實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在實(shí)驗(yàn)室教學(xué)、科研、管理等工作中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于實(shí)驗(yàn)室的所有檔案管理工作，包括但不限于實(shí)驗(yàn)教學(xué)檔案、科研項(xiàng)目檔案、儀器設(shè)備檔案、人員檔案、安全環(huán)保檔案等。3.檔案管理職責(zé)實(shí)驗(yàn)室設(shè)立檔案管理崗位，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和利用等工作。各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)督促本部門人員及時(shí)將工作中形成的檔案材料移交檔案管理人員，并對(duì)檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。全體實(shí)驗(yàn)室工作人員應(yīng)積極配合檔案管理工作，自覺遵守檔案管理制度。二、檔案的收集與整理1.收集范圍實(shí)驗(yàn)教學(xué)檔案：包括教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書、實(shí)驗(yàn)計(jì)劃、學(xué)生實(shí)驗(yàn)報(bào)告、成績(jī)考核記錄等?？蒲许?xiàng)目檔案：包括項(xiàng)目申請(qǐng)書、立項(xiàng)批復(fù)、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告、成果鑒定材料、獲獎(jiǎng)證書等。儀器設(shè)備檔案：包括儀器設(shè)備購(gòu)置申請(qǐng)、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說(shuō)明書、維修記錄、報(bào)廢申請(qǐng)等。人員檔案：包括實(shí)驗(yàn)室工作人員的個(gè)人簡(jiǎn)歷、崗位職責(zé)、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)等。安全環(huán)保檔案：包括安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄、環(huán)保監(jiān)測(cè)報(bào)告等。其他檔案：如實(shí)驗(yàn)室規(guī)劃建設(shè)資料、對(duì)外交流合作資料等。2.收集要求各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地收集上來(lái)。檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。對(duì)收集到的檔案材料應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)效的材料。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。按照檔案的類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，便于查找和利用。同一類檔案應(yīng)按照重要程度、形成時(shí)間等進(jìn)行排列，編制目錄和索引。4.整理方法實(shí)驗(yàn)教學(xué)檔案：按照課程名稱、學(xué)期順序進(jìn)行整理，每門課程的檔案材料集中存放。科研項(xiàng)目檔案：按照項(xiàng)目編號(hào)、研究階段進(jìn)行整理，一個(gè)項(xiàng)目的檔案材料單獨(dú)成冊(cè)。儀器設(shè)備檔案：按照儀器設(shè)備名稱、型號(hào)進(jìn)行整理，每臺(tái)儀器設(shè)備的檔案材料單獨(dú)存放。人員檔案：按照人員姓名進(jìn)行整理，每人的檔案材料單獨(dú)成冊(cè)。安全環(huán)保檔案：按照檔案類別進(jìn)行整理，如安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案等分別存放。其他檔案：按照檔案內(nèi)容進(jìn)行分類整理，如實(shí)驗(yàn)室規(guī)劃建設(shè)資料可按照規(guī)劃時(shí)間、建設(shè)階段等進(jìn)行排列。三、檔案的歸檔1.歸檔時(shí)間實(shí)驗(yàn)教學(xué)檔案應(yīng)在每學(xué)期結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔。科研項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)題后三個(gè)月內(nèi)歸檔。儀器設(shè)備檔案應(yīng)在儀器設(shè)備驗(yàn)收合格后一個(gè)月內(nèi)歸檔。人員檔案應(yīng)隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)歸檔。安全環(huán)保檔案應(yīng)及時(shí)歸檔。其他檔案應(yīng)在相關(guān)工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。2.歸檔流程檔案管理人員對(duì)整理好的檔案材料進(jìn)行審核，確保檔案材料符合歸檔要求。對(duì)審核合格的檔案材料進(jìn)行編號(hào)、裝訂、編目等處理，編制檔案目錄和索引。將檔案材料裝入檔案盒或檔案袋，在檔案盒或檔案袋上注明檔案名稱、編號(hào)、日期等信息。將檔案存放在檔案庫(kù)房中，并按照檔案類別、編號(hào)等進(jìn)行排列存放。四、檔案的保管1.檔案庫(kù)房建設(shè)實(shí)驗(yàn)室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案存放方式檔案應(yīng)按照類別、編號(hào)等進(jìn)行排列存放，便于查找和利用。檔案應(yīng)存放在檔案架或檔案柜中，不得隨意堆放。對(duì)珍貴、易損的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。3.檔案保管期限實(shí)驗(yàn)教學(xué)檔案保管期限為長(zhǎng)期，一般不少于10年?？蒲许?xiàng)目檔案保管期限為長(zhǎng)期，一般不少于15年。儀器設(shè)備檔案保管期限為長(zhǎng)期，直至儀器設(shè)備報(bào)廢。人員檔案保管期限為長(zhǎng)期，直至人員離開實(shí)驗(yàn)室。安全環(huán)保檔案保管期限為長(zhǎng)期，直至相關(guān)工作結(jié)束后10年。其他檔案保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定。4.檔案定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)破損檔案、補(bǔ)充缺失檔案等。每年應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行一次全面檢查，并做好檢查記錄。五、檔案的查閱與利用1.查閱權(quán)限實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理人員處查閱。外單位人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。查閱涉及機(jī)密、絕密的檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)實(shí)驗(yàn)室保密委員會(huì)批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱程序查閱人員應(yīng)提前向檔案管理人員預(yù)約查閱時(shí)間，并告知查閱檔案的名稱、內(nèi)容等信息。查閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。3.檔案利用檔案管理人員應(yīng)積極為實(shí)驗(yàn)室工作人員提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)查閱人員的需求，及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。鼓勵(lì)實(shí)驗(yàn)室工作人員對(duì)檔案進(jìn)行分析、研究和利用，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)、科研、管理等工作中的作用。對(duì)利用檔案取得的成果，如發(fā)表論文、撰寫報(bào)告等，應(yīng)注明檔案資料的來(lái)源。六、檔案的銷毀1.銷毀范圍已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案。因保管不善等原因造成破損、霉變、蟲蛀等無(wú)法修復(fù)的檔案。經(jīng)鑒定確認(rèn)不再需要保存的檔案。2.銷毀程序檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清理，提出銷毀檔案的清單，并報(bào)實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人審核。實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人審核同意后，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)。經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后，檔案管理人員應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門人員對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和完整性。對(duì)擬銷毀的檔案應(yīng)采取粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀方式等信息，銷毀記錄應(yīng)保存至少5年。七、檔案信息化管理1.檔案信息化建設(shè)目標(biāo)建立實(shí)驗(yàn)室檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。通過(guò)檔案信息化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查詢、檢索和利用，為實(shí)驗(yàn)室教學(xué)、科研、管理等工作提供便捷的服務(wù)。利用檔案信息化管理手段，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全保護(hù)，防止檔案信息泄露和丟失。2.檔案信息化管理內(nèi)容檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、錄入等處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：建立實(shí)驗(yàn)室檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、銷毀等全過(guò)程的信息化管理。檔案信息安全管理：加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全保護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，采取數(shù)據(jù)備份、加密等措施，防止檔案信息泄露和丟失。3.檔案信息化管理要求檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理技能，確保檔案信息系統(tǒng)的正常運(yùn)