酒店采購管理制度?一、總則1.目的為加強酒店采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的高效、有序進(jìn)行，降低采購成本，保證所采購物資和服務(wù)的質(zhì)量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于酒店內(nèi)所有物資及服務(wù)的采購活動，包括但不限于食品、飲料、客房用品、辦公用品、設(shè)備設(shè)施及維修維護(hù)服務(wù)等。3.采購原則按需采購原則：根據(jù)酒店實際經(jīng)營需求，合理安排采購計劃，避免盲目采購和庫存積壓。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保所采購物資和服務(wù)符合酒店標(biāo)準(zhǔn)和要求。價格合理原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過市場調(diào)研、詢價、比價等方式，爭取最優(yōu)惠的采購價格，降低采購成本。公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，杜絕不正當(dāng)交易行為。

二、采購組織與職責(zé)1.采購部門采購部經(jīng)理負(fù)責(zé)制定采購部工作計劃和預(yù)算，并組織實施。建立和維護(hù)供應(yīng)商管理體系，評估和選擇合格供應(yīng)商。審核采購訂單，確保采購活動符合酒店規(guī)定和流程。協(xié)調(diào)采購過程中的各項工作，解決采購過程中出現(xiàn)的問題。定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報采購工作情況，提出改進(jìn)建議。采購專員根據(jù)采購計劃，負(fù)責(zé)具體的采購業(yè)務(wù)操作，包括詢價、比價、議價、下單等。與供應(yīng)商保持密切溝通，跟進(jìn)采購訂單的執(zhí)行情況，確保按時、按質(zhì)、按量到貨。收集市場信息，了解行業(yè)動態(tài)和供應(yīng)商情況，為采購決策提供參考依據(jù)。協(xié)助采購部經(jīng)理進(jìn)行供應(yīng)商管理工作，如供應(yīng)商資料整理、評估等。2.使用部門部門負(fù)責(zé)人根據(jù)本部門經(jīng)營需求，提出物資和服務(wù)的采購申請，并對申請的合理性和必要性負(fù)責(zé)。參與采購過程中的供應(yīng)商選擇、樣品確認(rèn)等環(huán)節(jié)，提供專業(yè)意見和建議。負(fù)責(zé)驗收本部門采購的物資和服務(wù)，確保符合使用要求。使用人員協(xié)助部門負(fù)責(zé)人提出采購需求，提供詳細(xì)的物資規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。參與采購物資和服務(wù)的驗收工作，反饋使用過程中的問題和意見。

三、采購流程1.采購申請使用部門根據(jù)實際經(jīng)營需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預(yù)計采購時間等信息?！恫少徤暾埍怼方?jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部。緊急采購申請需注明"緊急"字樣，并說明緊急原因。2.采購審批采購部收到《采購申請表》后，采購專員對申請內(nèi)容進(jìn)行初步審核，確認(rèn)采購需求的合理性和必要性。對于金額較小的采購申請（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由酒店根據(jù)實際情況設(shè)定），由采購部經(jīng)理審批；對于金額較大的采購申請，需提交酒店管理層審批，審批通過后方可進(jìn)行采購。3.供應(yīng)商選擇與評估采購專員根據(jù)采購物資或服務(wù)的特點和要求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、產(chǎn)品樣本、報價單等相關(guān)資料，建立供應(yīng)商檔案。采購部組織相關(guān)人員（如使用部門代表、財務(wù)人員等）對供應(yīng)商進(jìn)行實地考察和評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同或框架協(xié)議。4.采購執(zhí)行采購專員根據(jù)審批通過的采購申請和選定的供應(yīng)商，向供應(yīng)商發(fā)送《采購訂單》，明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點、付款方式等條款。在采購過程中，采購專員應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解訂單執(zhí)行情況，如出現(xiàn)交貨延遲、質(zhì)量問題等異常情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并向采購部經(jīng)理匯報。對于需預(yù)付款的采購項目，采購專員應(yīng)按照酒店財務(wù)制度辦理預(yù)付款手續(xù)，并跟蹤預(yù)付款的使用情況。5.到貨驗收采購物資到貨前，采購專員應(yīng)提前通知使用部門準(zhǔn)備驗收工作。使用部門組織相關(guān)人員（如采購專員、倉庫管理員、使用人員等）按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對到貨物資進(jìn)行驗收，驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等方面。驗收合格后，驗收人員在《驗收單》上簽字確認(rèn)；如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系協(xié)商解決，并在《驗收單》上注明問題情況。對于重要物資或設(shè)備，可邀請專業(yè)技術(shù)人員參與驗收工作，確保驗收結(jié)果準(zhǔn)確可靠。6.付款結(jié)算采購物資驗收合格后，采購專員根據(jù)合同約定和驗收情況，填寫《付款申請單》，附上《采購訂單》、《驗收單》、發(fā)票等相關(guān)憑證，提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門對《付款申請單》及相關(guān)憑證進(jìn)行審核，審核無誤后按照酒店財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。對于不符合付款條件的采購項目，財務(wù)部門應(yīng)及時通知采購專員和供應(yīng)商，說明原因并協(xié)商解決辦法。

四、采購預(yù)算管理1.采購預(yù)算編制采購部根據(jù)酒店年度經(jīng)營計劃和實際需求，編制年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)涵蓋酒店各類物資和服務(wù)的采購項目，并明確預(yù)算金額和采購時間安排。在編制采購預(yù)算過程中，采購部應(yīng)與各使用部門充分溝通，了解其需求變化情況，同時參考?xì)v史采購數(shù)據(jù)和市場價格走勢，確保預(yù)算的準(zhǔn)確性和合理性。年度采購預(yù)算經(jīng)酒店管理層審核批準(zhǔn)后，作為采購工作的指導(dǎo)依據(jù)。2.采購預(yù)算執(zhí)行與控制采購專員應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，確保采購支出控制在預(yù)算范圍內(nèi)。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制審批程序進(jìn)行申請和審批。采購部定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和總結(jié)，對比實際采購金額與預(yù)算金額的差異，查找原因并采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，確保采購預(yù)算的有效執(zhí)行。

五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)與引入采購部應(yīng)根據(jù)酒店業(yè)務(wù)發(fā)展需要，持續(xù)開發(fā)新的供應(yīng)商資源。通過市場調(diào)研、行業(yè)交流、網(wǎng)絡(luò)搜索等方式，收集潛在供應(yīng)商信息，并建立供應(yīng)商信息庫。對新引入的供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)格的資質(zhì)審核和實地考察，確保其具備合法經(jīng)營資質(zhì)、良好的信譽和生產(chǎn)供應(yīng)能力。只有經(jīng)過評估合格的供應(yīng)商才能進(jìn)入酒店供應(yīng)商體系。2.供應(yīng)商評估與考核采購部定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)、合作配合度等方面。評估周期可根據(jù)實際情況設(shè)定，一般為每季度或每半年進(jìn)行一次。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)莫剟詈蛢?yōu)先合作機會；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，采購部應(yīng)與其溝通并提出改進(jìn)意見，如仍未改善，可考慮暫?；蚪K止合作關(guān)系。3.供應(yīng)商檔案管理采購部為每個供應(yīng)商建立獨立的檔案，檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商基本信息、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、產(chǎn)品樣本、報價單、采購合同、合作記錄、評估報告等資料。供應(yīng)商檔案應(yīng)及時更新，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性，以便為采購決策提供可靠的參考依據(jù)。

六、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估采購部對采購過程中可能面臨的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，風(fēng)險類型包括但不限于供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、價格波動風(fēng)險、交貨延遲風(fēng)險等。針對識別出的風(fēng)險，采購部應(yīng)分析其發(fā)生的可能性和影響程度，并制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。2.風(fēng)險應(yīng)對措施供應(yīng)商違約風(fēng)險：選擇信譽良好、實力較強的供應(yīng)商，并在采購合同中明確違約責(zé)任條款，以約束供應(yīng)商行為。同時，加強對供應(yīng)商的日常管理和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并解決潛在問題。質(zhì)量風(fēng)險：嚴(yán)格把控供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)，確保所采購物資和服務(wù)的質(zhì)量符合要求。加強到貨驗收工作，對質(zhì)量不合格的物資及時退貨或換貨，并追究供應(yīng)商責(zé)任。價格波動風(fēng)險：關(guān)注市場價格動態(tài)，通過與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款、采用套期保值等方式，降低價格波動對采購成本的影響。交貨延遲風(fēng)險：在采購合同中明確交貨期要求，并約定逾期交貨的違約責(zé)任。加強與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，及時了解訂單執(zhí)行進(jìn)度，如發(fā)現(xiàn)可能出現(xiàn)交貨延遲情況，應(yīng)提前采取措施督促供應(yīng)商按時交貨。

七、采購信息管理1.采購信息收集采購專員應(yīng)廣泛收集與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的信息，包括市場價格信息、供應(yīng)商信息、新產(chǎn)品信息、行業(yè)動態(tài)等。收集渠道可包括網(wǎng)絡(luò)平臺、行業(yè)展會、供應(yīng)商提供、同行交流等。采購部定期對收集到的信息進(jìn)行整理和分析，形成有價值的采購決策參考資料。2.采購信息共享采購部建立內(nèi)部信息共享平臺，及時將采購相關(guān)信息（如采購計劃、采購訂單、驗收報告、供應(yīng)商評估結(jié)果等）在酒店內(nèi)部進(jìn)行共享，方便各部門了解采購工作進(jìn)展情況，提高工作協(xié)同效率。對于涉及酒店機密的采購信息，應(yīng)嚴(yán)格按照酒店保密制度進(jìn)行管理，防止信息泄露。

八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計監(jiān)督酒店內(nèi)部審計部門定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。對于審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.采購績效評估建立采購績效評估體系，定期對采購部及采購專員的工作績效