造價(jià)公司檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)造價(jià)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)開展及歷史查考等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查找、調(diào)閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定檔案管理工作規(guī)劃和年度計(jì)劃，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架、保管公司檔案及相關(guān)資料。3.建立健全檔案管理工作制度和流程，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，確保檔案管理工作規(guī)范有序。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)超過(guò)保管期限或失去保存價(jià)值的檔案，提出鑒定意見，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況，并按規(guī)定向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。6.負(fù)責(zé)檔案信息資源的開發(fā)利用，編制檔案檢索工具和參考資料，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策、各部門業(yè)務(wù)工作及員工提供檔案信息服務(wù)。7.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全存放，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門形成檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求向綜合管理部門移交。2.明確本部門兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)，督促本部門員工及時(shí)將辦理完畢的文件材料整理歸檔。3.積極配合綜合管理部門開展檔案管理工作，提供必要的協(xié)助和支持，如檔案的查閱、借閱等。4.按照檔案管理規(guī)定，做好本部門檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。（三）員工職責(zé)1.員工應(yīng)自覺遵守公司檔案管理制度，在工作中形成的文件材料應(yīng)及時(shí)整理、歸檔，不得據(jù)為己有或擅自銷毀。2.按照檔案管理要求，認(rèn)真填寫各類檔案表格和目錄，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱、借閱檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。4.妥善保管個(gè)人使用的檔案，不得私自轉(zhuǎn)借他人，工作變動(dòng)時(shí)應(yīng)及時(shí)將個(gè)人保管的檔案移交所在部門或綜合管理部門。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類造價(jià)公司檔案主要分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等；公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等；上級(jí)主管部門文件、通知、批復(fù)等；公司證照、印章管理文件等；行政事務(wù)處理文件，如會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。2.人力資源類：?jiǎn)T工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、晉升、調(diào)動(dòng)、離職等相關(guān)文件；員工勞動(dòng)合同、社保、公積金等資料；人事檔案、工資福利文件等。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告；會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表；審計(jì)報(bào)告、審計(jì)資料；稅務(wù)申報(bào)、繳納文件等。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：工程造價(jià)咨詢項(xiàng)目合同、協(xié)議；項(xiàng)目招投標(biāo)文件；項(xiàng)目成果文件，如造價(jià)咨詢報(bào)告、工程量清單、標(biāo)底文件等；項(xiàng)目過(guò)程中形成的各類往來(lái)文件、函件、會(huì)議記錄等。5.技術(shù)資料類：公司擁有的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖集等；工程造價(jià)軟件、工具的使用說(shuō)明、技術(shù)文檔等；項(xiàng)目技術(shù)方案、圖紙會(huì)審記錄、技術(shù)交底文件等。6.合同管理類：各類合同的簽訂、履行、變更、終止等相關(guān)文件，包括合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、合同臺(tái)賬等。7.客戶資料類：客戶基本信息、聯(lián)系方式；客戶需求記錄、服務(wù)反饋；與客戶往來(lái)的重要文件、信件等。8.其他類：不屬于以上分類的其他檔案資料，如公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、對(duì)外宣傳資料等。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用分類編號(hào)法，由類別代碼、年份代碼、順序號(hào)三部分組成，中間用""隔開。具體編號(hào)規(guī)則如下：1.類別代碼：按照檔案分類的大類，分別用兩位大寫英文字母表示，如行政管理類為"XG"，人力資源類為"RL"，財(cái)務(wù)審計(jì)類為"CW"，業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類為"JY"，技術(shù)資料類為"JS"，合同管理類為"HT"，客戶資料類為"KH"，其他類為"QT"。2.年份代碼：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示檔案形成的年份，如2023年形成的檔案，年份代碼為"2023"。3.順序號(hào)：按照檔案形成的先后順序，用三位阿拉伯?dāng)?shù)字依次編號(hào)，從"001"開始。例如，一份2023年形成的業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類項(xiàng)目招投標(biāo)文件，其檔案編號(hào)為"JY2023001"。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的原始記錄。2.公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。3.公司收到的外部文件、函件、資料等，包括上級(jí)主管部門文件、客戶來(lái)函、合作單位資料等。4.公司員工在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)成果、工作報(bào)告、調(diào)研材料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，定期對(duì)本部門形成的文件材料進(jìn)行收集、整理，確保檔案的齊全、完整。2.檔案收集應(yīng)遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的原則，在文件材料辦理完畢后，應(yīng)于[X]個(gè)工作日內(nèi)收集歸檔。3.對(duì)于重要文件、緊急文件或涉及多個(gè)部門的文件，應(yīng)及時(shí)跟蹤收集，確保檔案的時(shí)效性和完整性。4.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺頁(yè)等情況，應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)充。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案進(jìn)行分類整理，同一類別的檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度排列。3.每份檔案應(yīng)編制頁(yè)碼，頁(yè)號(hào)編寫位置應(yīng)符合規(guī)范要求，便于查閱和統(tǒng)計(jì)。4.檔案整理應(yīng)做到字跡清晰、圖表整潔、裝訂牢固，便于長(zhǎng)期保存。（四）整理方法1.行政管理類檔案：按照文件的種類、時(shí)間順序進(jìn)行整理，同一文件的正件與附件、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件等應(yīng)放在一起，編號(hào)后裝入檔案盒。2.人力資源類檔案：按照員工類別和檔案內(nèi)容分類整理，如員工檔案按個(gè)人建立，將勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核材料、獎(jiǎng)懲文件等依次排列，裝入檔案袋或檔案盒，并建立員工檔案目錄。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類檔案：按照會(huì)計(jì)年度和檔案類別進(jìn)行整理，會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表等按年整理歸檔，審計(jì)資料按項(xiàng)目分類整理，分別裝入檔案盒，并編制相應(yīng)的目錄。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類檔案：按照項(xiàng)目類別和階段進(jìn)行整理，每個(gè)項(xiàng)目的檔案應(yīng)包括項(xiàng)目合同、招投標(biāo)文件、成果文件、過(guò)程文件等，按時(shí)間順序排列，編號(hào)后裝入檔案盒，并建立項(xiàng)目檔案目錄。5.技術(shù)資料類檔案：按照技術(shù)資料的類別和版本進(jìn)行整理，如技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范按類別裝訂成冊(cè)，工程造價(jià)軟件資料按軟件名稱和版本號(hào)整理，項(xiàng)目技術(shù)資料按項(xiàng)目分類整理，裝入檔案盒并編制目錄。6.合同管理類檔案：按照合同類別和簽訂時(shí)間進(jìn)行整理，每份合同的正副本、補(bǔ)充協(xié)議、相關(guān)審批文件等應(yīng)放在一起，編號(hào)后裝入檔案盒，并建立合同檔案目錄。7.客戶資料類檔案：按照客戶名稱和資料類別進(jìn)行整理，每個(gè)客戶的檔案應(yīng)包括客戶基本信息、業(yè)務(wù)往來(lái)記錄、服務(wù)反饋等，按時(shí)間順序排列，裝入檔案盒并編制目錄。8.其他類檔案：按照檔案內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行分類整理，分別裝入檔案盒并編制目錄。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放各類檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全存放。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)施設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品、吸塵器等，以滿足檔案保管的需要。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、編號(hào)、內(nèi)容等是否準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.做好檔案庫(kù)房的溫濕度管理，保持庫(kù)房溫度在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度在[X]%[X]%之間，根據(jù)溫濕度變化情況及時(shí)采取調(diào)節(jié)措施。4.對(duì)檔案進(jìn)行防蟲、防霉、防火、防盜等防護(hù)工作，定期投放防蟲藥品，檢查消防設(shè)施設(shè)備是否完好有效，確保檔案庫(kù)房安全。5.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案存儲(chǔ)應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，確保電子檔案的安全性和完整性。（三）檔案的移交與接收1.各部門應(yīng)按照檔案管理制度的規(guī)定，定期將本部門整理好的檔案移交綜合管理部門。移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.綜合管理部門在接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性等，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。3.檔案移交清單應(yīng)一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為檔案移交的憑證。檔案移交清單應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、移交日期、移交部門、接收部門等內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、準(zhǔn)確判定的原則，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)骨干。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案與公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的關(guān)聯(lián)性和重要性。3.檔案的保存價(jià)值和保管期限。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、公司重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)決算報(bào)告、公司歷史沿革資料等。2.定期保管：定期保管的檔案分為[X]年、[X]年和[X]年三種。定期保管期限從檔案形成年度的次年1月1日起計(jì)算。[X]年保管：主要包括一般性的行政管理文件、業(yè)務(wù)往來(lái)文件、一般性技術(shù)資料等。[X]年保管：主要包括重要的業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)文件、財(cái)務(wù)審計(jì)資料、員工人事檔案等。[X]年保管：主要包括涉及公司重大事項(xiàng)、重要決策的文件、長(zhǎng)期保存的技術(shù)資料等。（五）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見，編制檔案銷毀清冊(cè)。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門組織實(shí)施銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。3.檔案銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊(cè)存檔備查。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱原則1.嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，確保檔案的安全和保密。2.查閱檔案應(yīng)本著工作需要、合法合規(guī)的原則，不得擅自查閱與工作無(wú)關(guān)的檔案。3.查閱檔案應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱檔案。（二）查閱范圍1.公司員工因工作需要查閱本人或本部門相關(guān)檔案。2.公司部門負(fù)責(zé)人因工作需要查閱本部門及下屬部門相關(guān)檔案。3.公司領(lǐng)導(dǎo)因工作需要查閱公司各類檔案。4.因外部單位合法需求，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后查閱相關(guān)檔案。（三）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱原因、查閱內(nèi)容等信息，并簽字確認(rèn)。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.綜合管理部門根據(jù)審批意見，安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，并在指定地點(diǎn)查閱檔案。查閱人不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。4.查閱人查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合管理部門，由檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)和簽收。（四）借閱原則1.嚴(yán)格控制檔案借閱范圍，確因工作需要借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱應(yīng)遵循限期歸還、確保安全的原則，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大借閱范圍。3.借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、損壞或泄密，如發(fā)生檔案遺失、損壞或泄密情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告綜合管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（五）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息，并簽字確認(rèn)。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.綜合管理部門根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放《檔案借閱登記冊(cè)》，并將檔案交付借閱人。4.借閱人應(yīng)在《檔案借閱登記冊(cè)》上簽字確認(rèn)借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱日期、歸還日期等信息。5.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借期限不得超過(guò)原借閱期限。6.借閱人歸還檔案時(shí)，應(yīng)將檔案完整無(wú)損地交還給綜合管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容、完整性等，確認(rèn)無(wú)誤后在《檔案借閱登記冊(cè)》上簽字注銷借閱記錄。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容