門窗采購項目管理制度?一、總則（一）目的為加強公司門窗采購項目的管理，規(guī)范采購流程，確保采購的門窗產(chǎn)品符合公司要求，滿足工程進(jìn)度和質(zhì)量需求，有效控制采購成本，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有門窗采購項目，包括新建項目、改建項目、維修項目等涉及門窗采購的相關(guān)活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.公平公正原則：在采購過程中，遵循公平競爭機制，對待所有供應(yīng)商一視同仁，確保采購結(jié)果公正合理。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商及產(chǎn)品，確保門窗產(chǎn)品質(zhì)量符合設(shè)計及使用要求。4.成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。5.全程監(jiān)督原則：對采購項目的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行全程監(jiān)督，確保采購活動透明、規(guī)范、有序進(jìn)行。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)門窗采購項目的整體規(guī)劃與組織實施，制定采購計劃。2.尋找、篩選、評估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。3.組織采購談判，簽訂采購合同。4.協(xié)調(diào)采購過程中的各項事宜，確保采購任務(wù)按時完成。（二）工程部門1.提供門窗采購的技術(shù)規(guī)格要求、數(shù)量清單及相關(guān)圖紙等資料。2.參與供應(yīng)商的評估工作，對門窗產(chǎn)品的技術(shù)性能進(jìn)行審核。3.負(fù)責(zé)門窗到貨后的驗收工作，確保產(chǎn)品符合工程要求。（三）設(shè)計部門1.根據(jù)項目需求，進(jìn)行門窗的設(shè)計選型，提供設(shè)計方案和技術(shù)參數(shù)。2.配合工程部門對采購門窗的技術(shù)問題進(jìn)行解答和指導(dǎo)。（四）財務(wù)部門1.參與采購預(yù)算的編制與審核，提供資金支持。2.負(fù)責(zé)采購款項的支付審核與結(jié)算工作，確保資金使用合理合規(guī)。（五）審計部門1.對門窗采購項目進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購活動的合法性、合規(guī)性和效益性。2.對采購合同進(jìn)行審核，提出審計意見和建議。三、采購流程（一）需求提出1.工程部門根據(jù)項目施工進(jìn)度計劃，提前[X]天向采購部門提交門窗采購需求清單，詳細(xì)注明門窗的規(guī)格、型號、數(shù)量、技術(shù)要求、交貨時間等信息，并附上相關(guān)的設(shè)計圖紙和技術(shù)文件。2.需求清單如有變更，工程部門應(yīng)及時書面通知采購部門，說明變更的內(nèi)容、原因及時間要求。（二）采購計劃制定采購部門收到工程部門的采購需求清單后，結(jié)合公司庫存情況，在[X]個工作日內(nèi)制定詳細(xì)的采購計劃。采購計劃應(yīng)包括采購項目名稱、采購內(nèi)容、采購數(shù)量、預(yù)計采購時間、采購預(yù)算等內(nèi)容，并報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.供應(yīng)商搜索采購部門通過多種渠道廣泛搜索門窗供應(yīng)商，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等方式，建立潛在供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商篩選根據(jù)公司制定的供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選。篩選標(biāo)準(zhǔn)可包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績情況、信譽評價、生產(chǎn)能力、價格水平等方面。3.供應(yīng)商評估對篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實地考察和綜合評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、質(zhì)量管理體系、環(huán)保措施、售后服務(wù)等方面。同時，要求供應(yīng)商提供樣品，由工程部門和相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行檢測和評審，確保樣品符合技術(shù)要求。4.供應(yīng)商確定采購部門根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，選擇[X][X]家合格的供應(yīng)商作為門窗采購項目的候選供應(yīng)商，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批確定最終供應(yīng)商后，采購部門與其簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（四）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商就采購門窗的規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款進(jìn)行談判，達(dá)成一致意見后起草采購合同。2.采購合同初稿應(yīng)提交給工程部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。各部門應(yīng)從專業(yè)角度對合同條款進(jìn)行審查，提出修改意見和建議。3.根據(jù)各部門的審核意見，采購部門對采購合同進(jìn)行修改完善，確保合同條款合法、合規(guī)、合理、明確。修改后的合同經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章后生效。（五）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購部門按照采購合同約定，及時向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購要求和交貨時間，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并在發(fā)貨前[X]天通知采購部門。采購部門應(yīng)及時掌握貨物運輸情況，確保貨物按時、安全到達(dá)交貨地點。3.在采購過程中，如出現(xiàn)供應(yīng)商交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量問題、合同變更等情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的措施解決問題，并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。（六）到貨驗收1.門窗到貨前，工程部門應(yīng)組織相關(guān)人員做好驗收準(zhǔn)備工作，包括制定驗收方案、準(zhǔn)備驗收工具和場地等。2.門窗到貨后，采購部門應(yīng)及時通知工程部門進(jìn)行驗收。驗收人員應(yīng)按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對門窗的規(guī)格、型號、數(shù)量、外觀質(zhì)量、尺寸偏差、性能指標(biāo)等進(jìn)行全面檢查。3.驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)門窗產(chǎn)品存在質(zhì)量問題或與合同約定不符的情況，驗收人員應(yīng)及時記錄，并要求供應(yīng)商限期整改或退換貨。供應(yīng)商整改或退換貨后，需重新進(jìn)行驗收，直至驗收合格為止。4.驗收合格后，工程部門應(yīng)出具驗收報告，驗收報告應(yīng)包括驗收項目、驗收標(biāo)準(zhǔn)、驗收結(jié)果、驗收人員簽字等內(nèi)容。驗收報告作為支付貨款的重要依據(jù)之一。（七）付款結(jié)算1.財務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗收報告，對采購款項進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同條款執(zhí)行情況、發(fā)票開具情況、驗收合格情況等。2.審核無誤后，財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續(xù)。付款憑證應(yīng)妥善保存，作為財務(wù)核算的依據(jù)。3.如因供應(yīng)商原因?qū)е虏少忢椖砍霈F(xiàn)質(zhì)量問題或其他糾紛，在問題未解決之前，財務(wù)部門暫停支付相關(guān)款項，并及時通知采購部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。四、質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定1.工程部門和設(shè)計部門根據(jù)項目需求和相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，共同制定門窗采購的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確門窗的材質(zhì)、規(guī)格、型號、尺寸偏差、外觀質(zhì)量、物理性能、化學(xué)性能等方面的要求。2.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在采購合同中明確約定，作為供應(yīng)商生產(chǎn)和驗收的依據(jù)。（二）供應(yīng)商質(zhì)量管理1.采購部門要求供應(yīng)商建立質(zhì)量管理體系，并提供相關(guān)的質(zhì)量認(rèn)證文件，如ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證等。2.在采購過程中，定期對供應(yīng)商的質(zhì)量管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保其質(zhì)量管理體系有效運行。3.要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量檢測報告，對每一批次的門窗產(chǎn)品進(jìn)行自檢，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求。（三）進(jìn)貨檢驗1.工程部門按照驗收方案和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對到貨門窗進(jìn)行嚴(yán)格的進(jìn)貨檢驗。檢驗內(nèi)容包括外觀檢查、尺寸測量、性能測試等。2.對于重要的門窗產(chǎn)品或關(guān)鍵性能指標(biāo)，可委托具有資質(zhì)的第三方檢測機構(gòu)進(jìn)行檢測，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。3.如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其采取整改措施或退換貨，直至質(zhì)量合格為止。（四）質(zhì)量問題處理1.建立質(zhì)量問題反饋機制，工程部門在驗收過程中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題應(yīng)及時通知采購部門，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其限期解決。2.對于因質(zhì)量問題給公司造成損失的，采購部門應(yīng)根據(jù)合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任，要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.對質(zhì)量問題進(jìn)行分析總結(jié)，采取有效的改進(jìn)措施，防止類似問題再次發(fā)生。同時，將質(zhì)量問題及處理情況記錄在案，作為供應(yīng)商評價和管理的重要依據(jù)。五、成本控制（一）采購預(yù)算編制1.采購部門會同工程部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，根據(jù)項目需求和市場行情，編制門窗采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括采購成本、運輸成本、安裝成本、稅費等各項費用，并進(jìn)行詳細(xì)的費用分解。2.采購預(yù)算編制過程中，應(yīng)充分考慮各種影響成本的因素，如原材料價格波動、市場供求關(guān)系、供應(yīng)商報價等，確保預(yù)算合理、準(zhǔn)確。3.采購預(yù)算經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后作為采購成本控制的依據(jù)。（二）采購成本控制1.采購部門通過招標(biāo)、詢價、談判等方式，與供應(yīng)商進(jìn)行充分的溝通和協(xié)商，爭取最優(yōu)惠的采購價格。在談判過程中，應(yīng)綜合考慮產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素，確保采購成本與產(chǎn)品價值相匹配。2.建立供應(yīng)商價格評估機制，定期對供應(yīng)商的報價進(jìn)行分析和比較，評估其價格合理性。對于價格過高或不合理的供應(yīng)商，及時與其溝通協(xié)商，要求其調(diào)整價格或?qū)ふ姨娲?yīng)商。3.優(yōu)化采購批量，根據(jù)公司的庫存管理情況和項目需求，合理確定采購批量，降低采購成本。同時，關(guān)注原材料市場價格走勢，把握采購時機，在價格低谷期進(jìn)行采購。（三）成本核算與分析1.財務(wù)部門對門窗采購項目的成本進(jìn)行詳細(xì)核算，包括采購成本、運輸成本、安裝成本、稅費等各項費用，并定期與采購預(yù)算進(jìn)行對比分析，及時發(fā)現(xiàn)成本偏差情況。2.采購部門和工程部門配合財務(wù)部門對成本偏差原因進(jìn)行分析，找出成本控制的薄弱環(huán)節(jié)和存在的問題。針對問題提出改進(jìn)措施和建議，不斷優(yōu)化采購流程和成本控制方法。3.定期對門窗采購項目的成本控制情況進(jìn)行總結(jié)和評估，形成成本控制報告，為公司決策提供參考依據(jù)。六、合同管理（一）合同簽訂1.采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同條款應(yīng)包括合同標(biāo)的、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等內(nèi)容。2.采購合同簽訂前，必須經(jīng)過采購部門、工程部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門的審核，確保合同條款合法、合規(guī)、合理、明確。審核意見應(yīng)作為合同簽訂的重要參考依據(jù)。3.采購合同經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章后生效。合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門存檔，以便查閱和執(zhí)行。（二）合同執(zhí)行1.采購部門負(fù)責(zé)監(jiān)督供應(yīng)商按照采購合同約定履行義務(wù)，確保合同的順利執(zhí)行。在合同執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商有違約行為，應(yīng)及時采取措施，要求其承擔(dān)違約責(zé)任，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。2.工程部門應(yīng)配合采購部門做好合同執(zhí)行過程中的協(xié)調(diào)工作，及時提供相關(guān)技術(shù)支持和現(xiàn)場服務(wù)，確保門窗產(chǎn)品的安裝和使用符合要求。3.財務(wù)部門按照采購合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續(xù)，確保公司按時足額支付貨款，維護(hù)公司的商業(yè)信譽。（三）合同變更1.在采購合同履行過程中，如因不可抗力、市場變化、工程變更等原因需要變更合同條款的，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，達(dá)成一致意見后簽訂合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、時間、雙方的權(quán)利和義務(wù)等條款，并按照合同簽訂流程進(jìn)行審核和審批。3.合同變更后，采購部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門，確保各部門了解合同變更情況，以便調(diào)整工作安排。（四）合同終止1.采購合同履行完畢后，雙方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行驗收和結(jié)算，合同自動終止。2.在合同履行過程中，如因一方違約或其他原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行的，另一方有權(quán)解除合同。合同解除后，雙方應(yīng)按照合同約定和法律法規(guī)的規(guī)定，辦理相關(guān)手續(xù)，承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.合同終止后，采購部門應(yīng)及時將合同執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)和歸檔，為今后的采購項目提供參考。七、風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.建立門窗采購項目風(fēng)險識別機制，采購部門、工程部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門共同參與，對采購過程中可能面臨的風(fēng)險進(jìn)行全面識別。風(fēng)險識別內(nèi)容包括市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險、資金風(fēng)險等方面。2.對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。評估結(jié)果可分為高、中、低三個等級，為制定風(fēng)險應(yīng)對措施提供依據(jù)。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對關(guān)注市場動態(tài)，及時掌握門窗原材料價格走勢和市場供求關(guān)系變化，通過與供應(yīng)商簽訂長期合同、套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對加強供應(yīng)商質(zhì)量管理，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行進(jìn)貨檢驗，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量擔(dān)保和售后服務(wù)承諾。對于質(zhì)量問題，及時采取整改、退換貨等措施，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。3.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對建立供應(yīng)商評價和管理體系，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，選擇信譽良好、實力雄厚的供應(yīng)商合作。同時，與多家供應(yīng)商保持聯(lián)系，避免過度依賴單一供應(yīng)商，降低供應(yīng)商違約或供貨中斷的風(fēng)險。4.合同風(fēng)險應(yīng)對加強合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同合法、合規(guī)、合理、明確。在合同履行過程中，密切關(guān)注合同執(zhí)行情況，及時處理合同變更和違約事項，維護(hù)公司的合法權(quán)益。5.資金風(fēng)險應(yīng)對合理安排采購資金，優(yōu)化資金使用計劃，確保采購款項按時支付。同時，加強財務(wù)風(fēng)險管理，對采購項目的資金使用情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，防范資金風(fēng)險。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.建立風(fēng)險監(jiān)控機制，定期對門窗采購項目的風(fēng)險狀況進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況。2.設(shè)定風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)，當(dāng)風(fēng)險指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時，及時發(fā)出預(yù)警信號，提醒相關(guān)部門采取應(yīng)對措施。3.對風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行效果進(jìn)行跟蹤和評價，根據(jù)評價結(jié)果及時調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對策略，確保風(fēng)險管理工作的有效性。八、信息管理（一）采購信息收集1.采購部門負(fù)責(zé)收集與門窗采購項目相關(guān)的各類信息，包括市場價格信息、供應(yīng)商信息、產(chǎn)品技術(shù)信息、行業(yè)動態(tài)信息等。2.信息收集渠道包括網(wǎng)絡(luò)平臺、行業(yè)期刊、供應(yīng)商提供、市場調(diào)研等多種方式，確保收集到的信息全面、準(zhǔn)確、及時。（二）采購信息整理與分析1.對收集到的采購信息進(jìn)行整理和分類，建立采購信息數(shù)據(jù)庫，方便查詢和使用。2.定期對采購信息進(jìn)行分析，總結(jié)市場價格變化趨勢、供應(yīng)商特點和優(yōu)勢、產(chǎn)品技術(shù)發(fā)展動態(tài)等，為采購決策提供參考依據(jù)。（三）采購信息共享1.建立采購信息共享平臺，采購部門、工程部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門可以在平臺上共享采購信息，實現(xiàn)信息的實時傳遞和協(xié)同工作。2.對于重要