行政政府采購(gòu)管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司行政政府采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，提高采購(gòu)效率，保證采購(gòu)質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，促進(jìn)廉政建設(shè)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門涉及的行政辦公用品、辦公設(shè)備、服務(wù)等采購(gòu)活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.效益原則：追求采購(gòu)資金的使用效益最大化，在保證質(zhì)量的前提下，降低采購(gòu)成本。3.公平、公正、公開原則：確保采購(gòu)活動(dòng)在公平的市場(chǎng)環(huán)境中進(jìn)行，對(duì)所有供應(yīng)商一視同仁，采購(gòu)信息公開透明。4.誠(chéng)信原則：采購(gòu)各方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)公司成立采購(gòu)管理委員會(huì)，由公司高層領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購(gòu)管理委員會(huì)負(fù)責(zé)審議采購(gòu)預(yù)算、重大采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)政策等事項(xiàng)，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行決策和監(jiān)督。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門采購(gòu)部門作為采購(gòu)活動(dòng)的具體執(zhí)行機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)采購(gòu)計(jì)劃的制定、采購(gòu)流程的實(shí)施、供應(yīng)商的選擇與管理、采購(gòu)合同的簽訂與執(zhí)行等工作。采購(gòu)部門應(yīng)配備專業(yè)的采購(gòu)人員，具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力、市場(chǎng)分析能力和商務(wù)談判能力。（三）需求部門各需求部門負(fù)責(zé)提出采購(gòu)需求，提供詳細(xì)的采購(gòu)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等信息，并協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇、采購(gòu)合同驗(yàn)收等工作。需求部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)與采購(gòu)部門對(duì)接，確保需求信息的準(zhǔn)確傳達(dá)和及時(shí)溝通。（四）財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)合同付款條款，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行財(cái)務(wù)核算和審計(jì)。三、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門應(yīng)根據(jù)年度工作任務(wù)和實(shí)際需求，在每年年末編制下一年度的采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出采購(gòu)項(xiàng)目、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)金額等內(nèi)容。2.采購(gòu)部門對(duì)各部門提交的采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行匯總和審核，結(jié)合公司整體經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和財(cái)務(wù)狀況，提出調(diào)整建議，報(bào)采購(gòu)管理委員會(huì)審議通過(guò)。3.采購(gòu)預(yù)算經(jīng)公司批準(zhǔn)后，嚴(yán)格執(zhí)行，不得隨意突破。如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照原預(yù)算編制和審批程序進(jìn)行。（二）預(yù)算執(zhí)行與監(jiān)控1.采購(gòu)部門按照批準(zhǔn)的采購(gòu)預(yù)算組織采購(gòu)活動(dòng)，嚴(yán)格控制采購(gòu)成本，確保采購(gòu)資金不超預(yù)算。2.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中的問(wèn)題，并向采購(gòu)管理委員會(huì)報(bào)告。3.對(duì)于超預(yù)算的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)提前向采購(gòu)管理委員會(huì)提出書面申請(qǐng)，說(shuō)明原因和解決方案，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。四、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《采購(gòu)申請(qǐng)表》提交至采購(gòu)部門，采購(gòu)部門對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，確認(rèn)采購(gòu)需求的合理性和必要性。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門將審核通過(guò)的《采購(gòu)申請(qǐng)表》提交至采購(gòu)管理委員會(huì)進(jìn)行審批。采購(gòu)管理委員會(huì)根據(jù)采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)政策等進(jìn)行審議，批準(zhǔn)后返回采購(gòu)部門。2.對(duì)于金額較小的常規(guī)采購(gòu)項(xiàng)目，可根據(jù)公司授權(quán)由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人直接審批。（三）采購(gòu)方式選擇1.根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)、金額大小等因素，選擇合適的采購(gòu)方式，包括公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)、詢價(jià)等。2.公開招標(biāo)適用于采購(gòu)金額較大、技術(shù)規(guī)格明確、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)充分的項(xiàng)目；邀請(qǐng)招標(biāo)適用于具有特定資格要求、供應(yīng)商數(shù)量有限的項(xiàng)目；競(jìng)爭(zhēng)性談判適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的項(xiàng)目等；單一來(lái)源采購(gòu)適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)等情況；詢價(jià)適用于采購(gòu)的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的項(xiàng)目。3.采購(gòu)部門應(yīng)按照規(guī)定的采購(gòu)方式組織采購(gòu)活動(dòng)，確保采購(gòu)過(guò)程的合規(guī)性和公正性。（四）供應(yīng)商選擇與管理1.采購(gòu)部門通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)、良好的商業(yè)信譽(yù)、較強(qiáng)的供應(yīng)能力和售后服務(wù)能力。2.根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的需求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)中篩選出符合條件的供應(yīng)商，向其發(fā)出詢價(jià)函、招標(biāo)邀請(qǐng)書等采購(gòu)文件，邀請(qǐng)其參與采購(gòu)活動(dòng)。3.對(duì)參與采購(gòu)活動(dòng)的供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)證明等資料的審核。4.組織供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)、投標(biāo)等活動(dòng)，按照規(guī)定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)審，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。5.與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)商品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。6.建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)結(jié)果作為供應(yīng)商后續(xù)合作的重要依據(jù)。對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行整改或淘汰。（五）采購(gòu)合同簽訂與執(zhí)行1.采購(gòu)部門根據(jù)評(píng)審結(jié)果，與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法、合規(guī)、完整。2.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分送財(cái)務(wù)部門、需求部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。3.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)供應(yīng)商按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求履行交貨義務(wù)。4.需求部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)貨物或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。如發(fā)現(xiàn)貨物或服務(wù)存在質(zhì)量問(wèn)題或與合同約定不符，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，必要時(shí)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（六）采購(gòu)付款1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同約定和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，審核采購(gòu)付款申請(qǐng)。采購(gòu)付款申請(qǐng)應(yīng)包括采購(gòu)合同編號(hào)、付款金額、付款方式、發(fā)票號(hào)碼等信息。2.審核通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。對(duì)于金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目，可根據(jù)合同約定進(jìn)行分期支付。3.采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)跟蹤采購(gòu)付款情況，確保供應(yīng)商按時(shí)收到貨款，維護(hù)公司良好的商業(yè)信譽(yù)。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購(gòu)過(guò)程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)包括供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)因素。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.針對(duì)供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商，并在合同中明確違約責(zé)任和賠償條款。2.對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)采購(gòu)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾和售后服務(wù)。3.應(yīng)對(duì)價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研和價(jià)格分析，合理確定采購(gòu)價(jià)格，并通過(guò)招標(biāo)、談判等方式爭(zhēng)取有利的采購(gòu)條件。4.防范合同風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)格審核采購(gòu)合同條款，確保合同合法有效，明確雙方權(quán)利義務(wù)，避免合同糾紛。5.對(duì)于法律風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，確保采購(gòu)活動(dòng)符合法律法規(guī)要求，必要時(shí)咨詢專業(yè)法律意見。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與評(píng)估1.建立采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控和評(píng)估結(jié)果，調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，確保采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。六、采購(gòu)信息管理（一）采購(gòu)文件管理1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)采購(gòu)文件的編制、審核、存檔等工作。采購(gòu)文件包括采購(gòu)申請(qǐng)表、采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)文件（詢價(jià)函、招標(biāo)邀請(qǐng)書、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件等）、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.采購(gòu)文件應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理歸檔，建立電子和紙質(zhì)檔案，便于查詢和查閱。3.采購(gòu)文件的保存期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。（二）采購(gòu)信息發(fā)布與共享1.采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將采購(gòu)信息在公司內(nèi)部進(jìn)行發(fā)布，包括采購(gòu)項(xiàng)目名稱、采購(gòu)方式、采購(gòu)文件獲取方式、開標(biāo)時(shí)間等，確保公司員工的知情權(quán)。2.建立采購(gòu)信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)部門、需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門之間的信息共享和協(xié)同工作，提高采購(gòu)效率和透明度。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、采購(gòu)資金的使用效益等。2.采購(gòu)管理委員會(huì)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行不定期檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見，并監(jiān)督整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)