酒店廣告制作管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范酒店廣告制作的流程與管理，確保廣告制作的質(zhì)量、效率和成本控制，提升酒店品牌形象，吸引客源，促進酒店業(yè)務(wù)的發(fā)展。2.適用范圍本制度適用于酒店所有廣告制作項目，包括但不限于平面廣告、視頻廣告、網(wǎng)絡(luò)廣告、戶外廣告等的策劃、設(shè)計、制作、投放及效果評估等環(huán)節(jié)。3.基本原則合法性原則：廣告制作活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，不得發(fā)布違法、違規(guī)、虛假或誤導(dǎo)性廣告。品牌一致性原則：廣告內(nèi)容應(yīng)與酒店品牌形象保持一致，體現(xiàn)酒店的特色、定位和價值觀。目標導(dǎo)向原則：廣告制作應(yīng)圍繞酒店的營銷目標和市場需求展開，注重廣告效果和投資回報率。成本效益原則：在保證廣告質(zhì)量的前提下，合理控制制作成本，提高廣告資源的利用效率。二、組織與職責(zé)1.廣告制作管理小組成立由酒店總經(jīng)理擔(dān)任組長，市場銷售部、財務(wù)部、客房部、餐飲部、工程部等相關(guān)部門負責(zé)人為成員的廣告制作管理小組。負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)酒店廣告制作管理工作，審議廣告制作計劃、預(yù)算、方案等重大事項，監(jiān)督廣告制作項目的執(zhí)行情況。2.市場銷售部負責(zé)市場調(diào)研，收集市場信息和競爭對手廣告動態(tài)，為廣告制作提供市場依據(jù)。制定廣告制作計劃，明確廣告目標、受眾、投放渠道等內(nèi)容，并提交廣告制作管理小組審議。與廣告制作供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，提出廣告制作需求和要求，審核廣告設(shè)計初稿，跟進廣告制作進度和質(zhì)量，負責(zé)廣告投放的具體執(zhí)行和效果評估。3.財務(wù)部負責(zé)審核廣告制作預(yù)算，監(jiān)控廣告制作費用的支出，確保費用使用合理合規(guī)。參與廣告制作項目的成本核算和效益分析，為廣告制作決策提供財務(wù)支持。4.相關(guān)使用部門提出本部門與廣告制作相關(guān)的需求和建議，配合市場銷售部完成廣告制作內(nèi)容的策劃和審核。根據(jù)廣告宣傳重點，協(xié)助市場銷售部進行酒店產(chǎn)品和服務(wù)的展示與推廣。5.工程部負責(zé)酒店內(nèi)部廣告設(shè)施的安裝、維護和管理，確保廣告展示的安全性和穩(wěn)定性。協(xié)助市場銷售部進行戶外廣告設(shè)施的選址、搭建和拆除等工作，提供技術(shù)支持和保障。三、廣告制作流程1.項目立項市場銷售部根據(jù)酒店營銷計劃和市場需求，提出廣告制作項目申請，填寫《廣告制作項目申請表》，詳細說明項目背景、目標、內(nèi)容、投放渠道、預(yù)算等信息，并附上市場調(diào)研報告和初步創(chuàng)意方案。將申請表提交廣告制作管理小組審議，經(jīng)審批通過后，項目正式立項。2.方案策劃市場銷售部組織相關(guān)人員成立項目策劃小組，結(jié)合市場調(diào)研結(jié)果和酒店品牌定位，進行廣告創(chuàng)意策劃。策劃內(nèi)容包括廣告主題、表現(xiàn)形式、文案設(shè)計、畫面風(fēng)格、音樂音效等，形成廣告制作方案初稿。廣告制作方案初稿應(yīng)提交廣告制作管理小組、相關(guān)使用部門及財務(wù)部等進行審核，廣泛征求意見和建議，根據(jù)反饋意見對方案進行修改和完善，形成最終的廣告制作方案。3.設(shè)計制作市場銷售部根據(jù)審核通過的廣告制作方案，選擇合適的廣告制作供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮其資質(zhì)、信譽、經(jīng)驗、價格、服務(wù)等因素，通過招標、比選等方式確定合作方，并簽訂廣告制作合同。廣告制作供應(yīng)商按照合同要求和廣告制作方案進行設(shè)計制作工作，市場銷售部安排專人跟進，及時溝通制作進度和質(zhì)量問題，確保廣告制作符合要求。在廣告制作過程中，如因特殊情況需要對廣告制作方案進行調(diào)整，市場銷售部應(yīng)及時提交變更申請，經(jīng)廣告制作管理小組審批同意后，通知供應(yīng)商進行修改。4.審核驗收廣告制作完成后，供應(yīng)商應(yīng)提交廣告樣稿或成品，市場銷售部組織相關(guān)人員進行審核驗收。審核內(nèi)容包括廣告內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和酒店品牌形象要求，設(shè)計制作質(zhì)量是否達到標準，投放渠道是否正確等。如審核驗收不合格，市場銷售部應(yīng)要求供應(yīng)商限期整改，直至達到驗收標準為止。整改期間所產(chǎn)生的費用由供應(yīng)商承擔(dān)。審核驗收合格后，市場銷售部填寫《廣告制作項目驗收單》，相關(guān)部門負責(zé)人簽字確認，作為廣告制作項目結(jié)算和支付費用的依據(jù)。5.投放發(fā)布根據(jù)廣告制作方案和投放計劃，市場銷售部負責(zé)組織廣告的投放發(fā)布工作。在投放前，應(yīng)對投放渠道進行再次確認，確保廣告投放的準確性和及時性。廣告投放過程中，市場銷售部應(yīng)密切關(guān)注投放效果，及時收集反饋信息，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進行調(diào)整和優(yōu)化。6.效果評估廣告投放結(jié)束后，市場銷售部負責(zé)對廣告效果進行評估。評估指標包括廣告曝光量、點擊量、轉(zhuǎn)化率、銷售額、客戶滿意度等，通過數(shù)據(jù)分析、市場調(diào)研、客戶反饋等方式收集相關(guān)數(shù)據(jù)，形成廣告效果評估報告。根據(jù)廣告效果評估報告，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為后續(xù)廣告制作和投放提供參考依據(jù)，不斷改進廣告制作和營銷策略。四、廣告制作預(yù)算管理1.預(yù)算編制市場銷售部根據(jù)廣告制作計劃和方案，結(jié)合市場行情和酒店實際情況，編制廣告制作預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容應(yīng)包括廣告策劃費用、設(shè)計制作費用、投放費用、物料費用、運輸安裝費用、稅費等各項開支。廣告制作預(yù)算應(yīng)詳細列出各項費用的明細和金額，并提交財務(wù)部審核。財務(wù)部根據(jù)酒店財務(wù)制度和預(yù)算管理要求，對預(yù)算的合理性、準確性進行審核，提出修改意見和建議。市場銷售部根據(jù)財務(wù)部的審核意見，對廣告制作預(yù)算進行調(diào)整和完善，形成最終的廣告制作預(yù)算方案，提交廣告制作管理小組審議通過后執(zhí)行。2.預(yù)算執(zhí)行廣告制作項目實施過程中，市場銷售部應(yīng)嚴格按照預(yù)算方案控制費用支出，確保各項費用開支在預(yù)算范圍內(nèi)。如有特殊情況需要超出預(yù)算支出，應(yīng)提前提交預(yù)算調(diào)整申請，經(jīng)廣告制作管理小組審批同意后方可執(zhí)行。財務(wù)部負責(zé)監(jiān)控廣告制作費用的支出情況，定期對預(yù)算執(zhí)行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。3.預(yù)算調(diào)整在廣告制作項目執(zhí)行過程中，如因市場變化、廣告制作方案調(diào)整、不可抗力等因素導(dǎo)致原預(yù)算無法滿足項目需求，需要進行預(yù)算調(diào)整時，市場銷售部應(yīng)及時提交預(yù)算調(diào)整申請，詳細說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容和調(diào)整金額。預(yù)算調(diào)整申請經(jīng)財務(wù)部審核、廣告制作管理小組審議通過后，方可進行預(yù)算調(diào)整。調(diào)整后的預(yù)算應(yīng)重新提交財務(wù)部備案，并作為后續(xù)費用控制和結(jié)算的依據(jù)。五、廣告制作合同管理1.合同簽訂市場銷售部在確定廣告制作供應(yīng)商后，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂廣告制作合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括廣告制作內(nèi)容、規(guī)格、質(zhì)量要求、價格、交付時間、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同簽訂前，市場銷售部應(yīng)將合同文本提交財務(wù)部審核，確保合同條款符合法律法規(guī)和酒店利益要求。財務(wù)部審核通過后，市場銷售部方可與供應(yīng)商簽訂合同。2.合同執(zhí)行合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴格按照合同約定履行各自的義務(wù)。市場銷售部應(yīng)及時向供應(yīng)商提供廣告制作所需的資料和信息，跟蹤廣告制作進度，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)完成廣告制作任務(wù)。供應(yīng)商應(yīng)按照合同要求進行廣告制作，保證廣告制作質(zhì)量，按時交付廣告成品，并提供相應(yīng)的售后服務(wù)。3.合同變更與解除在合同履行過程中，如因特殊情況需要變更合同條款，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。如因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法履行或部分無法履行，雙方應(yīng)協(xié)商解除合同，并按照合同約定處理相關(guān)事宜。4.合同結(jié)算廣告制作項目完成并通過審核驗收后，市場銷售部應(yīng)根據(jù)合同約定和《廣告制作項目驗收單》，辦理合同結(jié)算手續(xù)。結(jié)算時，應(yīng)提供合法有效的發(fā)票和相關(guān)憑證。財務(wù)部按照合同約定的付款方式和審批流程進行付款審核，審核通過后支付廣告制作費用。六、廣告制作檔案管理1.檔案收集廣告制作項目實施過程中，市場銷售部負責(zé)收集整理與項目相關(guān)的各類文件和資料，包括廣告制作項目申請表、廣告制作方案、合同、設(shè)計稿、樣稿、驗收單、評估報告等。收集的檔案資料應(yīng)真實、完整、準確，能夠反映廣告制作項目的全過程。2.檔案整理市場銷售部對收集到的檔案資料進行分類整理，按照項目名稱、時間順序等進行編號和歸檔，確保檔案資料便于查找和管理。檔案整理過程中，應(yīng)對文件資料進行核對和補充，如有缺失或不清晰的地方，應(yīng)及時與相關(guān)部門或人員溝通核實。3.檔案保管廣告制作檔案應(yīng)妥善保管，存放于專門的檔案柜或電子存儲設(shè)備中，并設(shè)置專人負責(zé)管理。檔案保管期限應(yīng)按照酒店檔案管理制度的要求執(zhí)行，確保檔案資料的安全和完整。對于電子檔案，應(yīng)定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，應(yīng)采取必要的安全防護措施，防止檔案信息泄露。4.檔案查閱因工作需要查閱廣告制作檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容和查閱時間等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審批同意后，方可查閱檔案。檔案管理人員應(yīng)按照申請表的要求提供檔案資料，并做好查閱記錄。查閱人員不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借檔案資料，如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制廣告制作管理小組定期對廣告制作項目進行監(jiān)督檢查，重點檢查廣告制作計劃執(zhí)行情況、預(yù)算控制情況、質(zhì)量驗收情況、合同履行情況等，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。市場銷售部應(yīng)定期向廣告制作管理小組匯報廣告制作項目進展情況，接受監(jiān)督和指導(dǎo)。2.考核指標對廣告制作相關(guān)部門和人員的考核指標包括廣告制作質(zhì)量、完成時間、成本控制、投放效果等方面。具體考核指標和權(quán)重由廣告制作管理小組根據(jù)酒店實際情況制定。3.考核方式考核方式采用定期考核與不定期考核相結(jié)合的方式進行。定期考核每季度進行一次，由廣告制作管理小組根據(jù)考核指標對相關(guān)部門和人員進行評分；不定期考核根據(jù)工作需要隨時