檔案管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。

（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。

（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、照片、錄像、電子數(shù)據(jù)等。

二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、存儲(chǔ)等工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案的安全與完整。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、歸還等服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。6.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和考核。

（二）各部門檔案管理職責(zé)1.設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷、保管等工作。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期向公司檔案管理部門移交檔案。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.配合公司檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。

（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備一定的檔案專業(yè)知識(shí)和技能，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。3.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，確保檔案的整理規(guī)范、存儲(chǔ)安全、查閱有序。4.積極參與檔案信息化建設(shè)，不斷提高檔案管理工作效率和水平。

三、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全，不得隨意散失或銷毀。2.文件材料形成后，承辦人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將其整理好，并移交本部門兼職檔案員。3.兼職檔案員應(yīng)定期對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行檢查，確保文件材料的完整性和準(zhǔn)確性。4.對(duì)于重要的文件材料，應(yīng)在收集后及時(shí)進(jìn)行備份，以防止丟失。

（二）檔案整理1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行科學(xué)分類。分類方法可采用年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問(wèn)題分類法等，具體分類方案由檔案管理部門根據(jù)公司實(shí)際情況制定。2.對(duì)分類后的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，便于檔案的管理和查找。3.按照檔案裝訂要求，對(duì)檔案進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)整齊、牢固，保持文件材料的原貌。4.對(duì)檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱和檢索。5.建立電子檔案目錄，實(shí)現(xiàn)檔案目錄的信息化管理，方便檔案信息的查詢和統(tǒng)計(jì)。

四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲(chóng)藥品、溫濕度計(jì)等，確保檔案保管環(huán)境符合要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，不得堆放與檔案無(wú)關(guān)的物品。

（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照不同的保管期限進(jìn)行分類存放，便于管理和查閱。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案架上，排列整齊，便于查找。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)。4.對(duì)重要的檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份，以防止因自然災(zāi)害等原因?qū)е聶n案數(shù)據(jù)丟失。

（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。

檔案保管期限的確定應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問(wèn)題。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.建立檔案清查記錄，詳細(xì)記錄清查時(shí)間、清查人員、清查范圍、清查結(jié)果等內(nèi)容，以備查閱。

五、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案供查閱，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完好，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、污損等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和完整性，確保檔案無(wú)誤。

（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容和檔案保管情況進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)向借閱人員發(fā)放《檔案借閱登記薄》，詳細(xì)記錄借閱檔案的編號(hào)、題名、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間、借閱人員姓名等信息。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、污損等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和完整性，檢查檔案是否有損壞或丟失，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)，并在《檔案借閱登記薄》上注明歸還時(shí)間。

（三）特殊情況查閱與借閱1.外單位人員查閱或借閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照公司內(nèi)部人員查閱或借閱檔案的程序辦理手續(xù)。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱或借閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定辦理審批手續(xù)，查閱或借閱人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾對(duì)查閱或借閱的檔案內(nèi)容予以保密。3.因工作需要必須將檔案帶出公司查閱或使用的，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施，確保檔案的安全。

六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作應(yīng)在公司分管領(lǐng)導(dǎo)的組織下，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值、利用情況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，鑒定小組應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限、應(yīng)銷毀原因等內(nèi)容。

（二）檔案銷毀1.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.檔案銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》存檔。

七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化管理和信息化利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。

（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)公司重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。2.數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行分類、編號(hào)、著錄等處理，建立電子檔案目錄，與紙質(zhì)檔案目錄相對(duì)應(yīng)，便于查詢和檢索。3.數(shù)字化檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)。

（三）檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲(chǔ)、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，根據(jù)用戶的角色和職責(zé)，設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全。

（四）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、存儲(chǔ)等工作，確保電子檔案的規(guī)范性和完整性。2.建立電子檔案?jìng)浞葜贫龋ㄆ趯?duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格控制電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限，對(duì)電子檔案的查閱、借閱等操作進(jìn)行記錄，確保電子檔案信息的安全。

八、檔案安全保密（一）安全保密制度1.建立健全檔案安全保密制度，明確檔案管理人員的安全保密職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全保密教育。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。3.對(duì)檔案庫(kù)房、檔案信息管理系統(tǒng)等重點(diǎn)部位應(yīng)采取必要的安全保密措施，如設(shè)置門禁系統(tǒng)、安裝監(jiān)控設(shè)備、進(jìn)行數(shù)據(jù)加密等。

（二）人員管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的管理，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，對(duì)違反檔案安全保密制度的人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾對(duì)公司檔案信息予以保密。3.對(duì)涉及檔案管理工作的人員進(jìn)行背景審查，確保人員的可靠性。

（三）保密措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置用戶權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)檔案信息。3.對(duì)檔案的查閱、借閱等操作進(jìn)行記錄，以便于追溯和審計(jì)。4.對(duì)重要檔案應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，防止檔案信息泄露。

九、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)1.對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.獎(jiǎng)勵(lì)方式包括通報(bào)表?yè)P(yáng)、頒發(fā)榮譽(yù)證書、給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)等。

（二）處罰1