規(guī)劃單位檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)規(guī)劃單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在規(guī)劃工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于規(guī)劃單位各部門及全體員工在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：規(guī)劃單位的檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，任何部門和個(gè)人不得擅自截留、銷毀或據(jù)為己有。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)反映規(guī)劃工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則：全面收集、整理規(guī)劃工作中形成的各種載體的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)規(guī)劃單位檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集：定期督促各部門及時(shí)移交檔案，確保檔案收集的完整性和及時(shí)性。2.檔案整理：按照分類標(biāo)準(zhǔn)對收集到的檔案進(jìn)行整理、編目，使其有序化。3.檔案保管：負(fù)責(zé)檔案的存儲(chǔ)、保護(hù)，確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失。4.檔案利用：為規(guī)劃工作提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好利用登記工作。5.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后對無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。6.檔案統(tǒng)計(jì)：建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和初步整理工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案工作，配合檔案管理部門做好檔案管理的各項(xiàng)工作。三、檔案的分類與編號（一）分類1.規(guī)劃業(yè)務(wù)類：包括各類規(guī)劃編制項(xiàng)目的文件材料，如規(guī)劃編制任務(wù)書、調(diào)研資料、規(guī)劃文本、圖件、評審意見等。2.行政管理類：涵蓋單位行政事務(wù)管理活動(dòng)中形成的文件，如會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。3.工程建設(shè)類：有關(guān)規(guī)劃單位承擔(dān)的工程項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的檔案，如項(xiàng)目立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、工程變更記錄、竣工驗(yàn)收文件等。4.聲像電子類：以照片、錄音、錄像、電子文件等形式記錄規(guī)劃工作和單位活動(dòng)的檔案。（二）編號1.按照分類方案，為每一類檔案編制唯一的編號。編號應(yīng)簡潔明了，便于識別和管理。2.例如，規(guī)劃業(yè)務(wù)類檔案編號為"GY[年份][序號]"，行政管理類檔案編號為"xZ[年份][序號]"，工程建設(shè)類檔案編號為"GC[年份][序號]"，聲像電子類檔案編號為"SJ[年份][序號]"。其中，"[年份]"為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，"[序號]"為該類檔案的順序號。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)在工作活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將形成的檔案材料收集齊全，進(jìn)行初步整理。2.檔案管理人員定期到各部門檢查檔案收集情況，督促未及時(shí)移交的部門盡快辦理移交手續(xù)。3.對于重要會(huì)議、重大項(xiàng)目等活動(dòng)形成的檔案，檔案管理人員應(yīng)提前介入，進(jìn)行跟蹤收集。（二）整理1.檔案管理人員按照分類標(biāo)準(zhǔn)對收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.對每份檔案進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄卡片，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。3.將檔案材料按照順序排列，采用裝訂、裝盒等方式進(jìn)行固定，確保檔案的整齊美觀。4.對于聲像電子類檔案，應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的目錄索引，注明文件名、存儲(chǔ)位置、日期等信息。五、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）檔案存放1.按照檔案分類編號順序，將檔案存放在檔案柜中，并在檔案柜上標(biāo)明類別和編號范圍。2.對于珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識，便于查找和管理。（三）檔案保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和規(guī)劃單位的實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（16年至50年）和短期（15年以下）三種。2.定期對檔案保管期限進(jìn)行審查，對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，及時(shí)調(diào)整保管期限。六、檔案的利用（一）利用范圍1.規(guī)劃單位內(nèi)部員工因工作需要可以查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱規(guī)劃單位檔案的，須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部員工查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[x]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.外單位查閱檔案，需提交單位介紹信和查閱申請，經(jīng)規(guī)劃單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（三）利用登記1.檔案管理部門對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱（借閱）人姓名、部門、日期、檔案名稱、查閱（借閱）目的、歸還日期等信息。2.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已到保管期限但仍有重要參考價(jià)值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成鑒定報(bào)告。2.將鑒定報(bào)告報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字，銷毀清冊應(yīng)永久保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，方便檔案的查閱、利用和統(tǒng)計(jì)分析。（二）檔案數(shù)字化1.對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照檔案管理要求進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。（三）信息化系統(tǒng)應(yīng)用1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作，及時(shí)錄入和更新檔案信息。（四）數(shù)據(jù)安全與備份1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法修改。2.定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。九、檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)成立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門人員組成，負(fù)責(zé)對檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作的質(zhì)量。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案管理人員的工作情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年至少進(jìn)行一次全面的檔案管理工作檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分部門的檔案管理情況進(jìn)行不定期抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對檔案管理中的重點(diǎn)問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項(xiàng)檢查。（四）檢查結(jié)果處理1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.將檔案管理工作納入部門和個(gè)人的績效