行政文員印鑒管理制度?總則目的為加強公司印鑒管理，規(guī)范印鑒的使用流程，確保印鑒使用的安全性、合法性和嚴肅性，維護公司的利益和形象，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司所有印鑒，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人私章等。職責(zé)分工1.行政部負責(zé)印鑒的保管、使用登記和日常維護工作。制定印鑒使用審批流程，并監(jiān)督執(zhí)行。定期對印鑒使用情況進行檢查和統(tǒng)計分析。2.使用部門根據(jù)工作需要，填寫印鑒使用申請表，經(jīng)審批后到行政部辦理印鑒使用手續(xù)。對印鑒使用的真實性、合法性負責(zé)，確保印鑒使用符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)。3.審批人根據(jù)公司授權(quán)和審批權(quán)限，對印鑒使用申請進行審批。對印鑒使用的必要性、合規(guī)性進行審核，確保印鑒使用風(fēng)險可控。印鑒的刻制與啟用印鑒刻制1.公司因業(yè)務(wù)需要刻制印鑒時，由相關(guān)部門提出申請，填寫《印鑒刻制申請表》，詳細說明刻制印鑒的名稱、用途、數(shù)量等信息。2.申請部門負責(zé)人簽字后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審核，經(jīng)總經(jīng)理批準后，由行政部統(tǒng)一辦理刻制手續(xù)。3.行政部應(yīng)選擇具有資質(zhì)的正規(guī)刻章單位進行刻制，確保印鑒的質(zhì)量和安全性。印鑒啟用1.新刻制的印鑒由行政部統(tǒng)一保管，在啟用前，行政部應(yīng)進行印鑒樣本的登記備案，注明印鑒名稱、啟用日期、保管人等信息。2.印鑒啟用時，行政部應(yīng)填寫《印鑒啟用申請表》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準后，方可正式啟用。3.行政部應(yīng)將印鑒啟用的相關(guān)信息及時通知各部門，并在公司內(nèi)部進行公布。印鑒的保管保管原則1.印鑒實行專人保管制度，未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自保管印鑒。2.印鑒保管人應(yīng)妥善保管印鑒，確保印鑒存放安全，防止印鑒被盜用、遺失或損壞。3.印鑒保管人因特殊原因需要臨時離崗時，應(yīng)將印鑒交由行政部指定的人員代為保管，并辦理交接手續(xù)。保管方式1.公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章等重要印鑒應(yīng)存放在保險柜中，并設(shè)置密碼鎖。密碼鎖的密碼應(yīng)嚴格保密，只有保管人本人知道。2.法定代表人私章應(yīng)由法定代表人本人或其授權(quán)的專人保管。3.其他印鑒可根據(jù)實際情況采取適當?shù)谋９芊绞?，但?yīng)確保印鑒的安全性。保管要求1.印鑒保管人應(yīng)定期對印鑒進行檢查，確保印鑒清晰、完整，無損壞、變形等情況。2.如發(fā)現(xiàn)印鑒有損壞或遺失等情況，應(yīng)立即報告行政部，并采取相應(yīng)的措施進行處理。3.印鑒保管人應(yīng)嚴格遵守公司的保密制度，不得將印鑒的保管情況告知無關(guān)人員。印鑒的使用使用范圍1.公司公章適用于以公司名義對外發(fā)布的各類文件、信函、報表、證明等；簽訂各類合同、協(xié)議；辦理公司相關(guān)的對外事務(wù)等。2.合同專用章適用于簽訂公司各類經(jīng)濟合同、協(xié)議等。3.財務(wù)專用章適用于公司財務(wù)收支、結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)。4.法定代表人私章適用于需要法定代表人簽字的文件、合同、票據(jù)等。5.其他印鑒的使用范圍由公司根據(jù)實際情況另行規(guī)定。使用流程1.申請：使用部門填寫《印鑒使用申請表》，詳細說明印鑒使用的事由、用途、使用對象、使用期限等信息，并加蓋部門公章。2.審批：一般事項的印鑒使用申請，由部門負責(zé)人簽字后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重要事項的印鑒使用申請，由部門負責(zé)人簽字后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準。3.登記：行政部對印鑒使用申請進行審核，確認無誤后，在《印鑒使用登記簿》上進行登記，記錄印鑒使用的相關(guān)信息。4.用?。河¤b保管人根據(jù)審批后的《印鑒使用申請表》，在指定的位置加蓋印鑒，并對用印情況進行核對。5.歸還：印鑒使用完畢后，使用人應(yīng)及時將印鑒歸還行政部，印鑒保管人在《印鑒使用登記簿》上記錄印鑒歸還情況。使用要求1.印鑒使用必須嚴格按照審批后的用途和范圍進行，不得擅自更改或擴大使用范圍。2.印鑒使用應(yīng)確保內(nèi)容真實、合法、有效，不得在空白紙張、空白合同等文件上加蓋印鑒。3.印鑒使用人應(yīng)對印鑒使用的后果負責(zé)，如因印鑒使用不當給公司造成損失的，應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.行政部應(yīng)定期對印鑒使用情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，并向公司領(lǐng)導(dǎo)報告。印鑒的廢止與銷毀廢止情形1.公司因名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，需要廢止原印鑒的。2.印鑒因損壞、遺失等原因，無法繼續(xù)使用的。3.其他需要廢止印鑒的情形。廢止程序1.當出現(xiàn)印鑒廢止情形時，由行政部提出印鑒廢止申請，填寫《印鑒廢止申請表》，詳細說明印鑒廢止的原因、名稱、數(shù)量等信息。2.申請部門負責(zé)人簽字后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審核，經(jīng)總經(jīng)理批準后，方可辦理印鑒廢止手續(xù)。3.行政部應(yīng)將印鑒廢止的相關(guān)信息及時通知各部門，并在公司內(nèi)部進行公布。銷毀程序1.印鑒廢止后，行政部應(yīng)及時對廢止的印鑒進行銷毀處理。2.銷毀印鑒時，應(yīng)至少有兩名以上人員在場監(jiān)督，并在《印鑒銷毀登記表》上簽字確認。3.銷毀后的印鑒應(yīng)妥善保存相關(guān)記錄，以備日后查閱。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機制1.公司建立印鑒管理監(jiān)督機制，行政部負責(zé)對印鑒的保管、使用情況進行日常監(jiān)督檢查。2.審計部門定期對印鑒管理情況進行審計，檢查印鑒使用是否符合規(guī)定，是否存在風(fēng)險隱患等。3.公司領(lǐng)導(dǎo)對印鑒管理工作進行不定期抽查，確保印鑒管理工作規(guī)范、有序。檢查內(nèi)容1.印鑒保管是否安全，保管人是否嚴格遵守保管制度。2.印鑒使用是否符合審批流程，使用范圍是否合規(guī)。3.印鑒使用登記是否完整、準確，是否及時歸還。4.印鑒廢止與銷毀是否按規(guī)定程序辦理，相關(guān)記錄是否妥善保存。問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部應(yīng)及時下達整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)認真分析問題產(chǎn)生的原因，制定切實可行的整改措施，并將整改情況及時反饋給行政部。3.對于違反印鑒管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括