建筑工程公司檔案管理制度?1.目的為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，根據(jù)國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬各項目部在各項工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。3.管理職責(zé)公司檔案管理工作由綜合辦公室統(tǒng)一負責(zé)，各部門及項目部設(shè)兼職檔案員，負責(zé)本部門及項目檔案的收集、整理、歸檔工作，并接受公司綜合辦公室的指導(dǎo)和監(jiān)督。二、檔案的收集與整理1.收集范圍公司設(shè)立、變更的文件材料，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議、董事會決議等。公司各項管理制度、規(guī)定、辦法等文件。工程建設(shè)項目從立項到竣工驗收全過程形成的文件材料，如可行性研究報告、項目批復(fù)、設(shè)計文件、施工圖紙、施工組織設(shè)計、技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、材料檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄、竣工驗收報告等。公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議，如工程承包合同、物資采購合同、租賃合同、勞務(wù)分包合同等。公司各類會議記錄、紀要、決議等文件。公司員工的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核記錄等。公司財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。公司宣傳資料、榮譽證書、照片、錄像等資料。其他具有保存價值的文件材料。2.收集要求各部門及項目部應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。檔案材料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。對重要的電子文件，應(yīng)同時收集其紙質(zhì)版本及相關(guān)的元數(shù)據(jù)信息。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。區(qū)分不同價值，便于保管和利用。分類科學(xué)、編號統(tǒng)一、排列有序、編目規(guī)范。4.整理方法分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為行政管理類、工程建設(shè)類、經(jīng)營管理類、財務(wù)類、人事類、聲像類等類別。編號：為每個類別檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)簡潔明了，便于記憶和查詢。排列：按照檔案的重要程度、時間順序等進行排列，確保檔案排列有序。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。三、檔案的歸檔與保管1.歸檔時間各部門及項目部應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案整理歸檔。工程建設(shè)項目檔案應(yīng)在項目竣工驗收后[具體時間]內(nèi)歸檔。2.歸檔程序各部門及項目部兼職檔案員對收集整理好的檔案進行初步審核，確保檔案材料齊全、完整、準確。將審核后的檔案移交公司綜合辦公室，綜合辦公室檔案管理人員進行再次審核，并辦理交接手續(xù)。綜合辦公室檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準對檔案進行分類、編號、排列、編目，裝入檔案盒或檔案柜，并填寫檔案存放位置索引。3.保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，將檔案保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更的文件材料，重要的合同協(xié)議，財務(wù)審計報告等。長期保管的檔案保管期限為[具體年限]，主要包括工程建設(shè)項目檔案、一般性合同協(xié)議等。短期保管的檔案保管期限為[具體年限]，主要包括一般性文件材料、員工短期培訓(xùn)記錄等。4.保管要求公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。四、檔案的利用與借閱1.利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、高效、便捷的原則，確保檔案信息的安全和合理利用。嚴格執(zhí)行檔案查閱審批制度，未經(jīng)批準，任何人不得查閱、借閱檔案。2.利用方式本公司員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到公司綜合辦公室查閱。外單位人員因工作需要查閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，由公司綜合辦公室安排專人陪同查閱。查閱檔案時，應(yīng)在指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換和擅自復(fù)制。3.借閱規(guī)定本公司員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到公司綜合辦公室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[具體天數(shù)]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。外單位人員原則上不得借閱公司檔案，如因特殊情況確需借閱，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準，并嚴格按照借閱期限歸還。借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換和擅自復(fù)制。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時報告公司綜合辦公室，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。五、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保檔案的真實性、完整性和準確性。根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行定期鑒定。2.鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合辦公室、財務(wù)部、法務(wù)部等相關(guān)部門人員組成，負責(zé)對檔案進行鑒定。3.鑒定內(nèi)容審查檔案的保管期限是否準確，是否符合國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況。評估檔案的實際利用價值，確定檔案是否仍有保存必要。檢查檔案的完整性和準確性，對破損、褪色、字跡不清等檔案進行修復(fù)或復(fù)制。4.銷毀程序檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》。《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，報公司總經(jīng)理批準。檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由公司綜合辦公室安排專人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認真核對銷毀檔案的名稱、數(shù)量、編號等信息，確保銷毀檔案的準確性。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。六、檔案信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.數(shù)字化掃描對公司重要的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[具體分辨率]，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的電子文件應(yīng)進行分類、命名、存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.信息系統(tǒng)功能檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，方便檔案管理人員操作和利用。系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。4.數(shù)據(jù)備份與安全定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，