阿里印章管理制度規(guī)定?一、總則（一）目的為加強(qiáng)阿里巴巴集團(tuán)（以下簡稱"集團(tuán)"）印章管理，規(guī)范印章使用流程，防范印章使用風(fēng)險，維護(hù)集團(tuán)合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于集團(tuán)總部及各分子公司、事業(yè)部等所屬機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱"公司"）的各類印章管理。（三）印章定義本制度所指印章包括但不限于公司公章、法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、部門章以及其他具有法律效力或代表公司意志的印章。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制申請1.因工作需要刻制印章的部門或單位，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、樣式、材質(zhì)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報至集團(tuán)行政管理部門。2.集團(tuán)行政管理部門審核《印章刻制申請表》，確認(rèn)申請事項(xiàng)必要且合規(guī)后，提交至集團(tuán)法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查。（二）印章刻制審批1.法務(wù)部門對印章刻制申請進(jìn)行合法性審查，重點(diǎn)審查印章的名稱、用途、樣式等是否符合法律法規(guī)及公司規(guī)定，確保印章使用的合法性和有效性。2.經(jīng)法務(wù)部門審查通過后，《印章刻制申請表》報集團(tuán)總裁審批。總裁審批通過后，由集團(tuán)行政管理部門負(fù)責(zé)安排印章刻制工作。（三）印章刻制1.集團(tuán)行政管理部門應(yīng)選擇具有資質(zhì)、信譽(yù)良好的印章制作單位進(jìn)行印章刻制。2.印章制作單位應(yīng)按照公司提供的印章樣式、材質(zhì)、規(guī)格等要求進(jìn)行制作，并確保印章質(zhì)量符合國家標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定。3.印章刻制完成后，制作單位應(yīng)將印章及印模交付給集團(tuán)行政管理部門，并提供印章制作相關(guān)資料，如印章材質(zhì)證明、制作工藝說明等。（四）印章啟用1.集團(tuán)行政管理部門收到印章后，應(yīng)進(jìn)行印章登記，記錄印章名稱、編號、啟用日期、保管人等信息，并填寫《印章啟用申請表》。2.《印章啟用申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報至集團(tuán)總裁審批?？偛脤徟ㄟ^后，印章正式啟用。3.印章啟用前，集團(tuán)行政管理部門應(yīng)將印章啟用信息通知相關(guān)部門和人員，并在公司內(nèi)部進(jìn)行公告。三、印章的保管（一）保管原則1.印章保管實(shí)行"專人專管、誰保管誰負(fù)責(zé)"的原則，確保印章安全存放，防止印章被盜用、丟失或損壞。2.嚴(yán)禁將印章交予非授權(quán)人員保管或使用，嚴(yán)禁在空白紙張、合同、協(xié)議等文件上加蓋印章。（二）保管人員職責(zé)1.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章存放安全，如發(fā)現(xiàn)印章丟失、被盜或損壞，應(yīng)立即向所在部門負(fù)責(zé)人報告，并采取相應(yīng)的應(yīng)急措施。2.嚴(yán)格按照印章使用流程和審批權(quán)限使用印章，對每一次印章使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄使用日期、使用部門、使用事項(xiàng)、批準(zhǔn)人等信息。3.定期對印章進(jìn)行檢查，確保印章清晰、完好，如發(fā)現(xiàn)印章磨損、變形等情況，應(yīng)及時報告并申請更換。4.印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章時，應(yīng)按照印章交接流程辦理交接手續(xù)，確保印章交接清楚、責(zé)任明確。（三）印章存放1.公司公章、法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章等重要印章應(yīng)存放于公司保險柜或?qū)ｉT的印章保管室，并配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、報警裝置等。2.部門章等一般印章可存放于部門負(fù)責(zé)人辦公室抽屜或?qū)ｉT的文件柜中，但應(yīng)確保存放安全，防止印章丟失或被盜用。四、印章的使用（一）使用范圍1.公司公章用于以公司名義對外發(fā)布的各類文件、信函、合同、協(xié)議等，代表公司行使權(quán)力和履行義務(wù)。2.法定代表人章用于公司法定代表人授權(quán)的相關(guān)業(yè)務(wù)，如簽署合同、辦理銀行結(jié)算等。3.合同專用章用于公司簽訂各類合同、協(xié)議等經(jīng)濟(jì)往來文件。4.財(cái)務(wù)專用章用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。5.發(fā)票專用章用于公司開具發(fā)票。6.部門章用于部門內(nèi)部文件、通知、報表等的加蓋，代表部門行使職責(zé)。（二）使用流程1.用印申請使用印章的部門或個人應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、用印文件名稱及份數(shù)、用印日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批流程涉及公司重大決策、重要合同、協(xié)議等事項(xiàng)的用印，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、總裁審批。一般事項(xiàng)的用印，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后即可。財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)用印，需按照公司財(cái)務(wù)審批流程進(jìn)行審批。3.印章使用印章保管人員收到經(jīng)審批的《印章使用申請表》后，應(yīng)認(rèn)真核對申請表內(nèi)容與用印文件內(nèi)容是否一致，確認(rèn)無誤后，在規(guī)定位置加蓋印章，并在《印章使用登記表》上進(jìn)行登記。4.用印監(jiān)督用印過程中，如遇特殊情況需要現(xiàn)場監(jiān)督用印的，應(yīng)由申請用印部門或其他相關(guān)部門人員進(jìn)行監(jiān)督。監(jiān)督人員應(yīng)確保用印過程符合規(guī)定，印章加蓋清晰、端正。（三）電子印章使用1.隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，集團(tuán)逐步推廣使用電子印章。電子印章與實(shí)體印章具有同等法律效力。2.電子印章的使用應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，通過集團(tuán)指定的電子印章管理系統(tǒng)進(jìn)行操作。3.使用電子印章時，應(yīng)按照電子印章使用流程進(jìn)行申請、審批、蓋章等操作，確保電子印章使用的合法性、真實(shí)性和安全性。五、印章的變更與廢止（一）印章變更1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要變更印章的，應(yīng)按照印章刻制與啟用流程重新申請刻制印章，并辦理原印章的廢止手續(xù)。2.印章變更后，集團(tuán)行政管理部門應(yīng)及時更新印章登記信息，并通知相關(guān)部門和人員。（二）印章廢止1.印章因磨損、損壞、遺失等原因無法繼續(xù)使用，或因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因不再使用時，應(yīng)及時辦理印章廢止手續(xù)。2.印章廢止申請由印章保管部門或單位提出，填寫《印章廢止申請表》，詳細(xì)說明印章廢止原因，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報至集團(tuán)行政管理部門。3.集團(tuán)行政管理部門審核《印章廢止申請表》后，將印章廢止信息通知法務(wù)部門備案。4.印章廢止后，印章保管人員應(yīng)將廢止印章交回集團(tuán)行政管理部門統(tǒng)一保管或銷毀。印章銷毀應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行，確保印章銷毀徹底，防止印章信息泄露。六、印章的檢查與監(jiān)督（一）定期檢查1.集團(tuán)行政管理部門應(yīng)定期對公司印章管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印章保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、登記記錄是否完整等。2.定期檢查可采用現(xiàn)場檢查、查閱資料、抽查用印記錄等方式進(jìn)行，檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，并及時反饋給相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)。（二）不定期抽查1.集團(tuán)法務(wù)部門、審計(jì)部門等有權(quán)對公司印章使用情況進(jìn)行不定期抽查，重點(diǎn)檢查印章使用的合法性、合規(guī)性以及審批流程的執(zhí)行情況。2.不定期抽查可通過調(diào)閱用印文件、詢問相關(guān)人員、核實(shí)登記記錄等方式進(jìn)行，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時要求整改，并對違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（三）違規(guī)處理1.對于違反印章管理制度規(guī)定，擅自使用印章、違規(guī)審批用印、印章保管不善導(dǎo)致印章被盜用或丟失等行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、罰款、降職、撤職等。2.對于因印章管理不當(dāng)給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)