２一、工作簡(jiǎn)況1.任務(wù)來(lái)源2024年11月1日，由江西省交通投資集團(tuán)有限責(zé)任公司申請(qǐng)地方標(biāo)準(zhǔn)的立項(xiàng)，根據(jù)江西省市場(chǎng)監(jiān)督管理局下達(dá)的2024年度第十一批江西省地方標(biāo)準(zhǔn)制修訂項(xiàng)目計(jì)劃，批準(zhǔn)《公路工程電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》地方標(biāo)準(zhǔn)的制定。2.起草單位江西省交通投資集團(tuán)有限責(zé)任公司、江西省檔案館、江西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院、江西錦路科技開(kāi)發(fā)有限公司。3.主要起草人姓名性別職務(wù)/職稱工作單位任務(wù)分工黃喜榮男高級(jí)工程師江西省交通投資集團(tuán)有限責(zé)任公司調(diào)研、統(tǒng)稿李鵬達(dá)男副處長(zhǎng)江西省檔案館調(diào)研、撰稿張正輝男副研究館員江西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院撰稿付清丁男工程師江西錦路科技開(kāi)發(fā)有限公司調(diào)研、應(yīng)用二、制定該地方標(biāo)準(zhǔn)的必要性和意義1.必要性我省公路工程項(xiàng)目施工、監(jiān)理過(guò)程中各參建單位利用各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，形成了大量具有保存價(jià)值的電子文件，這些電子文件的規(guī)范歸檔對(duì)于真實(shí)記錄公路工程項(xiàng)目的施工、監(jiān)理全過(guò)程以及保存各參建單位依法依規(guī)履職憑證十分重要。目前，大部分公路工程業(yè)務(wù)系統(tǒng)缺乏歸檔功能，電子文件歸檔和電子檔案管理的流程不規(guī)范、制度不健全，不能保證電子文件規(guī)范歸檔和有效管理。因此，對(duì)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理進(jìn)行規(guī)范十分必要。2.意義江西遂川至大余高速公路建設(shè)項(xiàng)目作為國(guó)家檔案局第三批建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)項(xiàng)目順利通過(guò)了國(guó)家檔案局驗(yàn)收，成為江西省首個(gè)通過(guò)驗(yàn)收的建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理國(guó)家級(jí)試點(diǎn)項(xiàng)目，為全省公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理工作提供了示范引領(lǐng)。為進(jìn)一步規(guī)范江西省公路工程建設(shè)領(lǐng)域電子文件歸檔和電子檔案管理工作，江西省交通投資集團(tuán)有限責(zé)任公司、江西省檔案館、江西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院和江西錦路科技開(kāi)發(fā)有限公司4家單位擬對(duì)試點(diǎn)工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行歸納、總結(jié)和提升，聯(lián)合研究起草《公路工程電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，可分別適用于江西省公路工程建設(shè)項(xiàng)目在建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的非涉密的電子文件與電子檔案的管理。該項(xiàng)地方標(biāo)準(zhǔn)的編制實(shí)施是我省檔案行業(yè)進(jìn)一步踐行高質(zhì)量發(fā)展、催生新質(zhì)生產(chǎn)力的一次有益探索，可有效指導(dǎo)公路工程業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能建設(shè)，保證電子文件規(guī)范歸檔和有效管理，也填補(bǔ)了我省在公路工程項(xiàng)目電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范方面的空白。三、主要起草過(guò)程1.標(biāo)準(zhǔn)資料研析標(biāo)準(zhǔn)組查找閱讀了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和資料，在討論、分析的基礎(chǔ)上進(jìn)行歸納和總結(jié)，為標(biāo)準(zhǔn)的征求意見(jiàn)稿編寫(xiě)工作做好了知識(shí)儲(chǔ)備。研析的主要標(biāo)準(zhǔn)包括GB/T18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、GB/T39784《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》、DA/T28-2018《建設(shè)項(xiàng)目檔案整理規(guī)范》、DA/T58-2014《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》、DB36/T380《歸檔文件整理規(guī)范》等國(guó)內(nèi)外相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范。2.調(diào)研為做好編制工作，標(biāo)準(zhǔn)組多次到部分省直單位、公路工程項(xiàng)目部和交通檔案館進(jìn)行調(diào)研。通過(guò)調(diào)研了解到公路工程電子文件歸檔和電子檔案管理存在：電子文件分散存儲(chǔ)，難以統(tǒng)一管理和查詢；電子文件格式多樣，兼容性差，不便于長(zhǎng)期保存和讀??；電子文件安全性不足，存在數(shù)據(jù)丟失、泄露的風(fēng)險(xiǎn)；電子文件歸檔與檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度低，不利于行業(yè)內(nèi)的交流與合作等諸多問(wèn)題。為了解決上述問(wèn)題，提高公路工程電子文件的管理水平和利用效率，有必要制定一套科學(xué)、規(guī)范的公路工程電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范。3.撰寫(xiě)在前期調(diào)研基礎(chǔ)上，標(biāo)準(zhǔn)組著手撰寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)文本，并始終貫徹本標(biāo)準(zhǔn)編制原則，于2024年上半年完成初稿。經(jīng)標(biāo)準(zhǔn)組討論、修改后形成了標(biāo)準(zhǔn)的征求意見(jiàn)稿。4.實(shí)踐應(yīng)用及反饋將電子文件歸檔與電子檔案管理的做法與要求內(nèi)置于遂大試點(diǎn)項(xiàng)目業(yè)務(wù)系統(tǒng)、歸檔模塊、檔案管理系統(tǒng)中，經(jīng)過(guò)了試點(diǎn)方案評(píng)價(jià)、技術(shù)驗(yàn)收、成果驗(yàn)收等三個(gè)環(huán)節(jié)，在實(shí)踐應(yīng)用及用戶反饋中逐步完善了標(biāo)準(zhǔn)草案，反復(fù)推敲該征求意見(jiàn)稿。四、制定本標(biāo)準(zhǔn)的原則和依據(jù)，與現(xiàn)行法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系1.原則保障電子文件歸檔來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。規(guī)定了江西省公路工程建設(shè)電子文件與電子檔案管理的總則、應(yīng)用系統(tǒng)基礎(chǔ)建設(shè)、公路工程電子文件類型、形成與管理、公路工程電子文件歸檔、電子檔案管理等要求。易于實(shí)施。針對(duì)主要管理活動(dòng)明確規(guī)范性要求，力求標(biāo)準(zhǔn)文本簡(jiǎn)潔，易于使用，增強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)的可實(shí)施性、可操作性。2.依據(jù)依據(jù)主要有：GB/T1.1-2009《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫(xiě)原則》；GB/T18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、DA/T28-2018《建設(shè)項(xiàng)目檔案整理規(guī)范》、DA/T1-2000《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》、DA/T58-2014《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》等已經(jīng)發(fā)布實(shí)施的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.與現(xiàn)行法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系。制訂《公路工程電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》為江西省地方標(biāo)準(zhǔn)，是對(duì)檔案、公路行業(yè)相關(guān)法律法規(guī)的宣貫與落實(shí)，是對(duì)檔案、公路行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的完善與配套。五、主要條款說(shuō)明1.第4.2款電子文件歸檔與電子檔案管理的工作原則“來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”，與電子檔案的內(nèi)在要求“真實(shí)、完整、可用、安全”的關(guān)聯(lián)性建立、表達(dá)及理解，將來(lái)在宣貫時(shí)，需以詳細(xì)事件或試點(diǎn)項(xiàng)目中的案例解釋之。2.第5.3款電子文件歸檔與電子檔案管理的安全管理要求之“網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)保護(hù)要求”“檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)基本要求”等要據(jù)實(shí)開(kāi)展攻防演練，切實(shí)達(dá)到安全管控水平。3.第9.1款項(xiàng)目檔案驗(yàn)收若以電子檔案單套制驗(yàn)收，必須按照電子檔案單套制管理一般要求，設(shè)定基本條件、部署安全環(huán)境、開(kāi)展專項(xiàng)評(píng)估等。六、重大意見(jiàn)分歧的處理依據(jù)和結(jié)果本標(biāo)準(zhǔn)起草過(guò)程中，征詢了設(shè)區(qū)市及省直管縣交通運(yùn)輸部門(mén)、檔案部門(mén)，以及高速公路建設(shè)管理機(jī)構(gòu)、在贛公路施工企業(yè)、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)院等意見(jiàn)建議，目前對(duì)該版本的標(biāo)準(zhǔn)草案沒(méi)有產(chǎn)生任何重大分歧意見(jiàn)。七、作為推薦性標(biāo)準(zhǔn)的建議及其理由建議《公路工程電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》作為推薦性標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布實(shí)施。八、貫徹標(biāo)準(zhǔn)的措施建議和預(yù)測(cè)效果建議江西省檔案局、江西省交通運(yùn)輸廳對(duì)交通基礎(chǔ)設(shè)施檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作聯(lián)