學(xué)校學(xué)生資助工作檔案管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)學(xué)校學(xué)生資助工作檔案管理，確保學(xué)生資助工作檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)生資助工作中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于學(xué)校學(xué)生資助工作中形成的各類(lèi)檔案資料的管理，包括資助政策宣傳資料、學(xué)生資助申請(qǐng)材料、評(píng)審記錄、資金發(fā)放憑證、受助學(xué)生信息管理、資助工作相關(guān)文件等。3.管理原則遵循集中統(tǒng)一管理、分類(lèi)整理、規(guī)范有序、安全保密的原則，確保檔案資料真實(shí)可靠、便于查詢和利用。

二、檔案管理職責(zé)1.資助管理部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)生資助工作檔案管理制度，并組織實(shí)施。指導(dǎo)、監(jiān)督各年級(jí)、班級(jí)開(kāi)展學(xué)生資助檔案資料的收集、整理和歸檔工作。集中保管學(xué)生資助工作的重要檔案資料，建立檔案目錄索引，方便查詢利用。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清理和鑒定，確保檔案質(zhì)量和安全。2.年級(jí)組、班級(jí)職責(zé)負(fù)責(zé)本年級(jí)、班級(jí)學(xué)生資助檔案資料的收集、整理和初步審核工作，確保資料的真實(shí)性和完整性。按照學(xué)校要求，及時(shí)將整理好的檔案資料移交資助管理部門(mén)歸檔。協(xié)助資助管理部門(mén)做好檔案資料的查詢、借閱等工作。3.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案資料的接收、登記、整理、保管、查閱、借閱等具體工作。嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案資料的安全保密。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。做好檔案管理的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)更新檔案信息。

三、檔案收集1.收集范圍上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)的學(xué)生資助政策文件、通知、工作要求等。學(xué)校制定的學(xué)生資助工作實(shí)施辦法、細(xì)則、操作規(guī)程等。學(xué)生資助申請(qǐng)材料，包括申請(qǐng)表、證明材料、家庭經(jīng)濟(jì)情況調(diào)查表等。資助評(píng)審過(guò)程中的相關(guān)材料，如評(píng)審會(huì)議記錄、評(píng)審結(jié)果公示材料等。資金發(fā)放憑證，如銀行轉(zhuǎn)賬記錄、現(xiàn)金發(fā)放簽收單等。受助學(xué)生的信息資料，包括基本信息、資助情況記錄等。資助工作宣傳資料、活動(dòng)記錄等。其他與學(xué)生資助工作相關(guān)的文件、資料。2.收集要求各部門(mén)、年級(jí)組、班級(jí)應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集本部門(mén)、本年級(jí)、本班級(jí)產(chǎn)生的學(xué)生資助檔案資料，并確保資料齊全、完整。收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。對(duì)于電子文檔，應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并定期進(jìn)行備份。

四、檔案整理1.分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)學(xué)生資助檔案分為綜合類(lèi)、資助申請(qǐng)類(lèi)、評(píng)審類(lèi)、資金發(fā)放類(lèi)、受助學(xué)生信息類(lèi)、宣傳活動(dòng)類(lèi)等六大類(lèi)。綜合類(lèi)：包括上級(jí)文件、學(xué)校制度、工作計(jì)劃、總結(jié)等。資助申請(qǐng)類(lèi)：學(xué)生提交的各類(lèi)資助申請(qǐng)表及相關(guān)證明材料。評(píng)審類(lèi)：評(píng)審會(huì)議記錄、評(píng)審結(jié)果公示材料等。資金發(fā)放類(lèi)：資金發(fā)放憑證、銀行對(duì)賬單等。受助學(xué)生信息類(lèi)：受助學(xué)生基本信息、資助情況記錄等。宣傳活動(dòng)類(lèi)：資助政策宣傳資料、活動(dòng)照片、新聞報(bào)道等。2.整理方法按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)。每一類(lèi)檔案資料按照時(shí)間順序進(jìn)行排列，同一時(shí)間段的資料按照重要程度或相關(guān)性進(jìn)行排序。對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于管理和查詢。編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、類(lèi)別、名稱、日期、保管期限等信息。對(duì)于紙張大小不一致的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一折疊或裁剪，使其規(guī)格一致。電子文檔應(yīng)按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，確保文件名與紙質(zhì)檔案一致，便于查找和對(duì)應(yīng)。

五、檔案歸檔1.歸檔時(shí)間各部門(mén)、年級(jí)組、班級(jí)應(yīng)在每學(xué)期結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的學(xué)生資助檔案資料移交資助管理部門(mén)歸檔。資助管理部門(mén)應(yīng)在收到移交的檔案資料后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作。2.歸檔流程移交部門(mén)填寫(xiě)檔案移交清單，清單應(yīng)注明檔案類(lèi)別、名稱、數(shù)量、移交日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。資助管理部門(mén)檔案管理人員按照檔案整理要求，對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行核對(duì)、檢查，確保檔案質(zhì)量符合要求。將核對(duì)無(wú)誤的檔案資料按照分類(lèi)順序放入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類(lèi)別、年度等信息。將檔案目錄錄入電子檔案管理系統(tǒng)，建立檔案索引，方便查詢利用。

六、檔案保管1.保管期限學(xué)生資助工作檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案：上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)的重要文件、學(xué)校制定的學(xué)生資助工作長(zhǎng)期有效的制度、受助學(xué)生獲得重大獎(jiǎng)勵(lì)或處分的相關(guān)材料等。長(zhǎng)期保管的檔案：學(xué)生資助申請(qǐng)材料、評(píng)審記錄、資金發(fā)放憑證、受助學(xué)生信息等，保管期限為[X]年。短期保管的檔案：資助工作宣傳資料、活動(dòng)記錄等，保管期限為[X]年。2.保管要求設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案安全。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。對(duì)檔案資料進(jìn)行分類(lèi)存放，不同類(lèi)別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，便于查找和管理。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容等信息，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)，確保數(shù)據(jù)安全。

七、檔案查閱1.查閱范圍學(xué)校內(nèi)部工作人員因工作需要，可查閱學(xué)生資助工作檔案。上級(jí)主管部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等因工作檢查、審計(jì)等需要，可查閱相關(guān)檔案資料。2.查閱流程查閱人填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意。將申請(qǐng)表提交資助管理部門(mén)，資助管理部門(mén)檔案管理人員對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后安排查閱。查閱人在檔案管理人員的陪同下，在指定的檔案查閱地點(diǎn)查閱檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出查閱地點(diǎn)。查閱人如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。查閱完畢后，查閱人應(yīng)將檔案資料歸還原位，由檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)、檢查，確保檔案資料完整無(wú)損。3.查閱限制涉及學(xué)生個(gè)人隱私的檔案資料，未經(jīng)學(xué)生本人同意，不得對(duì)外提供查閱。檔案資料僅供查閱人在規(guī)定的范圍內(nèi)使用，不得擅自傳播、泄露檔案內(nèi)容。

八、檔案借閱1.借閱范圍學(xué)校內(nèi)部因特殊工作需要，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可借閱學(xué)生資助工作檔案。外單位因工作需要，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可借閱相關(guān)檔案資料。2.借閱流程借閱人填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和資助管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意。將申請(qǐng)表提交學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過(guò)后，借閱人到資助管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表，向借閱人提供相應(yīng)的檔案資料，并填寫(xiě)檔案借閱登記薄，注明借閱人姓名、單位、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，由借閱人簽字確認(rèn)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞檔案內(nèi)容。借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還時(shí)間內(nèi)歸還檔案資料，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員在借閱人歸還檔案資料時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案資料是否完整無(wú)損，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人的責(zé)任。3.借閱限制檔案資料一般不外借，如因特殊情況確需外借的，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱時(shí)間和范圍，并采取必要的安全措施。借閱的檔案資料不得用于與借閱目的無(wú)關(guān)的其他用途。

九、檔案保密1.保密措施加強(qiáng)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密責(zé)任書(shū)。檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。對(duì)涉及學(xué)生個(gè)人隱私和學(xué)校機(jī)密的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露。檔案管理人員在整理、查閱、借閱檔案資料時(shí)，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案內(nèi)容泄露。對(duì)電子檔案應(yīng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，確保數(shù)據(jù)安全。2.違規(guī)處理對(duì)于違反檔案保密制度，泄露檔案內(nèi)容的人員，將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、記過(guò)等處分。因泄露檔案內(nèi)容給學(xué)?；?qū)W生造成損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。

十、檔案鑒定與銷(xiāo)毀1.鑒定原則定期對(duì)學(xué)生資助工作檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格把關(guān)的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。2.鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由資助管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實(shí)施。3.鑒定方法對(duì)檔案資料進(jìn)行逐卷審查，分析檔案內(nèi)容的重要性、時(shí)效性和利用價(jià)值。參考檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，確定檔案的存毀。對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)注明檔案編號(hào)、類(lèi)別、名稱、日期、保管期限等信息。4.銷(xiāo)毀程序檔案鑒定工作小組對(duì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案資料徹底銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存。

十一