酒店會場預定管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范酒店會場預定流程，提高會場使用效率，確保各類會議、活動等能夠順利進行，滿足客戶需求，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店內(nèi)所有會場的預定管理，包括但不限于多功能廳、會議室、宴會廳等不同規(guī)模和功能的場地。（三）基本原則1.公平公正原則：所有客戶在遵守本制度的前提下，享有平等的會場預定權(quán)利。2.先到先得原則：按照客戶預定申請?zhí)峤坏南群箜樞蜻M行處理，在場地資源允許的情況下優(yōu)先安排。3.合理安排原則：根據(jù)會場的實際情況和客戶需求，合理分配場地，確保各類活動都能得到妥善安排。4.信息透明原則：及時向客戶公布會場的預定情況、使用規(guī)定等相關(guān)信息，保證客戶知情權(quán)。二、會場信息管理（一）會場分類及規(guī)格1.多功能廳：面積[X]平方米，可容納[X]人，配備先進的音響、燈光設(shè)備，適合舉辦大型會議、文藝演出、婚禮等活動。2.會議室：分為小型會議室（面積[X]平方米，可容納[X]人）、中型會議室（面積[X]平方米，可容納[X]人）和大型會議室（面積[X]平方米，可容納[X]人），滿足不同規(guī)模會議的需求，配備投影儀、麥克風等基本會議設(shè)備。3.宴會廳：面積[X]平方米，可容納[X]人同時用餐，裝修豪華，適合舉辦各類宴會、慶典活動，提供專業(yè)的餐飲服務(wù)。（二）會場設(shè)施設(shè)備1.音響系統(tǒng)：包括專業(yè)音箱、功放、調(diào)音臺等，確保聲音清晰、無雜音，滿足不同活動的音頻需求。2.燈光系統(tǒng)：配備多種燈光效果，如舞臺燈、背景燈、聚光燈等，可根據(jù)活動主題進行調(diào)節(jié)。3.投影設(shè)備：高清晰度投影儀及幕布，保證圖像清晰、色彩逼真，便于展示各類資料和視頻。4.桌椅：根據(jù)會場規(guī)模配備相應(yīng)數(shù)量和規(guī)格的桌椅，確保擺放整齊、舒適。5.其他設(shè)施：如白板、講臺、麥克風支架、空調(diào)、通風設(shè)備等，保證會場環(huán)境舒適、功能齊全。（三）會場布局及可容納人數(shù)1.劇院式布局：適合大型會議、講座等活動，可容納人數(shù)較多，一般每平方米可容納[X]人左右。2.課桌式布局：常用于培訓、會議等，方便參會人員記錄和交流，可容納人數(shù)根據(jù)桌子大小和擺放方式而定，一般每桌可坐[X]人，每平方米可容納[X]人左右。3.圓桌式布局：適用于商務(wù)宴請、小型會議等，營造輕松的交流氛圍，可容納人數(shù)根據(jù)圓桌大小而定，一般每桌可坐[X]人，每平方米可容納[X]人左右。4.U型式布局：便于參會人員互動和討論，可容納人數(shù)根據(jù)場地大小而定，一般每平方米可容納[X]人左右。（四）會場使用時間及收費標準1.使用時間：正常工作日：上午[開始時間]下午[結(jié)束時間]，下午[開始時間]晚上[結(jié)束時間]。周末及節(jié)假日：上午[開始時間]晚上[結(jié)束時間]。特殊活動如需延長使用時間，需提前申請并經(jīng)酒店同意。2.收費標準：多功能廳：每小時收費[X]元，半天（4小時）收費[X]元，全天（8小時）收費[X]元。會議室：小型會議室每小時收費[X]元，半天收費[X]元，全天收費[X]元；中型會議室每小時收費[X]元，半天收費[X]元，全天收費[X]元；大型會議室每小時收費[X]元，半天收費[X]元，全天收費[X]元。宴會廳：根據(jù)不同的菜品標準和服務(wù)項目收費，每桌收費[X]元起，場地租賃費用另計，每小時收費[X]元，半天收費[X]元，全天收費[X]元。收費標準如有調(diào)整，將提前[X]天通知客戶。三、預定流程（一）預定申請1.客戶可通過以下方式提交預定申請：電話預定：撥打酒店銷售部電話[電話號碼]，向銷售人員說明預定需求。在線預定：登錄酒店官方網(wǎng)站或相關(guān)在線預訂平臺，按照提示填寫預定信息?，F(xiàn)場預定：直接到酒店前臺或銷售部辦公室，向工作人員提交預定申請。2.預定申請應(yīng)包含以下內(nèi)容：預定日期、時間及時長。會場名稱及規(guī)格。活動主題、類型及預計參會人數(shù)。客戶聯(lián)系方式（姓名、電話、郵箱等）。（二）預定確認1.酒店銷售部在收到預定申請后，將在[X]個工作日內(nèi)進行審核和確認。2.如預定申請符合要求，銷售部將與客戶簽訂預定合同，并告知客戶預定成功，同時提供會場使用的相關(guān)注意事項。3.如預定申請不符合要求或場地資源緊張無法滿足，銷售部將及時與客戶溝通，協(xié)商調(diào)整預定時間、場地或提供其他解決方案。（三）定金支付1.客戶在預定確認后，需按照預定合同約定支付定金。定金金額為預定總費用的[X]%。2.定金支付方式可選擇現(xiàn)金、銀行轉(zhuǎn)賬、支票等。3.如客戶未在規(guī)定時間內(nèi)支付定金，預定將自動失效，酒店有權(quán)將場地另行安排。（四）合同簽訂1.客戶支付定金后，酒店銷售部將與客戶簽訂正式的預定合同。2.預定合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括預定時間、場地、費用、服務(wù)內(nèi)容、違約責任等條款。3.客戶應(yīng)仔細閱讀合同條款，如有疑問或需要修改，應(yīng)及時與酒店溝通協(xié)商。（五）會前準備1.酒店相關(guān)部門在活動前[X]天與客戶進行溝通，確認活動的具體細節(jié)，如布置要求、設(shè)備需求、餐飲安排等。2.根據(jù)客戶需求，提前做好會場的布置和設(shè)備調(diào)試工作，確保會場環(huán)境整潔、設(shè)施設(shè)備正常運行。3.安排專人負責活動當天的接待工作，引導客戶簽到、入場，并提供必要的協(xié)助和服務(wù)。四、使用管理（一）客戶責任1.客戶應(yīng)按照預定合同約定的時間、場地及用途使用會場，不得擅自更改或轉(zhuǎn)讓。2.客戶在使用會場期間，應(yīng)遵守酒店的相關(guān)規(guī)定，愛護會場設(shè)施設(shè)備，保持會場環(huán)境整潔。3.如需對會場進行特殊布置或使用額外的設(shè)備，應(yīng)提前向酒店申請并獲得同意，相關(guān)費用由客戶承擔。4.客戶應(yīng)負責活動期間的安全管理工作，確保參會人員的人身安全和財產(chǎn)安全，如因客戶原因造成的安全事故，由客戶承擔全部責任。（二）酒店責任1.酒店應(yīng)按照預定合同約定為客戶提供優(yōu)質(zhì)的會場及相關(guān)服務(wù)，確?；顒禹樌M行。2.酒店工作人員應(yīng)在活動期間全程在場，及時處理客戶提出的問題和需求，提供必要的協(xié)助和支持。3.酒店負責會場設(shè)施設(shè)備的日常維護和保養(yǎng)，確保其正常運行。如因酒店原因?qū)е略O(shè)施設(shè)備故障影響活動進行，酒店應(yīng)承擔相應(yīng)的責任。4.酒店應(yīng)加強會場的安全管理，配備必要的安全設(shè)施和人員，確?？蛻艉蛥藛T的安全。（三）會場布置及設(shè)備使用規(guī)定1.客戶如需對會場進行布置，應(yīng)提前告知酒店，并提供詳細的布置方案。布置方案應(yīng)符合酒店的安全規(guī)定和整體環(huán)境要求，不得損壞會場設(shè)施設(shè)備。2.酒店提供的設(shè)備，客戶應(yīng)按照操作規(guī)程正確使用，如需使用額外的設(shè)備，應(yīng)提前向酒店申請并由酒店專業(yè)人員進行操作。3.活動結(jié)束后，客戶應(yīng)協(xié)助酒店工作人員清理會場，恢復原狀。如因客戶原因造成會場設(shè)施設(shè)備損壞或污染，客戶應(yīng)照價賠償。（四）餐飲服務(wù)管理1.如客戶在會場內(nèi)使用餐飲服務(wù)，應(yīng)提前與酒店餐飲部溝通，確定菜單、用餐時間等細節(jié)。2.酒店餐飲部應(yīng)按照合同約定提供優(yōu)質(zhì)的餐飲服務(wù)，確保菜品質(zhì)量和食品安全。3.客戶應(yīng)按照餐飲合同約定支付餐飲費用，如因客戶原因增加或減少用餐人數(shù)，應(yīng)提前通知酒店并協(xié)商調(diào)整費用。（五）安全與衛(wèi)生管理1.酒店應(yīng)加強會場的安全管理，制定安全應(yīng)急預案，確保在活動期間能夠及時處理各類突發(fā)事件。2.客戶應(yīng)配合酒店做好安全管理工作，遵守安全規(guī)定，不得在會場內(nèi)吸煙、使用明火等。3.酒店應(yīng)保持會場的衛(wèi)生清潔，定期進行清掃和消毒。客戶在活動期間應(yīng)愛護會場環(huán)境，不得隨意丟棄垃圾。五、變更與取消管理（一）變更管理1.客戶如需變更預定信息，應(yīng)至少提前[X]天向酒店提出申請。2.變更申請應(yīng)說明變更的內(nèi)容，如預定時間、場地、人數(shù)等。3.酒店在收到變更申請后，將根據(jù)場地資源情況進行審核和確認。如變更申請符合要求，酒店將與客戶協(xié)商調(diào)整相關(guān)費用，并簽訂變更協(xié)議。4.如因客戶變更導致酒店增加額外成本，客戶應(yīng)承擔相應(yīng)的費用。（二）取消管理1.客戶如需取消預定，應(yīng)至少提前[X]天向酒店提出申請。2.取消申請應(yīng)說明取消的原因和時間。3.酒店在收到取消申請后，將根據(jù)定金支付情況進行處理：如客戶在預定時間前[X]天取消預定，定金不予退還。如客戶在預定時間前[X]天至[X]天之間取消預定，定金退還[X]%。如客戶在預定時間前[X]天內(nèi)取消預定，定金不予退還，但客戶需支付已產(chǎn)生的相關(guān)費用。4.如因不可抗力等特殊原因?qū)е驴蛻羧∠A定，酒店將根據(jù)實際情況協(xié)商處理。六、費用結(jié)算（一）結(jié)算方式1.活動結(jié)束后，酒店將在[X]個工作日內(nèi)與客戶進行費用結(jié)算。2.費用結(jié)算方式可選擇現(xiàn)金、銀行轉(zhuǎn)賬、支票等。3.客戶應(yīng)在收到酒店結(jié)算通知后的[X]個工作日內(nèi)完成費用支付。（二）費用明細1.酒店在結(jié)算時，將提供詳細的費用明細清單，包括場地租賃費用、設(shè)備使用費用、餐飲費用、其他服務(wù)費用等。2.客戶如有疑問，可在收到費用明細清單后的[X]個工作日內(nèi)與酒店溝通核對。（三）發(fā)票開具1.酒店在收到客戶費用后，將按照國家稅收法規(guī)為客戶開具正式發(fā)票。2.發(fā)票類型可根據(jù)客戶需求開具增值稅專用發(fā)票或增值稅普通發(fā)票。七、投訴與處理（一）投訴渠道1.客戶在使用會場過程中如對服務(wù)不滿意，可通過以下方式進行投訴：電話投訴：撥打酒店客服電話[電話號碼]。書面投訴：通過電子郵件或信函方式向酒店銷售部或管理層投訴?，F(xiàn)場投訴：直接到酒店前臺或銷售部辦公室進行投訴。（二）投訴處理流程1.酒店在收到客戶投訴后，將立即進行記錄，并安排專人負責處理。2.處理人員應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)與客戶取得聯(lián)系，了解投訴詳情