固定資產(chǎn)和辦公用品采購管理辦法?一、總則1.目的為規(guī)范公司固定資產(chǎn)和辦公用品的采購管理，合理控制采購成本，提高資產(chǎn)使用效率，確保公司各項(xiàng)工作的正常開展，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)固定資產(chǎn)和辦公用品的采購管理。3.基本原則預(yù)算控制原則：采購活動應(yīng)嚴(yán)格遵循預(yù)算安排，確保采購費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)支出。需求導(dǎo)向原則：根據(jù)實(shí)際工作需要進(jìn)行采購，避免盲目采購和重復(fù)采購。公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有機(jī)會參與競爭。效益優(yōu)先原則：在保證資產(chǎn)質(zhì)量和滿足工作需求的前提下，優(yōu)先選擇性價(jià)比高的產(chǎn)品和供應(yīng)商，降低采購成本。

二、職責(zé)分工1.采購部門負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行固定資產(chǎn)和辦公用品的采購計(jì)劃。收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，組織供應(yīng)商的篩選、評估和采購談判。簽訂采購合同，跟進(jìn)采購訂單的執(zhí)行情況，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。負(fù)責(zé)采購過程中的各項(xiàng)文件資料的整理和歸檔。2.使用部門根據(jù)工作需要，提前向采購部門提交固定資產(chǎn)和辦公用品的采購申請。參與采購需求的論證和評審，提供技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號等詳細(xì)信息，確保采購的資產(chǎn)和用品符合實(shí)際工作要求。負(fù)責(zé)所采購資產(chǎn)和用品的驗(yàn)收、使用、保管和維護(hù)，及時(shí)反饋使用過程中出現(xiàn)的問題。3.財(cái)務(wù)部門參與采購預(yù)算的編制和審核，負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算安排和支付管理。對采購合同進(jìn)行審核，確保合同條款符合財(cái)務(wù)規(guī)定和公司利益。負(fù)責(zé)采購費(fèi)用的核算、報(bào)銷和財(cái)務(wù)監(jiān)督，定期對采購成本進(jìn)行分析和評估。4.資產(chǎn)管理部門（如有）負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的登記、入賬、清查、盤點(diǎn)等管理工作。制定固定資產(chǎn)管理制度和操作規(guī)程，指導(dǎo)和監(jiān)督使用部門正確使用和維護(hù)固定資產(chǎn)。參與固定資產(chǎn)采購的論證和驗(yàn)收工作，對固定資產(chǎn)的配置合理性進(jìn)行審核。

三、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制各部門應(yīng)根據(jù)年度工作計(jì)劃和實(shí)際需求，在每年末編制下一年度固定資產(chǎn)和辦公用品的采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出采購項(xiàng)目、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計(jì)單價(jià)、采購時(shí)間等內(nèi)容，并附必要的說明和依據(jù)。采購部門對各部門提交的采購預(yù)算進(jìn)行匯總和審核，結(jié)合公司財(cái)務(wù)狀況和資金安排，編制公司年度固定資產(chǎn)和辦公用品采購總預(yù)算，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.預(yù)算執(zhí)行采購活動應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。采購部門應(yīng)定期對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，確保采購預(yù)算的有效執(zhí)行。3.預(yù)算調(diào)整在預(yù)算執(zhí)行過程中，如遇市場價(jià)格波動、業(yè)務(wù)發(fā)展需要等原因?qū)е略少忣A(yù)算無法滿足實(shí)際需求時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)提出預(yù)算調(diào)整申請。采購部門對預(yù)算調(diào)整申請進(jìn)行審核，提出調(diào)整建議，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后的預(yù)算調(diào)整申請作為采購預(yù)算的補(bǔ)充，納入采購預(yù)算管理。

四、采購流程1.采購申請使用部門根據(jù)工作需要填寫《固定資產(chǎn)/辦公用品采購申請表》，詳細(xì)注明采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。對于金額較大或?qū)I(yè)性較強(qiáng)的采購項(xiàng)目，使用部門應(yīng)提供詳細(xì)的技術(shù)參數(shù)、規(guī)格要求、性能指標(biāo)等相關(guān)資料，必要時(shí)組織相關(guān)專家進(jìn)行論證?！豆潭ㄙY產(chǎn)/辦公用品采購申請表》提交至采購部門。2.采購審批采購部門收到采購申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)采購需求的合理性和必要性。對于預(yù)算內(nèi)的采購申請，采購部門按照公司審批權(quán)限規(guī)定，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，進(jìn)入采購環(huán)節(jié)；對于超預(yù)算的采購申請，采購部門應(yīng)將申請退回使用部門，并說明原因。審批流程如下：采購金額在[X]元以下的，由采購部門負(fù)責(zé)人審批。采購金額在[X]元至[X]元之間的，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。采購金額在[X]元以上的，由公司總經(jīng)理審批。3.供應(yīng)商選擇與采購采購部門根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對收集到的供應(yīng)商進(jìn)行篩選和評估，建立供應(yīng)商檔案，內(nèi)容包括供應(yīng)商基本信息、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。根據(jù)采購項(xiàng)目的需求和供應(yīng)商評估情況，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。談判內(nèi)容包括產(chǎn)品價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、售后服務(wù)等條款，確保采購合同的條款合理、公平、有利于公司利益。采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)符合《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，確保合同的合法性和有效性。采購部門根據(jù)采購合同下達(dá)采購訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。4.驗(yàn)收與入庫采購的固定資產(chǎn)和辦公用品到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知使用部門和相關(guān)驗(yàn)收人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對貨物的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對，確保貨物符合要求。對于需要進(jìn)行測試或試用的資產(chǎn)，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行測試和試用，合格后方可驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的貨物，由使用部門或資產(chǎn)管理部門（如有）辦理入庫手續(xù)，并填寫《固定資產(chǎn)/辦公用品入庫單》。入庫單應(yīng)注明貨物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱等信息，相關(guān)人員簽字確認(rèn)。對于驗(yàn)收不合格的貨物，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行更換或處理。如因供應(yīng)商原因造成的損失，采購部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。5.報(bào)銷與付款采購?fù)瓿珊螅少彶块T應(yīng)及時(shí)整理采購相關(guān)的發(fā)票、合同、入庫單等資料，按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度的規(guī)定，填寫費(fèi)用報(bào)銷單，提交財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門對報(bào)銷資料進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，采購合同的合規(guī)性，費(fèi)用支出的合理性等。審核無誤后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批后的報(bào)銷單據(jù)，財(cái)務(wù)部門按照公司資金支付流程進(jìn)行付款。對于符合預(yù)付款條件的采購項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門按照合同約定支付預(yù)付款；對于貨到付款的采購項(xiàng)目，在收到驗(yàn)收合格的入庫單和發(fā)票后支付貨款。

五、固定資產(chǎn)管理1.登記入賬資產(chǎn)管理部門（如有）根據(jù)《固定資產(chǎn)/辦公用品入庫單》，對固定資產(chǎn)進(jìn)行詳細(xì)登記，建立固定資產(chǎn)臺賬。臺賬內(nèi)容包括固定資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、購置日期、購置價(jià)格、使用部門、存放地點(diǎn)等信息。財(cái)務(wù)部門根據(jù)固定資產(chǎn)臺賬和相關(guān)憑證，進(jìn)行固定資產(chǎn)的賬務(wù)處理，確保固定資產(chǎn)賬實(shí)相符。2.使用與保管使用部門負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的日常使用和保管，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的管理，確保固定資產(chǎn)的安全和完整。使用部門應(yīng)按照固定資產(chǎn)的操作規(guī)程和使用說明正確使用固定資產(chǎn)，定期對固定資產(chǎn)進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，延長固定資產(chǎn)使用壽命。如發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)存在損壞、故障等情況，使用部門應(yīng)及時(shí)通知資產(chǎn)管理部門（如有）進(jìn)行維修或處理。對于因使用不當(dāng)造成固定資產(chǎn)損壞的，使用部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.清查與盤點(diǎn)資產(chǎn)管理部門（如有）應(yīng)定期組織對固定資產(chǎn)進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保固定資產(chǎn)賬實(shí)相符。清查盤點(diǎn)工作每年至少進(jìn)行一次。清查盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)盤盈、盤虧、毀損等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，按照規(guī)定的程序進(jìn)行處理。盤盈的固定資產(chǎn)應(yīng)及時(shí)入賬，盤虧或毀損的固定資產(chǎn)應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審批后核銷，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。清查盤點(diǎn)結(jié)束后，資產(chǎn)管理部門（如有）應(yīng)編制固定資產(chǎn)清查盤點(diǎn)報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。報(bào)告內(nèi)容包括清查盤點(diǎn)的基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題及處理建議等。

六、辦公用品管理1.領(lǐng)用與發(fā)放使用部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后到倉庫領(lǐng)取辦公用品。倉庫管理人員按照《辦公用品領(lǐng)用申請表》進(jìn)行發(fā)放，并在庫存臺賬上登記領(lǐng)用情況，確保辦公用品的領(lǐng)用記錄清晰準(zhǔn)確。2.庫存管理倉庫管理人員應(yīng)定期對辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保庫存數(shù)量準(zhǔn)確。如發(fā)現(xiàn)庫存短缺或積壓情況，應(yīng)及時(shí)向采購部門反饋，以便調(diào)整采購計(jì)劃。辦公用品應(yīng)分類存放，保持倉庫整潔有序，便于查找和發(fā)放。對于易損、易變質(zhì)的辦公用品，應(yīng)采取相應(yīng)的保管措施，確保其質(zhì)量不受影響。3.消耗統(tǒng)計(jì)與分析財(cái)務(wù)部門定期對辦公用品的消耗情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，計(jì)算辦公用品的費(fèi)用支出占比等指標(biāo)，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。根據(jù)辦公用品消耗統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，采購部門可以優(yōu)化采購計(jì)劃，合理控制庫存水平，避免不必要的浪費(fèi)。

七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對固定資產(chǎn)和辦公用品采購管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程的合規(guī)性、采購預(yù)算的執(zhí)行情況、資產(chǎn)和用品的管理情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.日常監(jiān)督采購部門、使用部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對固定資產(chǎn)和辦公用品采購管理工作的日常監(jiān)督，相互協(xié)作配合，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正工作中存在的問題。3.違規(guī)處理對于在固定資產(chǎn)和辦公用品采購管理過程中違反本辦法規(guī)定的行為，