辦公室檔案管理制度1.前言辦公室檔案管理是公司運營中的一個特別緊要的部分。高效的檔案管理可以幫忙公司更加順暢地開展業(yè)務(wù)，同時也可以確保公司的信息資源得到充足的保護和管理。為此，訂立一套科學(xué)、規(guī)范的辦公室檔案管理制度已經(jīng)迫在眉睫。2.目的為了規(guī)范公司的檔案管理，并確保公司信息資源得到充分的保護，訂立本辦公室檔案管理制度。本制度旨在確保以下幾個方面的工作：檔案的正確歸檔；檔案的高效管理；檔案的有效利用；檔案的保密和安全。通過本制度的頂層設(shè)計，不僅可以讓員工有條不紊的開展檔案管理工作，而且也可以保護公司信息資源的安全。3.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)全部涉及檔案管理部門，并涵蓋公司內(nèi)全部的文書檔案。4.檔案數(shù)據(jù)分類公司的全部檔案都應(yīng)當(dāng)依照以下方式進行分類：4.1依照歸檔科目分類全部檔案都應(yīng)當(dāng)依照其歸檔科目分類，這是使檔案管理盡可能規(guī)范化的緊要步驟。歸檔科目的劃分是基于行業(yè)特征進行的，因此我們激勵員工參考國際統(tǒng)計分類做出相關(guān)調(diào)整。4.2依照機構(gòu)分類公司全部檔案都應(yīng)當(dāng)依照機構(gòu)進行分類，這是確保檔案管理過程中充足調(diào)取和查閱需求的前提之一。4.3依照日期分類檔案的年限有時候是有限制的，因此員工應(yīng)當(dāng)保留并依照日期進行歸檔。4.4依照格式分類檔案的格式特別多樣，包括Book型、Binder型和仿真型等，因此員工應(yīng)當(dāng)依據(jù)檔案的實在格式將其歸檔。5.檔案保管5.1檔案柜員工應(yīng)當(dāng)妥當(dāng)保管公司檔案，并規(guī)范性地擺放全部檔案。保管檔案需要遵從以下規(guī)范：使用封閉式柜，并鎖上柜門；假如沒有柜子，保管檔案可以使用密封塑料袋；柜子應(yīng)當(dāng)闊別潮濕、懸掛于墻壁、并使用防火、防震等設(shè)備；柜子內(nèi)部的歸檔結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)使用抽屜和格子分別等管理方式。5.2檔案規(guī)范性排列員工應(yīng)當(dāng)妥當(dāng)擺放歸檔文件，切勿任意亂畫和擺放，下面是擺放次序的標(biāo)準(zhǔn)：首先，員工應(yīng)當(dāng)依照映射科目排序；其次，在某一個科目下，稿件應(yīng)當(dāng)依照時間線來排序，并依照次序依次標(biāo)記；檔案緊要文件應(yīng)放到下層抽屜內(nèi)，而冗余文件應(yīng)當(dāng)放到上層抽屜內(nèi)。6.規(guī)范化歸檔規(guī)范化歸檔包含以下幾點：6.1檔案編號每個檔案都應(yīng)當(dāng)有唯一一個編號，并依據(jù)編號進行分類，以便員工快速、便利地查找到需要的檔案。檔案編號應(yīng)當(dāng)充足以下幾個原則：檔案編號應(yīng)當(dāng)唯一；檔案編號應(yīng)當(dāng)簡潔明白。檔案編號應(yīng)當(dāng)為肯定的數(shù)字型號，以數(shù)字為基礎(chǔ)。6.2檔案封面每個檔案都應(yīng)當(dāng)有一個完整的封面，以確保有規(guī)范的檔案信息。封面應(yīng)當(dāng)包含下列信息：檔案名稱；歸檔的日期；檔案的編號；保管期限；檔案所屬機構(gòu)和部門。6.3檔案保管期限每個檔案都應(yīng)當(dāng)有肯定的保管期限，保管期限應(yīng)當(dāng)考慮到以下幾個方面：保密性和保護等級；法律的規(guī)定；檔案的潮濕程度。7.安全性檔案管理的安全往往關(guān)系到公司的安全，因此公司需要規(guī)定以下規(guī)范：7.1地理位置安全員工應(yīng)當(dāng)妥當(dāng)擺放全部的檔案，以確保公司信息資源安全。員工應(yīng)當(dāng)盡可能地擺放檔案保管柜于離其辦公位置近的地方，同時也要考慮到不受自然禍害和人為破壞的限制。7.2防火、防盜措施在某些安全性不高的地區(qū)或者溫度異常的地區(qū)，公司應(yīng)當(dāng)啟用相應(yīng)的防火、防盜措施，以保護公司的檔案。7.3檔案讀取掌控公司應(yīng)當(dāng)依據(jù)檔案的隱私和安全性對檔案進行相應(yīng)的歸類，并對管理進度進行嚴(yán)格監(jiān)管，限制檔案的讀取人員，防止機密信息泄露。8.總結(jié)本制度建立了檔案分類、檔案保