物資設(shè)備和服務(wù)采購管理辦法?一、總則（一）目的為規(guī)范公司物資設(shè)備和服務(wù)采購行為，加強(qiáng)采購管理，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，防范采購風(fēng)險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門物資設(shè)備的購置、租賃、維修保養(yǎng)以及各類服務(wù)的采購活動。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：采購活動應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.公平公正原則：確保采購過程公開透明，對所有供應(yīng)商一視同仁，公平競爭。3.效益優(yōu)先原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購成本最低，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化。4.誠實(shí)守信原則：采購各方應(yīng)誠實(shí)守信，履行各自義務(wù)，維護(hù)良好的市場秩序。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購管理委員會，負(fù)責(zé)審議重大采購項(xiàng)目的采購策略、預(yù)算安排、供應(yīng)商選擇等重大事項(xiàng)。采購管理委員會由公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。（二）采購執(zhí)行部門1.物資設(shè)備采購部門：負(fù)責(zé)具體物資設(shè)備的采購工作，包括制定采購計(jì)劃、組織采購活動、簽訂采購合同等。2.服務(wù)采購部門：負(fù)責(zé)各類服務(wù)的采購工作，如咨詢服務(wù)、技術(shù)服務(wù)、勞務(wù)服務(wù)等。（三）相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：提出物資設(shè)備和服務(wù)的需求申請，提供技術(shù)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等詳細(xì)信息，并參與采購過程中的技術(shù)評審、驗(yàn)收等工作。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、支付貨款，對采購成本進(jìn)行核算和控制。3.審計(jì)部門：對采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況等。三、采購計(jì)劃管理（一）計(jì)劃編制1.各需求部門應(yīng)根據(jù)工作需要和預(yù)算安排，提前編制物資設(shè)備和服務(wù)采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間、預(yù)算金額等內(nèi)容。2.采購計(jì)劃應(yīng)經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核后報采購執(zhí)行部門。（二）計(jì)劃審批采購執(zhí)行部門收到采購計(jì)劃后，應(yīng)進(jìn)行匯總和初審，對于重大采購項(xiàng)目，報采購管理委員會審批。采購管理委員會根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃、資金狀況等因素對采購計(jì)劃進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后的采購計(jì)劃作為采購執(zhí)行的依據(jù)。（三）計(jì)劃調(diào)整采購計(jì)劃一經(jīng)批準(zhǔn)，原則上不得隨意調(diào)整。如因特殊原因確需調(diào)整的，需求部門應(yīng)提出書面申請，說明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容，按原審批程序進(jìn)行審批。四、采購方式（一）招標(biāo)采購1.達(dá)到下列標(biāo)準(zhǔn)之一的物資設(shè)備和服務(wù)采購項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)采購方式：單項(xiàng)或批量采購預(yù)算金額達(dá)到[具體金額]以上的；采購項(xiàng)目技術(shù)復(fù)雜或有特殊要求，只有少量幾家潛在供應(yīng)商可供選擇的；涉及國家安全、國家秘密或者搶險救災(zāi)，適宜招標(biāo)但不宜公開招標(biāo)的；法律、法規(guī)規(guī)定的其他招標(biāo)采購情形。2.招標(biāo)采購應(yīng)按照《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行，包括公開招標(biāo)和邀請招標(biāo)。（二）競爭性談判采購1.符合下列情形之一的物資設(shè)備和服務(wù)采購項(xiàng)目，可以采用競爭性談判采購方式：招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計(jì)算出價格總額的。2.競爭性談判采購應(yīng)成立談判小組，由采購執(zhí)行部門、需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員組成，與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判。（三）詢價采購1.采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的物資設(shè)備采購項(xiàng)目，可以采用詢價采購方式。2.詢價采購應(yīng)向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求其一次報出不得更改的價格，采購執(zhí)行部門根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商。（四）單一來源采購1.符合下列情形之一的物資設(shè)備和服務(wù)采購項(xiàng)目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.單一來源采購應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，并在采購文件中說明理由。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.采購執(zhí)行部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，對供應(yīng)商的基本情況、經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等進(jìn)行記錄和管理。2.供應(yīng)商準(zhǔn)入應(yīng)滿足以下條件：具有獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力；具有良好的商業(yè)信譽(yù)和健全的財(cái)務(wù)會計(jì)制度；具有履行合同所必需的設(shè)備和專業(yè)技術(shù)能力；有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄；參加采購活動前三年內(nèi)，在經(jīng)營活動中沒有重大違法記錄；法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他條件。3.需求部門可以推薦潛在供應(yīng)商，采購執(zhí)行部門對推薦的供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，符合準(zhǔn)入條件的納入供應(yīng)商信息庫。（二）供應(yīng)商評價與考核1.采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價和考核，評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格水平等方面。2.評價方式可以采用問卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析等多種形式。根據(jù)評價結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分級管理，分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。3.對于不合格供應(yīng)商，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時采取措施，如暫停合作、限期整改等，直至取消其供應(yīng)商資格。（三）供應(yīng)商淘汰與更新1.對于出現(xiàn)以下情形之一的供應(yīng)商，應(yīng)予以淘汰：提供的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量嚴(yán)重不符合要求，給公司造成重大損失的；多次違反合同約定，拒不履行合同義務(wù)的；經(jīng)營狀況惡化，無法繼續(xù)提供合格產(chǎn)品或服務(wù)的。2.采購執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展需要和采購業(yè)務(wù)變化，適時更新供應(yīng)商信息庫，引入新的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。六、采購流程（一）采購申請需求部門按照采購計(jì)劃管理的要求，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)算金額、需求時間等內(nèi)容，并簽字蓋章后提交采購執(zhí)行部門。（二）采購審批采購執(zhí)行部門收到采購申請表后，進(jìn)行形式審查，對于符合要求的采購申請，按照審批權(quán)限進(jìn)行審批。一般采購項(xiàng)目由采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人審批，重大采購項(xiàng)目報采購管理委員會審批。（三）采購實(shí)施1.選擇采購方式：根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和金額大小，按照本辦法規(guī)定的采購方式選擇合適的采購方式進(jìn)行采購。2.編制采購文件：采購執(zhí)行部門根據(jù)采購方式編制相應(yīng)的采購文件，如招標(biāo)文件、談判文件、詢價通知書等。采購文件應(yīng)明確采購項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容。3.發(fā)布采購信息：對于招標(biāo)采購項(xiàng)目，應(yīng)按照規(guī)定在指定的媒體上發(fā)布招標(biāo)公告；對于邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價采購等項(xiàng)目，應(yīng)向符合條件的供應(yīng)商發(fā)出邀請或詢價通知書。4.組織采購活動：采購執(zhí)行部門組織開標(biāo)、評標(biāo)、談判、詢價等采購活動，相關(guān)部門和人員按照各自職責(zé)參與采購活動。在采購過程中，應(yīng)做好記錄，保存采購文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告等相關(guān)資料。5.確定成交供應(yīng)商：采購執(zhí)行部門根據(jù)采購文件規(guī)定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)或談判結(jié)果，確定成交供應(yīng)商，并向其發(fā)出成交通知書。（四）合同簽訂1.采購執(zhí)行部門應(yīng)在成交通知書發(fā)出之日起[規(guī)定時間]內(nèi)，與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.采購合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核合同條款和付款方式，確保合同符合公司利益和財(cái)務(wù)規(guī)定。合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本送財(cái)務(wù)部門、需求部門等相關(guān)部門備案。（五）采購驗(yàn)收1.需求部門負(fù)責(zé)采購項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，應(yīng)在采購項(xiàng)目到貨前，制定驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收流程和驗(yàn)收人員。2.采購項(xiàng)目到貨后，需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照驗(yàn)收方案進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量、性能等方面。對于技術(shù)復(fù)雜的采購項(xiàng)目，可邀請專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測機(jī)構(gòu)參與驗(yàn)收。3.驗(yàn)收合格的，需求部門應(yīng)出具驗(yàn)收報告；驗(yàn)收不合格的，需求部門應(yīng)及時通知采購執(zhí)行部門，采購執(zhí)行部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如要求供應(yīng)商更換產(chǎn)品、退貨、降價等，直至驗(yàn)收合格。（六）付款結(jié)算1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報告，審核付款申請，辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)按照合同約定執(zhí)行，一般包括預(yù)付款、貨到付款、驗(yàn)收合格后付款等。2.對于金額較大的采購項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門可以根據(jù)合同執(zhí)行進(jìn)度分期支付貨款，但應(yīng)確保支付比例和時間符合合同約定，同時要防范支付風(fēng)險。七、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對采購過程中的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、驗(yàn)收風(fēng)險、付款風(fēng)險等。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險的等級和影響程度。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對：關(guān)注市場動態(tài)，加強(qiáng)市場調(diào)研，合理安排采購時間，避免因市場價格波動等因素造成采購成本增加。對于價格波動較大的物資設(shè)備，可以采用套期保值等方式鎖定價格。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商，與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合同條款，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，同時要求供應(yīng)商提供履約保證金或擔(dān)保。對于重要供應(yīng)商，建立定期溝通和評估機(jī)制，及時掌握其經(jīng)營狀況和合作意愿。3.合同風(fēng)險應(yīng)對：認(rèn)真審核采購合同條款，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、明確具體、權(quán)利義務(wù)對等。加強(qiáng)合同執(zhí)行過程中的監(jiān)督和管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。對于重大合同，可聘請法律顧問進(jìn)行審核。4.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：在采購文件中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收要求，加強(qiáng)采購過程中的質(zhì)量控制，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件。在驗(yàn)收環(huán)節(jié)，嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，對于質(zhì)量不合格的產(chǎn)品，及時采取措施進(jìn)行處理。5.驗(yàn)收風(fēng)險應(yīng)對：制定詳細(xì)的驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收人員的職責(zé)和驗(yàn)收流程，加強(qiáng)驗(yàn)收過程的監(jiān)督和管理。對于驗(yàn)收不合格的采購項(xiàng)目，要及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，確保問題得到妥善解決。6.付款風(fēng)險應(yīng)對：財(cái)務(wù)部門嚴(yán)格審核付款申請，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。按照合同約定的付款方式和時間進(jìn)行付款，避免提前付款或逾期付款。加強(qiáng)對供應(yīng)商付款情況的跟蹤和管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決付款過程中出現(xiàn)的問題。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門定期對采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)