行政總務(wù)后勤管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政總務(wù)后勤管理，保障公司日常運(yùn)營的順利進(jìn)行，提高工作效率，降低運(yùn)營成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及與公司相關(guān)的各類行政事務(wù)、總務(wù)后勤工作。（三）管理原則1.服務(wù)至上原則以滿足公司各部門及員工的工作、生活需求為出發(fā)點(diǎn)，提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。2.勤儉節(jié)約原則合理利用公司資源，杜絕浪費(fèi)，降低行政總務(wù)后勤成本。3.規(guī)范化原則各項(xiàng)工作流程和操作規(guī)范應(yīng)明確、統(tǒng)一，確保管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。4.安全保障原則加強(qiáng)安全管理，確保公司辦公區(qū)域、員工生命財產(chǎn)及各類設(shè)施設(shè)備的安全。二、行政事務(wù)管理（一）辦公環(huán)境管理1.辦公區(qū)域規(guī)劃根據(jù)公司組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)需求，合理劃分辦公區(qū)域，明確各部門的辦公位置。辦公區(qū)域應(yīng)保持整潔、明亮、通風(fēng)良好，符合安全、消防等相關(guān)規(guī)定。2.辦公設(shè)施配備為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機(jī)、文件柜等辦公設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保正常使用。根據(jù)工作需要，合理配置會議室、洽談室等公共辦公區(qū)域的設(shè)施設(shè)備，如投影儀、音響系統(tǒng)、會議桌椅等。3.環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)制定辦公區(qū)域衛(wèi)生值日表，明確各部門及人員的衛(wèi)生清掃責(zé)任。每日上班前和下班后，員工應(yīng)清理各自辦公區(qū)域的垃圾，保持桌面、地面整潔。定期對公共區(qū)域進(jìn)行全面清潔，包括走廊、樓梯、衛(wèi)生間、茶水間等，每周至少進(jìn)行[x]次深度清潔。保持辦公區(qū)域的綠化美觀，定期對綠植進(jìn)行澆水、修剪和養(yǎng)護(hù)。（二）辦公用品管理1.采購管理根據(jù)公司實(shí)際需求，制定辦公用品采購計(jì)劃，明確采購種類、數(shù)量、預(yù)算等。選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商評估機(jī)制，定期對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期等進(jìn)行評估。采購辦公用品時，應(yīng)遵循性價比最優(yōu)原則，確保所購物品符合公司要求。2.庫存管理設(shè)立辦公用品倉庫，對采購的辦公用品進(jìn)行分類存放、標(biāo)識清晰。建立辦公用品庫存臺賬，詳細(xì)記錄辦公用品的出入庫情況，包括日期、名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門及人員等。定期對庫存辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行處理。3.領(lǐng)用管理員工因工作需要領(lǐng)用辦公用品時，應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到倉庫領(lǐng)取。倉庫管理人員應(yīng)按照審批后的申請表發(fā)放辦公用品，并在臺賬上做好記錄。對于限量使用的辦公用品，如打印紙、墨盒等，應(yīng)嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量，避免浪費(fèi)。（三）文件檔案管理1.文件收發(fā)公司設(shè)立專門的文件收發(fā)崗位，負(fù)責(zé)各類文件、信件、包裹等的收發(fā)工作。收到外部文件后，應(yīng)及時進(jìn)行登記，并根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，分送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門閱處。內(nèi)部文件由各部門自行起草、審核后，交行政部門統(tǒng)一編號、印發(fā)，并做好發(fā)文登記。2.文件傳閱行政部門應(yīng)根據(jù)文件的重要性和緊急程度，確定傳閱范圍和順序。文件傳閱過程中，應(yīng)使用《文件傳閱單》，記錄文件的傳閱情況，確保文件能夠及時、準(zhǔn)確地傳達(dá)到相關(guān)人員手中。傳閱完畢的文件，應(yīng)由收件人簽字確認(rèn)后交回行政部門存檔。3.文件歸檔各部門應(yīng)定期將本部門形成的文件資料進(jìn)行整理、分類，移交行政部門歸檔。行政部門按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對各類文件資料進(jìn)行整理、裝訂、編號，建立檔案目錄和索引，便于查詢和利用。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。4.檔案查閱因工作需要查閱檔案時，查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案資料。查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（四）印章管理1.印章種類公司印章主要包括公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章等。2.印章保管設(shè)立專門的印章保管崗位，明確印章保管人員的職責(zé)和權(quán)限。公章、合同專用章等重要印章應(yīng)指定專人保管，實(shí)行雙人保管制度，確保印章的安全。印章保管人員應(yīng)將印章存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并妥善保管鑰匙。3.印章使用使用印章時，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，注明使用事由、用印文件名稱、份數(shù)等，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批內(nèi)容用印，并在《印章使用登記表》上做好記錄。嚴(yán)禁在空白紙張、合同等文件上加蓋印章。（五）證照管理1.證照種類公司證照主要包括營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明書、資質(zhì)證書等。2.證照保管設(shè)立專門的證照保管崗位，負(fù)責(zé)公司各類證照的保管工作。證照保管人員應(yīng)將證照存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并妥善保管鑰匙。3.證照使用使用證照時，應(yīng)填寫《證照使用申請表》，注明使用事由、使用期限等，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，證照保管人員應(yīng)按照審批內(nèi)容提供證照復(fù)印件，并在復(fù)印件上注明"此復(fù)印件僅用于[具體用途]，再復(fù)印無效"字樣，同時加蓋公司印章。如需借用證照原件，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借用手續(xù)，明確歸還時間，確保證照原件按時歸還。三、總務(wù)后勤管理（一）車輛管理1.車輛配備根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，合理配備公務(wù)車輛，明確車輛的使用部門和用途。建立車輛檔案，記錄車輛的型號、購置時間、行駛里程、維修保養(yǎng)情況等信息。2.車輛調(diào)度設(shè)立車輛調(diào)度崗位，負(fù)責(zé)車輛的日常調(diào)度工作。各部門因工作需要使用車輛時，應(yīng)提前填寫《用車申請表》，注明用車時間、地點(diǎn)、事由等，報車輛調(diào)度人員審核。車輛調(diào)度人員根據(jù)車輛使用情況和申請順序，合理安排車輛，并及時通知駕駛員。3.車輛使用駕駛員應(yīng)嚴(yán)格按照車輛調(diào)度人員的安排出車，不得擅自改變行車路線和用途。駕駛員在出車前應(yīng)對車輛進(jìn)行檢查，確保車輛性能良好、安全設(shè)施齊全。行駛過程中，應(yīng)遵守交通規(guī)則，安全駕駛。車輛使用完畢后，駕駛員應(yīng)及時將車輛清洗干凈，并停放在指定位置，同時填寫《車輛使用登記表》，記錄車輛行駛里程、油耗、使用情況等信息。4.車輛維修保養(yǎng)建立車輛維修保養(yǎng)制度，定期對車輛進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)，確保車輛性能良好。車輛出現(xiàn)故障時，駕駛員應(yīng)及時向車輛調(diào)度人員報告，經(jīng)批準(zhǔn)后到指定的維修廠進(jìn)行維修。維修廠應(yīng)提供維修清單和發(fā)票，車輛管理人員審核后辦理報銷手續(xù)。5.車輛費(fèi)用管理車輛費(fèi)用包括燃油費(fèi)、過路費(fèi)、停車費(fèi)、保險費(fèi)、維修保養(yǎng)費(fèi)等。燃油費(fèi)實(shí)行定額管理，根據(jù)車輛型號和使用情況，確定每月的燃油定額標(biāo)準(zhǔn)。駕駛員憑加油發(fā)票報銷，超出定額部分需說明原因并經(jīng)審批。過路費(fèi)、停車費(fèi)等費(fèi)用實(shí)報實(shí)銷，駕駛員應(yīng)保留相關(guān)票據(jù)，按規(guī)定程序報銷。保險費(fèi)、維修保養(yǎng)費(fèi)等大額費(fèi)用，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批和支付。（二）食堂管理1.食堂設(shè)施設(shè)備管理配備必要的食堂設(shè)施設(shè)備，如爐灶、蒸箱、冰箱、消毒柜、桌椅等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保正常使用。保持食堂環(huán)境整潔衛(wèi)生，定期對食堂進(jìn)行清潔消毒，包括廚房、餐廳、餐具等。2.食品采購管理選擇合格的食品供應(yīng)商，建立供應(yīng)商評估機(jī)制，定期對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期等進(jìn)行評估。食品采購應(yīng)嚴(yán)格遵守食品安全相關(guān)規(guī)定，確保所購食品新鮮、衛(wèi)生、安全。采購的食品應(yīng)索取發(fā)票和相關(guān)檢驗(yàn)檢疫證明，并做好采購記錄，包括食品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。3.食品加工管理食堂工作人員應(yīng)持健康證上崗，遵守食品加工操作規(guī)范，確保食品加工過程安全衛(wèi)生。食品加工應(yīng)生熟分開，避免交叉污染。加工好的食品應(yīng)及時存放于保溫或冷藏設(shè)備中，防止變質(zhì)。嚴(yán)格控制食品添加劑的使用，如需使用，應(yīng)按照國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定的劑量進(jìn)行添加，并做好記錄。4.就餐管理制定食堂就餐時間和規(guī)定，員工應(yīng)按時就餐，遵守食堂秩序。提倡文明就餐，節(jié)約糧食，愛護(hù)食堂設(shè)施設(shè)備和環(huán)境衛(wèi)生。如有員工對食堂飯菜質(zhì)量、服務(wù)等方面有意見或建議，可向食堂管理人員反饋，食堂管理人員應(yīng)及時處理并回復(fù)。（三）宿舍管理1.宿舍設(shè)施配備為員工提供必要的宿舍設(shè)施，如床、桌椅、衣柜、空調(diào)、熱水器等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保正常使用。宿舍應(yīng)配備必要的生活設(shè)施，如洗衣機(jī)、飲水機(jī)等，方便員工生活。2.宿舍入住管理員工申請入住宿舍時，應(yīng)填寫《宿舍入住申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和行政部門審批后辦理入住手續(xù)。行政部門應(yīng)根據(jù)宿舍實(shí)際情況，合理安排員工住宿，確保宿舍安全、整潔、舒適。3.宿舍衛(wèi)生管理制定宿舍衛(wèi)生值日表，明確各宿舍人員的衛(wèi)生清掃責(zé)任。員工應(yīng)保持宿舍內(nèi)整潔衛(wèi)生，定期打掃房間、整理物品，保持個人物品擺放整齊。宿舍公共區(qū)域應(yīng)定期進(jìn)行清潔，包括走廊、樓梯、衛(wèi)生間、洗漱間等，每周至少進(jìn)行[x]次深度清潔。4.宿舍安全管理加強(qiáng)宿舍安全管理，嚴(yán)禁在宿舍內(nèi)使用明火、私拉亂接電線、違規(guī)使用大功率電器等。宿舍管理人員應(yīng)定期對宿舍進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時通知相關(guān)人員進(jìn)行整改。員工應(yīng)妥善保管個人財物，離開宿舍時應(yīng)關(guān)好門窗，防止財物丟失。（四）環(huán)境衛(wèi)生管理1.公司公共區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生管理行政部門負(fù)責(zé)公司公共區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，包括辦公區(qū)域、走廊、樓梯、衛(wèi)生間、茶水間、停車場等。制定公共區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生清潔標(biāo)準(zhǔn)和流程，明確清潔頻次和責(zé)任人。定期對公共區(qū)域進(jìn)行清潔消毒，保持環(huán)境整潔衛(wèi)生，無雜物、無異味。2.垃圾分類管理在公司內(nèi)設(shè)置垃圾分類投放設(shè)施，包括垃圾桶、垃圾回收箱等，并明確分類標(biāo)識。組織員工學(xué)習(xí)垃圾分類知識，提高員工的環(huán)保意識，引導(dǎo)員工正確分類投放垃圾。定期聯(lián)系專業(yè)垃圾處理公司，對分類后的垃圾進(jìn)行清運(yùn)和處理，確保垃圾得到合理處置。四、安全管理（一）安全制度建設(shè)1.制定公司安全管理制度，明確安全管理目標(biāo)、職責(zé)分工、安全操作規(guī)程等內(nèi)容。2.定期對安全管理制度進(jìn)行修訂和完善，確保制度的有效性和適應(yīng)性。（二）安全教育培訓(xùn)1.新員工入職時，應(yīng)進(jìn)行三級安全教育培訓(xùn)，包括公司級、部門級和班組級安全教育。2.定期組織全體員工進(jìn)行安全知識培訓(xùn)，提高員工的安全意識和應(yīng)急處理能力。3.根據(jù)不同崗位的特點(diǎn)，開展針對性的安全技能培訓(xùn)，如電工安全培訓(xùn)、消防器材使用培訓(xùn)等。（三）安全檢查與隱患排查1.建立安全檢查制度，定期對公司辦公區(qū)域、生產(chǎn)車間、倉庫等進(jìn)行安全檢查。2.安全檢查應(yīng)包括消防設(shè)施、電氣設(shè)備、機(jī)械設(shè)備、危險化學(xué)品等方面的檢查。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，明確整改責(zé)任人、整改期限和整改措施，跟蹤整改情況，確保隱患得到及時消除。（四）消防安全管理1.按照國家消防法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，配備必要的消防設(shè)施和器材，如滅火器、消火栓、自動噴水滅火系統(tǒng)、火災(zāi)報警系統(tǒng)等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施器材完好有效。2.保持消防通道暢通無阻，嚴(yán)禁在消防通道內(nèi)堆放雜物。3.組織員工進(jìn)行消防演練，提高員工的火災(zāi)應(yīng)急處置能力。