物資設(shè)備與服務(wù)采購管理制度?一、總則1.目的為規(guī)范公司物資設(shè)備與服務(wù)采購行為，加強采購管理，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，提高采購效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及所屬單位物資設(shè)備的采購、服務(wù)的采購以及相關(guān)采購活動的管理。3.基本原則合法性原則：采購活動應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定。效益性原則：在保證質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，確保供應(yīng)商機會均等，公平競爭，公正評標(biāo)。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保所采購的物資設(shè)備和服務(wù)符合公司要求。二、采購組織與職責(zé)1.采購決策機構(gòu)公司設(shè)立采購管理委員會，負(fù)責(zé)對重大采購項目進行決策。采購管理委員會由公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。其職責(zé)包括：審議采購戰(zhàn)略和政策。審批年度采購計劃。審定重大采購項目的采購方式、采購文件等。協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。2.采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部門，作為采購執(zhí)行機構(gòu)，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實施。其職責(zé)包括：編制采購計劃，組織采購活動。選擇供應(yīng)商，進行商務(wù)談判。簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行。建立供應(yīng)商檔案，評估供應(yīng)商績效。3.需求部門各需求部門負(fù)責(zé)提出物資設(shè)備和服務(wù)的采購需求，參與采購過程中的技術(shù)規(guī)格確定、驗收等工作。其職責(zé)包括：準(zhǔn)確提供采購需求，包括規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。協(xié)助采購部門進行供應(yīng)商選擇和技術(shù)談判。參與采購物資設(shè)備和服務(wù)的驗收工作。三、采購計劃管理1.年度采購計劃編制采購部門應(yīng)于每年末組織各需求部門編制下一年度采購計劃。需求部門根據(jù)本部門業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、預(yù)算安排等，詳細(xì)填寫采購需求申請表，包括物資設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間等。采購部門匯總各需求部門的采購需求申請表，結(jié)合庫存情況、市場供應(yīng)情況等進行綜合分析，編制年度采購計劃草案。年度采購計劃草案經(jīng)采購管理委員會審議通過后，由采購部門下達(dá)給各需求部門，并作為年度采購工作的指導(dǎo)依據(jù)。2.采購計劃調(diào)整在年度采購計劃執(zhí)行過程中，如因業(yè)務(wù)發(fā)展變化、市場供應(yīng)變化等原因需要調(diào)整采購計劃，需求部門應(yīng)及時填寫采購計劃調(diào)整申請表，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容等。采購部門收到采購計劃調(diào)整申請表后，進行審核，并根據(jù)實際情況提出調(diào)整建議。采購計劃調(diào)整建議經(jīng)采購管理委員會批準(zhǔn)后，采購部門組織實施調(diào)整。四、采購方式選擇1.公開招標(biāo)適用于采購金額較大、技術(shù)規(guī)格明確、市場競爭充分的物資設(shè)備和服務(wù)采購項目。采購部門應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，邀請潛在供應(yīng)商投標(biāo)。組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等工作，確定中標(biāo)供應(yīng)商。2.邀請招標(biāo)適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的項目，或采用公開招標(biāo)方式的費用占采購項目總價值比例過大的項目。采購部門應(yīng)根據(jù)項目特點和供應(yīng)商信息，選擇若干家潛在供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書，邀請其參加投標(biāo)。后續(xù)招標(biāo)程序與公開招標(biāo)類似。3.競爭性談判適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的項目，技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的項目，采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的項目，不能事先計算出價格總額的項目。采購部門成立談判小組，與不少于三家的供應(yīng)商分別進行談判，確定成交供應(yīng)商。4.單一來源采購適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的項目，發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的項目，必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。采購部門應(yīng)填寫單一來源采購申請表，說明采購理由，經(jīng)采購管理委員會批準(zhǔn)后，與單一供應(yīng)商進行談判并簽訂采購合同。5.詢價采購適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。采購部門向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求其一次報出不得更改的價格，根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商篩選與準(zhǔn)入采購部門建立供應(yīng)商信息庫，收集供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績情況、產(chǎn)品質(zhì)量等資料。根據(jù)采購需求和供應(yīng)商信息庫，篩選潛在供應(yīng)商。對于新供應(yīng)商，要求其提供營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資質(zhì)文件。采購部門對潛在供應(yīng)商進行實地考察或資質(zhì)審核，評估其生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理、售后服務(wù)等方面的情況，符合要求的納入供應(yīng)商信息庫，作為準(zhǔn)入供應(yīng)商。2.供應(yīng)商評價與考核采購部門定期對供應(yīng)商進行評價與考核，評價指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、合同履行情況等。每年末，采購部門組織各需求部門對供應(yīng)商進行綜合評價打分，根據(jù)評價結(jié)果對供應(yīng)商進行分級管理。對于評價不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)取消其供應(yīng)商資格。3.供應(yīng)商激勵與淘汰對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，采購部門給予適當(dāng)?shù)募畲胧缭黾硬少彿蓊~、優(yōu)先合作、給予獎勵等。對于連續(xù)評價不合格、出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題、違反合同約定等情況的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時淘汰，并從供應(yīng)商信息庫中刪除其信息。六、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫采購需求申請表，詳細(xì)說明采購物資設(shè)備或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途、預(yù)計采購時間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交給采購部門。2.采購審批采購部門收到采購需求申請表后，對其進行初步審核，包括采購需求的合理性、與預(yù)算的匹配性等。對于金額較小的采購項目，由采購部門負(fù)責(zé)人審批；對于金額較大的采購項目，采購部門負(fù)責(zé)人審核后報采購管理委員會審批。3.采購實施采購部門根據(jù)審批通過的采購需求，選擇合適的采購方式，組織實施采購活動。采用招標(biāo)方式采購的，按照招標(biāo)文件規(guī)定的程序進行開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等工作；采用競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等方式的，按照相應(yīng)的采購程序進行談判、確定供應(yīng)商等工作。采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資設(shè)備或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。4.到貨驗收物資設(shè)備到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門做好驗收準(zhǔn)備工作。物資設(shè)備到貨時，采購部門、需求部門共同對物資設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀等進行驗收，并按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進行檢驗。對于需要進行性能測試、安裝調(diào)試等的物資設(shè)備，采購部門應(yīng)組織相關(guān)專業(yè)人員進行驗收，確保其能夠正常運行并滿足使用要求。服務(wù)采購項目完成后，需求部門應(yīng)按照合同約定對服務(wù)質(zhì)量進行驗收，填寫驗收報告。5.付款結(jié)算采購部門根據(jù)合同約定和驗收情況，填寫付款申請單，附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)資料，報財務(wù)部門審核。財務(wù)部門對付款申請單進行審核，審核無誤后按照公司財務(wù)制度和合同約定辦理付款手續(xù)。七、采購合同管理1.合同簽訂采購部門應(yīng)在確定供應(yīng)商后及時簽訂采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和公司要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同應(yīng)包括物資設(shè)備或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同草案提交法務(wù)部門進行合法性審查，確保合同合法有效。2.合同履行采購部門和供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定履行各自的義務(wù)，采購部門負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時間、地點、數(shù)量、質(zhì)量等要求提供物資設(shè)備或服務(wù)，并提供相關(guān)的證明文件。3.合同變更與解除在合同履行過程中，如因不可抗力、市場變化、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要變更或解除合同的，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。合同變更或解除協(xié)議應(yīng)報原審批部門審批，并按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.合同歸檔采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本及相關(guān)資料歸檔保存，建立合同臺賬，記錄合同的簽訂、履行、變更、解除等情況，以便查詢和管理。八、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估采購部門應(yīng)定期對采購過程中的風(fēng)險進行識別和評估，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、法律風(fēng)險等。分析可能導(dǎo)致風(fēng)險發(fā)生的因素，評估風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。2.風(fēng)險應(yīng)對措施針對不同的風(fēng)險，制定相應(yīng)的應(yīng)對措施。對于市場風(fēng)險，關(guān)注市場動態(tài)，加強市場調(diào)研，合理安排采購計劃，采用套期保值等方式降低價格波動風(fēng)險。對于供應(yīng)商風(fēng)險，加強供應(yīng)商管理，選擇多家供應(yīng)商，建立供應(yīng)商備份機制，定期對供應(yīng)商進行評價和考核，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。對于質(zhì)量風(fēng)險，加強采購物資設(shè)備的檢驗檢測，嚴(yán)格執(zhí)行驗收標(biāo)準(zhǔn)，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，對出現(xiàn)質(zhì)量問題的供應(yīng)商進行嚴(yán)肅處理。對于合同風(fēng)險，加強合同管理，簽訂規(guī)范的采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)，嚴(yán)格按照合同約定履行，及時處理合同變更和解除事宜。對于法律風(fēng)險，加強法律意識，采購活動嚴(yán)格遵守法律法規(guī)，重大采購項目咨詢法律顧問，確保采購行為合法合規(guī)。九、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。審計部門根據(jù)審計結(jié)果提出審計意見和建議，督促采購部門進行整改。2.采購部門自查采購部門應(yīng)定期對自身采購工作進行自查，檢查采購計劃的執(zhí)行情況、采購方式的選擇是否合理、供應(yīng)商管理是否有