公司文具用品管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司文具用品的管理，規(guī)范文具用品的采購(gòu)、使用、保管等行為，合理控制費(fèi)用支出，確保文具用品能夠滿足公司日常辦公需要，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.基本原則統(tǒng)一管理原則：公司文具用品實(shí)行統(tǒng)一采購(gòu)、統(tǒng)一發(fā)放、統(tǒng)一調(diào)配，以提高管理效率，降低采購(gòu)成本。按需領(lǐng)用原則：?jiǎn)T工根據(jù)工作實(shí)際需要，填寫(xiě)領(lǐng)用申請(qǐng)，經(jīng)審批后領(lǐng)取文具用品，避免浪費(fèi)。節(jié)約使用原則：全體員工應(yīng)樹(shù)立節(jié)約意識(shí)，愛(ài)護(hù)文具用品，延長(zhǎng)其使用壽命，杜絕不必要的浪費(fèi)。二、職責(zé)分工1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)制定和完善公司文具用品管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。匯總各部門(mén)文具用品需求計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存情況，編制年度、季度、月度采購(gòu)計(jì)劃，并負(fù)責(zé)組織實(shí)施采購(gòu)工作。負(fù)責(zé)文具用品的驗(yàn)收、入庫(kù)、保管、發(fā)放及庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)等工作，建立文具用品管理臺(tái)賬，確保賬物相符。定期對(duì)公司文具用品使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，根據(jù)分析結(jié)果提出改進(jìn)建議，優(yōu)化庫(kù)存結(jié)構(gòu)，合理控制庫(kù)存水平。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)文具用品需求計(jì)劃的編制，并及時(shí)提交給行政部門(mén)。嚴(yán)格按照本制度規(guī)定，組織本部門(mén)員工辦理文具用品的領(lǐng)用手續(xù)，監(jiān)督員工合理使用文具用品，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。協(xié)助行政部門(mén)做好文具用品的盤(pán)點(diǎn)工作，配合行政部門(mén)對(duì)本部門(mén)文具用品使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。三、文具用品分類(lèi)及標(biāo)準(zhǔn)1.辦公文具書(shū)寫(xiě)工具：包括中性筆、圓珠筆、鋼筆、鉛筆、記號(hào)筆等。紙張類(lèi)：如打印紙、復(fù)印紙、便簽紙、筆記本、文件夾、檔案袋等。桌面用品：訂書(shū)機(jī)、訂書(shū)釘、回形針、膠水、膠棒、剪刀、美工刀、計(jì)算器等。文件管理用品：文件夾、資料冊(cè)、檔案盒、標(biāo)簽紙等。辦公耗材：墨盒、硒鼓、打印色帶、復(fù)印紙等。2.電子文具存儲(chǔ)設(shè)備：U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等。其他設(shè)備：鼠標(biāo)、鍵盤(pán)、耳機(jī)、攝像頭等。3.勞保用品防護(hù)用品：手套、口罩、護(hù)目鏡等。清潔用品：掃帚、拖把、抹布、清潔劑等。4.其他文具會(huì)議用品：投影儀、幕布、音響設(shè)備、白板、白板筆、板擦等。禮品文具：用于商務(wù)往來(lái)、員工福利等方面的禮品文具。四、采購(gòu)管理1.采購(gòu)計(jì)劃的編制各部門(mén)應(yīng)于每月末根據(jù)本部門(mén)下月度工作任務(wù)和實(shí)際需求，填寫(xiě)《文具用品需求計(jì)劃表》，詳細(xì)列出所需文具用品的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，并提交給行政部門(mén)。行政部門(mén)對(duì)各部門(mén)提交的需求計(jì)劃進(jìn)行匯總整理，結(jié)合庫(kù)存情況進(jìn)行分析，編制公司月度文具用品采購(gòu)計(jì)劃。如遇特殊情況需要臨時(shí)采購(gòu)的，應(yīng)填寫(xiě)《臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)表》，說(shuō)明采購(gòu)原因、采購(gòu)物品名稱(chēng)及數(shù)量等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后交行政部門(mén)。行政部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃及庫(kù)存情況，定期向合格供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)物品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等要求。2.供應(yīng)商的選擇與管理行政部門(mén)負(fù)責(zé)建立文具用品供應(yīng)商名錄，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，選擇合格的供應(yīng)商。每年定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)審，根據(jù)評(píng)審結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名錄，淘汰不合格供應(yīng)商，引入優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，確保采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行。3.采購(gòu)流程行政部門(mén)采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃或臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)表，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)人員應(yīng)向供應(yīng)商索要發(fā)票、送貨清單等相關(guān)憑證，并確保采購(gòu)物品的質(zhì)量和數(shù)量符合要求。文具用品到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)行驗(yàn)收。倉(cāng)庫(kù)管理人員按照采購(gòu)合同及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)物品進(jìn)行驗(yàn)收，檢查物品的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購(gòu)訂單一致。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)人員聯(lián)系，要求供應(yīng)商進(jìn)行更換或補(bǔ)貨。驗(yàn)收合格的文具用品，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)《文具用品入庫(kù)單》，注明物品名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、入庫(kù)日期等信息，并將入庫(kù)單交財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行賬務(wù)處理。同時(shí)，將入庫(kù)物品按照類(lèi)別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于管理和發(fā)放。五、庫(kù)存管理1.倉(cāng)庫(kù)管理行政部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的文具用品倉(cāng)庫(kù)，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)管理工作。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)具備一定的責(zé)任心和管理能力，熟悉文具用品的分類(lèi)、存放和保管要求。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，確保文具用品的存放環(huán)境安全、干燥。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行清理和盤(pán)點(diǎn)，檢查文具用品的庫(kù)存數(shù)量、質(zhì)量狀況等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理問(wèn)題。文具用品應(yīng)按照類(lèi)別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類(lèi)存放，擺放整齊，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于查找和發(fā)放。對(duì)于易受潮、易損壞的文具用品，應(yīng)采取特殊的保管措施，如密封保存、防潮處理等。2.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)文具用品進(jìn)行庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)周期為每月一次。盤(pán)點(diǎn)工作由倉(cāng)庫(kù)管理人員負(fù)責(zé)組織實(shí)施，各部門(mén)應(yīng)配合倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)。盤(pán)點(diǎn)前，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)將文具用品進(jìn)行整理，確保賬物相符。盤(pán)點(diǎn)時(shí)，應(yīng)逐一核對(duì)庫(kù)存物品的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，并記錄在《文具用品盤(pán)點(diǎn)表》上。如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫(xiě)《盤(pán)盈盤(pán)虧報(bào)告表》，報(bào)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后進(jìn)行處理。根據(jù)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果，行政部門(mén)應(yīng)編制《文具用品庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》，分析庫(kù)存情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議。如發(fā)現(xiàn)庫(kù)存積壓或短缺情況，應(yīng)及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃和庫(kù)存管理策略，確保文具用品的合理庫(kù)存水平。六、領(lǐng)用管理1.領(lǐng)用流程員工因工作需要領(lǐng)用文具用品時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《文具用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用物品名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用原因等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。員工將審批后的《文具用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》提交給行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)管理人員，倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)申請(qǐng)表上的內(nèi)容進(jìn)行發(fā)放，并在《文具用品領(lǐng)用登記表》上記錄領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人姓名、部門(mén)、領(lǐng)用物品名稱(chēng)及數(shù)量等信息。對(duì)于價(jià)值較高或限量發(fā)放的文具用品，如U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等，員工領(lǐng)用后應(yīng)在《貴重物品領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)，并注明使用期限。使用期限屆滿后，如不再使用應(yīng)及時(shí)歸還行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)。2.領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)員工應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要領(lǐng)用文具用品，不得超量領(lǐng)用。行政部門(mén)可根據(jù)不同崗位和工作性質(zhì)，制定合理的領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)，如辦公文員每月領(lǐng)用中性筆[X]支、復(fù)印紙[X]包等。對(duì)于一些通用的文具用品，如便簽紙、筆記本等，行政部門(mén)可根據(jù)庫(kù)存情況和實(shí)際需求，定期統(tǒng)一發(fā)放給員工，員工無(wú)需填寫(xiě)領(lǐng)用申請(qǐng)表。3.退換貨管理員工領(lǐng)用的文具用品如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題或因規(guī)格型號(hào)不符等原因無(wú)法使用的，可在領(lǐng)用后[X]個(gè)工作日內(nèi)到行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)辦理退換貨手續(xù)。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)核實(shí)情況后，給予更換或退貨處理。因員工個(gè)人原因?qū)е挛木哂闷窊p壞或丟失的，不得辦理退換貨手續(xù)，員工應(yīng)自行承擔(dān)相應(yīng)費(fèi)用。七、使用與保管1.使用要求員工應(yīng)愛(ài)護(hù)領(lǐng)用的文具用品，按照正確的方法使用，不得隨意丟棄、損壞或挪作他用。對(duì)于紙張類(lèi)文具用品，應(yīng)雙面使用，減少浪費(fèi)。打印、復(fù)印文件時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要合理設(shè)置格式和打印份數(shù)，避免不必要的打印。使用辦公耗材時(shí)，如墨盒、硒鼓等，應(yīng)按照操作規(guī)程進(jìn)行更換和使用，確保設(shè)備正常運(yùn)行，同時(shí)避免浪費(fèi)。對(duì)于價(jià)值較高的文具用品，如電子設(shè)備、禮品文具等，員工應(yīng)妥善保管，如有丟失或損壞應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門(mén)，并照價(jià)賠償。2.保管責(zé)任員工對(duì)領(lǐng)用的文具用品負(fù)有保管責(zé)任，應(yīng)將其放置在安全、合適的地方，防止丟失、損壞或被盜。在離開(kāi)工作崗位時(shí)，應(yīng)將文具用品妥善保管，如關(guān)閉電腦、整理桌面等，避免文具用品因無(wú)人看管而造成損失。部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)監(jiān)督本部門(mén)員工合理使用和保管文具用品，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行糾正和處理。八、監(jiān)督與檢查1.行政部門(mén)監(jiān)督行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司文具用品的采購(gòu)、使用、保管等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)制度的執(zhí)行到位。檢查內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商的管理情況、庫(kù)存管理情況、領(lǐng)用流程的規(guī)范情況、文具用品的使用和保管情況等。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)發(fā)出整改通知，要求相關(guān)部門(mén)或人員限期整改，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到徹底解決。2.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)文具用品管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)、庫(kù)存、領(lǐng)用等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和效益性。通過(guò)審計(jì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，提出改進(jìn)建議，促進(jìn)公司文具用品管理水平的提高，確保公司資產(chǎn)的安全和有效使用。九、違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，未按要求填寫(xiě)領(lǐng)用申請(qǐng)表、超量領(lǐng)用文具用品、浪費(fèi)文具用品等行為的員工，行政部門(mén)應(yīng)給予批評(píng)教育，并責(zé)令其改正。2.對(duì)于因個(gè)人原因?qū)е挛木哂闷穪G失或損壞，且拒絕照價(jià)賠償?shù)膯T工，公司將從其工資中扣除相應(yīng)費(fèi)用，并視情節(jié)輕重給予警告、罰款等處罰。3.對(duì)于在文具用品采購(gòu)、驗(yàn)收、保管、發(fā)放等環(huán)節(jié)中存在違規(guī)行為，如虛報(bào)采購(gòu)數(shù)量、收