檔案管理及保密制度?一、總則1.目的本制度旨在加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，維護公司的合法權益，同時規(guī)范公司保密工作，防止公司機密信息泄露，保障公司的正常運營和發(fā)展。2.適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構及全體員工。

二、檔案管理檔案分類與編號1.檔案分類行政檔案：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，股東會、董事會會議記錄，公司章程，公司證照，行政公文，工作計劃與總結，員工人事檔案等。財務檔案：涵蓋會計憑證、賬簿、報表，財務審計報告，稅務資料，資金管理文件等。業(yè)務檔案：根據(jù)公司業(yè)務類型劃分，如銷售業(yè)務檔案（客戶資料、銷售合同、訂單等）、采購業(yè)務檔案（供應商資料、采購合同等）、項目業(yè)務檔案（項目立項文件、項目計劃、項目報告等）。技術檔案：包含產(chǎn)品研發(fā)資料、技術圖紙、工藝文件、技術標準、技術創(chuàng)新成果等。其他檔案：如合同檔案、法律事務檔案、資質證書檔案、榮譽檔案等。2.檔案編號采用分類編號法，對每類檔案進行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則為：大類代碼+二級類代碼+順序號。例如，行政檔案的大類代碼為"XZ"，若其中的員工人事檔案為二級類，代碼為"RS"，則員工張三的人事檔案編號為"XZRS001"。編號應保持唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別、查找和管理。

檔案收集與整理1.檔案收集各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整。員工在工作過程中形成的各類文件、資料，應及時交至部門檔案收集責任人處。對于外部接收的文件、資料，如政府部門文件、合作單位往來信函等，由相關部門負責登記并移交檔案管理部門。2.檔案整理檔案管理部門收到檔案后，應按照分類標準對檔案進行整理。對每份檔案進行編目，包括文件名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，并錄入檔案管理系統(tǒng)。剔除重復、無效的文件，確保檔案資料的精煉和準確。將整理好的檔案按照編號順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標明類別、編號、年度等信息。

檔案保管與存儲1.檔案保管設立專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案存放安全。檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確因工作需要進入的，須經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并進行登記。2.檔案存儲按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分區(qū)存放，便于查找和管理。電子檔案應進行備份存儲，備份介質包括硬盤、光盤、磁帶等，并定期進行數(shù)據(jù)校驗，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。對重要檔案應實行異地備份存儲，以防止因自然災害、人為破壞等原因導致檔案丟失。

檔案借閱與利用1.檔案借閱公司內部人員因工作需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，交檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門應對借閱申請進行審核，對于符合借閱條件的，予以批準，并登記借閱檔案的相關信息，包括借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限的，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應妥善保管所借檔案，不得擅自涂改、轉借、復印、傳播檔案內容，確保檔案的安全和完整。2.檔案利用檔案利用應遵循合法、合理、保密的原則，確保檔案的使用符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。如需查閱、復印檔案資料的，應在檔案管理部門指定的地點進行，并由檔案管理人員進行現(xiàn)場監(jiān)督。利用檔案形成的各類文件、資料，如調研報告、工作匯報等，應及時交回檔案管理部門歸檔保存。

檔案鑒定與銷毀1.檔案鑒定檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關部門人員組成鑒定小組進行。鑒定小組應根據(jù)檔案的內容、價值、歷史意義等因素，綜合判斷檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期（[X]年以上）、短期（[X]年以下）三種。2.檔案銷毀對于已到保管期限且無保存價值的檔案，由檔案管理部門填寫《檔案銷毀申請表》，附上檔案鑒定報告，經(jīng)公司分管領導審批后，予以銷毀。檔案銷毀應指定專人負責，在銷毀前應對檔案進行造冊登記，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀日期等信息。檔案銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應進行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認。

三、保密制度保密范圍1.公司商業(yè)秘密產(chǎn)品研發(fā)信息，包括產(chǎn)品設計方案、技術參數(shù)、工藝流程、研發(fā)計劃等。市場信息，如市場調研數(shù)據(jù)、客戶名單、銷售渠道、營銷策略等。財務信息，如財務報表、財務預算、成本核算、資金狀況等。人力資源信息，如員工薪酬、績效考核、員工培訓計劃等。公司內部管理信息，如組織架構、管理模式、工作流程、內部規(guī)章制度等。2.公司機密文件尚未公開的重大決策文件、會議紀要。涉及公司重大利益的合同、協(xié)議。重要的客戶資料和合作伙伴信息。其他公司認為需要保密的文件、資料。

保密措施1.人員管理新員工入職時，應簽訂《保密協(xié)議》，明確其保密義務和責任。加強對員工的保密教育和培訓，提高員工的保密意識和技能。培訓內容包括保密法律法規(guī)、公司保密制度、保密技巧等。定期對員工進行保密考核，將考核結果與員工的績效考核、晉升等掛鉤。對違反保密制度的員工，視情節(jié)輕重給予相應的處罰。2.文件管理對機密文件應標明"機密"字樣，并嚴格控制其發(fā)放范圍。發(fā)放時應進行登記，注明發(fā)放對象、發(fā)放日期、文件名稱等信息。機密文件的起草、打印、復印、傳遞、存儲等環(huán)節(jié)應嚴格按照保密規(guī)定進行操作。例如，機密文件應在公司內部的涉密設備上處理，嚴禁使用外部設備；復印機密文件須經(jīng)部門負責人批準，并進行登記；傳遞機密文件應采用專人送達或加密傳輸?shù)确绞?。定期對機密文件進行清理和銷毀，銷毀過程應嚴格按照檔案銷毀程序進行，確保文件信息徹底消除。3.計算機與網(wǎng)絡管理公司內部網(wǎng)絡應進行分級管理，設置不同的訪問權限。機密信息應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行加密處理。員工使用的計算機應設置密碼，并定期更換。嚴禁在連接互聯(lián)網(wǎng)的計算機上處理機密文件。如需處理機密文件，應使用公司內部的涉密計算機，并采取必要的安全防護措施。加強對網(wǎng)絡安全的監(jiān)控和管理，安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護系統(tǒng)，防止外部網(wǎng)絡攻擊和病毒入侵。對公司內部網(wǎng)絡的訪問進行審計和記錄，發(fā)現(xiàn)異常情況及時處理。4.會議與活動管理涉及公司機密信息的會議，應選擇在公司內部的會議室召開，并對會議場所進行安全檢查，確保無竊聽、偷拍等設備。會議組織者應提前明確會議的保密要求，提醒參會人員遵守保密紀律。參會人員不得擅自記錄、傳播會議內容，如需記錄，應使用公司統(tǒng)一發(fā)放的筆記本，并在會后交回。舉辦對外活動時，應嚴格控制活動范圍和參與人員，對活動中涉及的公司機密信息進行妥善保護。如需向外部人員提供公司資料，應進行嚴格的審批，并對提供的資料進行加密處理，明確資料的使用范圍和保密責任。

保密監(jiān)督與檢查1.保密監(jiān)督公司設立保密管理小組，負責對公司保密工作進行監(jiān)督和指導。保密管理小組由公司高層管理人員、各部門負責人等組成。保密管理小組應定期召開會議，研究分析公司保密工作情況，及時解決存在的問題。各部門應指定保密員，負責本部門的保密工作，并定期向保密管理小組匯報工作進展情況。2.保密檢查保密管理部門應定期對公司各部門的保密工作進行檢查，檢查內容包括保密制度的執(zhí)行情況、文件資料的管理情況、計算機與網(wǎng)絡安全情況等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達《保密整改通知書》，要求責任部門限期整改。整改完成后，責任部門應提交整改報告，由保密管理部門進行復查。對于違反保密制度的行為，保密管理部門應進行調查核實，并根據(jù)情節(jié)輕重