訂單追蹤管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司訂單管理，確保訂單按時、按質(zhì)、按量完成，提高客戶滿意度，特制定本訂單追蹤管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有訂單的追蹤管理，包括但不限于銷售訂單、采購訂單、生產(chǎn)訂單等。（三）職責分工1.銷售部門負責接收客戶訂單，與客戶溝通訂單需求及變更信息，并及時傳遞給相關部門。追蹤銷售訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決客戶問題，確?？蛻魸M意度。2.生產(chǎn)部門根據(jù)銷售訂單和生產(chǎn)計劃，組織安排生產(chǎn)任務，確保訂單按時生產(chǎn)。負責生產(chǎn)訂單的進度跟蹤，及時反饋生產(chǎn)過程中的問題及異常情況。3.采購部門根據(jù)生產(chǎn)訂單需求，及時采購所需原材料和零部件，確保物料供應的及時性和準確性。追蹤采購訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)供應商解決供應過程中的問題。4.質(zhì)量部門負責對訂單產(chǎn)品的質(zhì)量進行檢驗和控制，確保產(chǎn)品符合質(zhì)量標準。對生產(chǎn)過程中的質(zhì)量問題進行跟蹤處理，提出改進措施。5.物流部門根據(jù)訂單要求，及時安排產(chǎn)品的運輸和配送，確保貨物按時送達客戶手中。負責跟蹤物流運輸情況，及時反饋物流信息。二、訂單接收與下達（一）訂單接收1.銷售部門在接到客戶訂單后，應仔細核對訂單信息，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點、付款方式等，確保訂單信息準確無誤。2.如發(fā)現(xiàn)訂單信息不完整或有疑問，銷售部門應及時與客戶溝通，澄清訂單內(nèi)容，避免因信息不準確導致訂單執(zhí)行出現(xiàn)問題。（二）訂單評審1.銷售部門將核對無誤的訂單提交給相關部門進行評審，評審內(nèi)容包括訂單的可行性、生產(chǎn)能力、物料供應、質(zhì)量要求等。2.各相關部門應在規(guī)定時間內(nèi)完成訂單評審，并將評審意見反饋給銷售部門。如訂單存在問題，銷售部門應及時與客戶溝通協(xié)商解決。（三）訂單下達1.銷售部門根據(jù)訂單評審結果，將訂單下達給生產(chǎn)部門、采購部門等相關部門，并明確訂單的執(zhí)行要求和時間節(jié)點。2.生產(chǎn)部門根據(jù)銷售訂單和生產(chǎn)計劃，制定具體的生產(chǎn)任務單，明確產(chǎn)品的生產(chǎn)工藝、質(zhì)量標準、生產(chǎn)進度等要求，并將生產(chǎn)任務單下達給各生產(chǎn)車間。3.采購部門根據(jù)生產(chǎn)訂單需求，制定采購計劃，向供應商下達采購訂單，明確采購物料的規(guī)格、數(shù)量、交貨期等要求。三、訂單執(zhí)行追蹤（一）生產(chǎn)進度追蹤1.生產(chǎn)部門應建立生產(chǎn)進度跟蹤表，對生產(chǎn)訂單的執(zhí)行情況進行實時跟蹤，記錄每日的生產(chǎn)產(chǎn)量、質(zhì)量情況、設備運行狀況等信息。2.生產(chǎn)車間負責人應每日向生產(chǎn)部門匯報生產(chǎn)進度，如發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)過程中出現(xiàn)問題或異常情況，應及時反饋給生產(chǎn)部門，以便采取措施解決。3.生產(chǎn)部門應定期召開生產(chǎn)進度協(xié)調(diào)會，協(xié)調(diào)解決生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，確保生產(chǎn)訂單按時完成。（二）物料供應追蹤1.采購部門應建立采購訂單跟蹤表，對采購訂單的執(zhí)行情況進行實時跟蹤，記錄供應商的交貨期、交貨數(shù)量、質(zhì)量情況等信息。2.采購人員應定期與供應商溝通，了解采購訂單的執(zhí)行進度，如發(fā)現(xiàn)供應商無法按時交貨或交貨質(zhì)量不符合要求，應及時采取措施解決，如催促供應商加快交貨、更換供應商等。3.采購部門應及時將物料供應情況反饋給生產(chǎn)部門，確保生產(chǎn)部門能夠合理安排生產(chǎn)，避免因物料短缺導致生產(chǎn)延誤。（三）質(zhì)量控制追蹤1.質(zhì)量部門應建立質(zhì)量檢驗跟蹤表，對訂單產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗情況進行實時跟蹤，記錄檢驗批次、檢驗項目、檢驗結果等信息。2.質(zhì)量檢驗人員應按照質(zhì)量標準對訂單產(chǎn)品進行檢驗，如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量不合格，應及時反饋給生產(chǎn)部門，要求生產(chǎn)部門進行整改。3.生產(chǎn)部門應針對質(zhì)量問題進行分析，采取措施進行整改，并將整改情況反饋給質(zhì)量部門，質(zhì)量部門對整改結果進行跟蹤驗證，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。（四）物流配送追蹤1.物流部門應建立物流運輸跟蹤表，對訂單產(chǎn)品的物流配送情況進行實時跟蹤，記錄發(fā)貨時間、運輸方式、預計到達時間、實際到達時間等信息。2.物流人員應及時將貨物發(fā)出，并跟蹤物流運輸情況，如發(fā)現(xiàn)物流運輸過程中出現(xiàn)問題，應及時采取措施解決，如協(xié)調(diào)物流公司加快運輸、處理貨物損壞等。3.物流部門應及時將物流信息反饋給銷售部門和客戶，確?？蛻裟軌蚣皶r了解貨物的運輸情況。四、訂單變更管理（一）變更申請1.客戶或公司內(nèi)部因各種原因需要變更訂單時，應填寫訂單變更申請表，詳細說明變更的內(nèi)容、原因及對訂單執(zhí)行的影響。2.訂單變更申請表應經(jīng)相關部門負責人審核簽字后，提交給銷售部門。（二）變更評審1.銷售部門收到訂單變更申請表后，應組織相關部門進行變更評審，評審內(nèi)容包括變更的可行性、對生產(chǎn)進度、物料供應、質(zhì)量要求等方面的影響。2.各相關部門應在規(guī)定時間內(nèi)完成變更評審，并將評審意見反饋給銷售部門。如變更存在問題，銷售部門應及時與客戶溝通協(xié)商解決。（三）變更執(zhí)行1.銷售部門根據(jù)訂單變更評審結果，將變更信息傳達給相關部門，并明確變更的執(zhí)行要求和時間節(jié)點。2.生產(chǎn)部門、采購部門等相關部門應根據(jù)變更要求，及時調(diào)整生產(chǎn)計劃、采購計劃等，確保訂單變更后的順利執(zhí)行。五、訂單異常處理（一）異常情況定義訂單異常情況是指在訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的影響訂單按時、按質(zhì)、按量完成的情況，如生產(chǎn)延誤、物料短缺、質(zhì)量問題、物流運輸問題等。（二）異常報告1.各相關部門在發(fā)現(xiàn)訂單異常情況后，應及時填寫訂單異常報告，詳細說明異常情況的發(fā)生時間、地點、原因、影響程度等信息。2.訂單異常報告應經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交給銷售部門。（三）異常處理1.銷售部門收到訂單異常報告后，應立即組織相關部門召開異常處理會議，分析異常情況的原因，制定相應的處理措施。2.各相關部門應按照異常處理會議確定的處理措施，積極采取行動，盡快解決訂單異常問題，確保訂單能夠按時、按質(zhì)、按量完成。3.在訂單異常處理過程中，各相關部門應及時溝通協(xié)調(diào)，相互配合，共同推進問題的解決。（四）異常跟蹤與反饋1.銷售部門應建立訂單異常跟蹤表，對訂單異常情況的處理進度進行實時跟蹤，記錄處理措施的執(zhí)行情況、處理結果等信息。2.各相關部門應定期向銷售部門反饋訂單異常情況的處理進度，如處理過程中出現(xiàn)新的問題或需要調(diào)整處理措施，應及時向銷售部門匯報。3.銷售部門應及時將訂單異常情況的處理結果反饋給客戶，確?？蛻裟軌蚣皶r了解訂單的執(zhí)行情況。六、訂單完成與交付（一）訂單完成確認1.生產(chǎn)部門在完成訂單生產(chǎn)任務后，應組織相關部門對訂單產(chǎn)品進行檢驗和驗收，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。2.生產(chǎn)部門應填寫訂單完成報告，詳細說明訂單的完成情況、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗結果、生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題及解決情況等信息。3.訂單完成報告應經(jīng)相關部門負責人審核簽字后，提交給銷售部門。（二）交付準備1.銷售部門根據(jù)訂單完成報告，確認訂單可以交付后，應通知物流部門安排產(chǎn)品的運輸和配送。2.物流部門應根據(jù)訂單要求，準備好產(chǎn)品的包裝、標識等，確保產(chǎn)品在運輸過程中不受損壞。3.銷售部門應與客戶溝通確定交貨時間、交貨地點等交付細節(jié)，并提前做好相關準備工作。（三）訂單交付1.物流部門按照與客戶確定的交貨時間和交貨地點，及時將訂單產(chǎn)品送達客戶手中，并要求客戶在送貨單上簽字確認。2.物流部門應將訂單產(chǎn)品的交付情況及時反饋給銷售部門，銷售部門應將交付信息及時通知客戶。七、訂單結算與收款（一）訂單結算1.財務部門根據(jù)訂單合同約定的付款方式和結算周期，及時與客戶進行訂單結算。2.財務部門應核對訂單金額、付款金額、發(fā)票開具情況等信息，確保結算數(shù)據(jù)準確無誤。3.財務部門應定期編制訂單結算報表，向公司管理層匯報訂單結算情況。（二）收款管理1.銷售部門負責跟蹤訂單收款情況，及時與客戶溝通催收貨款。2.對于逾期未付款的客戶，銷售部門應制定催收計劃，采取有效的催收措施，如電話催收、上門催收、發(fā)函催收等，確保貨款及時收回。3.如客戶因特殊原因無法按時付款，銷售部門應及時與客戶協(xié)商解決方案，并將相關情況報告給公司管理層。八、訂單檔案管理（一）檔案建立1.銷售部門負責建立訂單檔案，將訂單相關的文件資料進行整理歸檔，包括訂單合同、訂單變更申請表、訂單異常報告、訂單完成報告、送貨單、發(fā)票等。2.訂單檔案應按照訂單編號進行分類存放，便于查詢和管理。（二）檔案保管1.訂單檔案應妥善保管，確保檔案的完整性和安全性。2.檔案保管期限按照公司相關規(guī)定執(zhí)行，期滿后經(jīng)審批可進行銷毀處理。（三）檔案查詢1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢訂單檔案時，應填寫檔案查詢申請表，經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交給銷售部門。2.銷售部門應根據(jù)檔案查詢申請表的要求，及時提供相關訂單檔案資料。九、考核與獎懲（一）考核指標1.訂單按時完成率：考核訂單是否按時完成。2.訂單產(chǎn)品質(zhì)量合格率：考核訂單產(chǎn)品的質(zhì)量是否符合要求。3.客戶滿意度：考核客戶對訂單執(zhí)行情況的滿意程度。4.訂單變更處理及時率：考核訂單變更是否及時處理。5.訂單異常處理成功率：考核訂單異常情況是否得到有效解決。（二）獎懲措施1.對于在訂單追蹤管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵，如獎金、榮譽證書等。2.對于因工作失誤或失職導致訂單出現(xiàn)問題，給