封存樣管理制度?一、總則（一）目的為加強公司封存樣的管理，確保封存樣的真實性、完整性和可追溯性，保障產(chǎn)品質(zhì)量和相關(guān)工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、售后服務(wù)等環(huán)節(jié)中與產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)的封存樣管理。（三）定義1.封存樣：指為保證產(chǎn)品質(zhì)量，在產(chǎn)品生產(chǎn)、檢驗、交付等過程中選取的具有代表性的樣品，并進行妥善封存，以備后續(xù)查詢、比對、檢驗等用途的樣本。2.相關(guān)部門：包括研發(fā)部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量控制部門、銷售部門、售后服務(wù)部門等。二、職責(zé)分工（一）研發(fā)部門1.在新產(chǎn)品研發(fā)過程中，負責(zé)確定需要封存樣的產(chǎn)品特性和參數(shù)。2.指導(dǎo)和協(xié)助相關(guān)人員正確采集、標識和封存樣品。3.負責(zé)將封存樣相關(guān)信息錄入產(chǎn)品研發(fā)檔案。（二）生產(chǎn)部門1.根據(jù)研發(fā)部門要求，在產(chǎn)品生產(chǎn)過程中按規(guī)定選取封存樣。2.負責(zé)封存樣的實物封存和保管，并確保封存環(huán)境適宜。3.配合其他部門對封存樣的調(diào)用需求。（三）質(zhì)量控制部門1.對封存樣的采集、封存過程進行監(jiān)督和指導(dǎo)。2.定期對封存樣進行質(zhì)量檢驗和評估，確保其質(zhì)量穩(wěn)定性。3.審核和管理封存樣相關(guān)的質(zhì)量數(shù)據(jù)和報告。（四）銷售部門1.在產(chǎn)品銷售過程中，如有客戶對產(chǎn)品質(zhì)量提出疑問或需要追溯時，及時協(xié)調(diào)相關(guān)部門提供封存樣進行比對或檢驗。2.收集客戶反饋中與產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)的信息，并反饋給相關(guān)部門，作為封存樣管理的參考。（五）售后服務(wù)部門1.在處理客戶產(chǎn)品質(zhì)量投訴時，根據(jù)需要申請調(diào)用封存樣進行分析和判斷。2.將客戶反饋的產(chǎn)品質(zhì)量問題及處理結(jié)果及時反饋給相關(guān)部門，以便對封存樣管理進行優(yōu)化。三、封存樣的采集（一）采集時機1.新產(chǎn)品研發(fā)完成后，在首批產(chǎn)品生產(chǎn)前，應(yīng)采集封存樣。2.產(chǎn)品生產(chǎn)工藝、原材料等發(fā)生重大變更時，需重新采集封存樣。3.定期（如每年）對產(chǎn)品進行質(zhì)量回顧時，可根據(jù)需要采集封存樣。4.在產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定或出現(xiàn)質(zhì)量問題時，應(yīng)及時采集封存樣進行分析。（二）采集數(shù)量根據(jù)產(chǎn)品特性、批量大小等因素確定封存樣的采集數(shù)量，一般應(yīng)保證有足夠的樣本用于后續(xù)的各項檢驗和比對，通常每種產(chǎn)品至少采集[X]份封存樣。（三）采集方法1.應(yīng)從正常生產(chǎn)線上隨機抽取樣品，確保樣品具有代表性。2.對于不同規(guī)格、型號的產(chǎn)品，應(yīng)分別采集封存樣。3.采集的樣品應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得進行任何加工或處理（特殊情況除外）。（四）標識1.對采集的封存樣應(yīng)進行唯一性標識，標識內(nèi)容應(yīng)包括產(chǎn)品名稱、型號、規(guī)格、批次、生產(chǎn)日期、采集時間、采集人等信息。2.標識應(yīng)采用耐久性好的方式進行標注，如粘貼標簽、刻印等，確保標識清晰、不易磨損。四、封存樣的封存（一）封存容器1.根據(jù)產(chǎn)品特性選擇合適的封存容器，如密封袋、密封瓶、包裝盒等，確保封存容器能有效保護樣品不受外界因素影響。2.封存容器應(yīng)具備良好的密封性和穩(wěn)定性，防止樣品泄漏、變質(zhì)或損壞。（二）封存環(huán)境1.封存樣應(yīng)存放在適宜的環(huán)境中，溫度、濕度等條件應(yīng)符合產(chǎn)品保存要求。2.對于有特殊保存要求的產(chǎn)品，如需要低溫保存、避光保存等，應(yīng)按照規(guī)定提供相應(yīng)的保存環(huán)境。（三）封存方式1.將采集好的樣品放入封存容器中，確保樣品放置整齊、有序。2.采用密封措施，如使用密封膠、密封蓋等，確保封存容器密封良好。3.在封存容器上加蓋封存標識，注明封存日期、封存人等信息。五、封存樣的保管（一）保管地點1.設(shè)立專門的封存樣保管倉庫或區(qū)域，確保保管環(huán)境安全、整潔、干燥。2.保管倉庫或區(qū)域應(yīng)具備必要的防護設(shè)施，如防火、防盜、防蟲、防潮等。（二）保管要求1.建立封存樣保管臺賬，詳細記錄封存樣的名稱、型號、規(guī)格、批次、數(shù)量、封存日期、保管位置等信息。2.定期對封存樣進行檢查，查看封存容器是否完好、標識是否清晰、樣品是否有變質(zhì)等情況，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理。3.按照產(chǎn)品特性和保存要求，對不同的封存樣采取相應(yīng)的保管措施，如定期盤點、輪換等。（三）出入庫管理1.封存樣的出入庫應(yīng)嚴格履行審批手續(xù)，填寫出入庫申請表，注明出入庫日期、樣品名稱、型號、規(guī)格、批次、數(shù)量、用途等信息。2.經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人批準后，方可辦理出入庫手續(xù)。3.出入庫時應(yīng)認真核對樣品的標識、數(shù)量等信息，確保準確無誤，并做好記錄。六、封存樣的調(diào)用（一）調(diào)用申請1.各部門因工作需要調(diào)用封存樣時，應(yīng)填寫調(diào)用申請表，詳細說明調(diào)用原因、樣品名稱、型號、規(guī)格、批次、數(shù)量、預(yù)計歸還時間等信息。2.調(diào)用申請表應(yīng)經(jīng)本部門負責(zé)人審核后，提交給質(zhì)量控制部門審批。（二）審批流程1.質(zhì)量控制部門收到調(diào)用申請表后，應(yīng)根據(jù)調(diào)用目的和樣品情況進行審核。2.對于一般性的調(diào)用需求，質(zhì)量控制部門負責(zé)人審批即可；對于涉及重要產(chǎn)品質(zhì)量追溯、重大質(zhì)量問題調(diào)查等情況的調(diào)用，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）樣品發(fā)放1.審批通過后，質(zhì)量控制部門通知保管部門發(fā)放封存樣。2.保管部門按照審批后的調(diào)用申請表，核對樣品信息，發(fā)放封存樣，并做好發(fā)放記錄，包括發(fā)放日期、領(lǐng)取人、樣品名稱、型號、規(guī)格、批次、數(shù)量等。（四）樣品歸還1.調(diào)用部門使用完封存樣后，應(yīng)及時將樣品歸還保管部門。2.保管部門在收到歸還的樣品時，應(yīng)認真核對樣品的標識、數(shù)量、完整性等信息，確保與發(fā)放時一致。3.如發(fā)現(xiàn)樣品有損壞、丟失等情況，調(diào)用部門應(yīng)及時說明原因，并按照規(guī)定進行處理。七、封存樣的檢驗與評估（一）定期檢驗1.質(zhì)量控制部門應(yīng)定期（如每季度或半年）對封存樣進行質(zhì)量檢驗，檢驗項目和標準應(yīng)與產(chǎn)品質(zhì)量標準一致。2.檢驗結(jié)果應(yīng)記錄在案，如發(fā)現(xiàn)封存樣質(zhì)量不符合要求，應(yīng)及時分析原因，并采取相應(yīng)措施。（二）特殊情況檢驗1.在產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)波動、客戶投訴等特殊情況下，應(yīng)及時對封存樣進行檢驗，以便追溯和分析質(zhì)量問題。2.根據(jù)檢驗結(jié)果，對產(chǎn)品生產(chǎn)過程、原材料等進行調(diào)查和評估，提出改進措施和建議。（三）評估與分析1.定期對封存樣的檢驗數(shù)據(jù)和相關(guān)信息進行評估和分析，總結(jié)產(chǎn)品質(zhì)量變化趨勢。2.如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量存在潛在風(fēng)險或問題，應(yīng)及時通知相關(guān)部門采取預(yù)防措施，避免質(zhì)量事故的發(fā)生。八、封存樣的銷毀（一）銷毀條件1.封存樣超過規(guī)定的保存期限，且已無保留價值。2.因產(chǎn)品停產(chǎn)、淘汰等原因，封存樣不再具有使用意義。3.封存樣在保管過程中出現(xiàn)損壞、變質(zhì)等情況，無法正常使用且無法修復(fù)。（二）銷毀申請1.由保管部門填寫封存樣銷毀申請表，注明銷毀原因、樣品名稱、型號、規(guī)格、批次、數(shù)量等信息。2.銷毀申請表經(jīng)質(zhì)量控制部門審核后，提交給公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷毀方式1.根據(jù)封存樣的性質(zhì)和特點，選擇合適的銷毀方式，如粉碎、焚燒、溶解等，確保銷毀徹底，防止樣品信息泄露。2.在銷毀過程中，應(yīng)安排專人進行監(jiān)督，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。（四）銷毀記錄1.對封存樣的銷毀過程進行詳細記錄，包括銷毀日期、銷毀方式、銷毀執(zhí)行人、監(jiān)督人等信息。2.銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司質(zhì)量控制部門定期對封存樣管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括封存樣的采集、封存、保管、調(diào)用、檢驗、銷毀等環(huán)節(jié)。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改