存檔管理制度?總則目的為了加強(qiáng)公司各類檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整性原則：全面收集、整理和保存公司在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司的工作活動(dòng)和歷史面貌。4.安全性原則：采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.便于利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，方便檔案的查詢和利用。檔案分類與編號(hào)檔案分類1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、制度、規(guī)定等，會(huì)議紀(jì)要、決議、記錄等，行政公文、函件、通知等，證照、印章管理文件等。2.人事檔案：?jiǎn)T工個(gè)人基本信息、履歷表、勞動(dòng)合同、薪酬福利記錄、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型分為市場(chǎng)營(yíng)銷檔案（市場(chǎng)調(diào)研、客戶資料、銷售合同等）、項(xiàng)目管理檔案（項(xiàng)目立項(xiàng)、計(jì)劃、執(zhí)行、驗(yàn)收等文件）、研發(fā)檔案（研發(fā)項(xiàng)目文檔、技術(shù)資料、專利申請(qǐng)等）、生產(chǎn)檔案（生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量控制記錄等）等。5.其他檔案：包括公司文化建設(shè)、對(duì)外宣傳、法律事務(wù)、行政后勤等方面形成的檔案。檔案編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則：采用分類代碼+年份+順序號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)。例如，行政檔案用"XZ"表示，2023年形成的第10份行政檔案編號(hào)為"XZ2023010"。2.分類代碼：行政檔案XZ，人事檔案RS，財(cái)務(wù)檔案CW，業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型分別設(shè)定代碼，如市場(chǎng)營(yíng)銷檔案SYSC，項(xiàng)目管理檔案XMGL等，其他檔案QT。檔案收集收集范圍1.公司各部門在日常工作中形成的各類文件、資料、記錄，包括紙質(zhì)文件、電子文檔、圖表、照片、音像資料等。2.員工在工作過程中產(chǎn)生的與工作相關(guān)的文件、報(bào)告、總結(jié)、記錄等，應(yīng)及時(shí)提交給所在部門負(fù)責(zé)人，由部門負(fù)責(zé)人統(tǒng)一整理后移交綜合管理部門。3.外來(lái)文件，如政府部門文件、合作單位文件、客戶來(lái)函等，由接收部門進(jìn)行登記后，交綜合管理部門歸檔。收集要求1.及時(shí)性：各部門應(yīng)定期（每月或每季度）對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行整理收集，確保檔案及時(shí)歸檔，不得積壓。2.完整性：收集的檔案應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件等，確保能夠全面反映工作活動(dòng)的全過程。3.準(zhǔn)確性：檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，如有涂改、缺失等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和更正。收集流程1.部門整理：各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案的整理工作，按照檔案分類要求，對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，并編制檔案目錄。2.部門移交：部門整理完成后，填寫《檔案移交清單》，將檔案連同檔案目錄一并移交至綜合管理部門。3.綜合管理部門接收：綜合管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，確認(rèn)無(wú)誤后在《檔案移交清單》上簽字，并將檔案存入檔案庫(kù)。檔案整理整理原則1.遵循檔案形成規(guī)律：按照文件材料的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管和利用：根據(jù)檔案的性質(zhì)、特點(diǎn)和利用需求，采用科學(xué)合理的整理方法，便于檔案的存放、檢索和查閱。整理方法1.紙質(zhì)檔案整理：分類：按照檔案分類方案，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類。編號(hào)：為每份檔案編制唯一的編號(hào)。裝訂：去除文件上的金屬物，對(duì)紙張較大的文件進(jìn)行折疊，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，并將目錄錄入檔案管理系統(tǒng)。2.電子檔案整理：分類存儲(chǔ)：按照檔案分類方案，建立電子文件夾結(jié)構(gòu)，將電子檔案分類存儲(chǔ)在相應(yīng)的文件夾中。命名規(guī)范：電子檔案的文件名應(yīng)按照"檔案編號(hào)+題名+文件格式"的方式命名，確保文件名的唯一性和規(guī)范性。元數(shù)據(jù)錄入：為電子檔案錄入必要的元數(shù)據(jù)，如題名、日期、作者、來(lái)源、保管期限、密級(jí)等，以便于檢索和管理。備份管理：定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。檔案鑒定與保管期限確定鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員為成員。鑒定原則1.全面審查：對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的來(lái)源、形成時(shí)間、重要程度、歷史價(jià)值等因素。2.準(zhǔn)確判定：根據(jù)檔案的實(shí)際情況，準(zhǔn)確判定檔案的保管期限和密級(jí)。保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、重大合同協(xié)議、年度財(cái)務(wù)報(bào)表等。2.定期保管：30年：反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，列為30年保管。如一般性的業(yè)務(wù)合同、年度工作計(jì)劃總結(jié)等。10年：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，列為10年保管。如臨時(shí)性的工作文件、一般性的會(huì)議記錄等。鑒定流程1.初步篩選：檔案管理人員對(duì)已整理好的檔案進(jìn)行初步篩選，剔除無(wú)保存價(jià)值的文件材料。2.小組審查：檔案鑒定小組對(duì)初步篩選后的檔案進(jìn)行審查，逐份確定檔案的保管期限和密級(jí)，并填寫《檔案鑒定意見書》。3.結(jié)果公示：將檔案鑒定結(jié)果在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，征求各部門意見，如有異議，進(jìn)行重新審查。4.最終確定：根據(jù)公示結(jié)果，對(duì)檔案鑒定結(jié)果進(jìn)行最終確定，并將確定后的保管期限和密級(jí)標(biāo)注在檔案上。檔案保管保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。保管要求1.分類存放：按照檔案分類方案，將檔案分類存放在檔案柜中，并在檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)范圍等信息，便于查找。2.標(biāo)識(shí)清晰：為每份檔案貼上標(biāo)簽，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，確保檔案標(biāo)識(shí)清晰，便于識(shí)別。3.定期檢查：定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，如有問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。4.安全防護(hù)：加強(qiáng)檔案庫(kù)的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)。配備消防器材，定期進(jìn)行消防演練，確保檔案庫(kù)的消防安全。電子檔案保管1.采用專用的電子檔案管理系統(tǒng)對(duì)電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，確保電子檔案的安全性和完整性。2.定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.按照電子檔案?jìng)浞莨芾硪?，定期?duì)電子檔案進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。檔案借閱與利用借閱權(quán)限1.內(nèi)部借閱：公司員工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。一般檔案借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。重要檔案和機(jī)密檔案的借閱需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.外部借閱：外單位因工作需要借閱公司檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。借閱流程1.申請(qǐng)：借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.審批：按照借閱權(quán)限，將申請(qǐng)表提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。3.借閱登記：審批通過后，檔案管理人員在《檔案借閱登記簿》上進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、編號(hào)、借閱日期、歸還日期等信息，并將檔案交給借閱人。4.歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后在《檔案借閱登記簿》上注明歸還日期，并將檔案歸還原位。利用方式1.查閱：借閱人可在檔案管理人員指定的地點(diǎn)查閱檔案，如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。2.出具證明：根據(jù)工作需要，公司可為員工或外單位出具檔案證明，證明內(nèi)容應(yīng)經(jīng)檔案管理人員審核后，加蓋公司檔案專用章。檔案保密保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要信息的檔案。2.標(biāo)明"機(jī)密""秘密"等密級(jí)的檔案。保密措施1.人員管理：對(duì)接觸保密檔案的人員進(jìn)行嚴(yán)格審查，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.環(huán)境管理：檔案庫(kù)應(yīng)設(shè)置專門的保密區(qū)域，采取必要的保密措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。3.借閱管理：嚴(yán)格控制保密檔案的借閱權(quán)限和范圍，借閱人應(yīng)按照保密規(guī)定使用檔案，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露檔案內(nèi)容。4.銷毀管理：對(duì)需要銷毀的保密檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審批和銷毀，確保檔案信息不被泄露。保密監(jiān)督與檢查1.綜合管理部門定期對(duì)檔案保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.對(duì)違反檔案保密規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。檔案統(tǒng)計(jì)與移交檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫《檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表》。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。檔案移交1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、資產(chǎn)重組等原因發(fā)生檔案移交時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度進(jìn)行辦理。2.檔案移交應(yīng)編制《檔案移交清冊(cè)》，詳細(xì)記錄移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并由交接雙方簽字確認(rèn)。檔案銷毀銷毀范圍1.已超過保管期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案。2.經(jīng)鑒定小組鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案。銷毀流程1.申請(qǐng)：檔案管理人員填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息，并說(shuō)明銷毀原因。2.審批：《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀實(shí)