團(tuán)檔案管理制度?總則目的為加強(qiáng)團(tuán)檔案管理，確保團(tuán)檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)各級(jí)團(tuán)組織及團(tuán)員的檔案管理。定義團(tuán)檔案是指反映共青團(tuán)組織及團(tuán)員個(gè)人歷史和現(xiàn)實(shí)情況的各種文件材料的總和，包括團(tuán)籍檔案、團(tuán)員檔案、團(tuán)組織工作檔案等。管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：團(tuán)檔案由公司團(tuán)委指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)集中管理。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.服務(wù)性原則：為團(tuán)組織工作和團(tuán)員個(gè)人發(fā)展提供有效服務(wù)。團(tuán)檔案的分類(lèi)與編號(hào)分類(lèi)1.團(tuán)籍檔案：包括入團(tuán)志愿書(shū)、入團(tuán)申請(qǐng)書(shū)、團(tuán)組織關(guān)系介紹信等。2.團(tuán)員檔案：包括團(tuán)員登記表、團(tuán)員證、團(tuán)員獎(jiǎng)懲材料等。3.團(tuán)組織工作檔案：包括團(tuán)組織工作計(jì)劃、總結(jié)、活動(dòng)記錄、會(huì)議紀(jì)要等。編號(hào)1.團(tuán)檔案應(yīng)按照分類(lèi)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號(hào)規(guī)則可采用年份+類(lèi)別+順序號(hào)的方式，如"2023TJ001"，其中"2023"表示年份，"TJ"表示團(tuán)籍檔案類(lèi)別，"001"表示順序號(hào)。團(tuán)檔案的收集收集范圍1.新入團(tuán)團(tuán)員的入團(tuán)志愿書(shū)、入團(tuán)申請(qǐng)書(shū)、團(tuán)組織關(guān)系介紹信等。2.團(tuán)員的年度登記表、獎(jiǎng)懲材料、團(tuán)內(nèi)職務(wù)變動(dòng)材料等。3.團(tuán)組織開(kāi)展各項(xiàng)工作形成的計(jì)劃、總結(jié)、活動(dòng)記錄、會(huì)議紀(jì)要等。收集時(shí)間1.新入團(tuán)團(tuán)員檔案應(yīng)在入團(tuán)手續(xù)辦理完畢后及時(shí)收集。2.團(tuán)員檔案材料應(yīng)在每年年底前收集整理一次。3.團(tuán)組織工作檔案應(yīng)在每項(xiàng)工作結(jié)束后及時(shí)收集歸檔。收集要求1.檔案材料應(yīng)完整、齊全，字跡清晰，格式規(guī)范。2.檔案材料應(yīng)使用A4紙張，左側(cè)裝訂。3.收集的檔案材料應(yīng)進(jìn)行初步審核，確保其真實(shí)性和準(zhǔn)確性。團(tuán)檔案的整理整理原則1.遵循檔案形成規(guī)律，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管和利用。整理方法1.分類(lèi)整理：按照?qǐng)F(tuán)檔案的分類(lèi)進(jìn)行整理，同類(lèi)檔案材料集中存放。2.排列編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案材料按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，并賦予相應(yīng)的編號(hào)。3.編目裝訂：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、保管期限等信息，并將檔案材料裝訂成冊(cè)。整理流程1.區(qū)分檔案類(lèi)別，確定整理范圍。2.對(duì)檔案材料進(jìn)行分類(lèi)、排列、編號(hào)。3.編制檔案目錄。4.裝訂檔案成冊(cè)。團(tuán)檔案的保管保管場(chǎng)所團(tuán)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。保管設(shè)備1.檔案架：用于存放檔案，應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量和類(lèi)別合理配置。2.溫濕度計(jì)：用于監(jiān)測(cè)庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度和濕度，確保溫濕度符合檔案保管要求。3.除濕機(jī)、空調(diào)等設(shè)備：用于調(diào)節(jié)庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度。4.防蟲(chóng)藥品、滅火器等安全防護(hù)用品：用于防止檔案蟲(chóng)害和火災(zāi)。保管要求1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整、安全。2.做好庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫(kù)房整潔。3.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，防止檔案丟失、損壞。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。團(tuán)檔案的借閱借閱范圍1.因工作需要查閱團(tuán)檔案的公司內(nèi)部人員。2.經(jīng)公司團(tuán)委批準(zhǔn)的外部單位或個(gè)人。借閱流程1.借閱人填寫(xiě)《團(tuán)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱目的、借閱時(shí)間等信息。2.將申請(qǐng)表提交給檔案管理人員，檔案管理人員對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核。3.審核通過(guò)后，檔案管理人員為借閱人辦理借閱手續(xù)，登記借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并要求借閱人簽字確認(rèn)。4.借閱人按照規(guī)定的時(shí)間歸還檔案，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人的責(zé)任。借閱期限1.一般情況下，團(tuán)檔案的借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。2.如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。借閱要求1.借閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損。2.借閱人不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)。團(tuán)檔案的利用利用方式1.查閱：為需要了解團(tuán)檔案信息的人員提供查閱服務(wù)。2.出具證明：根據(jù)工作需要，為相關(guān)單位或個(gè)人出具團(tuán)檔案證明材料。利用流程1.查閱人填寫(xiě)《團(tuán)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的等信息。2.將申請(qǐng)表提交給檔案管理人員，檔案管理人員對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核。3.審核通過(guò)后，檔案管理人員為查閱人提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人姓名、查閱檔案名稱(chēng)、查閱內(nèi)容等信息。4.如需出具證明材料，查閱人應(yīng)填寫(xiě)《團(tuán)檔案證明申請(qǐng)表》，注明證明內(nèi)容、用途等信息，檔案管理人員根據(jù)查閱檔案的情況為其出具證明材料，并加蓋公司團(tuán)委印章。利用要求1.利用團(tuán)檔案應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密制度。2.利用團(tuán)檔案應(yīng)填寫(xiě)相關(guān)申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。3.利用團(tuán)檔案應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。團(tuán)檔案的鑒定與銷(xiāo)毀鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的檔案管理制度為依據(jù)。2.堅(jiān)持全面的觀(guān)點(diǎn)，從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等方面進(jìn)行綜合分析。3.便于保管和利用。鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價(jià)值，包括歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和參考價(jià)值。3.檔案的保管期限，根據(jù)檔案的保存價(jià)值確定保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期。鑒定流程1.成立鑒定小組，由公司團(tuán)委負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.鑒定小組對(duì)團(tuán)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.根據(jù)鑒定意見(jiàn)，確定檔案的保管期限和銷(xiāo)毀范圍。銷(xiāo)毀程序1.編制《團(tuán)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄擬銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.將《團(tuán)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》提交給公司團(tuán)委負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和兩名以上監(jiān)銷(xiāo)人員共同對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀，并在《團(tuán)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.將銷(xiāo)毀情況記錄在檔案管理臺(tái)賬中。特殊情況處理1.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、個(gè)人隱私等特殊檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，不得擅自銷(xiāo)毀。2.對(duì)有重要?dú)v史價(jià)值或其他特殊意義的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，不得隨意銷(xiāo)毀。團(tuán)檔案管理人員職責(zé)檔案管理人員基本職責(zé)1.負(fù)責(zé)團(tuán)檔案的收集、整理、保管、借閱、利用和鑒定銷(xiāo)毀等工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案的安全和完整。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問(wèn)題。4.積極為團(tuán)組織工作和團(tuán)員個(gè)人發(fā)展提供檔案信息服務(wù)。檔案管理人員崗位要求1.具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度。2.具有較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好檔案管理工作。3.具備良