和檢索。7.2檔案查詢應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，查詢結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給申請(qǐng)人。7.3檔案借閱應(yīng)供應(yīng)借閱申請(qǐng)，包含借閱用途、借閱時(shí)間、借閱人等信息。7.4檔案借閱期限依據(jù)實(shí)際需要和檔案的緊要性進(jìn)行確定，借閱期滿應(yīng)及時(shí)歸還。第八條檔案復(fù)制與外借8.1檔案的復(fù)制應(yīng)經(jīng)過(guò)授權(quán)并在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行。8.2檔案的外借應(yīng)經(jīng)過(guò)檔案管理員審核和記錄，并在外借期滿后及時(shí)歸還。8.3檔案的外借應(yīng)確保信息的安全和完整，避開(kāi)泄露和損壞。第四章檔案與資料的保管和銷毀第九條檔案保管9.1檔案的保管應(yīng)依照規(guī)定的保管期限進(jìn)行，確保檔案的完整性和可用性。9.2檔案保管期滿后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理、歸檔和備案，以便于后續(xù)查詢和使用。9.3檔案保管期滿后，應(yīng)依據(jù)檔案的緊要性和法律法規(guī)規(guī)定進(jìn)行銷毀或移交。第十條檔案銷毀10.1檔案銷毀應(yīng)經(jīng)過(guò)檔案管理員的審核和批準(zhǔn)，并進(jìn)行相應(yīng)的記錄和備案。10.2檔案銷毀應(yīng)依照規(guī)定的程序進(jìn)行，包含：檔案清點(diǎn)、銷毀申請(qǐng)、審核、銷毀、備案等環(huán)節(jié)。10.3檔案銷毀應(yīng)確保信息的安全性，避開(kāi)泄露和惡意破壞。第五章管理責(zé)任和制度培訓(xùn)第十一條管理責(zé)任11.1各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案與資料的管理，確保檔案的安全和使用。11.2檔案管理員應(yīng)嚴(yán)格履行檔案管理職責(zé)，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。11.3違反本制度的管理人員和員工將面對(duì)相應(yīng)的紀(jì)律處分。第十二條制度培訓(xùn)12.1企業(yè)應(yīng)定期組織檔案管理培訓(xùn)，培養(yǎng)員工對(duì)檔案管理的意識(shí)和技能。12.2新員工入職時(shí)，應(yīng)進(jìn)行檔案管理相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)。12.3檔案管理員應(yīng)不定期組織檔案管理相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)和溝通，提高自身的專業(yè)素養(yǎng)。