進京備案合同管理制度?一、總則（一）目的為加強公司進京備案合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，維護公司合法權益，提高合同管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在北京市行政區(qū)域內(nèi)從事各類經(jīng)營活動所簽訂的合同，包括但不限于工程承包合同、勞務分包合同、物資采購合同、租賃合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等活動必須遵守國家法律法規(guī)和北京市相關規(guī)定。2.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。3.風險防范原則：加強合同風險評估與防范，確保公司利益不受損失。4.分級管理原則：根據(jù)合同金額、重要性等因素，實行分級管理。二、合同簽訂管理（一）合同主體資格審查1.業(yè)務部門在簽訂合同前，應對合同對方的主體資格、經(jīng)營范圍、資信狀況等進行審查。2.要求對方提供營業(yè)執(zhí)照副本、資質證書、法定代表人身份證明書、授權委托書等相關證明文件，并進行核實。3.對于重大合同或涉及金額較大的合同，必要時可委托律師事務所或專業(yè)調查機構進行盡職調查。（二）合同條款擬定1.業(yè)務部門負責合同條款的擬定，應明確雙方的權利義務、合同標的、數(shù)量、質量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等內(nèi)容。2.合同條款應符合法律法規(guī)和公司利益要求，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或顯失公平的條款。3.涉及專業(yè)技術條款的，應征求相關技術部門或專家的意見。（三）合同審核會簽1.合同擬定后，業(yè)務部門應將合同文本及相關資料提交公司內(nèi)部審核。2.審核流程包括業(yè)務部門初審、法務部門審核、財務部門審核、主管領導審批等環(huán)節(jié)。3.各審核部門應根據(jù)職責對合同條款進行審查，提出修改意見或建議。4.業(yè)務部門應根據(jù)審核意見對合同進行修改完善，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、條款清晰明確。（四）合同簽訂1.經(jīng)審核通過的合同，由法定代表人或其授權代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。2.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同文本副本交至法務部門、財務部門等相關部門備案。三、進京備案管理（一）備案申請1.業(yè)務部門負責在合同簽訂后及時辦理進京備案手續(xù)。2.準備備案所需材料，包括合同原件、企業(yè)營業(yè)執(zhí)照副本、資質證書副本、法定代表人身份證明書、授權委托書、項目經(jīng)理證書等。3.在北京市住房和城鄉(xiāng)建設委員會指定的平臺上進行備案申請，填寫相關信息并上傳備案材料。（二）備案審核1.北京市住房和城鄉(xiāng)建設委員會對備案申請進行審核，審核內(nèi)容包括合同主體資格、合同條款、備案材料等。2.如審核通過，業(yè)務部門應及時領取備案證明文件；如審核不通過，應根據(jù)審核意見進行整改，重新提交備案申請。（三）備案變更1.合同履行過程中，如發(fā)生合同主體變更、合同標的變更、合同價款調整等情況，業(yè)務部門應及時辦理備案變更手續(xù)。2.辦理備案變更手續(xù)所需材料及流程與備案申請基本相同。（四）備案注銷1.合同履行完畢或提前終止后，業(yè)務部門應及時辦理備案注銷手續(xù)。2.辦理備案注銷手續(xù)時，應提交合同終止證明、備案證明文件等材料。四、合同履行管理（一）履行計劃制定1.業(yè)務部門應根據(jù)合同約定制定詳細的履行計劃，明確各階段的工作任務、時間節(jié)點、責任人等。2.履行計劃應報主管領導審批后實施。（二）履行跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務部門負責對合同履行情況進行跟蹤與監(jiān)督，及時掌握合同履行進度。2.定期召開合同履行協(xié)調會，解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.如發(fā)現(xiàn)合同對方存在違約行為或可能影響合同履行的情況，應及時采取措施，要求對方限期整改或承擔違約責任。（三）合同款項支付管理1.財務部門根據(jù)合同約定和業(yè)務部門提交的付款申請，審核付款條件是否成就。2.付款申請應附合同副本、發(fā)票、驗收報告等相關證明文件。3.經(jīng)審核通過后，按照公司資金管理制度辦理付款手續(xù)。五、合同變更與解除管理（一）變更條件1.合同履行過程中，因不可抗力、政策調整、市場變化等原因需要變更合同的，經(jīng)雙方協(xié)商一致，可以變更合同。2.變更合同應采用書面形式，并經(jīng)雙方簽字蓋章確認。（二）變更程序1.業(yè)務部門提出合同變更申請，說明變更原因、變更內(nèi)容等。2.按照合同簽訂審核流程進行審核，經(jīng)審核通過后簽訂變更協(xié)議。3.及時辦理進京備案變更手續(xù)。（三）解除條件1.合同雙方協(xié)商一致，可以解除合同。2.因不可抗力致使合同目的不能實現(xiàn)、一方明確表示或以自己的行為表明不履行主要債務、一方遲延履行主要債務經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行等法定情形出現(xiàn)時，另一方可以解除合同。（四）解除程序1.業(yè)務部門提出合同解除申請，說明解除原因、解除時間等。2.按照合同簽訂審核流程進行審核，經(jīng)審核通過后簽訂解除協(xié)議。3.及時辦理進京備案注銷手續(xù)。六、合同糾紛處理（一）糾紛預防1.加強合同管理，嚴格履行合同義務，避免因自身原因引發(fā)合同糾紛。2.定期對合同履行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)潛在風險并采取措施加以防范。（二）糾紛處理原則1.協(xié)商解決原則：優(yōu)先通過協(xié)商方式解決合同糾紛，盡量保持雙方合作關系。2.依法處理原則：如協(xié)商不成，應依據(jù)法律法規(guī)和合同約定，通過仲裁或訴訟等方式解決糾紛。（三）糾紛處理流程1.業(yè)務部門發(fā)現(xiàn)合同糾紛后，應及時向公司領導匯報，并會同法務部門制定糾紛處理方案。2.根據(jù)糾紛處理方案，與對方進行溝通協(xié)商，爭取達成和解協(xié)議。3.如協(xié)商不成，需提起仲裁或訴訟的，由法務部門負責辦理相關法律手續(xù)，業(yè)務部門提供必要的協(xié)助。4.糾紛處理過程中，應及時向公司領導匯報進展情況，聽取領導意見和建議。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂、履行、變更、終止等過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、備案材料、往來信函、會議紀要、驗收報告、付款憑證等，均應及時收集整理。2.業(yè)務部門負責合同檔案的收集工作，確保檔案資料的完整性和準確性。（二）檔案整理1.對收集到的合同檔案資料進行分類整理，按照合同類別、時間順序等進行編號、裝訂。2.建立合同檔案目錄，便于查詢和檢索。（三）檔案保管1.合同檔案應指定專人保管，存放于安全、保密的場所。2.定期對合同檔案進行檢查和維護，確保檔案資料的安全。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應填寫查閱申請表，經(jīng)部門負責人或主管領導批準后，方可查閱。2.查閱檔案時，應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出或轉借他人。3.查閱人員應愛護檔案資料，不得涂改、損壞、丟失檔案。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對合同管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂、備案、履行、變更、解除、糾紛處理、檔案管理等環(huán)節(jié)。2.業(yè)務部門、法務部門、財務部門等相關部門應配合監(jiān)督檢查工作，如實提供相關資料和情況。（二）考核評價1.建立合同管理考核評價機制，對合同管理工作進行量化考核。2.考核指標包括合同簽訂合規(guī)率