?訂單追蹤管理制度模板一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司訂單管理，確保訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量完成，提高客戶滿意度，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有訂單的追蹤管理，包括銷售訂單、采購(gòu)訂單、生產(chǎn)訂單等。（三）職責(zé)分工1.銷售部門負(fù)責(zé)接收客戶訂單，與客戶溝通訂單細(xì)節(jié)，確保訂單信息準(zhǔn)確無(wú)誤。對(duì)訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)反饋客戶訂單進(jìn)展情況。協(xié)調(diào)解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的客戶問題。2.生產(chǎn)部門根據(jù)銷售訂單制定生產(chǎn)計(jì)劃，合理安排生產(chǎn)資源，確保訂單按時(shí)生產(chǎn)。對(duì)生產(chǎn)訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)反饋生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量等信息。協(xié)調(diào)解決生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，確保生產(chǎn)順利進(jìn)行。3.采購(gòu)部門根據(jù)生產(chǎn)訂單和庫(kù)存情況，制定采購(gòu)計(jì)劃，及時(shí)采購(gòu)所需物資。對(duì)采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過程中出現(xiàn)的問題，如供應(yīng)商交貨延遲、物資質(zhì)量問題等。4.質(zhì)量部門負(fù)責(zé)對(duì)訂單產(chǎn)品的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和控制，確保產(chǎn)品符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)生產(chǎn)過程中的質(zhì)量問題進(jìn)行跟蹤和處理，及時(shí)反饋質(zhì)量信息。5.物流部門根據(jù)訂單要求，及時(shí)安排產(chǎn)品的發(fā)貨和運(yùn)輸，確保產(chǎn)品按時(shí)送達(dá)客戶。對(duì)物流訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)反饋物流信息，如運(yùn)輸狀態(tài)、到貨時(shí)間等。協(xié)調(diào)解決物流過程中出現(xiàn)的問題，如貨物損壞、丟失等。6.其他部門其他相關(guān)部門應(yīng)按照各自職責(zé)，配合訂單的追蹤管理工作，確保訂單順利完成。二、訂單接收與錄入（一）訂單接收1.銷售部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)接收客戶訂單，確保訂單信息的完整性和準(zhǔn)確性。2.訂單信息應(yīng)包括客戶名稱、聯(lián)系方式、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨日期、交貨地點(diǎn)、價(jià)格、付款方式等。3.對(duì)于客戶口頭訂單，銷售部門應(yīng)及時(shí)記錄，并在24小時(shí)內(nèi)與客戶確認(rèn)訂單信息，形成書面訂單。（二）訂單錄入1.銷售部門收到客戶訂單后，應(yīng)在[x]個(gè)工作日內(nèi)將訂單信息錄入公司訂單管理系統(tǒng)。2.訂單錄入人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)訂單信息，確保錄入系統(tǒng)的訂單信息與客戶訂單一致。3.訂單錄入完成后，系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)生成訂單編號(hào)，并將訂單狀態(tài)設(shè)置為"已接收"。三、訂單評(píng)審（一）評(píng)審流程1.銷售部門將錄入系統(tǒng)的訂單提交給相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審部門包括生產(chǎn)部門、采購(gòu)部門、質(zhì)量部門等。2.各評(píng)審部門應(yīng)在接到訂單后的[x]個(gè)工作日內(nèi)完成評(píng)審，并將評(píng)審意見反饋給銷售部門。3.銷售部門根據(jù)各評(píng)審部門的意見，與客戶溝通訂單的可行性和交貨期等問題，如客戶同意訂單評(píng)審意見，則訂單進(jìn)入執(zhí)行階段；如客戶不同意訂單評(píng)審意見，銷售部門應(yīng)與客戶協(xié)商解決方案，直至客戶滿意或取消訂單。（二）評(píng)審內(nèi)容1.生產(chǎn)部門評(píng)估訂單產(chǎn)品的生產(chǎn)工藝、生產(chǎn)能力和生產(chǎn)周期，判斷是否能夠按時(shí)生產(chǎn)。檢查訂單產(chǎn)品的原材料、零部件是否齊全，是否需要采購(gòu)。確認(rèn)生產(chǎn)設(shè)備是否能夠滿足訂單生產(chǎn)要求，是否需要進(jìn)行設(shè)備調(diào)試或維修。2.采購(gòu)部門根據(jù)生產(chǎn)訂單和庫(kù)存情況，評(píng)估所需物資的采購(gòu)周期和供應(yīng)能力，判斷是否能夠按時(shí)采購(gòu)到貨。檢查采購(gòu)物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和價(jià)格是否符合要求，是否需要尋找新的供應(yīng)商。確認(rèn)采購(gòu)資金是否能夠滿足訂單采購(gòu)需求，是否需要申請(qǐng)資金支持。3.質(zhì)量部門評(píng)估訂單產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)要求，判斷是否能夠保證產(chǎn)品質(zhì)量。檢查生產(chǎn)過程中的質(zhì)量控制措施是否完善，是否需要增加質(zhì)量檢驗(yàn)環(huán)節(jié)。確認(rèn)產(chǎn)品的檢驗(yàn)設(shè)備和檢測(cè)手段是否能夠滿足訂單質(zhì)量檢驗(yàn)要求，是否需要進(jìn)行設(shè)備升級(jí)或購(gòu)置新設(shè)備。四、訂單執(zhí)行計(jì)劃制定（一）生產(chǎn)計(jì)劃制定1.生產(chǎn)部門根據(jù)訂單評(píng)審結(jié)果和交貨日期，制定生產(chǎn)計(jì)劃。2.生產(chǎn)計(jì)劃應(yīng)包括產(chǎn)品生產(chǎn)進(jìn)度安排、生產(chǎn)工序、生產(chǎn)設(shè)備、人員配置、原材料及零部件需求等內(nèi)容。3.生產(chǎn)計(jì)劃應(yīng)合理安排生產(chǎn)資源，確保訂單按時(shí)生產(chǎn)，同時(shí)要考慮生產(chǎn)過程中的不確定性因素，如設(shè)備故障、人員變動(dòng)等，預(yù)留一定的緩沖時(shí)間。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和庫(kù)存情況，制定采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、供應(yīng)商等內(nèi)容。3.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨，同時(shí)要考慮采購(gòu)過程中的不確定性因素，如供應(yīng)商交貨延遲、物資質(zhì)量問題等，預(yù)留一定的緩沖時(shí)間。（三）物流計(jì)劃制定1.物流部門根據(jù)訂單交貨日期和生產(chǎn)進(jìn)度，制定物流計(jì)劃。2.物流計(jì)劃應(yīng)包括產(chǎn)品發(fā)貨時(shí)間、運(yùn)輸方式、運(yùn)輸路線、到貨時(shí)間等內(nèi)容。3.物流計(jì)劃應(yīng)選擇合適的運(yùn)輸方式和物流公司，確保產(chǎn)品按時(shí)、安全送達(dá)客戶，同時(shí)要考慮物流過程中的不確定性因素，如天氣變化、交通擁堵等，預(yù)留一定的緩沖時(shí)間。五、訂單執(zhí)行跟蹤與監(jiān)控（一）生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤1.生產(chǎn)部門應(yīng)建立生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤機(jī)制，定期對(duì)生產(chǎn)訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控。2.生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤人員應(yīng)及時(shí)收集生產(chǎn)過程中的各種信息，如原材料及零部件到貨情況、生產(chǎn)設(shè)備運(yùn)行情況、人員出勤情況、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)情況等，并將相關(guān)信息反饋給生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人。3.生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤人員反饋的信息，及時(shí)調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃，解決生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，確保生產(chǎn)訂單按時(shí)完成。（二）采購(gòu)進(jìn)度跟蹤1.采購(gòu)部門應(yīng)建立采購(gòu)進(jìn)度跟蹤機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控。2.采購(gòu)進(jìn)度跟蹤人員應(yīng)及時(shí)收集采購(gòu)過程中的各種信息，如供應(yīng)商交貨情況、物資檢驗(yàn)情況、采購(gòu)資金支付情況等，并將相關(guān)信息反饋給采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人。3.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)采購(gòu)進(jìn)度跟蹤人員反饋的信息，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解決采購(gòu)過程中出現(xiàn)的問題，確保采購(gòu)訂單按時(shí)完成。（三）質(zhì)量跟蹤1.質(zhì)量部門應(yīng)建立質(zhì)量跟蹤機(jī)制，定期對(duì)訂單產(chǎn)品的質(zhì)量進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控。2.質(zhì)量跟蹤人員應(yīng)按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)要求，對(duì)生產(chǎn)過程中的產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)和檢測(cè)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，并將相關(guān)信息反饋給質(zhì)量部門負(fù)責(zé)人。3.質(zhì)量部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)質(zhì)量跟蹤人員反饋的信息，及時(shí)組織相關(guān)人員對(duì)質(zhì)量問題進(jìn)行分析和處理，采取有效的糾正措施，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。（四）物流跟蹤1.物流部門應(yīng)建立物流跟蹤機(jī)制，定期對(duì)物流訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控。2.物流跟蹤人員應(yīng)及時(shí)收集物流過程中的各種信息，如運(yùn)輸狀態(tài)、到貨時(shí)間、貨物簽收情況等，并將相關(guān)信息反饋給物流部門負(fù)責(zé)人。3.物流部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)物流跟蹤人員反饋的信息，及時(shí)與物流公司溝通協(xié)調(diào)，解決物流過程中出現(xiàn)的問題，確保產(chǎn)品按時(shí)、安全送達(dá)客戶。六、訂單變更管理（一）變更申請(qǐng)1.訂單執(zhí)行過程中，如客戶提出訂單變更要求，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，了解變更內(nèi)容和原因，并填寫《訂單變更申請(qǐng)表》。2.《訂單變更申請(qǐng)表》應(yīng)包括訂單編號(hào)、客戶名稱、變更內(nèi)容、變更原因、預(yù)計(jì)變更時(shí)間等信息。3.銷售部門將填寫好的《訂單變更申請(qǐng)表》提交給相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審部門包括生產(chǎn)部門、采購(gòu)部門、質(zhì)量部門等。（二）變更評(píng)審1.各評(píng)審部門應(yīng)在接到《訂單變更申請(qǐng)表》后的[x]個(gè)工作日內(nèi)完成評(píng)審，并將評(píng)審意見反饋給銷售部門。2.評(píng)審內(nèi)容包括變更對(duì)生產(chǎn)計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、質(zhì)量控制、物流配送等方面的影響，以及變更所需的時(shí)間、成本等。3.如變更涉及到價(jià)格調(diào)整，銷售部門應(yīng)與客戶協(xié)商確定新的價(jià)格，并在《訂單變更申請(qǐng)表》中注明。（三）變更執(zhí)行1.銷售部門根據(jù)各評(píng)審部門的意見，與客戶協(xié)商確定變更方案，并簽訂《訂單變更協(xié)議》。2.《訂單變更協(xié)議》應(yīng)包括訂單編號(hào)、客戶名稱、變更內(nèi)容、變更后的交貨日期、價(jià)格、付款方式等信息。3.銷售部門將簽訂好的《訂單變更協(xié)議》發(fā)送給相關(guān)部門，各部門按照變更后的訂單要求進(jìn)行執(zhí)行。七、訂單異常處理（一）異常情況定義訂單執(zhí)行過程中，如出現(xiàn)以下情況之一，視為訂單異常：1.客戶要求變更訂單交貨日期、交貨地點(diǎn)、產(chǎn)品規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等信息，且變更時(shí)間緊迫，影響訂單正常執(zhí)行。2.生產(chǎn)過程中出現(xiàn)設(shè)備故障、人員短缺、原材料及零部件供應(yīng)不足等問題，導(dǎo)致生產(chǎn)進(jìn)度延遲。3.采購(gòu)過程中出現(xiàn)供應(yīng)商交貨延遲、物資質(zhì)量問題、采購(gòu)資金不足等問題，影響生產(chǎn)進(jìn)度和產(chǎn)品質(zhì)量。4.質(zhì)量檢驗(yàn)過程中出現(xiàn)產(chǎn)品不合格，需要返工或重新生產(chǎn)，導(dǎo)致生產(chǎn)進(jìn)度延遲。5.物流配送過程中出現(xiàn)貨物損壞、丟失、運(yùn)輸延遲等問題，影響客戶收貨。（二）異常處理流程1.訂單執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)訂單異常情況，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)填寫《訂單異常處理申請(qǐng)表》，并提交給訂單追蹤管理小組。2.訂單追蹤管理小組接到《訂單異常處理申請(qǐng)表》后，應(yīng)立即組織相關(guān)人員進(jìn)行分析和評(píng)估，制定異常處理方案。3.異常處理方案應(yīng)包括異常原因分析、處理措施、責(zé)任部門、處理時(shí)間等內(nèi)容。4.訂單追蹤管理小組將異常處理方案發(fā)送給相關(guān)部門，各部門按照異常處理方案進(jìn)行執(zhí)行。5.在異常處理過程中，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)向訂單追蹤管理小組反饋處理進(jìn)展情況，直至異常情況得到解決。（三）責(zé)任追究1.對(duì)于因訂單異常導(dǎo)致客戶投訴、經(jīng)濟(jì)損失等情況，公司將對(duì)相關(guān)責(zé)任部門和責(zé)任人進(jìn)行責(zé)任追究。2.責(zé)任追究方式包括批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤職等。3.對(duì)于因故意或重大過失導(dǎo)致訂單異常的責(zé)任部門和責(zé)任人，公司將依法追究其法律責(zé)任。八、訂單結(jié)案管理（一）結(jié)案條件訂單產(chǎn)品全部生產(chǎn)完成、檢驗(yàn)合格、發(fā)貨并送達(dá)客戶，且客戶已簽收確認(rèn)，同時(shí)訂單款項(xiàng)已全部收回，視為訂單結(jié)案。（二）結(jié)案流程1.銷售部門在訂單產(chǎn)品發(fā)貨并送達(dá)客戶后，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，確認(rèn)客戶是否已簽收產(chǎn)品。2.如客戶已簽收產(chǎn)品，銷售部門應(yīng)將客戶簽收單提交給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門確認(rèn)訂單款項(xiàng)已全部收回后，通知銷售部門訂單可以結(jié)案。3.銷售部門在接到財(cái)務(wù)部門通知后，填寫《訂單結(jié)案申請(qǐng)表》，并提交給訂單追蹤管理小組。4.訂單追蹤管理小組對(duì)訂單執(zhí)行情況進(jìn)行審核，如審核通過，將訂單狀態(tài)設(shè)置為"已結(jié)案"，并歸檔保存相關(guān)訂單資料。（三）訂單資料歸檔1.訂單結(jié)案后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將訂單資料進(jìn)行歸檔保存，訂單資料包括訂單合同、訂單評(píng)審記錄、生產(chǎn)計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、物流配送記錄、客戶簽收單等。2.訂單資料應(yīng)按照訂單編號(hào)進(jìn)行分類整理，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，以便日后查詢和使用。九、考核與獎(jiǎng)懲（一）考核指標(biāo)1.訂單按時(shí)交付率：考核訂單是否能夠按時(shí)交付給客戶，計(jì)算公式為：訂單按時(shí)交付率=按時(shí)交付訂單數(shù)量/總訂單數(shù)量×100%。2.訂單產(chǎn)品質(zhì)量合格率：考核訂單產(chǎn)品的質(zhì)量是否符合要求，計(jì)算公式為：訂單產(chǎn)品質(zhì)量合格率=合格產(chǎn)品數(shù)量/總產(chǎn)品數(shù)量×100%。3.客戶滿意度：考核客戶對(duì)訂單執(zhí)行情況的滿意程度，通過客戶滿意度調(diào)查進(jìn)行評(píng)估。4.訂單成本控制：考核訂單執(zhí)行過程中的成本控制情況，包括生產(chǎn)成本、采購(gòu)成本、物流成本等。