業(yè)務(wù)物料管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司業(yè)務(wù)物料的管理，規(guī)范業(yè)務(wù)物料的采購(gòu)、使用、存儲(chǔ)及報(bào)廢等流程，確保業(yè)務(wù)活動(dòng)的順利開展，提高物料使用效率，降低成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與業(yè)務(wù)物料相關(guān)的部門和人員，包括但不限于銷售部門、市場(chǎng)部門、項(xiàng)目部門、研發(fā)部門以及采購(gòu)部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門等。（三）定義1.業(yè)務(wù)物料：指公司在開展業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中所使用的各類物品和材料，包括但不限于辦公用品、宣傳資料、項(xiàng)目耗材、產(chǎn)品配件等。2.采購(gòu)申請(qǐng)：由業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出的購(gòu)買業(yè)務(wù)物料的請(qǐng)求。3.采購(gòu)訂單：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)向供應(yīng)商下達(dá)的采購(gòu)業(yè)務(wù)物料的指令。二、職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門1.根據(jù)業(yè)務(wù)計(jì)劃和實(shí)際需求，準(zhǔn)確填寫采購(gòu)申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.負(fù)責(zé)對(duì)領(lǐng)用的業(yè)務(wù)物料進(jìn)行合理使用和管理，確保物料用于業(yè)務(wù)相關(guān)活動(dòng)，并對(duì)使用情況進(jìn)行記錄。3.定期盤點(diǎn)業(yè)務(wù)物料庫(kù)存，及時(shí)反饋物料短缺或積壓情況，配合采購(gòu)部門和倉(cāng)儲(chǔ)部門進(jìn)行庫(kù)存調(diào)整。（二）采購(gòu)部門1.審核采購(gòu)申請(qǐng)的合理性和必要性，根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)制定采購(gòu)計(jì)劃，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。2.與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確采購(gòu)物料的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款，并跟進(jìn)合同執(zhí)行情況。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)訂單的下達(dá)、跟進(jìn)和變更管理，確保物料按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。4.建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理，維護(hù)良好的合作關(guān)系。（三）倉(cāng)儲(chǔ)部門1.負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)物料的入庫(kù)驗(yàn)收、存儲(chǔ)保管和出庫(kù)發(fā)放工作。2.按照規(guī)定的存儲(chǔ)條件和方法，妥善保管業(yè)務(wù)物料，確保物料質(zhì)量不受損，數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤。3.定期對(duì)庫(kù)存物料進(jìn)行盤點(diǎn)，編制庫(kù)存報(bào)表，及時(shí)反映庫(kù)存動(dòng)態(tài)。4.根據(jù)業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)料申請(qǐng)，辦理物料出庫(kù)手續(xù)，確保物料發(fā)放的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（四）財(cái)務(wù)部門1.審核采購(gòu)申請(qǐng)和采購(gòu)合同，確保采購(gòu)業(yè)務(wù)的合法性和合規(guī)性。2.負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)物料采購(gòu)資金的預(yù)算管理和支付審核，根據(jù)合同約定和審批流程支付貨款。3.對(duì)業(yè)務(wù)物料的成本進(jìn)行核算和分析，提供相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。三、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)開展前，提前預(yù)估所需業(yè)務(wù)物料的種類、數(shù)量和時(shí)間，填寫采購(gòu)申請(qǐng)單。采購(gòu)申請(qǐng)單應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：申請(qǐng)人姓名、部門、申請(qǐng)日期。物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單位。物料用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間。緊急程度（如急件、普通件）。2.采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門。部門負(fù)責(zé)人需對(duì)申請(qǐng)的合理性和必要性進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，確保物料需求與業(yè)務(wù)實(shí)際需求相符。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)后，對(duì)其進(jìn)行匯總和分析。結(jié)合庫(kù)存情況，制定詳細(xì)的采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)物料的種類、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)綜合考慮市場(chǎng)供應(yīng)情況、供應(yīng)商生產(chǎn)周期、運(yùn)輸時(shí)間等因素，確保物料能夠及時(shí)供應(yīng)，滿足業(yè)務(wù)需求，同時(shí)避免庫(kù)存積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)物料的特點(diǎn)和要求，通過(guò)多種渠道尋找合適的供應(yīng)商?？梢酝ㄟ^(guò)網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等方式收集供應(yīng)商信息，并進(jìn)行初步篩選。2.對(duì)篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或資質(zhì)審核，評(píng)估其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面的情況。建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估結(jié)果、合作歷史等。3.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，根據(jù)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨及時(shí)性、價(jià)格合理性、售后服務(wù)等指標(biāo)進(jìn)行評(píng)分。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)；對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行整改或淘汰。（四）采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)部門在確定供應(yīng)商后，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括但不限于以下條款：物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、運(yùn)輸費(fèi)用承擔(dān)。付款方式、付款期限。質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法及提出異議的期限。違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式。2.采購(gòu)合同簽訂前，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門和法務(wù)部門審核，確保合同條款合法合規(guī)，風(fēng)險(xiǎn)可控。審核通過(guò)后，由授權(quán)代表簽字蓋章生效。（五）采購(gòu)訂單下達(dá)與跟進(jìn)1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)物料的詳細(xì)信息，確保供應(yīng)商準(zhǔn)確理解采購(gòu)要求。2.建立采購(gòu)訂單跟蹤機(jī)制，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。對(duì)于可能影響交貨期的問(wèn)題，提前與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的解決措施，確保物料按時(shí)到貨。3.如因特殊情況需要變更采購(gòu)訂單，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并辦理相關(guān)變更手續(xù)。同時(shí)，將變更情況通知業(yè)務(wù)部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門等相關(guān)部門，確保各方信息一致。四、物料驗(yàn)收與入庫(kù)（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.倉(cāng)儲(chǔ)部門在收到采購(gòu)物料到貨通知后，應(yīng)提前做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。包括安排驗(yàn)收人員、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具和場(chǎng)地、熟悉物料的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等。2.根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確定物料的驗(yàn)收項(xiàng)目和驗(yàn)收方法，確保驗(yàn)收工作的準(zhǔn)確性和有效性。（二）驗(yàn)收流程1.物料到貨后，驗(yàn)收人員首先核對(duì)送貨單與采購(gòu)訂單的一致性，包括物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。如有不符，及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決。2.按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物料的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。可以采用抽樣檢驗(yàn)、全檢等方式，對(duì)物料的外觀、尺寸、性能、功能等方面進(jìn)行檢查。對(duì)于關(guān)鍵物料或質(zhì)量要求較高的物料，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的檢驗(yàn)。3.驗(yàn)收合格的物料，驗(yàn)收人員在送貨單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)時(shí)，應(yīng)按照物料的類別、規(guī)格、批次等進(jìn)行分類存放，確保庫(kù)存管理的規(guī)范化。4.驗(yàn)收不合格的物料，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫不合格報(bào)告，詳細(xì)說(shuō)明不合格情況及原因。采購(gòu)部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等，并跟蹤處理結(jié)果。（三）入庫(kù)記錄1.倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)建立完善的入庫(kù)記錄，詳細(xì)記錄每筆入庫(kù)物料的信息。入庫(kù)記錄應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：入庫(kù)日期、物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、批次。供應(yīng)商名稱、采購(gòu)訂單號(hào)。驗(yàn)收情況（合格/不合格）。2.入庫(kù)記錄應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地錄入庫(kù)存管理系統(tǒng)，確保庫(kù)存數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新。同時(shí)，定期對(duì)入庫(kù)記錄進(jìn)行整理和歸檔，便于查詢和追溯。五、物料存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.根據(jù)物料的特性和要求，設(shè)置合適的存儲(chǔ)環(huán)境。對(duì)于有特殊存儲(chǔ)條件要求的物料，如易燃易爆物品、易腐蝕物品、精密儀器等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行專門存儲(chǔ)。2.保持倉(cāng)庫(kù)的清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、蟲害等對(duì)物料造成污染。3.控制倉(cāng)庫(kù)的溫度、濕度等環(huán)境參數(shù)，確保物料存儲(chǔ)在適宜的條件下。對(duì)于對(duì)溫濕度敏感的物料，應(yīng)配備相應(yīng)的溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，并定期進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄。（二）物料擺放與標(biāo)識(shí)1.按照物料的類別、規(guī)格、型號(hào)、批次等進(jìn)行分類擺放，設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、批次等信息。2.物料應(yīng)整齊有序地?cái)[放，便于存取和盤點(diǎn)。對(duì)于大型物料或較重的物料，應(yīng)合理安排存放位置，確保存儲(chǔ)安全。3.定期對(duì)物料的標(biāo)識(shí)進(jìn)行檢查和更新，確保標(biāo)識(shí)清晰、準(zhǔn)確、完整。如發(fā)現(xiàn)標(biāo)識(shí)損壞或模糊不清，應(yīng)及時(shí)更換。（三）庫(kù)存盤點(diǎn)1.倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存物料進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)公司實(shí)際情況確定，一般為每月、每季度或每半年進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.在盤點(diǎn)前，制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)方法、人員分工等。盤點(diǎn)過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物料的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等信息，如實(shí)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。3.對(duì)盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的差異，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和分析，找出原因，并采取相應(yīng)的處理措施。如屬于賬務(wù)處理錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)調(diào)整賬目；如屬于物料丟失、損壞等原因，應(yīng)查明責(zé)任，進(jìn)行相應(yīng)的賠償和處理。4.盤點(diǎn)結(jié)束后，編制庫(kù)存盤點(diǎn)報(bào)告，上報(bào)管理層。庫(kù)存盤點(diǎn)報(bào)告應(yīng)包括盤點(diǎn)概況、盤點(diǎn)結(jié)果、差異分析及處理建議等內(nèi)容。（四）庫(kù)存安全管理1.加強(qiáng)倉(cāng)庫(kù)的安全管理，制定安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，確保倉(cāng)庫(kù)及庫(kù)存物料的安全。2.配備必要的消防器材、防盜設(shè)備等安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.嚴(yán)禁在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)吸煙、明火作業(yè)等，對(duì)易燃易爆物品應(yīng)采取特殊的存儲(chǔ)和管理措施。4.加強(qiáng)倉(cāng)庫(kù)人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)，防止發(fā)生安全事故。六、物料領(lǐng)用與發(fā)放（一）領(lǐng)用申請(qǐng)1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫物料領(lǐng)用申請(qǐng)表。物料領(lǐng)用申請(qǐng)表應(yīng)包括以下內(nèi)容：申請(qǐng)人姓名、部門、申請(qǐng)日期。物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途。預(yù)計(jì)歸還日期（如有借用情況）。2.物料領(lǐng)用申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至倉(cāng)儲(chǔ)部門。部門負(fù)責(zé)人需對(duì)領(lǐng)用申請(qǐng)的合理性進(jìn)行審核，確保物料領(lǐng)用用于正常業(yè)務(wù)活動(dòng)。（二）發(fā)放流程1.倉(cāng)儲(chǔ)部門收到物料領(lǐng)用申請(qǐng)表后，核對(duì)庫(kù)存情況。如庫(kù)存充足，按照申請(qǐng)表上的信息進(jìn)行物料發(fā)放，并在庫(kù)存管理系統(tǒng)中記錄物料的出庫(kù)信息。2.如庫(kù)存不足，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門進(jìn)行補(bǔ)貨，并告知業(yè)務(wù)部門物料的預(yù)計(jì)到貨時(shí)間。同時(shí)，根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行協(xié)調(diào)和調(diào)整。3.物料發(fā)放時(shí)，領(lǐng)用人應(yīng)在物料發(fā)放登記表上簽字確認(rèn)。發(fā)放登記表應(yīng)記錄物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人等信息。（三）特殊情況處理1.對(duì)于緊急領(lǐng)用的物料，業(yè)務(wù)部門可先口頭申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)優(yōu)先辦理發(fā)放手續(xù)，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦領(lǐng)用申請(qǐng)表。2.如因業(yè)務(wù)需要長(zhǎng)期借用物料，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫借用申請(qǐng)表，注明借用期限、歸還日期等信息。借用申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)部門審批后，倉(cāng)儲(chǔ)部門按照規(guī)定辦理借用手續(xù)。借用期限屆滿后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)歸還借用的物料。七、物料使用與監(jiān)控（一）使用規(guī)范1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照物料的用途和使用說(shuō)明，合理使用業(yè)務(wù)物料，確保物料的使用效果和質(zhì)量。2.對(duì)于有特殊使用要求的物料，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉物料的使用方法和注意事項(xiàng)。3.在物料使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)物料存在質(zhì)量問(wèn)題或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)停止使用，并報(bào)告?zhèn)}儲(chǔ)部門和采購(gòu)部門，以便及時(shí)處理。（二）使用記錄1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立物料使用記錄，詳細(xì)記錄物料的使用情況。使用記錄應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：使用日期、物料名稱、規(guī)格、數(shù)量。使用項(xiàng)目、使用人。使用效果、存在問(wèn)題及處理情況。2.物料使用記錄應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，便于查詢和統(tǒng)計(jì)分析。同時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)物料使用情況進(jìn)行總結(jié)和分析，評(píng)估物料使用效率，為后續(xù)采購(gòu)和庫(kù)存管理提供參考依據(jù)。（三）監(jiān)控與考核1.公司建立物料使用監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)業(yè)務(wù)部門的物料使用情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。檢查內(nèi)容包括物料使用的合理性、使用記錄的完整性、物料損耗情況等。2.根據(jù)物料使用監(jiān)控結(jié)果，對(duì)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行考核。對(duì)于物料使用合理、效率高的部門，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)；對(duì)于物料浪費(fèi)嚴(yán)重、使用不合理的部門，進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并要求其采取整改措施。八、物料報(bào)廢與處置（一）報(bào)廢申請(qǐng)1.當(dāng)業(yè)務(wù)物料因損壞、過(guò)期、淘汰等原因無(wú)法繼續(xù)使用時(shí)，使用部門應(yīng)填寫物料報(bào)廢申請(qǐng)表。物料報(bào)廢申請(qǐng)表應(yīng)包括以下內(nèi)容：申請(qǐng)人姓名、部門、申請(qǐng)日期。物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、購(gòu)置日期。報(bào)廢原因、報(bào)廢時(shí)間。2.物料報(bào)廢申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至倉(cāng)儲(chǔ)部門和財(cái)務(wù)部門。部門負(fù)責(zé)人需對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)的真實(shí)性和合理性進(jìn)行審核。（二）報(bào)廢鑒定1.倉(cāng)儲(chǔ)部門收到物料報(bào)廢申請(qǐng)表后，組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢物料進(jìn)行鑒定。鑒定人員應(yīng)根據(jù)物料的實(shí)際情況，判斷其是否符合報(bào)廢條件。2.對(duì)于價(jià)值較高或報(bào)廢數(shù)量較大的物料，可邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員或第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行鑒定，確保報(bào)廢鑒定的準(zhǔn)確性和公正性。（三）報(bào)廢審批1.物料報(bào)廢申請(qǐng)經(jīng)倉(cāng)儲(chǔ)部門和財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，提交至公司管理層進(jìn)行審批。管理層應(yīng)根據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定和實(shí)際情況，對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行最終審批。2.審批通過(guò)后的物料報(bào)廢申請(qǐng)，由倉(cāng)儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施報(bào)廢處置工作。（四）報(bào)廢處置1.對(duì)于可回收利用的報(bào)廢物料，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)聯(lián)系相關(guān)回收單位進(jìn)行回收處理，