憑證管理制度?一、總則1.目的本憑證管理制度旨在規(guī)范公司各類憑證的填制、審核、傳遞、保管等流程，確保憑證的真實性、完整性和準確性，為公司財務管理和經(jīng)濟活動提供可靠依據(jù)，保障公司財務信息的有效管理和風險防范。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)涉及的所有會計憑證、原始憑證及相關業(yè)務憑證的管理。3.職責分工財務部門負責制定和完善憑證管理制度，并組織實施。指導和監(jiān)督各部門正確填制和取得原始憑證。負責會計憑證的審核、編制、裝訂和保管工作。定期對憑證進行檢查和盤點，確保憑證的安全與完整。其他部門負責本部門業(yè)務范圍內(nèi)原始憑證的填制、收集和整理，并按照規(guī)定及時傳遞給財務部門。配合財務部門做好憑證管理相關工作，接受財務部門的指導和監(jiān)督。

二、憑證的種類及定義1.會計憑證原始憑證：是在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成時取得或填制的，用以記錄或證明經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)生或完成情況的原始憑據(jù)。包括發(fā)票、收據(jù)、入庫單、出庫單、報銷單、借款單等。記賬憑證：是根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，用以確定會計分錄，作為登記賬簿依據(jù)的憑證。分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。2.業(yè)務憑證合同協(xié)議：公司與外部單位或個人簽訂的各類經(jīng)濟合同、協(xié)議等文件，作為經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的重要依據(jù)。審批文件：涉及公司經(jīng)濟業(yè)務的各類審批報告、批復文件等，如預算審批、費用報銷審批、項目立項審批等。

三、原始憑證的填制與取得1.基本要求原始憑證應具備以下內(nèi)容：憑證的名稱、填制憑證的日期、填制憑證單位名稱或者填制人姓名、經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章、接受憑證單位名稱、經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容、數(shù)量、單價和金額。原始憑證必須真實、合法、有效，不得偽造、變造或使用虛假憑證。原始憑證的內(nèi)容必須完整，不得遺漏或省略重要信息。原始憑證的填制應清晰、規(guī)范，字跡工整，易于辨認。2.發(fā)票的取得購買商品、接受服務等應向銷售方索取合法有效的發(fā)票。發(fā)票應加蓋銷售方發(fā)票專用章，內(nèi)容填寫齊全，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、商品或服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等。對于增值稅專用發(fā)票，應確保發(fā)票信息準確無誤，及時進行認證抵扣。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票有誤，應及時與銷售方聯(lián)系，辦理退票或換票手續(xù)。3.內(nèi)部自制憑證的填制入庫單：由倉庫保管人員根據(jù)貨物驗收入庫情況填制，注明貨物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、供應商名稱等信息，并經(jīng)倉庫負責人簽字確認。出庫單：由領用部門或人員根據(jù)實際領用情況填制，注明貨物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領用部門或人員等信息，并經(jīng)領用部門負責人簽字確認。報銷單：用于員工報銷費用時填制，應詳細填寫報銷日期、報銷部門、報銷人姓名、報銷事由、金額明細等內(nèi)容，并附上相關原始憑證。報銷單應由報銷人簽字，部門負責人審核，財務部門審批。借款單：員工因業(yè)務需要借款時填寫，注明借款日期、借款人姓名、借款金額、借款事由等信息，并經(jīng)借款人簽字，部門負責人和財務部門審批。

四、原始憑證的審核1.審核內(nèi)容真實性審核：審核原始憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務是否真實發(fā)生，憑證日期、業(yè)務內(nèi)容、數(shù)據(jù)等是否與實際情況相符，是否存在偽造、篡改等行為。合法性審核：審核原始憑證是否符合國家法律法規(guī)、財經(jīng)制度的規(guī)定，是否履行了必要的審批程序，是否存在違法違規(guī)的經(jīng)濟業(yè)務。完整性審核：審核原始憑證的內(nèi)容是否完整，各項要素是否齊全，手續(xù)是否完備，簽字蓋章是否齊全。準確性審核：審核原始憑證的金額計算是否準確，大小寫金額是否一致，單價、數(shù)量、金額之間的邏輯關系是否正確。2.審核流程原始憑證由經(jīng)辦人員提交至本部門負責人進行初審，初審重點關注業(yè)務的真實性、合理性和完整性，確保原始憑證與經(jīng)濟業(yè)務實際情況相符，并簽字確認。初審后的原始憑證提交至財務部門，財務人員進行詳細審核。審核人員應按照審核內(nèi)容，對原始憑證進行全面審查，對于不符合要求的原始憑證，應及時與經(jīng)辦人員溝通，要求其補充、更正或重新提供。審核無誤后，在原始憑證上加蓋"審核章"并簽字。對于涉及重大經(jīng)濟業(yè)務或金額較大的原始憑證，財務部門負責人應進行復審，確保審核結(jié)果的準確性和可靠性。

五、記賬憑證的編制1.編制依據(jù)記賬憑證應根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，確保會計分錄的正確性和合理性。2.編制要求記賬憑證應按照經(jīng)濟業(yè)務的內(nèi)容進行分類，分別編制收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。對于涉及現(xiàn)金和銀行存款之間的劃轉(zhuǎn)業(yè)務，如從銀行提取現(xiàn)金或把現(xiàn)金存入銀行，只編制付款憑證，不編制收款憑證，以避免重復記賬。記賬憑證的摘要應簡潔明了，能夠準確概括經(jīng)濟業(yè)務的內(nèi)容，便于查閱和理解。記賬憑證應填寫完整的會計科目，包括總賬科目和明細科目，并確保借貸方金額相等。記賬憑證應注明所附原始憑證的張數(shù)，以便核對和查閱。3.編制流程財務人員根據(jù)審核后的原始憑證，按照記賬憑證的編制要求，確定會計分錄，填寫記賬憑證。記賬憑證編制完成后，由制單人簽字，交審核人員進行審核。審核人員應重點審核記賬憑證的編制依據(jù)是否充分、會計分錄是否正確、摘要是否準確、金額是否相符等內(nèi)容。審核無誤后，審核人員簽字確認。審核通過的記賬憑證，由記賬人員進行記賬操作，并在記賬憑證上加蓋"記賬章"。

六、憑證的傳遞1.傳遞原則憑證傳遞應遵循及時、準確、安全的原則，確保憑證在各部門和人員之間快速、順暢流轉(zhuǎn)，避免延誤和丟失。憑證傳遞應明確各環(huán)節(jié)的責任和時間要求，確保憑證能夠按照規(guī)定的流程和時間節(jié)點進行傳遞和處理。2.傳遞流程原始憑證由業(yè)務經(jīng)辦人員在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成后及時填制或取得，并按照內(nèi)部審批流程進行簽字審批。審批通過后，經(jīng)辦人員應將原始憑證及時傳遞至本部門的財務聯(lián)絡人。部門財務聯(lián)絡人對原始憑證進行初步整理和審核，確保憑證的完整性和合規(guī)性。審核無誤后，在規(guī)定時間內(nèi)將原始憑證傳遞給財務部門的會計人員。財務部門會計人員收到原始憑證后，按照審核要求進行詳細審核。審核通過后，根據(jù)原始憑證編制記賬憑證，并將記賬憑證與原始憑證一同傳遞給記賬人員。記賬人員根據(jù)記賬憑證進行記賬操作，并將記賬憑證裝訂成冊，妥善保管。同時，將相關憑證信息錄入財務系統(tǒng)，確保財務數(shù)據(jù)的及時、準確更新。3.特殊情況處理對于緊急或重要的經(jīng)濟業(yè)務，應開辟綠色通道，優(yōu)先處理憑證傳遞和審核工作，確保業(yè)務能夠及時得到處理。如遇憑證傳遞過程中出現(xiàn)丟失、損壞等情況，相關責任人應及時查找原因，并采取補救措施，如重新填制原始憑證、復印相關文件等，確保憑證的完整性和準確性。同時，應追究相關責任人的責任。

七、憑證的保管1.保管要求財務部門應設立專門的憑證保管庫或檔案柜，對會計憑證和相關業(yè)務憑證進行分類存放，確保憑證存放有序，便于查閱和管理。憑證應按照時間順序進行裝訂，每本憑證應加具封面，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼等內(nèi)容，并由裝訂人員在封面上簽字蓋章。憑證保管期限應按照國家法律法規(guī)和財務制度的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，會計憑證的保管期限為30年。保管期滿后，如需銷毀，應按照規(guī)定的程序進行審批和處理。憑證保管期間，應確保憑證的安全，防止憑證被盜、丟失、損壞或篡改。如有憑證查閱需求，應嚴格履行查閱手續(xù)，登記查閱時間、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.電子憑證保管除紙質(zhì)憑證外，公司應同時對電子憑證進行備份保管。電子憑證應存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。電子憑證應按照與紙質(zhì)憑證相同的分類和編號規(guī)則進行管理，確保電子憑證與紙質(zhì)憑證一一對應，便于查閱和核對。對于電子憑證的查閱和使用，應設置嚴格的權(quán)限控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作電子憑證。同時，應記錄電子憑證的查閱和使用情況，確保電子憑證的安全和可追溯性。3.憑證銷毀憑證保管期滿需要銷毀時，由財務部門提出銷毀申請，編制憑證銷毀清單，注明憑證名稱、年度、月份、起訖日期、憑證號碼、銷毀原因等內(nèi)容。憑證銷毀清單應經(jīng)財務部門負責人、公司主管領導審批后，方可進行銷毀。憑證銷毀應指定專人負責，采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀，確保憑證信息無法恢復。銷毀過程中應進行記錄，包括銷毀時間、地點、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認。銷毀記錄應妥善保存，以備查閱。

八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督財務部門應定期對憑證管理情況進行自查，檢查憑證的填制、審核、傳遞、保管等環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。公司內(nèi)部審計部門應定期對憑證管理進行審計監(jiān)督，檢查憑證的真實性、合法性、完整性以及憑證管理制度的執(zhí)行情況，提出審計意見和建議，督促相關部門改進工作。2.外部監(jiān)督接受稅務機關、審計機關等外部部門的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關憑證資料，確保公司憑證管理符合法律法規(guī)和監(jiān)管要求。對于外部