采購(gòu)部管理制度與工作流程39695?一、總則1.目的為加強(qiáng)采購(gòu)部的管理，規(guī)范采購(gòu)工作流程，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本管理制度與工作流程。2.適用范圍本制度適用于公司采購(gòu)部的所有采購(gòu)活動(dòng)，包括原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品等各類(lèi)物資的采購(gòu)。3.職責(zé)分工采購(gòu)部經(jīng)理全面負(fù)責(zé)采購(gòu)部的日常管理工作，制定采購(gòu)部工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。審核采購(gòu)合同，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。協(xié)調(diào)與其他部門(mén)的關(guān)系，解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購(gòu)工作情況，提出改進(jìn)建議。采購(gòu)專(zhuān)員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，負(fù)責(zé)具體的采購(gòu)工作，包括供應(yīng)商開(kāi)發(fā)、詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、下單、跟蹤訂單進(jìn)度等。收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，評(píng)估供應(yīng)商的供貨能力和信譽(yù)。協(xié)助采購(gòu)部經(jīng)理進(jìn)行采購(gòu)合同的起草、審核和簽訂工作。負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的到貨驗(yàn)收工作，確保物資的質(zhì)量和數(shù)量符合要求。采購(gòu)內(nèi)勤負(fù)責(zé)采購(gòu)部文件、資料的整理、歸檔和保管工作。協(xié)助采購(gòu)專(zhuān)員進(jìn)行采購(gòu)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析工作。負(fù)責(zé)采購(gòu)部辦公用品的采購(gòu)和管理工作。協(xié)助采購(gòu)專(zhuān)員進(jìn)行采購(gòu)合同的執(zhí)行和跟蹤工作，及時(shí)處理合同變更、付款等事宜。

二、采購(gòu)計(jì)劃管理1.采購(gòu)需求的提出各部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和實(shí)際需求，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等信息，并提交給采購(gòu)部。采購(gòu)部定期收集各部門(mén)的《采購(gòu)申請(qǐng)表》，進(jìn)行匯總和分析，形成采購(gòu)需求清單。2.采購(gòu)計(jì)劃的制定采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)需求清單，結(jié)合庫(kù)存情況，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、預(yù)算金額等內(nèi)容。采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后的采購(gòu)計(jì)劃作為采購(gòu)工作的依據(jù)。3.采購(gòu)計(jì)劃的調(diào)整在采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中，如因生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃變更、市場(chǎng)供應(yīng)情況變化等原因需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)表》，說(shuō)明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容，并提交給采購(gòu)部。采購(gòu)部根據(jù)《采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)表》，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后的調(diào)整計(jì)劃作為采購(gòu)工作的依據(jù)。

三、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開(kāi)發(fā)采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)需求，通過(guò)多種渠道開(kāi)發(fā)供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集供應(yīng)商的基本信息、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的資料，并進(jìn)行實(shí)地考察。對(duì)考察合格的供應(yīng)商，填寫(xiě)《供應(yīng)商評(píng)估表》，進(jìn)行綜合評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單，并建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商基本信息、評(píng)估報(bào)告、合作記錄等內(nèi)容。2.供應(yīng)商評(píng)估與考核采購(gòu)部定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估周期為每年一次。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。采購(gòu)部根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理，分為A、B、C三類(lèi)。A類(lèi)供應(yīng)商為優(yōu)秀供應(yīng)商，B類(lèi)供應(yīng)商為合格供應(yīng)商，C類(lèi)供應(yīng)商為待改進(jìn)供應(yīng)商。對(duì)于C類(lèi)供應(yīng)商，采購(gòu)部應(yīng)與其溝通，提出改進(jìn)要求，并跟蹤改進(jìn)情況。如供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)未能達(dá)到改進(jìn)要求，采購(gòu)部有權(quán)減少或停止與其合作。3.供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)采購(gòu)部定期與供應(yīng)商溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)反饋公司的采購(gòu)需求和質(zhì)量要求。對(duì)于重要供應(yīng)商，采購(gòu)部應(yīng)定期進(jìn)行拜訪，加強(qiáng)雙方的合作與溝通。采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)處理供應(yīng)商的投訴和建議，維護(hù)良好的供應(yīng)商關(guān)系。

四、采購(gòu)流程管理1.詢價(jià)與比價(jià)采購(gòu)專(zhuān)員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求供應(yīng)商提供物資的報(bào)價(jià)、交貨期、付款方式等信息。采購(gòu)專(zhuān)員對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和分析，選擇價(jià)格合理、質(zhì)量可靠、交貨期短的供應(yīng)商作為候選供應(yīng)商。采購(gòu)專(zhuān)員與候選供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格和條款。2.合同簽訂采購(gòu)專(zhuān)員根據(jù)議價(jià)結(jié)果，起草采購(gòu)合同，并提交給采購(gòu)部經(jīng)理審核。采購(gòu)部經(jīng)理對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行審核，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。審核通過(guò)后的采購(gòu)合同報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，采購(gòu)專(zhuān)員與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，并加蓋公司公章。3.訂單下達(dá)與跟蹤采購(gòu)專(zhuān)員根據(jù)采購(gòu)合同，向供應(yīng)商下達(dá)訂單，明確物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等信息。采購(gòu)專(zhuān)員跟蹤訂單進(jìn)度，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決，并向采購(gòu)部經(jīng)理匯報(bào)。4.到貨驗(yàn)收物資到貨前，采購(gòu)專(zhuān)員通知相關(guān)部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。物資到貨后，采購(gòu)專(zhuān)員組織相關(guān)部門(mén)對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等方面。驗(yàn)收合格的物資，由采購(gòu)專(zhuān)員辦理入庫(kù)手續(xù)，并填寫(xiě)《入庫(kù)單》。驗(yàn)收不合格的物資，采購(gòu)專(zhuān)員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商處理辦法。5.付款管理采購(gòu)內(nèi)勤根據(jù)采購(gòu)合同和《入庫(kù)單》，核對(duì)發(fā)票信息，確保發(fā)票內(nèi)容與采購(gòu)合同和入庫(kù)物資一致。采購(gòu)內(nèi)勤將核對(duì)無(wú)誤的發(fā)票提交給財(cái)務(wù)部門(mén)，由財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行付款審批。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)付款審批結(jié)果，辦理付款手續(xù)，并將付款情況反饋給采購(gòu)部。

五、采購(gòu)成本控制1.成本分析與預(yù)算采購(gòu)部定期對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行分析，找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)和存在的問(wèn)題，并提出改進(jìn)措施。采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和市場(chǎng)行情，制定采購(gòu)預(yù)算，明確采購(gòu)成本的控制目標(biāo)。采購(gòu)預(yù)算經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.價(jià)格談判與策略采購(gòu)專(zhuān)員在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)充分運(yùn)用價(jià)格談判技巧，與供應(yīng)商進(jìn)行談判，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格。采購(gòu)部應(yīng)關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和供應(yīng)商的價(jià)格變化情況，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略，降低采購(gòu)成本。3.成本節(jié)約獎(jiǎng)勵(lì)公司設(shè)立成本節(jié)約獎(jiǎng)勵(lì)制度，對(duì)在采購(gòu)工作中能夠有效降低采購(gòu)成本的部門(mén)和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)。采購(gòu)部應(yīng)定期統(tǒng)計(jì)采購(gòu)成本節(jié)約情況，并將節(jié)約金額上報(bào)給公司領(lǐng)導(dǎo)。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)成本節(jié)約情況，對(duì)相關(guān)部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。

六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估采購(gòu)部定期對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、交貨期風(fēng)險(xiǎn)等。采購(gòu)部根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施對(duì)于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部應(yīng)在采購(gòu)合同中明確違約責(zé)任條款，并加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的監(jiān)督和管理。對(duì)于市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部應(yīng)關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)策略，采取套期保值等方式降低價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，嚴(yán)格把控質(zhì)量關(guān)。對(duì)于交貨期風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部應(yīng)加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通和協(xié)調(diào)，及時(shí)跟蹤訂單進(jìn)度，確保物資按時(shí)供應(yīng)。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警采購(gòu)部應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。采購(gòu)部應(yīng)制定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)和預(yù)警級(jí)別，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到預(yù)警級(jí)別時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，并采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。

七、采購(gòu)文件與檔案管理1.采購(gòu)文件管理采購(gòu)部應(yīng)建立健全采購(gòu)文件管理制度，明確采購(gòu)文件的分類(lèi)、編號(hào)、編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、保管、歸檔等流程。采購(gòu)文件包括采購(gòu)申請(qǐng)表、采購(gòu)計(jì)劃、詢價(jià)函、報(bào)價(jià)單、采購(gòu)合同、訂單、入庫(kù)單、發(fā)票等。采購(gòu)部應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)文件進(jìn)行整理和歸檔，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.采購(gòu)檔案管理采購(gòu)部應(yīng)建立采購(gòu)檔案管理制度，明確采購(gòu)檔案的分類(lèi)、編號(hào)、編制、審核、批準(zhǔn)、保管、查閱、銷(xiāo)毀等流程。采購(gòu)檔案包括供應(yīng)商檔案、采購(gòu)合同檔案、訂單檔案、入庫(kù)單檔案、發(fā)票檔案等。采購(gòu)部應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)檔案進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。采購(gòu)檔案的保管期限應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定的要求。保管期限