物資采購管理制度27985?一、總則1.目的為了規(guī)范公司物資采購行為，加強(qiáng)物資采購管理，降低采購成本，保證物資質(zhì)量，提高采購工作效率，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有物資的采購活動(dòng)，包括原材料、輔助材料、設(shè)備、辦公用品、勞保用品等。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求，合理安排物資采購，避免盲目采購和積壓浪費(fèi)。質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購物資的質(zhì)量符合國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司要求，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商。價(jià)格合理原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過招標(biāo)、詢價(jià)、談判等方式，選擇價(jià)格合理的供應(yīng)商，降低采購成本。公平公正原則：采購活動(dòng)應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護(hù)公司利益，杜絕不正當(dāng)交易。廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律的規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂和不正當(dāng)利益。

二、采購組織與職責(zé)1.采購部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定物資采購計(jì)劃和預(yù)算，經(jīng)審批后組織實(shí)施。負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、評(píng)估、選擇和管理，建立供應(yīng)商檔案。負(fù)責(zé)組織物資采購招標(biāo)、詢價(jià)、談判等采購活動(dòng)，簽訂采購合同。負(fù)責(zé)采購物資的到貨驗(yàn)收、入庫、付款等工作，協(xié)調(diào)處理采購過程中的問題。負(fù)責(zé)收集、整理采購信息，分析采購數(shù)據(jù)，總結(jié)采購經(jīng)驗(yàn)，提出改進(jìn)建議。2.需求部門職責(zé)負(fù)責(zé)提出物資需求計(jì)劃，明確物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等。參與物資采購招標(biāo)、詢價(jià)、談判等活動(dòng)，提供技術(shù)支持和商務(wù)意見。負(fù)責(zé)采購物資的試用、驗(yàn)收和使用過程中的質(zhì)量反饋。3.質(zhì)量部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定物資質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范。參與采購物資的到貨驗(yàn)收工作，對(duì)物資質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和判定。負(fù)責(zé)對(duì)采購物資的質(zhì)量問題進(jìn)行調(diào)查和處理，提出改進(jìn)措施。4.財(cái)務(wù)部門職責(zé)負(fù)責(zé)審核物資采購計(jì)劃和預(yù)算，提供資金支持。負(fù)責(zé)審核采購合同，辦理采購付款手續(xù)。負(fù)責(zé)對(duì)采購成本進(jìn)行核算和分析，控制采購費(fèi)用。

三、采購計(jì)劃與預(yù)算1.采購計(jì)劃編制需求部門應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、設(shè)備維修計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃等，提前[X]天編制物資需求計(jì)劃，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)采購部門。采購部門收到需求部門的物資需求計(jì)劃后，應(yīng)進(jìn)行匯總、分析和平衡，結(jié)合庫存情況，編制物資采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間、采購方式等。采購計(jì)劃經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大物資采購計(jì)劃需報(bào)總經(jīng)理審批。2.采購預(yù)算編制采購部門應(yīng)根據(jù)采購計(jì)劃，結(jié)合市場價(jià)格行情，編制物資采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)等。采購預(yù)算經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司財(cái)務(wù)狀況和資金安排，對(duì)采購預(yù)算進(jìn)行審核和調(diào)整。采購預(yù)算經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大物資采購預(yù)算需報(bào)總經(jīng)理審批。

四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門應(yīng)根據(jù)公司物資采購需求，通過多種渠道開發(fā)供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集供應(yīng)商的基本信息、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的資料，建立供應(yīng)商信息庫。采購部門會(huì)同質(zhì)量部門、技術(shù)部門等相關(guān)部門對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，填寫《供應(yīng)商評(píng)估表》，形成評(píng)估報(bào)告。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、質(zhì)量管理體系、環(huán)保措施等。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商納入《合格供應(yīng)商名錄》。2.供應(yīng)商評(píng)估與考核采購部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估周期為[X]年。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合同執(zhí)行情況等。采購部門應(yīng)收集供應(yīng)商的相關(guān)信息，如質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、交貨記錄、發(fā)票、客戶反饋等，作為評(píng)估和考核的依據(jù)。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。對(duì)優(yōu)秀供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和優(yōu)惠政策，對(duì)不合格供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰。3.供應(yīng)商檔案管理采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估報(bào)告、合作記錄等。供應(yīng)商檔案應(yīng)及時(shí)更新，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。供應(yīng)商檔案應(yīng)妥善保管，未經(jīng)授權(quán)不得查閱和泄露。

五、采購方式1.招標(biāo)采購對(duì)于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競爭充分的物資采購項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)采購方式。采購部門應(yīng)制定招標(biāo)方案，明確招標(biāo)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等。招標(biāo)方案經(jīng)審批后，發(fā)布招標(biāo)公告。采購部門應(yīng)組織潛在供應(yīng)商進(jìn)行投標(biāo)，收取投標(biāo)文件，并進(jìn)行開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等工作。評(píng)標(biāo)應(yīng)按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，選擇報(bào)價(jià)合理、技術(shù)方案可行、信譽(yù)良好的供應(yīng)商作為中標(biāo)候選人。采購部門應(yīng)與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.詢價(jià)采購對(duì)于金額較小、技術(shù)簡單、市場供應(yīng)充足的物資采購項(xiàng)目，可采用詢價(jià)采購方式。采購部門應(yīng)向至少[X]家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，詢價(jià)函應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、報(bào)價(jià)要求等。采購部門應(yīng)收集供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單，進(jìn)行比較和分析，選擇價(jià)格合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。采購部門應(yīng)與成交供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.談判采購對(duì)于特殊規(guī)格、定制化的物資采購項(xiàng)目，或市場競爭不充分的物資采購項(xiàng)目，可采用談判采購方式。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行談判，明確物資的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等條款。談判過程中，采購部門應(yīng)保持公正、公平的態(tài)度，維護(hù)公司利益。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商達(dá)成一致意見后，簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.單一來源采購符合下列情形之一的物資采購項(xiàng)目，可采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的。發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的。必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采購部門應(yīng)填寫《單一來源采購申請(qǐng)表》，說明采用單一來源采購方式的原因和理由，經(jīng)審批后實(shí)施采購。

六、采購合同管理1.合同簽訂采購部門應(yīng)在確定成交供應(yīng)商后，及時(shí)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、付款方式等條款。采購合同應(yīng)采用書面形式，由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章。采購合同簽訂前，應(yīng)進(jìn)行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司要求。2.合同執(zhí)行采購部門應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況、到貨時(shí)間等信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商有違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施，要求供應(yīng)商限期整改或承擔(dān)違約責(zé)任。需求部門應(yīng)配合采購部門做好采購合同的執(zhí)行工作，及時(shí)接收采購物資，進(jìn)行驗(yàn)收和使用。如發(fā)現(xiàn)采購物資存在質(zhì)量問題或其他問題，應(yīng)及時(shí)向采購部門反饋，采購部門應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理。3.合同變更與解除在采購合同執(zhí)行過程中，如因不可抗力或其他原因需要變更合同條款的，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、雙方的權(quán)利和義務(wù)等。如因供應(yīng)商違約或其他原因需要解除采購合同的，采購部門應(yīng)按照合同約定，向供應(yīng)商發(fā)出解除合同通知，并要求供應(yīng)商承擔(dān)違約責(zé)任。解除合同通知應(yīng)明確解除合同的原因、時(shí)間、雙方的權(quán)利和義務(wù)等。4.合同歸檔采購部門應(yīng)妥善保管采購合同，建立合同檔案。合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同變更協(xié)議、解除合同通知、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等相關(guān)資料。合同檔案應(yīng)按照時(shí)間順序和項(xiàng)目類別進(jìn)行分類整理，便于查閱和管理。

七、采購驗(yàn)收管理1.驗(yàn)收準(zhǔn)備采購部門應(yīng)在物資到貨前通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。需求部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收，質(zhì)量部門應(yīng)根據(jù)物資質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范制定驗(yàn)收方案。驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等，準(zhǔn)備好驗(yàn)收工具和記錄表格。2.到貨驗(yàn)收物資到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知需求部門和質(zhì)量部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照驗(yàn)收方案對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀、質(zhì)量等進(jìn)行檢查和檢驗(yàn)。對(duì)于重要物資或關(guān)鍵設(shè)備，質(zhì)量部門應(yīng)進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)或全檢。驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)填寫《物資驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，注明問題情況，并要求供應(yīng)商限期整改或補(bǔ)貨。3.驗(yàn)收結(jié)果處理驗(yàn)收合格的物資，需求部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)。驗(yàn)收不合格的物資，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任和費(fèi)用。采購部門應(yīng)將驗(yàn)收結(jié)果及時(shí)反饋給相關(guān)部門，如財(cái)務(wù)部門、需求部門等。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果和采購合同辦理付款手續(xù)。

八、采購付款管理1.付款申請(qǐng)采購部門應(yīng)在物資驗(yàn)收合格后，按照采購合同約定的付款方式和時(shí)間，填寫《付款申請(qǐng)表》，注明物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、金額、供應(yīng)商名稱、付款方式、付款時(shí)間等信息?！陡犊钌暾?qǐng)表》經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門應(yīng)審核采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)資料，確認(rèn)無誤后辦理付款手續(xù)。2.付款審批財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司財(cái)務(wù)管理制度和資金安排，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審批。付款審批流程按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對(duì)于金額較大的采購付款，需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。3.付款方式采購付款方式應(yīng)根據(jù)采購合同約定執(zhí)行，常見的付款方式有支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票等。財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照付款審批結(jié)果和采購合同約定的付款方式進(jìn)行付款，確保付款安全和準(zhǔn)確。

九、采購監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)物資采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的履行情況等。審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正采購過程中存在的問題，提出改進(jìn)建議，防范采購風(fēng)險(xiǎn)