全程留痕跡管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司管理，規(guī)范工作流程，確保各項工作可追溯，提高工作效率和質(zhì)量，特制定本全程留痕跡管理制度。本制度旨在通過對公司各類業(yè)務(wù)活動從開始到結(jié)束的全過程進(jìn)行記錄和留存，實(shí)現(xiàn)對工作的有效監(jiān)督、管理和評估，保障公司運(yùn)營的合規(guī)性和穩(wěn)定性，保護(hù)公司及員工的合法權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的外部合作伙伴，包括但不限于供應(yīng)商、客戶、服務(wù)商等在參與公司業(yè)務(wù)活動過程中的相關(guān)環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：所有記錄必須真實(shí)反映實(shí)際發(fā)生的業(yè)務(wù)活動，不得偽造、篡改或隱瞞相關(guān)信息。2.完整性原則：涵蓋業(yè)務(wù)活動的各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，確保記錄全面、完整，無重大遺漏。3.及時性原則：在業(yè)務(wù)活動發(fā)生的同時或規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行記錄，保證記錄的時效性和準(zhǔn)確性。4.保密性原則：對于涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密及個人隱私的記錄，嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、留痕跡管理的范圍及方式（一）文件管理1.文件起草與審批各類公文、報告、合同等文件起草時，需明確起草人、起草日期，并詳細(xì)記錄文件的主題、目的、主要內(nèi)容等關(guān)鍵信息。文件審批過程中，審批人應(yīng)簽署明確的審批意見（同意、不同意及具體修改意見）、審批日期，并留存審批記錄。2.文件流轉(zhuǎn)通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)進(jìn)行文件流轉(zhuǎn)時，系統(tǒng)自動記錄文件的發(fā)送時間、接收人、傳閱狀態(tài)等信息。對于紙質(zhì)文件的流轉(zhuǎn)，需使用文件傳閱單，記錄文件名稱、文號、流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)、傳閱人簽名及日期等。3.文件存檔定期對各類文件進(jìn)行分類整理和存檔，建立電子和紙質(zhì)檔案。電子檔案應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則和目錄結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲，注明文件的標(biāo)題、文號、日期、來源等信息；紙質(zhì)檔案應(yīng)編制詳細(xì)的檔案索引，便于查詢和借閱。（二）會議管理1.會議籌備記錄會議主題、目的、時間、地點(diǎn)、參會人員、議程安排等信息，形成會議籌備記錄。準(zhǔn)備會議資料，包括會議通知、議題文件、匯報材料等，并記錄資料的準(zhǔn)備情況和發(fā)放范圍。2.會議過程安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，詳細(xì)記錄會議討論內(nèi)容、發(fā)言要點(diǎn)、決議事項、責(zé)任人和完成時間等。會議記錄應(yīng)盡量采用現(xiàn)場實(shí)時記錄或錄音（經(jīng)參會人員同意）后整理的方式，確保記錄準(zhǔn)確完整。對于重要會議，可通過視頻會議系統(tǒng)進(jìn)行記錄，保存會議視頻資料。3.會議決議執(zhí)行根據(jù)會議決議，制定詳細(xì)的任務(wù)清單，明確責(zé)任部門和責(zé)任人，并跟蹤任務(wù)執(zhí)行情況。記錄任務(wù)的啟動時間、執(zhí)行進(jìn)度、遇到的問題及解決措施等信息。定期對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和反饋，確保決議得到有效落實(shí)。（三）項目管理1.項目立項填寫項目立項申請表，詳細(xì)說明項目背景、目標(biāo)、范圍、時間進(jìn)度、預(yù)算、預(yù)期成果等內(nèi)容。項目立項申請表需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批，并留存審批意見和簽字記錄。建立項目檔案，將項目立項相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，作為項目全程跟蹤的基礎(chǔ)資料。2.項目實(shí)施制定項目詳細(xì)計劃，明確項目各階段的任務(wù)、責(zé)任人、時間節(jié)點(diǎn)等信息，并在項目執(zhí)行過程中實(shí)時更新計劃進(jìn)度。項目實(shí)施過程中的各類文檔，如項目報告、工作記錄、測試報告、驗收報告等，需及時整理歸檔，確保項目文檔的完整性和準(zhǔn)確性。通過項目管理軟件或其他信息化工具，記錄項目成員的工作任務(wù)分配、工作成果提交、溝通交流等情況，實(shí)現(xiàn)項目進(jìn)度的可視化管理。3.項目驗收項目完成后，按照項目合同或相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收。驗收過程中形成的驗收報告、驗收意見等文件，需由驗收人員簽字確認(rèn)，并留存歸檔。對項目進(jìn)行總結(jié)評估，分析項目實(shí)施過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進(jìn)建議，形成項目總結(jié)報告，作為公司項目管理的參考資料。（四）日常工作記錄1.工作日報員工每日填寫工作日報，記錄當(dāng)天完成的主要工作內(nèi)容、工作成果、遇到的問題及解決措施、明日工作計劃等信息。工作日報應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提交給上級領(lǐng)導(dǎo)審閱，并留存電子版和紙質(zhì)版記錄。上級領(lǐng)導(dǎo)可對員工的工作日報進(jìn)行批注和反饋，提出工作指導(dǎo)意見和改進(jìn)建議，員工應(yīng)根據(jù)反饋意見及時調(diào)整工作方向和方法。2.工作周報每周結(jié)束后，員工撰寫工作周報，總結(jié)本周工作完成情況，分析工作中存在的問題及原因，提出下周工作計劃和改進(jìn)措施。工作周報需經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后留存。通過工作周報，加強(qiáng)對員工工作的階段性跟蹤和評估，及時發(fā)現(xiàn)工作中的潛在風(fēng)險和問題，促進(jìn)員工不斷提升工作效率和質(zhì)量。3.工作月報每月末，員工提交工作月報，全面總結(jié)本月工作完成情況，包括工作目標(biāo)達(dá)成情況、重點(diǎn)工作進(jìn)展、團(tuán)隊協(xié)作情況、取得的成績與不足等內(nèi)容。工作月報應(yīng)附相關(guān)數(shù)據(jù)和圖表進(jìn)行說明，增強(qiáng)報告的直觀性和可信度。部門負(fù)責(zé)人根據(jù)員工工作月報，對部門整體工作進(jìn)行分析和總結(jié)，形成部門工作月報，上報公司領(lǐng)導(dǎo)。公司領(lǐng)導(dǎo)通過部門工作月報了解各部門工作動態(tài)，為公司決策提供依據(jù)。（五）客戶與供應(yīng)商管理1.客戶信息管理建立客戶信息檔案，詳細(xì)記錄客戶的基本信息、聯(lián)系人信息、業(yè)務(wù)往來情況、需求偏好等內(nèi)容?？蛻粜畔n案應(yīng)定期更新維護(hù)，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。對與客戶溝通交流的過程進(jìn)行記錄，包括電話溝通、郵件往來、面對面會議等，保存溝通記錄的內(nèi)容和時間，以便跟蹤客戶需求變化和業(yè)務(wù)進(jìn)展情況。2.供應(yīng)商信息管理收集供應(yīng)商的基本資料、資質(zhì)證書、產(chǎn)品信息、服務(wù)能力等信息，建立供應(yīng)商信息庫。對供應(yīng)商的信息進(jìn)行定期評估和更新，確保供應(yīng)商信息的可靠性。記錄與供應(yīng)商的合作過程，包括采購訂單下達(dá)、交貨驗收、付款結(jié)算等環(huán)節(jié)的相關(guān)信息，如訂單編號、交貨日期、驗收報告、付款憑證等，以便對供應(yīng)商的績效進(jìn)行評估和管理。3.業(yè)務(wù)往來記錄對與客戶和供應(yīng)商之間的各類業(yè)務(wù)往來文件進(jìn)行妥善保存，如合同協(xié)議、報價單、發(fā)票、對賬單等。這些文件是雙方業(yè)務(wù)關(guān)系的重要憑證，應(yīng)按照規(guī)定的檔案管理要求進(jìn)行分類存檔，便于查詢和核對。定期對客戶和供應(yīng)商的業(yè)務(wù)往來數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，評估合作效果，發(fā)現(xiàn)潛在問題，及時采取措施進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化。三、留痕跡管理的責(zé)任分工（一）員工責(zé)任1.按照公司規(guī)定和本制度要求，及時、準(zhǔn)確地記錄本人參與的各項工作活動，確保工作記錄真實(shí)、完整、清晰。2.妥善保管和整理本人工作過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔和移交。3.在工作中積極配合公司其他部門及人員的留痕跡管理工作，提供必要的信息和協(xié)助。（二）部門負(fù)責(zé)人責(zé)任1.負(fù)責(zé)本部門留痕跡管理工作的組織和指導(dǎo)，確保部門員工了解并遵守留痕跡管理制度。2.審核本部門員工提交的工作記錄，對記錄的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行把關(guān)，提出修改意見和建議，并督促員工及時整改。3.定期檢查本部門工作記錄的歸檔情況，確保部門工作檔案的規(guī)范管理。（三）檔案管理部門責(zé)任1.制定和完善公司檔案管理制度，明確檔案管理的流程和標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)各部門做好文件資料的收集、整理、歸檔和保管工作。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，建立檔案索引和數(shù)據(jù)庫，方便檔案的查詢和利用。3.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)和鑒定，確保檔案的安全和完整，對過期或失效檔案按照規(guī)定進(jìn)行處置。（四）信息技術(shù)部門責(zé)任1.保障公司留痕跡管理所需的信息化系統(tǒng)和工具的正常運(yùn)行，及時處理系統(tǒng)故障和技術(shù)問題，確保數(shù)據(jù)的安全存儲和傳輸。2.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和留痕跡管理要求，優(yōu)化和完善信息化系統(tǒng)功能，為工作記錄的電子化管理提供技術(shù)支持。3.負(fù)責(zé)對公司員工進(jìn)行信息化系統(tǒng)操作培訓(xùn)，提高員工利用信息技術(shù)進(jìn)行留痕跡管理的能力和水平。四、留痕跡資料的存儲與保管（一）存儲方式1.電子存儲建立公司統(tǒng)一的電子文檔管理系統(tǒng)，按照文件類型、部門、時間等維度進(jìn)行分類存儲。對于重要文件和數(shù)據(jù)，采用多介質(zhì)備份存儲，如硬盤、磁帶、云端存儲等，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。電子文檔應(yīng)采用規(guī)范的命名方式，包含文件主題、日期、版本號等關(guān)鍵信息，便于識別和查找。同時，為電子文檔添加相應(yīng)的元數(shù)據(jù)，如作者、創(chuàng)建時間、修改時間、文件大小等，提高文檔管理的效率和準(zhǔn)確性。2.紙質(zhì)存儲設(shè)立專門的紙質(zhì)檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲設(shè)施等，確保紙質(zhì)檔案的安全存放。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄和索引，建立檔案檢索體系。對于重要檔案，可采用裝訂成冊、加裝封面封底等方式進(jìn)行保護(hù)，防止檔案散失或損壞。（二）保管期限1.短期保管對于一些時效性較強(qiáng)、僅在短期內(nèi)具有參考價值的工作記錄，如臨時性會議紀(jì)要、一般性工作報表等，保管期限為13年。期滿后，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核同意，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.中期保管涉及公司階段性業(yè)務(wù)活動、重要項目執(zhí)行過程中的部分文件資料，如項目中期報告、季度工作總結(jié)等，保管期限為35年。這些記錄對于公司業(yè)務(wù)的連貫性和追溯性具有一定的作用，需妥善保存。3.長期保管具有重要?dú)v史價值、法律憑證作用或?qū)疚磥戆l(fā)展具有重大參考意義的文件資料，如公司章程、重大合同協(xié)議、財務(wù)審計報告等，應(yīng)長期保管。長期保管的檔案需定期進(jìn)行復(fù)查和鑒定，確保其價值和完整性。（三）查閱與借閱1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部員工因工作需要查閱留痕跡資料時，應(yīng)按照公司規(guī)定的權(quán)限和流程進(jìn)行申請。一般情況下，員工可查閱與本人工作相關(guān)的資料；涉及多個部門或公司機(jī)密的資料，需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。外部人員（如審計機(jī)構(gòu)、監(jiān)管部門等）因工作需要查閱公司留痕跡資料時，必須持有合法有效的證明文件，并按照公司對外提供資料的審批程序進(jìn)行申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并對查閱過程進(jìn)行記錄。2.借閱管理員工如需借閱留痕跡資料，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱資料的名稱、借閱目的、預(yù)計歸還時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)對借閱情況進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。借閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還所借資料，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)對所借資料妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人、涂改、損壞或丟失。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對各部門留痕跡管理工作進(jìn)行審計檢查，重點(diǎn)審查工作記錄的真實(shí)性、完整性、及時性以及檔案管理的規(guī)范性。2.審計人員通過查閱文件資料、訪談相關(guān)人員、實(shí)地查看等方式，對留痕跡管理工作進(jìn)行全面評估，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）日常工作檢查1.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對本部門員工留痕跡管理工作的日常檢查，確保員工按照制度要求及時、準(zhǔn)確地記錄工作，并做好文件資料的整理和歸檔工作。2.公司行政部門定期對各部門的工作記錄和檔案管理情況進(jìn)行抽查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋給相關(guān)部門，并督促其進(jìn)行整改。（三）考核評價1.將留痕跡管理工作納入員工績效考核體系，明確考核指標(biāo)和評分標(biāo)準(zhǔn)，對員工在工作記錄、檔案管理等方面的表現(xiàn)進(jìn)行量化考核。2.對于留痕跡管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的員工和部門，給予表彰和獎勵；對于工作不力、違反制度規(guī)定的員工和部門，進(jìn)行批評教育，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.偽造、篡改工作記錄或檔案資料，故意隱瞞真實(shí)情況。2.未按照規(guī)定及時、準(zhǔn)確地記錄工作活動，導(dǎo)致工作記錄缺失或不完整。3.擅自銷毀、丟棄應(yīng)留存的工作記錄或檔案資料。4.違反檔案查閱、借閱規(guī)定，私自將公司資料提供給無關(guān)人員或造成資料泄露、丟失。5.在留痕跡管理工作中，存在其他違反本制度規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對于首次發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為且情節(jié)較輕的員工，給予警告處分，并責(zé)令其立即整改。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)較為嚴(yán)重的員工，視情節(jié)輕重給予記過、記大過、降職、撤職等處分，并按照公司相關(guān)規(guī)定扣減績效獎金。3.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影