餐館新店采購(gòu)管理制度?總則1.目的為規(guī)范餐館新店采購(gòu)工作流程，確保采購(gòu)物品的質(zhì)量、價(jià)格合理，控制采購(gòu)成本，保障餐館正常運(yùn)營(yíng)，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于餐館新店所有采購(gòu)活動(dòng)，包括食品原材料、廚房設(shè)備、餐具、桌椅、辦公用品等各類物資的采購(gòu)。3.基本原則質(zhì)量第一原則：所采購(gòu)的物品必須符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和餐館經(jīng)營(yíng)要求，確保食品安全和服務(wù)質(zhì)量。價(jià)格合理原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購(gòu)渠道和談判技巧，爭(zhēng)取最優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格。誠(chéng)信合作原則：與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，誠(chéng)實(shí)守信，互利共贏。規(guī)范高效原則：明確采購(gòu)流程和職責(zé)，提高采購(gòu)工作效率，確保各項(xiàng)采購(gòu)任務(wù)及時(shí)、準(zhǔn)確完成。采購(gòu)組織與職責(zé)1.采購(gòu)部門設(shè)置設(shè)立采購(gòu)部，負(fù)責(zé)餐館新店的所有采購(gòu)工作。采購(gòu)部設(shè)采購(gòu)經(jīng)理一名，采購(gòu)專員若干名，根據(jù)采購(gòu)物品的類別進(jìn)行分工。2.采購(gòu)經(jīng)理職責(zé)全面負(fù)責(zé)采購(gòu)部的日常管理工作，制定采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算。建立和維護(hù)供應(yīng)商管理體系，評(píng)估供應(yīng)商資質(zhì)和信譽(yù)，選擇合格的供應(yīng)商。組織采購(gòu)談判，簽訂采購(gòu)合同，確保采購(gòu)價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等條款符合餐館要求。監(jiān)督采購(gòu)工作執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過程中的問題，定期向上級(jí)匯報(bào)采購(gòu)工作進(jìn)展。分析采購(gòu)成本，提出降低成本的建議和措施，不斷優(yōu)化采購(gòu)流程。3.采購(gòu)專員職責(zé)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和任務(wù)，負(fù)責(zé)具體采購(gòu)物品的詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)工作。收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，與供應(yīng)商保持密切溝通，確保采購(gòu)任務(wù)順利完成。負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的起草、審核、簽訂及執(zhí)行跟蹤，及時(shí)處理合同變更和違約事宜。協(xié)助采購(gòu)經(jīng)理進(jìn)行采購(gòu)成本控制，對(duì)采購(gòu)價(jià)格波動(dòng)進(jìn)行分析和報(bào)告。負(fù)責(zé)采購(gòu)物品的驗(yàn)收工作，確保采購(gòu)物品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等符合要求。采購(gòu)流程1.需求申請(qǐng)各部門根據(jù)餐館經(jīng)營(yíng)需要，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息?！恫少?gòu)申請(qǐng)表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部。2.采購(gòu)審批采購(gòu)部收到《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，采購(gòu)專員對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，確認(rèn)采購(gòu)需求的合理性和必要性。采購(gòu)經(jīng)理根據(jù)采購(gòu)預(yù)算和實(shí)際情況，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審批。對(duì)于金額較大或重要的采購(gòu)項(xiàng)目，需報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.供應(yīng)商選擇與評(píng)估采購(gòu)專員根據(jù)采購(gòu)物品的類別和特點(diǎn)，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)收集到的供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，評(píng)估其資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的情況。采購(gòu)部組織相關(guān)人員對(duì)篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，與供應(yīng)商進(jìn)行面對(duì)面溝通和交流，進(jìn)一步了解其實(shí)際情況。根據(jù)考察結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，對(duì)合格的供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，并定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和更新。4.采購(gòu)詢價(jià)與比價(jià)采購(gòu)專員向至少三家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，詳細(xì)說明采購(gòu)物品的要求和規(guī)格，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行整理和分析，比較不同供應(yīng)商的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等因素，選擇最優(yōu)的供應(yīng)商。在比價(jià)過程中，采購(gòu)專員應(yīng)充分了解市場(chǎng)行情，確保采購(gòu)價(jià)格合理公正。如發(fā)現(xiàn)價(jià)格異常，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通或進(jìn)行進(jìn)一步的市場(chǎng)調(diào)研。5.采購(gòu)談判與合同簽訂根據(jù)比價(jià)結(jié)果，采購(gòu)專員與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，就采購(gòu)價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商。在談判過程中，采購(gòu)專員應(yīng)堅(jiān)持原則，維護(hù)餐館的利益，同時(shí)也要考慮供應(yīng)商的合理訴求，爭(zhēng)取達(dá)成雙方都能接受的合作協(xié)議。談判達(dá)成一致后，采購(gòu)專員起草采購(gòu)合同，經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理審核后，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。采購(gòu)專員與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的合法性和有效性。合同簽訂后，采購(gòu)專員應(yīng)將合同副本存檔，并及時(shí)將合同執(zhí)行情況告知相關(guān)部門。6.采購(gòu)訂單下達(dá)采購(gòu)專員根據(jù)采購(gòu)合同，填寫《采購(gòu)訂單》，詳細(xì)注明采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息?！恫少?gòu)訂單》經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理審核簽字后，發(fā)送給供應(yīng)商，要求供應(yīng)商按照訂單要求及時(shí)組織生產(chǎn)和發(fā)貨。7.采購(gòu)跟蹤與催貨采購(gòu)專員負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，定期與供應(yīng)商溝通，了解生產(chǎn)進(jìn)度和發(fā)貨情況。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未能按時(shí)交貨或出現(xiàn)質(zhì)量問題，采購(gòu)專員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的措施，如催貨、換貨、補(bǔ)貨等，確保采購(gòu)任務(wù)按時(shí)完成。在采購(gòu)跟蹤過程中，采購(gòu)專員應(yīng)做好記錄，及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)采購(gòu)進(jìn)展情況，對(duì)于重大問題應(yīng)及時(shí)提出解決方案和建議。8.采購(gòu)驗(yàn)收采購(gòu)物品到貨前，采購(gòu)專員應(yīng)提前通知相關(guān)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收人員根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購(gòu)物品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行逐一核對(duì)和檢驗(yàn)。對(duì)于食品原材料，還需檢查其生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、檢驗(yàn)報(bào)告等相關(guān)證明文件，確保食品安全。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員填寫《采購(gòu)驗(yàn)收單》，簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)物品存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其進(jìn)行處理。9.采購(gòu)付款采購(gòu)專員根據(jù)采購(gòu)合同和《采購(gòu)驗(yàn)收單》，填寫《付款申請(qǐng)單》，詳細(xì)注明采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、金額、付款方式等信息?！陡犊钌暾?qǐng)單》經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理審核簽字后，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。財(cái)務(wù)部門根據(jù)批準(zhǔn)后的《付款申請(qǐng)單》，按照采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)辦理付款手續(xù)。采購(gòu)預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購(gòu)部根據(jù)餐館新店的經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和采購(gòu)需求，編制年度采購(gòu)預(yù)算。年度采購(gòu)預(yù)算應(yīng)包括食品原材料、廚房設(shè)備、餐具、桌椅、辦公用品等各類物資的采購(gòu)預(yù)算。在編制采購(gòu)預(yù)算時(shí)，采購(gòu)部應(yīng)充分考慮市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、餐館經(jīng)營(yíng)變化等因素，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。年度采購(gòu)預(yù)算編制完成后，經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理審核后，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)部嚴(yán)格按照批準(zhǔn)后的采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)，控制采購(gòu)成本。在采購(gòu)過程中，如遇特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。采購(gòu)專員應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，并提出改進(jìn)措施和建議。3.預(yù)算調(diào)整在采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行過程中，如因市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、餐館經(jīng)營(yíng)調(diào)整、不可抗力等原因?qū)е虏少?gòu)預(yù)算需要調(diào)整的，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)提出預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)。預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說明調(diào)整的原因、調(diào)整的金額、調(diào)整后的預(yù)算安排等內(nèi)容，并經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理審核后，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)后的預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)組織實(shí)施，確保采購(gòu)工作的順利進(jìn)行。供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)具有合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)，營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、食品經(jīng)營(yíng)許可證等相關(guān)證件齊全。具備良好的信譽(yù)和商業(yè)道德，無不良經(jīng)營(yíng)記錄。生產(chǎn)能力和產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定，能夠滿足餐館的采購(gòu)需求。價(jià)格合理，具有一定的價(jià)格優(yōu)勢(shì)。售后服務(wù)良好，能夠及時(shí)解決采購(gòu)過程中出現(xiàn)的問題。2.供應(yīng)商開發(fā)與引入采購(gòu)部通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫(kù)。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選和評(píng)估，符合條件的供應(yīng)商列入供應(yīng)商開發(fā)名單。采購(gòu)部組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商開發(fā)名單中的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其實(shí)際情況。經(jīng)考察合格的供應(yīng)商，采購(gòu)部與其簽訂合作協(xié)議，正式引入為餐館新店的供應(yīng)商。3.供應(yīng)商評(píng)估與考核采購(gòu)部定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。采購(gòu)專員根據(jù)日常采購(gòu)工作情況，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)分，填寫《供應(yīng)商評(píng)估表》。采購(gòu)部根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商提出警告或終止合作。4.供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)采購(gòu)專員與供應(yīng)商保持密切溝通，定期走訪供應(yīng)商，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)。及時(shí)處理供應(yīng)商反饋的問題和意見，維護(hù)良好的合作關(guān)系。組織供應(yīng)商參加餐館新店的相關(guān)活動(dòng)，增強(qiáng)供應(yīng)商的合作意愿和忠誠(chéng)度。采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估采購(gòu)部定期對(duì)采購(gòu)過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，如市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、交貨期風(fēng)險(xiǎn)等。針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部分析其發(fā)生的可能性和影響程度，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)：建立市場(chǎng)價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制，及時(shí)了解市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，通過與供應(yīng)商協(xié)商、簽訂價(jià)格調(diào)整協(xié)議、套期保值等方式，降低價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商，簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，對(duì)供應(yīng)商的違約行為進(jìn)行約束和懲罰。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)格采購(gòu)驗(yàn)收程序，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物品質(zhì)量的檢驗(yàn)和監(jiān)督，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件，對(duì)質(zhì)量不合格的產(chǎn)品及時(shí)退換貨。交貨期風(fēng)險(xiǎn)：與供應(yīng)商協(xié)商確定合理的交貨期，并在采購(gòu)合同中明確約定違約責(zé)任，加強(qiáng)采購(gòu)跟蹤與催貨，確保供應(yīng)商按時(shí)交貨。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警采購(gòu)部定期對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到設(shè)定的預(yù)警值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，提醒相關(guān)人員采取應(yīng)對(duì)措施。采購(gòu)檔案管理1.檔案內(nèi)容采購(gòu)檔案包括采購(gòu)申請(qǐng)表、采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單、采購(gòu)驗(yàn)收單、供應(yīng)商檔案、報(bào)價(jià)單、詢價(jià)函等與采購(gòu)活動(dòng)相關(guān)的文件和資料。2.檔案整理與歸檔采購(gòu)專員負(fù)責(zé)采購(gòu)檔案的整理和歸檔工作，按照采購(gòu)項(xiàng)目和時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的