公司複印紙管理制度?總則目的為加強公司複印紙的管理，規(guī)范複印紙的使用，提高紙張使用效率，降低辦公成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工。管理原則1.節(jié)約原則：倡導節(jié)約用紙，鼓勵雙面打印、復印，減少紙張浪費。2.規(guī)范使用原則：嚴格按照規(guī)定的流程和權限使用複印紙，確保使用的合理性和規(guī)范性。3.統(tǒng)一管理原則：複印紙由公司統(tǒng)一采購、發(fā)放和管理，避免分散采購造成的浪費和管理不便。複印紙的采購與庫存管理采購1.行政部門負責根據(jù)公司的紙張使用情況，定期制定複印紙的采購計劃。采購計劃應綜合考慮公司各部門的業(yè)務需求、預計使用量以及紙張的庫存情況等因素。2.采購人員應選擇質量可靠、價格合理的供應商進行采購。在采購過程中，要嚴格按照公司的采購流程進行操作，確保采購的合法性和合規(guī)性。3.采購的複印紙應符合公司的辦公需求，包括紙張的規(guī)格、質量等方面。同時，要注重環(huán)保，優(yōu)先選擇再生紙等環(huán)保型紙張。庫存管理1.設立專門的複印紙倉庫，由專人負責管理。倉庫管理人員要建立詳細的庫存臺賬，記錄複印紙的出入庫情況，包括日期、數(shù)量、供應商等信息。2.定期對複印紙的庫存進行盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)庫存短缺或其他異常情況，要及時查明原因并向上級報告。3.庫存複印紙應分類存放，按照不同的規(guī)格、型號和用途進行標識，便于查找和取用。同時，要保持倉庫的整潔和通風良好，防止紙張受潮、發(fā)霉等情況發(fā)生。複印紙的使用規(guī)定申請與審批1.各部門因工作需要使用複印紙時，應填寫《複印紙使用申請表》，注明申請日期、部門、申請人、用途、預計使用數(shù)量等信息。2.《複印紙使用申請表》由部門負責人簽字審批，對于用量較大或特殊用途的申請，還需經(jīng)分管領導或總經(jīng)理批準。3.申請人憑審批后的《複印紙使用申請表》到行政部門領取複印紙。行政部門根據(jù)申請表上的數(shù)量發(fā)放相應的紙張，并在申請表上注明發(fā)放日期和實際發(fā)放數(shù)量。使用規(guī)范1.提倡雙面打印、復印，以減少紙張消耗。在打印、復印前，應認真核對文件內(nèi)容，避免因錯誤而造成紙張浪費。2.對于非正式文件或內(nèi)部資料，可使用單面打印或復印后的廢紙背面進行打印、復印。3.禁止使用複印紙打印、復印與工作無關的內(nèi)容，如私人信件、娛樂資料等。4.如因工作需要復印大量文件，應合理安排復印順序，避免多次進紙和空頁復印，提高復印效率。5.復印機操作人員應熟練掌握復印機的操作技能，定期對復印機進行維護保養(yǎng)，確保復印機的正常運行，減少卡紙等故障的發(fā)生，降低紙張浪費。剩余紙張?zhí)幚?.各部門在使用完複印紙后，對于剩余的紙張應妥善保管，不得隨意丟棄。2.剩余紙張可交回行政部門，由行政部門統(tǒng)一調配使用。行政部門應根據(jù)各部門的需求，合理分配剩余紙張，避免浪費。3.對于確實無法再使用的廢紙，應按照公司的垃圾分類規(guī)定進行處理，可回收的廢紙應統(tǒng)一收集交予廢品回收公司處理。複印機的使用管理操作培訓1.行政部門負責組織復印機操作培訓，確保員工能夠熟練掌握復印機的基本操作技能，如復印、打印、掃描、雙面復印等功能的使用方法。2.培訓內(nèi)容應包括復印機的操作規(guī)程、注意事項、常見故障排除等方面。培訓后，應對員工進行考核，確保員工能夠獨立、正確地操作復印機。3.對于新入職員工或不熟悉復印機操作的員工，行政部門應安排專人進行指導，直至其能夠熟練操作復印機為止。使用登記1.建立復印機使用登記制度，員工在使用復印機前，應在《復印機使用登記表》上記錄使用時間、部門、申請人、復印或打印的文件名稱及頁數(shù)等信息。2.《復印機使用登記表》應放置在復印機旁，便于員工隨時登記。登記信息應真實、準確，不得虛報或漏報。3.行政部門定期對《復印機使用登記表》進行檢查和統(tǒng)計分析，了解復印機的使用情況，如使用頻率、紙張消耗情況等，以便及時發(fā)現(xiàn)問題并采取相應的措施。維護保養(yǎng)1.制定復印機維護保養(yǎng)計劃，定期對復印機進行清潔、保養(yǎng)和維修。維護保養(yǎng)工作應由專業(yè)的維修人員或經(jīng)過培訓的人員進行操作。2.維護保養(yǎng)內(nèi)容包括清潔復印機內(nèi)部的灰塵、雜物，檢查硒鼓、墨盒等耗材的使用情況，更換磨損的部件等。同時，要定期對復印機進行軟件升級，確保復印機的性能穩(wěn)定和安全。3.如復印機出現(xiàn)故障，應及時通知維修人員進行維修。維修人員應在接到通知后盡快到達現(xiàn)場進行維修，并記錄故障原因和維修情況。對于故障頻發(fā)的復印機，應及時進行評估，考慮是否需要更換新的設備?？己伺c監(jiān)督考核指標1.設立紙張節(jié)約率考核指標，計算公式為：紙張節(jié)約率=（上月紙張實際使用量本月紙張實際使用量）÷上月紙張實際使用量×100%。2.各部門的紙張節(jié)約率納入部門績效考核體系，作為考核部門工作業(yè)績的重要指標之一。監(jiān)督檢查1.行政部門定期對各部門的複印紙使用情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括申請表的填寫與審批情況、紙張的使用規(guī)范、剩余紙張的處理等方面。2.對于違反本制度規(guī)定的行為，行政部門應及時提出整改意見，并要求相關部門或人員限期整改。整改情況納入部門績效考核。3.鼓勵員工對浪費複印紙的行為進行監(jiān)督舉報，對于舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵。罰則1.對于違反複印紙使用規(guī)定，如未按規(guī)定申請審批、浪費紙張、用于非工作用途等行為，視情節(jié)輕重給予相應的處罰。2.首次違規(guī)的，給予警告處分，并責令其立即改正；多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的，給予通報批評、扣發(fā)績效獎金等處罰，直至解除勞動合同。3.對于因管理不