總務(wù)外管理制度?一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司總務(wù)外相關(guān)事務(wù)的管理，確保公司各項對外事務(wù)有序開展，維護公司良好形象，保障公司運營的順暢進(jìn)行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及總務(wù)外的活動及相關(guān)人員，包括但不限于對外聯(lián)絡(luò)、商務(wù)接待、辦公用品采購、辦公環(huán)境維護等事務(wù)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策，確保公司總務(wù)外活動合法合規(guī)。2.高效性原則優(yōu)化工作流程，提高工作效率，以最快的速度響應(yīng)公司業(yè)務(wù)需求和外部溝通要求。3.服務(wù)性原則樹立服務(wù)意識，為公司內(nèi)部各部門及外部合作伙伴提供優(yōu)質(zhì)、周到的服務(wù)。4.成本控制原則在保證工作質(zhì)量的前提下，合理控制總務(wù)外各項費用支出，降低運營成本。二、對外聯(lián)絡(luò)管理（一）聯(lián)絡(luò)渠道1.電話聯(lián)絡(luò)明確公司各部門及常用外部聯(lián)絡(luò)人的電話號碼，建立電話聯(lián)絡(luò)記錄制度。使用公司統(tǒng)一的固定電話或手機進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通，重要電話溝通應(yīng)進(jìn)行錄音或記錄通話要點。2.郵件聯(lián)絡(luò)規(guī)范公司郵件發(fā)送格式，包括郵件主題、正文內(nèi)容、附件要求等。所有對外郵件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后發(fā)送，重要郵件需抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。及時整理和歸檔郵件往來記錄，以便查詢和追溯。3.面對面聯(lián)絡(luò)因工作需要進(jìn)行面對面溝通時，應(yīng)提前預(yù)約時間和地點。溝通時注意語言表達(dá)、行為舉止和形象禮儀，確保溝通效果良好。（二）信息傳遞與反饋1.對外信息傳遞準(zhǔn)確、及時地向外部合作伙伴傳遞公司相關(guān)信息，確保信息的一致性和準(zhǔn)確性。涉及公司機密信息的傳遞，應(yīng)按照公司保密制度執(zhí)行，采取加密、專人遞送等安全措施。2.外部信息收集與反饋及時收集外部市場動態(tài)、行業(yè)信息、合作伙伴反饋等信息，并整理分析后反饋給公司內(nèi)部相關(guān)部門。對于重要信息，應(yīng)形成書面報告，提出相應(yīng)的建議和措施。（三）客戶關(guān)系維護1.建立客戶檔案對公司的重要客戶建立詳細(xì)的檔案，記錄客戶基本信息、業(yè)務(wù)往來情況、需求偏好等。定期更新客戶檔案，確保信息的及時性和準(zhǔn)確性。2.客戶溝通與關(guān)懷定期與客戶進(jìn)行溝通，了解客戶需求和意見，及時解決客戶問題。在節(jié)假日、客戶生日等特殊時期，發(fā)送祝福信息或小禮品，增強客戶粘性。3.客戶投訴處理建立客戶投訴處理機制，對于客戶投訴應(yīng)及時響應(yīng)，認(rèn)真調(diào)查核實情況，提出解決方案并跟蹤處理結(jié)果。確?？蛻敉对V得到妥善解決，避免客戶流失。三、商務(wù)接待管理（一）接待準(zhǔn)備1.明確接待任務(wù)根據(jù)來訪人員的身份、目的、人數(shù)等信息，確定接待規(guī)格和接待流程。填寫《商務(wù)接待申請表》，注明接待事由、來訪人員信息、接待時間、地點、陪同人員等內(nèi)容，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.安排接待人員根據(jù)接待任務(wù)的要求，安排專人負(fù)責(zé)接待工作，明確接待人員的職責(zé)和分工。接待人員應(yīng)具備良好的溝通能力、禮儀素養(yǎng)和業(yè)務(wù)知識，熟悉公司情況。3.準(zhǔn)備接待資料準(zhǔn)備好公司宣傳資料、產(chǎn)品資料、會議室設(shè)備等，確保接待環(huán)境整潔、舒適。根據(jù)來訪人員的需求，提前安排好參觀路線、演示內(nèi)容等。（二）接待流程1.迎接引導(dǎo)來訪人員到達(dá)時，接待人員應(yīng)在指定地點迎接，并引導(dǎo)至接待室或會議室。接待人員應(yīng)主動與來訪人員打招呼，介紹自己和陪同人員，幫助來訪人員存放衣物、物品等。2.會議洽談按照接待計劃，組織雙方進(jìn)行會議洽談。會議過程中，接待人員應(yīng)做好會議記錄，及時提供茶水、咖啡等飲品服務(wù)。洽談結(jié)束后，整理會議紀(jì)要，發(fā)送給相關(guān)人員。3.參觀考察如有需要，安排來訪人員參觀公司辦公區(qū)域、生產(chǎn)車間、研發(fā)中心等。參觀過程中，安排專人進(jìn)行講解，介紹公司發(fā)展歷程、業(yè)務(wù)范圍、產(chǎn)品優(yōu)勢等情況。4.用餐安排根據(jù)接待規(guī)格和來訪人員的飲食習(xí)慣，合理安排用餐地點和菜品。在用餐過程中，注意飲食禮儀，避免鋪張浪費。5.送客安排來訪人員離開時，接待人員應(yīng)送至公司門口或指定地點，感謝來訪人員的光臨，并與來訪人員保持良好的溝通，為后續(xù)合作奠定基礎(chǔ)。（三）接待費用管理1.費用預(yù)算根據(jù)接待任務(wù)的要求，提前編制接待費用預(yù)算，明確各項費用的支出標(biāo)準(zhǔn)和總額。接待費用預(yù)算報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.費用報銷接待結(jié)束后，接待人員應(yīng)及時整理接待費用發(fā)票等憑證，按照公司財務(wù)報銷制度進(jìn)行報銷。報銷憑證應(yīng)真實、合法、有效，注明接待事由、來訪人員信息、費用明細(xì)等內(nèi)容。四、辦公用品采購管理（一）采購計劃制定1.定期盤點每月末由行政部門負(fù)責(zé)對公司辦公用品進(jìn)行盤點，統(tǒng)計各類辦公用品的庫存數(shù)量、使用情況等信息。2.需求預(yù)測根據(jù)辦公用品的使用頻率、庫存情況以及業(yè)務(wù)發(fā)展需求，各部門負(fù)責(zé)人于每月初向行政部門提交本部門當(dāng)月辦公用品需求預(yù)測表。行政部門結(jié)合盤點結(jié)果，綜合考慮公司整體需求，制定月度辦公用品采購計劃。3.采購計劃審批月度辦公用品采購計劃經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購計劃作為辦公用品采購的依據(jù)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選行政部門通過多種渠道收集辦公用品供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商名錄。對供應(yīng)商進(jìn)行實地考察、資質(zhì)審核、產(chǎn)品質(zhì)量評估等，篩選出符合公司要求的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。2.合作協(xié)議簽訂與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨期、售后服務(wù)等條款。3.供應(yīng)商評估與調(diào)整定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨及時性、服務(wù)水平等進(jìn)行評估，根據(jù)評估結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)整或淘汰，確保與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商保持長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。（三）采購流程執(zhí)行1.采購申請各部門因特殊原因需要臨時采購辦公用品的，應(yīng)填寫《辦公用品采購申請表》，注明采購物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交行政部門。2.采購審批行政部門對采購申請進(jìn)行審核，對于符合采購計劃且金額在規(guī)定額度內(nèi)的申請，由行政部門負(fù)責(zé)人審批；對于超出采購計劃或金額較大的申請，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購實施行政部門根據(jù)審批后的采購申請，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購人員應(yīng)與供應(yīng)商溝通采購細(xì)節(jié)，確保采購物品的質(zhì)量、價格、交貨期等符合要求。4.驗收與入庫辦公用品到貨后，行政部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等，確保與采購申請和訂單一致。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，填寫《辦公用品入庫單》。5.領(lǐng)用與發(fā)放各部門根據(jù)實際工作需要，填寫《辦公用品領(lǐng)用單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后到行政部門領(lǐng)取辦公用品。行政部門按照領(lǐng)用單發(fā)放辦公用品，并做好發(fā)放記錄。（四）采購費用控制1.價格監(jiān)控定期收集市場上辦公用品的價格信息，與供應(yīng)商價格進(jìn)行對比分析，確保公司采購價格合理。對于價格波動較大的辦公用品，及時與供應(yīng)商協(xié)商調(diào)整價格。2.成本核算建立辦公用品采購成本核算制度，定期對采購費用進(jìn)行統(tǒng)計分析，評估采購成本控制效果。通過優(yōu)化采購流程、集中采購、批量采購等方式，降低采購成本。3.費用報銷辦公用品采購費用報銷時，應(yīng)提供有效的發(fā)票、采購清單、入庫單等憑證，按照公司財務(wù)報銷制度進(jìn)行報銷。財務(wù)部門對報銷憑證進(jìn)行審核，確保費用支出合規(guī)、合理。五、辦公環(huán)境維護管理（一）辦公區(qū)域衛(wèi)生管理1.清潔標(biāo)準(zhǔn)制定明確辦公區(qū)域各區(qū)域的清潔標(biāo)準(zhǔn)，包括地面、桌面、門窗、衛(wèi)生間等的清潔要求和頻次。例如，辦公區(qū)域地面每天至少清掃一次，桌面每天下班前清理干凈等。2.清潔人員安排根據(jù)辦公區(qū)域面積和工作量，合理安排清潔人員。清潔人員應(yīng)按照清潔標(biāo)準(zhǔn)和工作流程進(jìn)行清潔工作，確保辦公環(huán)境整潔衛(wèi)生。3.衛(wèi)生檢查與監(jiān)督行政部門定期對辦公區(qū)域衛(wèi)生情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時通知清潔人員整改。同時，鼓勵公司員工共同維護辦公環(huán)境，對保持良好衛(wèi)生環(huán)境的部門和個人進(jìn)行表揚。（二）辦公設(shè)備維護管理1.設(shè)備登記與檔案建立對公司所有辦公設(shè)備進(jìn)行詳細(xì)登記，建立設(shè)備檔案，記錄設(shè)備名稱、型號、購置時間、使用部門、維修記錄等信息。2.日常維護與保養(yǎng)制定辦公設(shè)備日常維護保養(yǎng)計劃，明確各類設(shè)備的維護保養(yǎng)內(nèi)容和頻次。例如，電腦每周進(jìn)行一次病毒查殺和系統(tǒng)更新，打印機定期清理硒鼓和卡紙等。設(shè)備使用部門負(fù)責(zé)設(shè)備的日常清潔和簡單故障排查，發(fā)現(xiàn)問題及時通知行政部門。3.維修與報修管理對于辦公設(shè)備出現(xiàn)的故障，使用部門填寫《辦公設(shè)備維修申請表》，注明設(shè)備故障情況、維修要求等信息，提交行政部門。行政部門根據(jù)設(shè)備故障情況，聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。維修完成后，由使用部門對維修效果進(jìn)行驗收，并在維修申請表上簽字確認(rèn)。同時，行政部門做好維修記錄，對設(shè)備維修情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計分析。4.設(shè)備報廢管理對于無法修復(fù)或已達(dá)到報廢年限的辦公設(shè)備，由使用部門提出報廢申請，填寫《辦公設(shè)備報廢申請表》，注明設(shè)備名稱、型號、購置時間、報廢原因等信息。行政部門組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定，確認(rèn)符合報廢條件后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)報廢的設(shè)備，由行政部門按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（三）安全管理1.安全制度建立制定公司辦公區(qū)域安全管理制度，明確安全責(zé)任、安全措施、安全檢查等內(nèi)容。例如，規(guī)定員工不得在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙，不得私拉亂接電線等。2.安全培訓(xùn)與教育定期組織公司員工進(jìn)行安全培訓(xùn)和教育，提高員工的安全意識和應(yīng)急處理能力。培訓(xùn)內(nèi)容包括消防安全知識、用電安全知識、防盜安全知識等。3.安全檢查與隱患排查行政部門定期對辦公區(qū)域進(jìn)行安全檢查，重點檢查消防設(shè)施、電器設(shè)備、門窗門鎖等是否正常。對檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后進(jìn)行復(fù)查，確保安全隱患得到徹底消除。4.應(yīng)急管理制定公司安全應(yīng)