規(guī)范痕跡材料管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司痕跡材料管理，確保痕跡材料的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性，提高公司管理效率和決策科學(xué)性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中產(chǎn)生的各類痕跡材料的管理。（三）定義痕跡材料是指在公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文件、記錄、報(bào)表、圖表、影像等各種形式的資料。二、管理職責(zé)（一）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善痕跡材料管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.指導(dǎo)各部門開展痕跡材料的收集、整理、歸檔和保管工作。3.定期組織對公司痕跡材料管理工作的檢查和評估。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門痕跡材料的日常收集、整理和保管工作，確保材料的真實(shí)、完整和及時(shí)歸檔。2.明確專人負(fù)責(zé)痕跡材料管理工作，并將人員名單報(bào)綜合管理部門備案。3.根據(jù)工作需要，配合綜合管理部門提供相關(guān)痕跡材料。（三）員工個(gè)人1.按照本制度要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄和整理個(gè)人工作中產(chǎn)生的痕跡材料，并提交給所在部門。2.妥善保管個(gè)人工作中涉及的各類痕跡材料，不得擅自銷毀或丟失。三、痕跡材料的收集（一）收集范圍1.公司各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。2.工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)等文件。3.業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單等商務(wù)文件。4.財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目、憑證等財(cái)務(wù)資料。5.人事檔案、考勤記錄、培訓(xùn)資料等人事相關(guān)材料。6.質(zhì)量管理文件、檢驗(yàn)報(bào)告、認(rèn)證證書等質(zhì)量相關(guān)材料。7.市場調(diào)研資料、客戶信息、營銷活動(dòng)記錄等市場相關(guān)材料。8.技術(shù)研發(fā)資料、設(shè)計(jì)圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等技術(shù)相關(guān)材料。9.其他具有保存價(jià)值的痕跡材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確痕跡材料的收集責(zé)任人，確保材料及時(shí)收集。2.收集的痕跡材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得弄虛作假或遺漏重要信息。3.對于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其對應(yīng)的紙質(zhì)文件或打印件，并確保兩者內(nèi)容一致。4.收集的痕跡材料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，便于后續(xù)歸檔。（三）收集時(shí)間1.日常工作中產(chǎn)生的痕跡材料應(yīng)及時(shí)收集，不得積壓。2.對于定期形成的材料，如月度報(bào)表、季度總結(jié)等，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)收集完畢。3.項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在[x]個(gè)工作日內(nèi)將項(xiàng)目相關(guān)痕跡材料收集齊全。四、痕跡材料的整理（一）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照文件的類別、時(shí)間、重要程度等進(jìn)行分類整理。3.便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：根據(jù)痕跡材料的性質(zhì)和用途，分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)管理類、人事管理類、質(zhì)量管理類、市場管理類、技術(shù)管理類等類別。每個(gè)類別下可再細(xì)分若干小類。2.編號(hào)：為便于管理和查找，對整理好的痕跡材料進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性，可采用數(shù)字編號(hào)、字母編號(hào)或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式。3.裝訂：對于紙質(zhì)文件，應(yīng)進(jìn)行整齊裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的完整性，不得隨意裁剪或損壞文件內(nèi)容。4.編目：編制痕跡材料目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息。（三）整理要求1.整理工作應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，確保整理質(zhì)量。2.整理過程中應(yīng)認(rèn)真核對文件內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與相關(guān)人員溝通解決。3.整理后的痕跡材料應(yīng)符合規(guī)范化要求，便于后續(xù)的歸檔和查閱。五、痕跡材料的歸檔（一）歸檔范圍經(jīng)過整理的各類痕跡材料，符合歸檔要求的應(yīng)及時(shí)歸檔。（二）歸檔時(shí)間1.日常工作中形成的痕跡材料，應(yīng)在每月末或每季度末集中歸檔。2.項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在整理完畢后的[x]個(gè)工作日內(nèi)將項(xiàng)目痕跡材料歸檔。3.重要文件或緊急文件應(yīng)隨時(shí)形成隨時(shí)歸檔。（三）歸檔流程1.各部門整理好的痕跡材料經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，移交綜合管理部門。2.綜合管理部門對移交的痕跡材料進(jìn)行檢查驗(yàn)收，符合要求的予以接收，并辦理交接手續(xù)。3.綜合管理部門按照歸檔要求，將痕跡材料分類存入檔案柜或電子檔案系統(tǒng)，并更新檔案目錄。（四）歸檔要求1.歸檔的痕跡材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，手續(xù)完備。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。3.檔案應(yīng)按照保管期限進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。六、痕跡材料的保管（一）保管方式1.紙質(zhì)痕跡材料應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，防止文件受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子痕跡材料應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.對于重要的紙質(zhì)痕跡材料，可采用掃描等方式進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案，同時(shí)保留紙質(zhì)原件。（二）保管期限1.痕跡材料的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的材料包括公司成立以來的重要文件、合同、章程、決議等。3.長期保管的材料保管期限一般為[x]年，包括公司的主要業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。4.短期保管的材料保管期限一般為[x]年，包括一般性的文件、記錄等。5.具體保管期限可根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對保管的痕跡材料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱、復(fù)印檔案材料。3.對保管期限已滿的痕跡材料，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。七、痕跡材料的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱痕跡材料的，應(yīng)填寫《痕跡材料查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的痕跡材料，查閱人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在綜合管理部門指定地點(diǎn)查閱，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱公司痕跡材料的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門安排專人陪同查閱。（二）借閱程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱痕跡材料的，應(yīng)填寫《痕跡材料借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[x]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的痕跡材料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞或丟失。4.借閱完畢后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還所借痕跡材料，并在《痕跡材料借閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）查閱與借閱記錄1.綜合管理部門應(yīng)建立痕跡材料查閱與借閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱與借閱的時(shí)間、人員、材料名稱、用途、期限等信息。2.查閱與借閱登記臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便日后查閱和審計(jì)。八、痕跡材料的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部門應(yīng)定期對保管期限已滿的痕跡材料進(jìn)行鑒定，確定是否仍有保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)由綜合管理部門組織，相關(guān)業(yè)務(wù)部門和檔案管理人員參加。3.鑒定結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后存檔。（二）銷毀1.對于已確定無保存價(jià)值的痕跡材料，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.銷毀紙質(zhì)痕跡材料時(shí)，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。3.銷毀電子痕跡材料時(shí)，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進(jìn)行徹底刪除，并對存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行格式化處理。4.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、材料名稱、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，保存期限為[x]年。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部門應(yīng)定期對各部門痕跡材料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括材料的收集、整理、歸檔、保管、查閱與借閱等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場檢查、查閱資料、詢問相關(guān)人員等方式進(jìn)行。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，綜合管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評價(jià)1.公司將痕跡材料管理工作納入部門和員工績效考核體系，對管理工作成績突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對未按照本制度要求進(jìn)行痕跡材料管理，導(dǎo)致材料丟失